人事檔案管理信息化建設中存在問題分析與對策

王永福

摘要：當前，我國社會科技不斷發展，各行各業也體現出信息化的發展趨勢，而對于企業中的人事管理問題進行信息化建設，對于保障相關企業的經營效益具有重要意義。實現人事檔案管理信息化，能夠有效提高企業辦公效率，促使企業管理環境，現代化程度不斷提高。

關鍵詞：信息化建設;人事檔案管理;對策

引言：

人事檔案管理作為企業管理中的重要組成部分，是否能夠有效解決其中問題對于保障信息化建設為企業發展發揮重要作用具有重要意義。本篇文章將圍繞人事檔案管理信息化建設中存在的重要性認識不足、資源投入缺乏以及建設制度尚未完善三個方面的內容展開相關討論。

1人事檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1相關企業對于人事檔案管理信息化建設的重要性認識不足

各個大型機構正常運行必不可缺的管理工作之一是人事檔案管理。而當前在我國的企業、機構中，尤其以大型機構為典型例子，其運作往往主要關注企業事業、企業水平以及企業發展，以上述三個方面的內容作為核心則造成了當前部分企業管理人員對于人事檔案管理相關工作重要性意識的缺乏。因此，人事檔案管理的信息化建設受到嚴重影響。在企業運行中，實現人事檔案的信息化管理雖然作為企業工作的核心內容，但其能夠在企業運作過程中發揮良好的輔助作用，促進企業實現健康的運行方式并有效提高運行效率，有利于企業向可持續發展的運行狀態轉變[1]。

1.2關于人事檔案管理的信息化建設的資源投入缺乏

在各大企業的資源分配中，往往呈現以下特點：大部分資源用于生產方面，其中也包含技術研究、生產設備升級等。而在大型企業或機構中，為用戶提供良好服務，使其利益得到保障，則在很大程度上依賴于良好服務環境。因此關注環境建設中人力資源管理問題則是解決上述問題的重要內容。實現科學、高效的人事檔案管理有利于不斷優化內部人事環境。但大多數企業存在對這一重要管理方面疏忽，缺乏應用于其中的金錢、設備資源，不重視聘請人力資源管理以及檔案建設的專業人員以完善人事管理系統，或者存在企業中優秀的人力資源管理人員，在整體發展中的地位較低，且未受到應有的待遇或福利[2]。

1.3企業內部人事檔案管理信息化建設制度尚未完善全面

實現人事檔案管理工作的信息化各項制度，一方面要求企業對于人事檔案管理方面提高重視并投入資源，另一方面則要求企業建立完善的人事檔案管理信息化建設制度，以此作為建設基礎，在制度的引導與規范下，企業職工對于相關信息進一步完善，?也有利于不斷提高人事檔案管理工作的受重視程度。但目前普遍存在的問題是大多企業的人事檔案管理信息化建設制度不夠全面，進而易導致在信息化建設的進程中出現錯誤，信息化建設上的管理改革未能良好的解決信息處理效率低下以及管理形式單一等問題。

2人事檔案管理信息化建設的分析與對策

2.1提高重視，強化人事檔案管理信息化建設工作

眾所周知，企業工作只有在具有較高關注程度時才能獲得更多的投入精力。因此，從注重企業領導層對于人事工作觀念的改革，才能夠有效提升企業內部人員對于人事檔案管理信息化建設的認識，為人事檔案管理信息化建設工作打開了“方便之門”，進而有效提高各項建設改革、優化工作的效率。而管理者對于人事檔案管理工作態度的轉變，則在很大程度上影響企業職工。樹立關于檔案管理信息化建設是企業建設的重要部分的正確認識。

與此同時，人力資源部的職員也應當加強對自身工作的職業認同感，認識自身工作對于企業建設的重要性，并在信息化建設過程中主動學習專業技能，提高自身技術水平，并加強專業技能學習，以適應社會不斷發展對于人才的需求，并且提升工作熱情，將信息化建設作為工作中的重要部分[3]。

2.2優化資源，加強人事檔案管理方面的硬件、軟件升級

若企業內部未能實現資源均分，而導致了原歸屬于人力資源管理的人力、物力、財力等發展資源向其他工作傾斜，則會使人事檔案管理信息化建設產生諸多限制。因此，針對這一問題則應當基于不斷提高企業管理層人員對于人事檔案管理工作及其建設發展的重要性認知，優化企業對于人事檔案管理信息化建設工作的資源投入問題。一方面，給予人事科室職工外出培訓、積累人事檔案管理相關經驗以及學習最新操作知識的機會，保障相關專業技術水平不斷創新、提高。另一方面，企業也應為人事部門進行硬件、軟件設施的相應升級，保障計算機、局域網等條件能夠在人事檔案管理工作中發揮良好作用。

除此之外，相關企業也應開設專門檔案管理室，用以對于人事檔案信息進行可靠儲存，為人事檔案資料整理提供場所。現代化的人事管理形式應當區別于傳統的檔案庫，檔案管理室應當具有信息化的響應優勢，為有效提升信息處理效率提供保障。但其在防火、防潮以及安全工作方面的重視程度應當與傳統檔案室相一致，以保證檔案室內相關文件的安全。也可為人事檔案管理工作設立專門檔案閱讀室，保障相關管理人員查閱、瀏覽人事資料過程的便捷性與安全性，規避由于部分管理人員的失誤而導致的人事檔案信息損失問題[4]。

2.3完善企業人事檔案管理信息化建設制度

參照我國相關條例對于人事檔案管理信息化建設制度進行完善是解決人事工作問題的重要前提，并且能夠有效保障信息化建設制度符合合理化與科學化的要求。與此同時，在建設中對于相關問題、數據、職員反饋的有效記錄對于不斷完善該項制度具有重要意義，促進其與企業內部建設以及外部發展相適應。

除此之外，采用標準化語言為人事檔案制度的建設規劃標準，有利于保障人事檔案管理信息化建設制度的規范性，使其在后續落實中得到有力保障。新的制度建設中應該展開定期的內部考核，將考核結果錄入檔案系統作為后續薪資調整、獎金與福利發放的部分參照指標。

結束語：

綜上所述，對于企業人事檔案管理信息化建設過程中存在的各類問題展開具有針對性的分析以及策略探討，才能夠使制度不健全、投入資金不足以及缺乏重要性認識等問題得到有效解決。從而保證相關企業以健康的發展狀態在激烈的市場競爭中獲得優勢，對于企業的可持續發展具有重要意義。

參考文獻：

[1]楊金明. 事業單位人事檔案管理信息化建設現狀及提升策略[J]. 辦公室業務，2020（01）：150+152.

[2]劉璟尉. 新時期人事檔案管理信息化建設探討[J]. 蘭臺內外，2020（11）：3-4.

[3]賀露露. 新時期人事檔案管理信息化建設研究[J]. 蘭臺內外，2020（17）：16-18.

[4]王靜茹. 探究“互聯網+”時代人事檔案管理信息化建設[J]. 中國管理信息化，2020，23（16）：184-185.