基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的中職學校檔案管理優(yōu)化路徑

山東省煙臺護士學校 任麗麗

檔案是歷史記錄，是可靠的原生信息，是確鑿的原始資料。學校檔案更是承載了從建校到擴大發(fā)展以及學校日常運營變化的所有資料，客觀反映了學校的發(fā)展軌跡。檔案也可以為中職院校確定辦學理念、樹立學校形象提供直接依據(jù)，是學校重要的信息資源。學校檔案通過各種形式真實客觀地反映了中職院校的歷史情況。從檔案內(nèi)容看，中職院校的檔案是來源于學校辦學活動全過程的直接文件，涵蓋了教學、管理、科研各個方面，真實記錄了中職院校教書育人的辦學理念。從檔案形式上看，中職院校的文件檔案上有單位或個人印章，錄音錄像等檔案記錄了歷史瞬間，客觀真實地記錄了學校活動的經(jīng)過。由此可見，學校檔案是令人信服的歷史證據(jù)，能為學校的等級評價、質(zhì)量評價等提供重要的依據(jù)。

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，社會各領(lǐng)域不斷加快辦公自動化，順應(yīng)時代潮流，中職院校也基本實現(xiàn)了數(shù)字化校園。學校檔案作為基礎(chǔ)性管理工作的一部分，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，遭遇了前所未有的挑戰(zhàn)。師生不僅對學校各類信息需求不斷增長，同時對檔案提供的速度、準確性等也有了較高的要求，而傳統(tǒng)的人工檢索與查詢已無法滿足需求。因此，中職院校應(yīng)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)化學校檔案管理，為師生員工乃至社會提供現(xiàn)代化的檔案服務(wù)。

一、中職學校檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱

學校檔案室的價值主要依賴于對檔案的利用，而檔案的利用價值可能在短期內(nèi)無法體現(xiàn)。從外在看，對檔案進行管理并不能直接創(chuàng)造價值，再加上從檔案的收集、整理到開放存在一定的時間周期，使得檔案工作的效益存在滯后性。檔案管理內(nèi)在特性導(dǎo)致中職學校并不重視檔案工作，甚至某些中職院校領(lǐng)導(dǎo)認為檔案只有在學校評估或檢查時有用，其他時候并無價值，這種觀念嚴重阻礙了學校檔案工作的開展。此外，除檔案管理部門外的其他部門對檔案管理認識不足，如校領(lǐng)導(dǎo)或教師外出參會學習涉及的文件、會議記錄等資料不能主動交至檔案管理部門，資料的上交還需檔案管理人員提醒。但檔案管理人員不清楚外派參會或?qū)W習人員的情況，若沒有及時催收或催收資料不齊全，增加了檔案無法及時歸檔或資料不完整的風險。

（二）檔案管理隊伍建設(shè)不足

一方面，學校檔案工作人員畢業(yè)于檔案學等相關(guān)專業(yè)的較少，檔案管理者不僅缺乏系統(tǒng)的知識結(jié)構(gòu)，還缺乏專業(yè)的理論基礎(chǔ)，檔案管理的業(yè)務(wù)技能不足。另一方面，部分學校檔案管理人員沒有進行有關(guān)檔案管理的入職培訓，進修學習和繼續(xù)教育的機會也較少，檔案管理人員隊伍整體素質(zhì)偏低，不利于檔案工作的高效開展。

（三）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不健全

由于領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識薄弱，不重視檔案室軟硬件建設(shè)，尤其在學校經(jīng)費緊張的情況下，更是將資金投放在實訓教學設(shè)施中，在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施方面資金投入不足。中職院校的檔案機構(gòu)硬件設(shè)備主要有檔案柜、計算機、打印機、掃描儀等，而數(shù)據(jù)庫建設(shè)、文檔電子化等建設(shè)都不完善，甚至沒有。

（四）檔案規(guī)章制度及管理制約機制不健全

首先，中職院校檔案管理制度不健全。目前，部分中職院校沒有制定明確的制度規(guī)范，導(dǎo)致學校檔案管理無制可依，難以進行科學規(guī)范的管理檔案；而有些中職院校雖制定了相應(yīng)的檔案管理制度，但是流于形式，真正進行檔案管理時并未遵守檔案管理制度，而是依靠經(jīng)驗進行。其次，學校檔案管理制約機制不健全。部分中職院校檔案管理部門對未按照檔案管理制度執(zhí)行檔案工作的行為沒有出臺相應(yīng)的懲罰措施，嚴格按照檔案管理制度進行檔案管理的也沒有相應(yīng)的激勵機制，使得學校檔案管理工作很難實現(xiàn)規(guī)范化管理。

（五）檔案數(shù)字化建設(shè)滯后

學校檔案管理是繁雜且瑣碎的工作，涉及中職院校的方方面面，包括教育教學、衛(wèi)生、安全、教師、學生等檔案資料，資料繁多，收集、整理難度大，僅利用人工工作量大且容易出錯。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，中職院校基本實現(xiàn)了數(shù)字化建設(shè)，檔案管理作為中職院校基礎(chǔ)性工作卻無法與之匹配，勢必會影響中職院校的發(fā)展。中職院校檔案數(shù)字化建設(shè)存在硬件設(shè)施配置不到位，無法實現(xiàn)檔案目錄數(shù)字化和檔案全文數(shù)字化建設(shè)等問題。

二、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的中職學校檔案管理優(yōu)化

（一）提高檔案管理意識

中職院校應(yīng)提高檔案管理意識，重視學校檔案管理工作，將其納入學校發(fā)展過程中。檔案管理部門應(yīng)做好預(yù)算，學校根據(jù)預(yù)算劃撥檔案管理經(jīng)費，在人力、物力等方面給予支持。此外，中職院校其他部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，主動提交檔案資料，提高檔案管理意識。要提高檔案管理意識，首先政府職能部門要加強指導(dǎo)與監(jiān)督，定期或不定期組織學習檔案管理知識，強化檔案管理意識。其次，采取多種形式宣傳檔案管理，讓師生了解檔案管理的重要性。最后，開展檔案資料的利用工作，使師生感受到檔案管理規(guī)范化、信息化的重要性，不斷增強檔案意識。

（二）加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

首先，中職院校需配備專職檔案人員。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，學校檔案管理應(yīng)該打造成信息交流中心，工作模式也應(yīng)從以往的“重保管輕利用”模式轉(zhuǎn)為“保管與利用并重”的模式。因此，檔案管理工作人員不應(yīng)該定位為保管員，而應(yīng)該定位為“信息資源開發(fā)者”。再加上隨著中職院校規(guī)模的擴大，文件資料逐年增加，對這些資料的歸檔、整理以備后續(xù)的利用、檢索等成了檔案管理人員非常重要的工作，因此，中職院校應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員進行規(guī)范化、標準化的管理。其次，中職院校應(yīng)建立檔案管理人員的培訓學習機制，定期提供外出學習與培訓的機會，或邀請專家到校進行培訓。

（三）建立健全檔案機構(gòu)，完善基礎(chǔ)設(shè)施

檔案機構(gòu)負責管理學校各門類、載體的檔案，是開展檔案工作的保證，而只有健全的檔案機構(gòu)才能有效開展檔案工作。因此，中職院校應(yīng)根據(jù)辦學目標、辦學規(guī)模建立合適的檔案機構(gòu)。檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施除了必備的計算機、打印機、掃描儀等，還需有專門的檔案庫房及必要的設(shè)施設(shè)備。學校檔案資料繁雜且是一種原生信息資源，有些資料甚至需要保密，在檔案保管過程中需盡可能防止檔案的損毀，因此必須設(shè)置專門的檔案庫房和必要的設(shè)施設(shè)備，如鐵門、鐵窗、鐵柜等。

（四）制訂檔案工作規(guī)范，建立檔案管理約束機制

中職院校應(yīng)制訂并出臺中職院校檔案工作規(guī)范，明確學校資料歸檔范圍、保管期限、管理要求等內(nèi)容，為檔案工作提供操作規(guī)范，確保中職院校檔案管理規(guī)范化、科學化。檔案管理制度的貫徹執(zhí)行還需要建立配套的約束機制，對嚴格按照檔案管理制度執(zhí)行的檔案管理人員給予獎勵，未按照檔案管理制度執(zhí)行的需給予懲罰，將檔案管理制度的執(zhí)行與個人績效掛鉤。

（五）加快檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，學校辦公自動化進程加快，信息化已經(jīng)滲透到中職院校的教學、科研、管理等領(lǐng)域。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存、檢索查詢已無法滿足中職院校的辦學要求。因此，中職院校需將紙質(zhì)、聲像等文件，利用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)保存為電子檔案。對于中職院校檔案數(shù)字化建設(shè)，首先應(yīng)配備必要的軟硬件設(shè)施，引進先進的檔案管理應(yīng)用軟件系統(tǒng)；其次，數(shù)字化檔案建設(shè)需循序漸進，檔案數(shù)字化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，學校應(yīng)制訂切實可行的方案，先實現(xiàn)檔案目錄數(shù)字化，然后再逐步實現(xiàn)全文數(shù)字化；最后，電子文件要及時收集并歸檔。