汽車4S店內部控制存在的問題與對策探討

么鑫

（唐山中進捷旺汽車銷售服務有限公司，河北 唐山 063300）

當下人們購買汽車成為常態，大多數人喜歡去4S店享受服務，4S店也為許多汽車愛好者提供各項專門服務。但是很多店存在著大大小小的問題，這些問題阻礙了其發展，解決的關鍵在于加強內部控制管理。本文對汽車4S店存在的內控問題進行了探討，能夠為4S店的健康持續發展提供幫助。

一、汽車4S店內控管理特點及問題研究的必要性

（一）汽車4S店內控管理的特點

內控管理既有優點也有對應的缺點，它是一種自律行為，是企業為了實現經濟目標、防范風險，對內部機構職能部門及其工作人員從事的經營活動及業務行為進行的規范，但是不足的是實施不好的話會導致部門間關系惡化，員工凝聚力下降。

（二）汽車4S店內控管理的必要性

經濟的飛速發展使得汽車4S店如雨后春筍般呈現，為了4S店能夠持續健康發展，就需要對其管理方式和服務水平中的不足進行完善。所以有效的內控管理是管理層思考的第一步，其有助于企業內部各個部門之間對于利益有所爭議的時候進行平衡；有助于店內管理者遇到風險的時候快速查找原因進而提供相應能夠風險的途徑，有助于內部風險防范。

二、汽車4S店內控管理的常見問題分析

（一）業務管控力度不足

汽車4S店的收益主要是在整車銷售、售后服務等業務項目中，在這些項目的某些環節中會出現管控力度不足的情況，例如：店內車輛的價格可能因為店長的想法而有所波動，而一旦某一商品的銷售定價不能統一，那么隨之而來的就可能是整體銷售價格混亂，公司既損失了利益還損傷了名聲；銷售人員對于客戶的跟進不到位，導致客戶流失，這也是店內銷售業績不好的原因之一；客戶購買車輛之后的售后處理中審批維修折扣規范化處理等；在事故車處理方面的環節中，理賠專員的擅自解決等。

（二）財務管控薄弱

4S店的財務工作最為需要加以規范的就是財務基礎工作。就財務管控來講能夠遇到常見問題做了如下總結：當4S店有整車售出時，開具發票時的不當操作，會計并未對其進行糾正、未定期進行往來賬款的核對，均會導致返利預估錯誤；財務部門的監督作用沒有發揮出來；沒有按照實際經營情況進行有效預算；不規范的費用審批流程以及不按照流程進行費用處理等，這些都會都到財務管控薄弱。

（三）風險管控缺失

4S店的風險管控意識淡薄，尚未建立起完善的風險管控體系，導致其在經營過程中潛在著諸多風險因素。就其常見問題做了如下總結：物盡其用的風險管控不應只在主要業務方面，對于類似于信用管理或投資管理這樣的環節進行風險管控，不只可以幫助完善管理漏洞，還能夠幫助完善整體流程；在內控評估的時候，因為其實際操作過于困難，所以人們將這一過程大多是形式化，這會造成風險管控體系的不完善；不只是未識別出來的風險能夠造成損失，有的已識別出來的風險因管理者或其他人對于其的不重視，并沒有進行整改防范，這完全是人為忽視了風險評估的作用。

（四）內部審計監督弱化

正常來講，4S店一般是在公司總部的審計部門監督管理之下，但是這雖然有一定的好處，但是也造成了不少的問題。因為店內不設專門的內部審計部門，所以其只專注于業務開展，不重視自身的監督管理，而且由于自上而下的不重視，導致就算是審計工作的方法落后了、審計人員專業素質不能滿足需要，也不能及時得到修正，而最為嚴重的就是內部控制建設與執行進行監督評價都因為這一點而不能有效提高。

三、強化汽車4S店內控管理的對策

（一）強化關鍵業務管控

1．加強銷售環節管控，緊防漏洞與舞弊行為。

4S店要規范整車銷售流程，最好將相應流程制度整理確認分發到每個人手中。銷售總有淡季旺季之分，所以按照市場變化情況圈定價范圍以備不同店內靈活使用，在嚴格管理的情況下防止任一環節出現舞弊行為。銷售過程需要銷售人員的靈活反應，但是這一靈活不應體現在填寫銷售合同明確車價、贈送精品及相關衍生業務的金額等方面上，相關事情應在銷售經理簽字認可的前提下，而且在得到客戶簽字確認的和同之后交回經理確認。類似于精品銷售、精品加裝、金融按揭、保險繳費、二手車置換等項目中均應該如上操作以避免操作出現不規范情況。

2．強化售后服務環節管控，規范售后整體流程。

小病大修的情況不只是客戶最為討厭的行為，也是4S店一直以來想要避免的。而這一情況的出現和客戶到店后表明售后服務的要求之后接待流程的不完善有關，尤其是在車輛進廠檢查之后，應該和客戶一起按照出現問題所需要的維修項目進而核對派工單然后獲得客戶簽字認可的。而在事故車方面可能出現的紕漏則是來自于零件采購上，常會出現廠家采購以外的備件。那么在這一問題上，應該按照每年度由售后部及銷售部對零部件供應商在價格、品質等方面進行性價比的綜合評價，以及對于相應供應商在多方面的評估報告進行決定。而且不只是按報告行事，更需要在使用的整一年度中配件主管、用品主管等做出復核性評價，將報告放置財務部以作備案，這些均是以后是否將這一供應商作為采購配件的來源的依據。

（二）加強財務內控管理

1．強化財務審批管理。

財務監督是4S店生存的重要保障，所有有關的資金流動不只是需要財務部的知曉簽字，更需要其在之后整理資料進行復核，最后在經由管理層審批之后確認某一資金的流出。一個項目需要的資金大小決定了其需要得到審批權限的高低，一般來講，需要支付的金額越高所需的審批層級也就越高。在審批之后，還需要清晰記錄每筆支出的資金是什么性質的、其用于什么項目、金額大小等都是需要寫明的點。最后的保障則是雙簽制度，其需要在一個業務經辦人員做好方案之后，將項目所需的用款申請按照流程要求提交到上級進行確認然后經過一級級的審批，而且在確認審批之后還需要不同審核人員對于這一項目進行復核以確保不會出現舞弊行為。通過建立雙簽制度，各層審批，每一筆資金有明確的去處，內部控制管理各個部門協調配合，使得4S店營業人員更加積極努力的工作，極大地提高了工作的積極性。

2．跟蹤管理大額資金的收付

不論是小額資金還是大額資金，均需要相關人員及時與付款方或者是收款方進行對賬，這是保證店內財務工作不會出現紕漏以及幫助管理者掌握店內整體資金動向的關鍵。如何保證應收賬款能夠即時到賬，這就需要有一個完善的管理機制，通過追查付款方式來了解付款人的信譽情況，與其他部門尤其是業務部門打好配合，可以很好地做到賬款的催收工作，極大的降低4S店的經濟損失。

3．強化預算控制，整體把控資金

財務部門不只需要保證每一筆財務的清晰，還需要做好年度預算，保證資金運營。需要對各種資金支出做好審批與復核工作，嚴格把控各種支出。雖然在實際情況中使用情況與預算過程有一定偏差，但是在保證其認真嚴格的執行預期過程并且嚴格控制實際支出以期與預期想法一致，還需要財務人員定期整理實際與預期之間的偏差，進而找出費用預算執行偏差。

（三）強化風險管控

1．明確風險管控重點

風險管控在4S店也會展現出特有的一面，完善的風險管控機制需要專人負責，一般來講，風險管理工作一般由總經理牽頭，相關人員除了需要有一定的察覺風險的意識之外，還需要對4S店運營的各個環節都有著一定程度的了解。不同的工作使用不同評估等級，一般根據業務的重要等級還有其涉及的資金大小有關，再加上對其銷售、采購、投資、財務以及信用等方面評估進而確定風險管理重點。每一位風險管控人員應熟知風險管理范圍，以避免出現管控漏洞。對4S店內各個管理部門都要進行風險管控與排查，找到重點，盡最大可能減少資金的損失。

2．開展動態風險評估

4S店都會有內控操作手冊，應根據手冊建立起風險數據庫，搭配企業的歷史資料，旨在完善風險評估，使其能夠動態評估，以最大限度規避風險。當得到最好的評估結果后，對于應對措施的落實程度進行提高，是最大程度避免不利影響產生的有效方法。通過比對歷史資料，整理出每個部門的風險值，實行規避風險的有效措施，做好的資金損失。

（四）強化內部監督管理

1．內部審計加大深度廣度

4S店管理層不重視內部審計，一般來講是一年一審，而且大多是表面工作，只注重形式，這很大程度上影響了現有工作按規定行事。所以應改變管理層對于內部審計的重視程度，進而擴大審計內容的深度與廣度，使其有新意、重內涵，自上而下的重視內部審計。

2．規范監督管理工作，建立健全相關機制。

4S店在各個環節進行監督管理時，應有一個規范化的流程制度，既避免被監督人員在某一環節進行舞弊，也避免監督人員自己的舞弊行為。

四、結論

市場經濟快速發展，在愈加激烈的市場競爭中，只有不斷完善內部控制管理體系，用制度規范約束企業，4S店才能夠好的規避風險，增加收益。本文從汽車4S店內控管理現狀入手，通過常見問題進行闡述，從強化關鍵業務管控、加強財務內控管理、強化風險管控、強化內部監督管理四方面提出了相應的解決策略。完善內控管理可以讓企業管理有序進行，讓相關業務能夠規范化進行，在降低經營風險的同時能夠帶來更多的效益，企業健康長遠發展。