事業(yè)單位政府采購內部控制建設研究

張華

（合肥野生動物園，安徽 合肥 230031）

一、引言

政府采購內部控制建設是指在國家相關法律法規(guī)的約束下，通過全面分析采購過程，不斷挖掘政府采購各環(huán)節(jié)的風險點，并對不同的風險點采取有效的措施加以控制和改善的動態(tài)過程。

事業(yè)單位擁有的資產屬于國家資產，事業(yè)單位有責任和義務保證國有資產安全、完整及保值增值，因此必須從源頭上把好政府采購關。而內部控制作為一種防御手段，既是事業(yè)單位一項重要的管理活動，也是一項重要的制度措施，對于事業(yè)單位政府采購管理具有重要的意義。因此，事業(yè)單位需要完善內部控制體系，營造良好的內部控制環(huán)境，促使政府采購處于公開、公平、公正的管控體系中，有效預防和抵制腐敗，最大限度發(fā)揮財政資金的使用效率。

二、當前事業(yè)單位政府采購內部控制建設存在的問題

（一）政府采購預算編制缺乏科學性

政府采購預算收集的信息不完善，不全面，導致資金浪費和資產閑置。主要表現在三個方面：一是，業(yè)務部門沒有遠景規(guī)劃，且市場調查不充分，對所需物資的使用功能、配置規(guī)格、參數論證不足。二是，業(yè)務部門、財務部門、采購部門之間缺乏有效協調，信息不對稱。三是，重大項目缺乏可行性研究論證，導致后期追加調整，影響預算的嚴肅性。

（二）政府采購活動過程監(jiān)管不到位

政府采購活動過程中存在預算與實際脫節(jié)，采購方式選擇不當，資格審查不嚴等問題。主要表現在三個方面：一是，為節(jié)約資金而將預算人為壓低，導致投標人報價普遍超預算，屢次流標，進而造成廢標，浪費公共資源，影響工作效率。二是，人為拆分招標項目，使采購預算不足公開招標金額的下限，進而違規(guī)使用非公開招標方式達到逃避公開招標的目的；三是，對個別供應商有方向性地提供能滿足其需求的技術參數，人為提高該項評分標準，以排除其他潛在競爭者，導致招標公平性不足。

（三）政府采購隊伍專業(yè)素質不過硬

有些事業(yè)單位未設立專門的政府采購管理部門，或是將政府采購工作直接下放給了使用部門，形成“誰需要誰采購”的局面；或是由行政人員兼任政府采購，這些都會導致對政府采購相關政策的運用、招投標方式的選擇、合同的簽訂、市場的調查等主要環(huán)節(jié)因為經驗不足，了解不透，把握不準，加大了政府采購的風險，影響了政府采購的質量和效果。

（四）驗收付款環(huán)節(jié)把關不嚴

當前，“重采購、輕驗收”及采購人兼驗收人現象較為普遍，不少驗收人僅對數量、品牌、型號等直觀的表象進行核對，缺乏對商品的功能性測試，特別是專用的設備和商品沒有經過專業(yè)人員使用專業(yè)的技術手段組織驗收，導致質量不達標，產品未按要求履約，給實際使用埋下很大隱患。

付款環(huán)節(jié)審核不嚴。財務部門為完成預算執(zhí)行進度，未認真審核付款要件，在履約驗收之前就將政府采購資金支付給了供應商，或未按合同約定履行質保金條款，給單位造成經濟損失。

（五）采購業(yè)務檔案管理缺失

政府采購檔案歸檔不全，信息缺乏，管理不善，不能客觀地反映政府采購原貌，可能會引起置疑和投訴，不利于證明采購過程的合法合規(guī)，不利于保護采購當事人的合法權益，不利于維護政府采購信息和財務信息的真實完整。

（六）政府采購監(jiān)督體系不健全

政府采購監(jiān)督分為內部監(jiān)督和外部監(jiān)督，事業(yè)單位的內部即使設有審計部門或崗位，但一般不具有獨立性，且內審人員的專業(yè)素養(yǎng)未能與時俱進；而外部監(jiān)督在有限的時間內很難全面深入了解單位內部控制運行的情況，監(jiān)管容易出現遺漏。

三、加強事業(yè)單位政府采購內部控制建設的對策建議

（一）強化對政府采購預算與計劃的管理

按照“預算－計劃－采購”的工作流程，一般政府采購業(yè)務執(zhí)行如下職能分工：

1．業(yè)務部門

首先，應當從實際需求出發(fā)，結合存量資產現狀，提出政府采購預算建議數，避免出現重復購置，浪費資金或因配置不足，影響業(yè)務開展的情形；其次，在政府采購預算指標批準的范圍內，依據本部門的政府采購需求，遵循時間節(jié)點，編制采購計劃，匹配資金來源；最后，提出采購資金支付申請。

2．政府采購的歸口管理部門

應當對本單位業(yè)務部門提交的采購預算建議數、采購計劃，在配置標準、資產存量、技術參數等方面進行合理性審核，按照相關規(guī)定確定政府采購組織形式和政府采購方式，并對政府采購信息進行統(tǒng)計和分析。

3．財務部門

應當匯總編制本單位政府采購預算，對采購預算建議數的測算是否符合限額標準，預算安排是否符合國家的政策要求等方面進行合規(guī)性審核，從預算指標額度控制的角度進行綜合平衡；其次，復核政府采購支付申請，辦理相關資金支付；并且，在采購業(yè)務執(zhí)行過程中，密切與部門間的溝通，實時掌握執(zhí)行進度，分析了解執(zhí)行中存在的問題，提出改進措施，提高預算執(zhí)行的效率和效果。

（二）加強采購過程控制，規(guī)范采購行為

1．業(yè)務部門在編制政府采購預算時應從實際工作需要出發(fā)，并履行初步市場價格調查，確保預算建議數在公允價格的合理范圍內，使實際采購需求與預算相符。2．對照采購的品目、限額，合理選擇政府采購方式，不得采用“化整為零”規(guī)避公開招標。3．在招投標文件編寫時應實事求是根據所需商品和服務的要求來填寫相應的參數，不得出現限制投標企業(yè)資質、地域、注冊資金等資格限定標準來限制競標的供應商。4．招投標文件設計完成后，先通過業(yè)務部門確認，再經過政府采購部門審核，最后采取集體決策、會簽方式表決。5．政府采購業(yè)務的歸口管理部門應當將政府采購業(yè)務的開展情況，主動在單位信息公開欄公布，需要對外界公布的，應當在指定的信息發(fā)布平臺向社會公眾公開。

（三）培養(yǎng)專業(yè)人才，從內部控制源頭把控政府采購風險

政府采購人員的素質和專業(yè)能力直接決定著采購工作的合法合規(guī)及采購商品或服務質量等級的高低。因此，拓寬人才選拔渠道，甄選符合崗位需求的專業(yè)人才，重視政府采購崗位的繼續(xù)教育培訓勢在必行。事業(yè)單位應積極組織開展或參與線上線下的招投標法、采購法、合同法等相關法律法規(guī)的學習，收集現行的政府采購政策，按公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等采購方式，分類做出政策及流程指引，供相關部門查閱運用，并與當地財政采購部門密切溝通，及時更新知識儲備，動態(tài)掌握政府采購交易平臺的各項操作，使政府采購業(yè)務部門的人員真正做到術業(yè)有專攻。

（四）強化政府采購驗收及付款環(huán)節(jié)控制

政府采購的驗收階段要建立起專門的驗收管理制度，首先由業(yè)務部門提出驗收申請，交由政府采購部門審核、授權；再由驗收小組，可以是技術專家、委托的代理機構等，對于商品或服務的質量、規(guī)格、性能進行專業(yè)化評分，對于驗收中發(fā)現的問題，應查明原因，按照合同約定采取相應措施；最后在驗收完成后，應出具履約驗收報告，由參與驗收的部門或專家及專業(yè)機構簽署意見，加蓋單位及供應商公章，工程項目竣工還應進行竣工決算，并將審計驗收報告等提交政府采購歸口部門及財務部門備案或入賬。

在政府采購的付款環(huán)節(jié)，財務部門應首先審核是否滿足政府采購合同約定的付款進度、付款時間，付款條件。供應商是否為政府采購中標單位，并審核發(fā)票、驗收報告、入庫單，是否存在挪用采購資金及開具的票據是否與預算、招投標文件等信息相一致。最后提交上級部門批準，獲取付款授權，并及時做好資產入賬登記。

（五）加強對政府采購業(yè)務的記錄和歸檔管理

事業(yè)單位應當全面記錄政府采購的全過程，促使政府采購各職能部門依法履行職責。與政府采購相關的業(yè)務資料，如：招投標文件、合同文本、驗收報告、政府采購預算與計劃，各類批復文件等應當及時收集和整理完畢，移交給檔案管理部門立卷歸檔，并要與其他日常公務檔案分開管理。

政府采購檔案管理可以參照《會計檔案管理辦法》，建立檔案保管、借閱與銷毀相關制度，防止資料遺失、損毀和泄露。有條件的單位應逐步推行政府采購檔案電子信息化管理，統(tǒng)一規(guī)范格式，維護網絡安全，定期做好備份，使檔案的應用更加便捷和高效。

（六）完善內外部監(jiān)督體系

1．建立內部監(jiān)督體系

首先，要設置內部審計部門或審計小組，賦予其高度的獨立性，防止受到外部干擾；其次，要明確審計職責和權限，規(guī)范審計流程，在實踐中不斷總結，制定出一整套行之有效的審計監(jiān)督檢查程序和方法，以制度的形式明確下來、并不斷進行動態(tài)完善，以使其適應國家政策法規(guī)和單位實際。最后，要提高內審人員的專業(yè)素養(yǎng)，支持和鼓勵審計人員參加財經、審計、法律等專業(yè)培訓，取得資格證書，提高業(yè)務技能。

2．完善外部監(jiān)督體系

為充分發(fā)揮外部監(jiān)督的作用，單位可以主動邀請外部審計部門不定時對單位政府采購活動進行檢查和審計，同時，暢通群眾舉報、媒體監(jiān)督的渠道，使政府采購在陽光下運行。

3．建立監(jiān)督考評機制

在預算和采購之間建立監(jiān)督考評機制，設立相應的評估考核條例，并將考評結果以書面形式公開，供相關人員學習總結，及時發(fā)現采購過程中的偏差，并從中吸取教訓，積累經驗，提出建議，為今后改進工作，健全制度做好準備。

四、結束語

綜上，為了使政府采購內部控制持續(xù)、健康發(fā)展，必須確保內部控制設計和運行的有效性，通過建立政府采購信息系統(tǒng)，將實施細則，相關法律法規(guī)嵌入其中，并設置不相容職務相分離，動態(tài)平衡單位內部各職能部門及分管領導之間的管理權限，避免權力過于集中，同時，對政府采購業(yè)務流程、關鍵控制點進行優(yōu)化改進，全面提升政府采購管理水平和內控效率，推動事業(yè)單位在良性軌道上蓬勃發(fā)展。