醫(yī)藥企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制思考

羅澤波

（四川海思科制藥有限公司，四川 成都 611130）

醫(yī)藥企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中尤為重要，與其他行業(yè)相比具有其自身的獨(dú)特性，不僅要滿足其自身原本的社會(huì)責(zé)任，還需要保證人民的生命健康。醫(yī)藥企業(yè)產(chǎn)品的特殊性使得其在銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方面也具有一定特殊要求，需要在內(nèi)部控制過(guò)程中，針對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分析。

一、醫(yī)藥企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制主要風(fēng)險(xiǎn)

（一）銷售政策與計(jì)劃制定風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)藥企業(yè)若是在銷售過(guò)程中并未制定相關(guān)政策，將無(wú)法指引銷售人員根據(jù)規(guī)定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐瓿勺陨淼匿N售工作，還有可能會(huì)導(dǎo)致銷售工作出現(xiàn)失去秩序的現(xiàn)象，從而引發(fā)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；銷售計(jì)劃的卻是導(dǎo)致銷售缺乏績(jī)效衡量指標(biāo)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)目標(biāo)；管理層未對(duì)運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行及時(shí)了解，難以有效控制運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）藥品價(jià)格管理風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)藥企業(yè)在制定藥品價(jià)格的過(guò)程中所采取的定價(jià)方法缺乏科學(xué)性，無(wú)法提升藥品市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生不利影響；企業(yè)缺乏規(guī)范化的藥品價(jià)格指引，無(wú)法對(duì)銷售執(zhí)行情況進(jìn)行有效控制，且存在沒有經(jīng)過(guò)授權(quán)審批的藥品定價(jià)行為；沒有持續(xù)監(jiān)管藥品價(jià)格管理，且對(duì)違反價(jià)格管理的行為沒有進(jìn)行處罰。

（三）藥品銷售合同與訂單處理風(fēng)險(xiǎn)

簽訂銷售合同過(guò)程中沒有根據(jù)流程進(jìn)行，合同內(nèi)含有對(duì)企業(yè)不利條款，引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)；沒有及時(shí)確認(rèn)和復(fù)核銷售訂單導(dǎo)致在發(fā)貨階段出現(xiàn)人為失誤，對(duì)公司聲譽(yù)和財(cái)務(wù)都會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響；無(wú)法滿足特殊提示藥品的供應(yīng)需要面對(duì)供應(yīng)商處罰。

（四）藥品發(fā)貨與運(yùn)輸環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

實(shí)際發(fā)出的貨物與客戶訂單存在差異，存在舞弊風(fēng)險(xiǎn)；藥品存儲(chǔ)沒有根據(jù)國(guó)家藥品管理規(guī)定進(jìn)行導(dǎo)致藥品質(zhì)量無(wú)法得到保證，引發(fā)藥品質(zhì)量與法律等風(fēng)險(xiǎn)。

（五）銷售退回與調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)

銷售收入的不準(zhǔn)確導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)報(bào)告內(nèi)容不確定，對(duì)投資人帶來(lái)負(fù)面影響；銷售退回沒有進(jìn)行核準(zhǔn)導(dǎo)致公司銷售收入準(zhǔn)確性較差，任意退回增加藥品存貨，造成存貨風(fēng)險(xiǎn)。

（六）信用管理與收款風(fēng)險(xiǎn)

相關(guān)部門沒有對(duì)客戶信譽(yù)度、財(cái)務(wù)等相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)的搜集與更新，無(wú)法對(duì)客戶信用進(jìn)行完整、準(zhǔn)確的分析，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)壞賬現(xiàn)象，流失原本具有成長(zhǎng)性的客戶，增加企業(yè)收款風(fēng)險(xiǎn)；沒有制定分層授權(quán)審批制度，客戶信用額度與信用天數(shù)無(wú)法有效調(diào)整和評(píng)估，導(dǎo)致信用額度與天數(shù)的審批缺乏合理性；無(wú)法有效執(zhí)行信用評(píng)估結(jié)果也會(huì)帶來(lái)收款風(fēng)險(xiǎn)；應(yīng)收賬款的催收管理制度不完善，導(dǎo)致企業(yè)銷售收入雖然較高但卻無(wú)法產(chǎn)生有助于企業(yè)法渣的現(xiàn)金流，造成企業(yè)現(xiàn)金流不足，引發(fā)資金風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于壞賬確認(rèn)程序?qū)徟狈侠硇?，給企業(yè)帶來(lái)一定的損失；缺乏壞賬追究機(jī)制導(dǎo)致銷售人員在銷售過(guò)程中不重視對(duì)客戶信用的審查。

二、醫(yī)藥企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵控制點(diǎn)

（一）銷售政策與計(jì)劃制定的關(guān)鍵控制點(diǎn)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)以實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況為依據(jù)來(lái)制定銷售政策與相關(guān)制度，并設(shè)置相應(yīng)的政策和制度審批流程；銷售計(jì)劃制定需要以市場(chǎng)變化情況為依據(jù)，并按照月度對(duì)計(jì)劃進(jìn)行分解執(zhí)行；企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)對(duì)銷售計(jì)劃的完成情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)劃存在的風(fēng)險(xiǎn)，然后進(jìn)行調(diào)整。

（二）藥品價(jià)格管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)

企業(yè)在對(duì)藥品價(jià)格進(jìn)行定價(jià)過(guò)程中需要采取合理的定價(jià)方法，對(duì)市場(chǎng)情況、競(jìng)爭(zhēng)情況、生產(chǎn)成本、技術(shù)附加以及藥品特點(diǎn)等因素進(jìn)行綜合考慮制定保證企業(yè)利潤(rùn)的藥品價(jià)格；企業(yè)需要規(guī)范藥品價(jià)格目錄，并對(duì)銷售價(jià)格區(qū)間進(jìn)行明確，嚴(yán)格控制特殊藥品價(jià)格；制定藥品價(jià)格管理制度，并進(jìn)行持續(xù)監(jiān)督，對(duì)違反制度行為進(jìn)行懲罰。

（三）藥品銷售合同與訂單的關(guān)鍵控制點(diǎn)

銷售部門需要根據(jù)流程對(duì)銷售合同加強(qiáng)管理，針對(duì)銷售合同內(nèi)容條款進(jìn)行詳細(xì)的分析、談判，并由法律人員對(duì)其進(jìn)行復(fù)核；需要客戶對(duì)銷售訂單進(jìn)行確認(rèn)來(lái)保證發(fā)貨正確性；特殊體質(zhì)藥品訂單的處理需要由授權(quán)人批準(zhǔn)。

（四）藥品發(fā)貨與運(yùn)輸環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)

醫(yī)藥企業(yè)需要在發(fā)貨的過(guò)程中對(duì)批號(hào)和數(shù)量進(jìn)行全面的審核，并在出貨前對(duì)質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，進(jìn)行相關(guān)文件資料的核對(duì)，確保藥品出庫(kù)與客戶實(shí)際訂單需求一樣；企業(yè)需要根據(jù)國(guó)家藥品管理規(guī)定對(duì)藥品進(jìn)行管理和運(yùn)輸，保證藥品的質(zhì)量。

（五）銷售退回與調(diào)整的關(guān)鍵控制點(diǎn)

財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)每月的銷售情況進(jìn)行完整且準(zhǔn)確的記錄；對(duì)于退回倉(cāng)庫(kù)的藥品需要在入庫(kù)前對(duì)數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)工作，然后檢驗(yàn)藥品質(zhì)量，關(guān)注藥品包裝、變形、破損等多種質(zhì)量問(wèn)題，并對(duì)退貨原因進(jìn)行分析，根據(jù)原因來(lái)制定相應(yīng)的補(bǔ)償機(jī)制來(lái)減少企業(yè)財(cái)務(wù)損失；對(duì)于退回的藥品也需要對(duì)其進(jìn)行完整記錄，匹配出貨記錄后由主管負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核確認(rèn)。

（六）信用管理與收款的關(guān)鍵控制點(diǎn)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)在國(guó)家法律規(guī)定運(yùn)行的情況下，收集相關(guān)客戶的信用及財(cái)務(wù)信息制定成相應(yīng)的客戶檔案，來(lái)建立完善的信用管理制度，并及時(shí)更新客戶檔案；企業(yè)信用部門需要結(jié)合客戶履行情況來(lái)評(píng)估客戶引用，然后建立審核制度來(lái)確?？蛻粜庞枚?，對(duì)客戶信用進(jìn)行有效管理；企業(yè)銷售部門應(yīng)當(dāng)配合財(cái)務(wù)管理部門進(jìn)行應(yīng)收賬款的催收、監(jiān)督、分析等相關(guān)工作，并對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行記錄，減少壞賬損失可能性；對(duì)于應(yīng)收賬款的核銷需要及時(shí)地進(jìn)行確認(rèn)。

三、完善企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的措施

（一）為銷售與收款業(yè)務(wù)構(gòu)建良好的內(nèi)部環(huán)境

醫(yī)藥企業(yè)在制定銷售決策，然后針對(duì)決策制定的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)要先對(duì)企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)、組織結(jié)構(gòu)等進(jìn)行完善，對(duì)于重要銷售決策需要通過(guò)集體會(huì)議的方式進(jìn)行決策。企業(yè)決策層需要針對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)、市場(chǎng)環(huán)境、國(guó)家政策等進(jìn)行分析，以此為基礎(chǔ)構(gòu)建適合企業(yè)的銷售模式，然后制定相應(yīng)的銷售計(jì)劃。決策層需要對(duì)管理層及相關(guān)人員進(jìn)行權(quán)利劃分，根據(jù)不同層級(jí)對(duì)銷售決策的執(zhí)行、完成情況進(jìn)行監(jiān)督、考核。醫(yī)藥企業(yè)需要加強(qiáng)人力資源管理，建立醫(yī)藥銷售人才選聘、培訓(xùn)、競(jìng)爭(zhēng)、考核、激勵(lì)一體化的管理模式，對(duì)銷售人員行為進(jìn)行規(guī)范化管理，將個(gè)人績(jī)效與整體銷售計(jì)劃進(jìn)行有效聯(lián)合，激發(fā)銷售人員在工作方面的積極性，構(gòu)建良好的銷售人才隊(duì)伍，不斷提升企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)質(zhì)量。

（二）構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估預(yù)警系統(tǒng)

醫(yī)藥企業(yè)相比其他企業(yè)具有其自身的特殊性，所面臨的銷售與收款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)多樣化，且在一定程度上具有復(fù)雜性。法律政策風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、藥品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等相互交錯(cuò)，必須要構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估預(yù)警系統(tǒng)才能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，采取事前預(yù)防策略來(lái)減少風(fēng)險(xiǎn)的影響程度。針對(duì)影響銷售行為的主要風(fēng)險(xiǎn)需要采取多樣化應(yīng)對(duì)策略，在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別評(píng)估過(guò)程中需要進(jìn)行及時(shí)的檢查與分析工作，使得企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)控制管理工作質(zhì)量能夠有所提升。為了能夠在前期工作中對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行精準(zhǔn)識(shí)別并提出防范應(yīng)對(duì)策略，也需要構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估預(yù)警系統(tǒng)，并在構(gòu)建過(guò)程中將醫(yī)藥行業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理特點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)管理歷史、風(fēng)險(xiǎn)管理經(jīng)驗(yàn)等作為風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)，確定風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)性。為提升風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估預(yù)警系統(tǒng)的有效性，企業(yè)可組件專門的團(tuán)隊(duì)來(lái)關(guān)注外部環(huán)境變化，尤其需要關(guān)注銷售與收款業(yè)務(wù)可能會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)該方面的風(fēng)險(xiǎn)快速做出反應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效控制，減少風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)帶來(lái)的損失。

（三）對(duì)銷售行為進(jìn)行規(guī)范

為了能夠幫助醫(yī)藥企業(yè)實(shí)現(xiàn)銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制目標(biāo)，需要醫(yī)藥企業(yè)全面分析銷售與收款業(yè)務(wù)開展過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)與關(guān)鍵控制點(diǎn)，針對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)每個(gè)環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)采取合適的措施：藥品銷售需要根據(jù)國(guó)家針對(duì)藥品管理所制定的法律法規(guī)來(lái)實(shí)施相應(yīng)的行為；企業(yè)制定的銷售政策、信用管理政策需要確保其科學(xué)性；銷售定價(jià)、銷售方式、銷售合同、銷售訂單處理、銷售出庫(kù)檢驗(yàn)等工作都需要經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批；對(duì)于應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)需要進(jìn)行規(guī)范化的管理；對(duì)于銷售環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)核算需要保證其準(zhǔn)確性、及時(shí)性。企業(yè)在銷售政策與銷售計(jì)劃制定的過(guò)程中需要針對(duì)性地開展市場(chǎng)預(yù)測(cè)工作、了解藥品流量信息，最后結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，審批核準(zhǔn)政策與計(jì)劃的執(zhí)行；企業(yè)在藥品價(jià)格管理過(guò)程中需要由專業(yè)人員針對(duì)市場(chǎng)情況和企業(yè)利潤(rùn)來(lái)設(shè)置規(guī)范化價(jià)格體系，并安排專人跟蹤管理來(lái)確保藥品的價(jià)格保持穩(wěn)定狀態(tài)；企業(yè)在處理銷售合同與訂單時(shí)需要針對(duì)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的分析，基于平等、互利、共同發(fā)展原則簽訂銷售合同；企業(yè)在藥品發(fā)貨與運(yùn)輸?shù)倪^(guò)程中需要對(duì)藥品質(zhì)量安全加以關(guān)注，針對(duì)需要特殊運(yùn)輸存儲(chǔ)的藥品需要嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家規(guī)定進(jìn)行；企業(yè)在客戶信用管理和應(yīng)收賬款管理方面需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際銷售情況來(lái)制定有利于企業(yè)發(fā)展的信用管理政策，并嚴(yán)格根據(jù)客戶信用等級(jí)進(jìn)行相應(yīng)的授權(quán)，全程跟蹤管理應(yīng)收賬款，對(duì)于到期應(yīng)收賬款要及時(shí)催收。

（四）強(qiáng)化醫(yī)藥企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

醫(yī)藥企業(yè)在銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)建立事前、事中、事后全過(guò)程監(jiān)督管理體系。首先，建立多層級(jí)、全方位的內(nèi)部監(jiān)督控制體系來(lái)根據(jù)層級(jí)對(duì)監(jiān)督對(duì)象進(jìn)行監(jiān)督審核工作；其次，要選擇合理的內(nèi)部監(jiān)督控制內(nèi)部與方式，這需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際來(lái)確定監(jiān)督工作的重點(diǎn)范圍，選擇合適的監(jiān)督方法，在監(jiān)督過(guò)程中發(fā)現(xiàn)可能會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)需要及時(shí)匯報(bào)上級(jí)部門進(jìn)行處理，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性；再次，企業(yè)要將日常監(jiān)督與專項(xiàng)監(jiān)督進(jìn)行結(jié)合，并采取內(nèi)部審計(jì)和外部監(jiān)督的方式提升銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制有效性；最后，建立以銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制為主的獎(jiǎng)懲機(jī)制，針對(duì)監(jiān)督人員工作質(zhì)量來(lái)進(jìn)行績(jī)效考核評(píng)價(jià)，提升監(jiān)督人員對(duì)工作的重視程度。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)藥企業(yè)的銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)管理都具有極為關(guān)鍵的作用。因此，醫(yī)藥企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中。需要對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的主要風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行詳細(xì)分析，然后找出風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵控制點(diǎn)，提出有利于醫(yī)藥企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建議，提升醫(yī)藥企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)醫(yī)藥企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。