高校圖書(shū)館知識(shí)管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略探討

王少梅

(北京印刷學(xué)院圖書(shū)館,北京 102600)

21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代,以知識(shí)為對(duì)象的知識(shí)管理是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的大背景下,以先進(jìn)的信息技術(shù)為依托,代表著21世紀(jì)人類信息管理的發(fā)展方向和最新成果。高校圖書(shū)館既是高校的文獻(xiàn)信息中心,又是為學(xué)校教學(xué)、科研服務(wù)的學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)。為適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展,高校圖書(shū)館必須積極尋求與知識(shí)的結(jié)合點(diǎn),深入開(kāi)發(fā)和利用文獻(xiàn)信息資源,提高辦館質(zhì)量和服務(wù)水平。因此,高校圖書(shū)館組織實(shí)施知識(shí)管理勢(shì)在必行。

一、知識(shí)管理與圖書(shū)館知識(shí)管理的含義

知識(shí)管理源于20世紀(jì)90年代。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及,知識(shí)管理借助于因特網(wǎng)而快速得到推廣和普及。由于客觀世界的客觀需要對(duì)知識(shí)管理賦予許多具有時(shí)代特點(diǎn)的嶄新內(nèi)容,所以目前對(duì)知識(shí)管理的定義還未形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)和界定[1]。盡管表述不盡相同,但知識(shí)管理的內(nèi)涵是一致的:所謂的知識(shí)管理,就是對(duì)知識(shí)及其創(chuàng)造、收集、組織、傳播、利用與宣傳等相關(guān)過(guò)程的系統(tǒng)管理。它要求將個(gè)人的知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)槟硞€(gè)組織可以廣泛共享和適當(dāng)利用的團(tuán)體知識(shí)。它以人為中心,以信息為內(nèi)容,以知識(shí)創(chuàng)新為目標(biāo),將知識(shí)看作是一種可開(kāi)發(fā)資源的管理思想,不僅對(duì)知識(shí)本身,而且包括對(duì)知識(shí)有關(guān)的各種有形資源和無(wú)形資源進(jìn)行管理,是對(duì)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)管理和創(chuàng)造性使用的過(guò)程。知識(shí)從形式上看可以分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)是指已進(jìn)行編碼的知識(shí),它存在于許多載體介質(zhì)中,如文獻(xiàn)、信息、數(shù)據(jù)庫(kù)等;隱性知識(shí)主要是指存在于人們大腦中的非編碼知識(shí),如經(jīng)驗(yàn)、技巧、能力等。知識(shí)管理包括兩方面的內(nèi)容:一方面指對(duì)顯性知識(shí)的管理,它來(lái)源于傳統(tǒng)的信息管理學(xué),是信息管理的深化與發(fā)展;另一方面是對(duì)隱性知識(shí)的管理,即通過(guò)人際交流的互動(dòng)過(guò)程發(fā)掘非編碼化知識(shí),促進(jìn)隱性知識(shí)的編碼化、顯性化,從而加快知識(shí)的生成、積累與傳播。因此,知識(shí)管理不是某種具體的方法、技術(shù)或管理方案,而是基于知識(shí)的業(yè)務(wù)重組及組織機(jī)構(gòu)管理思想,它似乎更多地繼承了人本管理的思想,同時(shí)又吸收了信息管理中技術(shù)論和資源論中的核心內(nèi)容。同時(shí),知識(shí)管理是通過(guò)實(shí)踐把顯性知識(shí)吸收成為個(gè)人隱性知識(shí)的內(nèi)在化過(guò)程,最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)的創(chuàng)新。

圖書(shū)館知識(shí)管理是對(duì)信息資源及與信息資源有關(guān)的智力資源進(jìn)行管理,以促進(jìn)知識(shí)的交流和共享,充分挖掘并發(fā)揮其潛在的價(jià)值,從而獲得更大的收益。它包括對(duì)圖書(shū)館工作的管理、對(duì)館藏現(xiàn)有顯性知識(shí)的管理、對(duì)館員頭腦中隱性知識(shí)以及其他類型隱性知識(shí)的管理。其目的是通過(guò)提高圖書(shū)館自身的管理效率來(lái)提高圖書(shū)館的服務(wù)效益[2]。

二、高校圖書(shū)館管理發(fā)展趨勢(shì)

知識(shí)管理從古代藏書(shū)樓到現(xiàn)代數(shù)字圖書(shū)館的上千年發(fā)展過(guò)程中,圖書(shū)館管理經(jīng)歷了傳統(tǒng)管理(封閉式、半封閉式管理)、科學(xué)管理、目標(biāo)管理、信息管理等漫長(zhǎng)的發(fā)展軌跡。其間,無(wú)論是圖書(shū)館的管理模式、管理方法,還是管理思想、管理觀念,無(wú)不體現(xiàn)出鮮明的時(shí)代特征。計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)給信息管理的實(shí)踐活動(dòng)帶來(lái)了新的活力和動(dòng)力。信息管理就是對(duì)信息的管理,即對(duì)信息進(jìn)行組織、控制、加工、規(guī)劃等,并將其引向預(yù)定的目標(biāo)。在圖書(shū)館信息管理中,信息管理以信息組織為中心,注重靜態(tài)過(guò)程;以文獻(xiàn)信息為中心,注重加工和保存;它對(duì)涉及信息活動(dòng)的各種要素(信息、人、機(jī)器、機(jī)構(gòu)等)進(jìn)行合理配置,從而有效滿足用戶的信息需求。但信息管理過(guò)程側(cè)重以技術(shù)為中心的管理方法的研究,在一定程度上使人的重要性被技術(shù)的光環(huán)掩蓋了。李華偉教授講過(guò),“西方從70年代開(kāi)始投入技術(shù),對(duì)信息技術(shù)投資了30年,到了最后才發(fā)現(xiàn),其實(shí)很多問(wèn)題計(jì)算機(jī)是解決不了的,只有靠人來(lái)解決”。我們利用技術(shù)、利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)發(fā)展數(shù)字化應(yīng)用時(shí),利用技術(shù)是手段、是途徑,不是最終的目標(biāo)。這樣圖書(shū)館信息管理的局限性就不言而喻了。在這種狀況下,信息管理的發(fā)展與延伸——知識(shí)管理便應(yīng)運(yùn)而生,圖書(shū)館知識(shí)管理是知識(shí)管理理論與圖書(shū)館實(shí)踐相結(jié)合的一種全新的管理思想和方法,處于我國(guó)圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展前沿,高校圖書(shū)館管理的發(fā)展趨勢(shì)是知識(shí)管理。

三、傳統(tǒng)高校圖書(shū)館管理顯現(xiàn)的問(wèn)題

(一)管理理念落后,經(jīng)驗(yàn)管理比重偏高,科學(xué)管理亟待完善

我國(guó)高校圖書(shū)館的管理,在很長(zhǎng)一段時(shí)間里主要采用重物、重制度的管理方法,以文獻(xiàn)為中心,以工作為中心,圖書(shū)館的工作只是固定在借借還還的思維定勢(shì)中。管理中強(qiáng)調(diào)組織分工,等級(jí)森嚴(yán),少數(shù)管理人員發(fā)號(hào)施令,多數(shù)館員只是消極地執(zhí)行命令,對(duì)圖書(shū)館管理沒(méi)有發(fā)言權(quán),對(duì)本職工作沒(méi)有自我控制權(quán),館員的積極性和創(chuàng)造性得不到發(fā)揮。不容否定的是自20世紀(jì)90年代,高校圖書(shū)館的管理思想管理水平、管理實(shí)踐和管理理論的研究有了很大的進(jìn)步,特別是科學(xué)管理中目標(biāo)管理,人員聘任制、職稱評(píng)審制的實(shí)施,都有力地促進(jìn)了高校圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展。

但同時(shí)不可否認(rèn)的是,目前高校圖書(shū)館無(wú)論是宏觀管理還是微觀管理,仍以傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理為主。如圖書(shū)館行政管理,主要是由政策,法令、制度及垂直的行政指揮系統(tǒng)組成的,其特點(diǎn)是帶有強(qiáng)制性的、以完成任務(wù)為中心的硬管理;圖書(shū)館的人員管理主要是運(yùn)用靜態(tài)的制度管理,缺乏動(dòng)態(tài)的激勵(lì)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制;圖書(shū)館的藏書(shū)管理多年來(lái)都是重藏輕用,與科學(xué)管理中的全面質(zhì)量管理與效益管理嚴(yán)重脫節(jié)。

(二)對(duì)館員的管理重視不夠,用人隨意

知識(shí)管理的核心是對(duì)人的管理。圖書(shū)館管理與服務(wù)的工作重心是讀者,因此提出了“讀者第一”、“讀者至上”的口號(hào),而忽視了對(duì)圖書(shū)館員的管理。目前,一些高校圖書(shū)館出現(xiàn)了人員隨意組合、學(xué)非所用干非所長(zhǎng),人員調(diào)配上缺少長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃和宏觀調(diào)控現(xiàn)象。圖書(shū)館工作人員調(diào)動(dòng)隨意,導(dǎo)致人員組合的盲目性,使圖書(shū)館在整體組合上缺少學(xué)歷、資歷、能力、年齡等方面的互補(bǔ),極大地阻礙了圖書(shū)館工作效益的發(fā)揮。同時(shí),高校圖書(shū)館對(duì)人員的管理在觀念和方法上長(zhǎng)期停留在“人事管理”的階段,未能上升到“人力資源有效配置”的高度[3]。對(duì)圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展最重要的人力資源常常只限于安排而較少進(jìn)行建設(shè),由于缺少有效的激勵(lì)機(jī)制,圖書(shū)館館員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)淡薄,缺乏工作的主動(dòng)性和積極性。

(三)館員的素質(zhì)能力不足

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求圖書(shū)館員應(yīng)該充當(dāng)?shù)慕巧切畔⑴c知識(shí)的組織與管理者、信息與知識(shí)的提高與傳播者、知識(shí)導(dǎo)航員、知識(shí)與信息利用的教育者,但目前高校圖書(shū)館的館員還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這樣的要求。

四、高校圖書(shū)館知識(shí)管理的實(shí)施對(duì)策

近幾年,隨著圖書(shū)館引入知識(shí)管理模式的理論研究越來(lái)越多,不少高校圖書(shū)館也從多方面著手嘗試知識(shí)管理的實(shí)施,但目前高校圖書(shū)館的知識(shí)管理還面臨著顯性知識(shí)數(shù)字化程度不夠、隱性知識(shí)難以擴(kuò)充、缺乏學(xué)習(xí)和共享氣氛等因素的制約。要完善和加強(qiáng)圖書(shū)館的知識(shí)管理,首先必須采取有效措施來(lái)促進(jìn)圖書(shū)館的知識(shí)轉(zhuǎn)化和創(chuàng)新,為圖書(shū)館知識(shí)管理的全面實(shí)行打好基礎(chǔ)。

(一)建立適應(yīng)知識(shí)管理的圖書(shū)館組織機(jī)構(gòu)

實(shí)施知識(shí)管理必須有與之相適應(yīng)的工作機(jī)制。傳統(tǒng)的圖書(shū)館組織結(jié)構(gòu)為“金字塔”型的等級(jí)結(jié)構(gòu),對(duì)信息交流的方式容易造成信息的失真甚至阻塞,阻礙了圖書(shū)館員工的相互交流與溝通,抑制了人們的個(gè)性與創(chuàng)造力。為了有效地實(shí)施知識(shí)管理,實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享與創(chuàng)新,圖書(shū)館應(yīng)建立富有彈性的網(wǎng)絡(luò)組織。網(wǎng)絡(luò)組織是等級(jí)組織和靈活的、多技能工作團(tuán)隊(duì)相結(jié)合的組織形式。在遇到某一問(wèn)題時(shí),將在不同領(lǐng)域內(nèi)工作的具有不同知識(shí)與技能的員工集中到特定團(tuán)隊(duì),有利于發(fā)揮圖書(shū)館工作人員的主動(dòng)性與創(chuàng)造性;同時(shí)凝縮知識(shí)傳遞時(shí)間與空間,因而有效地實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳播、整合、共享與創(chuàng)新,從而實(shí)現(xiàn)運(yùn)用集體的智慧來(lái)提高圖書(shū)館的創(chuàng)新和應(yīng)變能力。網(wǎng)絡(luò)組織的民主性和靈活性有利于發(fā)揮圖書(shū)館的工作入員的主動(dòng)性與創(chuàng)造性,同時(shí)凝縮知識(shí)傳遞時(shí)間與創(chuàng)新,從而有效地實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳播、整合、共享與創(chuàng)新,從而實(shí)運(yùn)用集體的智慧提高圖書(shū)館的創(chuàng)新和應(yīng)變能力。

(二)重視人力資源的開(kāi)發(fā)和利用,培養(yǎng)知識(shí)型館員

知識(shí)管理理論的一個(gè)重要思想就是強(qiáng)調(diào)人在知識(shí)管理過(guò)程中的核心作用。人既是管理的主體,同時(shí)也是管理的客體。人力資源是圖書(shū)館知識(shí)資源中最具有創(chuàng)造力的資源,要建設(shè)一流的圖書(shū)館,必須有一流的人才。對(duì)圖書(shū)館這種組織來(lái)講,知識(shí)管理就是要支持圖書(shū)館組織及組織中的館員掌握好圖書(shū)館工作的知識(shí)和方式方法,使工作質(zhì)量和工作效率都得到不斷提高。因此,圖書(shū)館工作的順利開(kāi)展必須依靠館員。知識(shí)管理權(quán)威達(dá)文·波特認(rèn)為,“圖書(shū)館員在知識(shí)管理中可以發(fā)揮核心的作用。他們掌握收集、編目、分類和傳遞知識(shí)的技能。他們善于掌握用戶對(duì)知識(shí)的需要”。實(shí)行知識(shí)管理,就要充分激發(fā)館員的創(chuàng)造性與潛能,鼓勵(lì)把個(gè)體所掌握的知識(shí)及所積累的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行知識(shí)公開(kāi)與知識(shí)共享,這些是圖書(shū)館的寶貴資產(chǎn),應(yīng)受到重視;讓館員發(fā)表新思想、好主意,要鼓勵(lì)在自由、平等、隨和討論環(huán)境中提高個(gè)人自主能力與責(zé)任心。引導(dǎo)和發(fā)揮館員的智慧潛能,使館員愿意把個(gè)人理想與圖書(shū)館目標(biāo)結(jié)合起來(lái),愿意貢獻(xiàn)自己的知識(shí)。由于高校的讀者群不再是一般的借書(shū)閱讀層次讀者,而是更需要獲得對(duì)知識(shí)和信息經(jīng)過(guò)再構(gòu)筑、再組合后的最具有使用價(jià)值的新信息、新知識(shí)的讀者。因此,它要求圖書(shū)館工作人員成為必須具有知識(shí)廣、思維新、能力強(qiáng)的基本素質(zhì)條件的知識(shí)型館員。作為高校圖書(shū)館必須構(gòu)建學(xué)習(xí)和共享的圖書(shū)館文化,在具有學(xué)習(xí)和共享的組織文化中,館員能主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí),主動(dòng)將自己的隱性知識(shí)表達(dá)出來(lái)與他人共享,從而提高圖書(shū)館的整體服務(wù)能力。

(三)加強(qiáng)對(duì)顯性知識(shí)的管理,建立和完善知識(shí)庫(kù)

現(xiàn)實(shí)中的高校圖書(shū)館顯性知識(shí)資源包括傳統(tǒng)的印刷型文獻(xiàn)和一些現(xiàn)代載體的文獻(xiàn)信息,它是用戶獲取知識(shí)的主要源泉,同時(shí)也是圖書(shū)館知識(shí)管理的重要組成部分。圖書(shū)館可將大量的顯性知識(shí)資源利用“知識(shí)標(biāo)識(shí)”系統(tǒng),如分類號(hào)、主題詞表,將文獻(xiàn)知識(shí)單元有序化組織與存儲(chǔ),建立和完善知識(shí)庫(kù)。建立知識(shí)庫(kù)是實(shí)施知識(shí)管理的基礎(chǔ),將圖書(shū)館知識(shí)資源以知識(shí)目錄的形式進(jìn)行描述,以元數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。它將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識(shí)加以存儲(chǔ),同時(shí)還將個(gè)人的知識(shí)庫(kù)轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織的知識(shí)庫(kù),為知識(shí)的共享創(chuàng)造了前提。組建的知識(shí)庫(kù)是顯性知識(shí)的集合,除了館藏資源以外,特別要重視收集館員在工作中創(chuàng)造的知識(shí)成果和來(lái)自讀者的知識(shí)和信息。知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)的有效運(yùn)作依賴于傳輸網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用系統(tǒng),這樣使知識(shí)充分發(fā)揮其效用性成為可能。高校圖書(shū)館應(yīng)積極跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐,采用最新技術(shù)來(lái)完善自己的知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)。

(四)營(yíng)造有利于隱性知識(shí)流動(dòng)、轉(zhuǎn)化的文化氛圍和知識(shí)共享的內(nèi)部環(huán)境

知識(shí)交流的主要特點(diǎn)是互惠性,當(dāng)這種理念成為圖書(shū)館的行為準(zhǔn)則和文化認(rèn)同時(shí),所有的人都愿意貢獻(xiàn)自己的知識(shí),同時(shí)所有人都從中受益。因此,在圖書(shū)館內(nèi)要?jiǎng)?chuàng)造一種崇尚知識(shí)、倡導(dǎo)學(xué)習(xí)、鼓勵(lì)創(chuàng)新的文化氛圍。使每一名館員都能認(rèn)識(shí)并感受到這種環(huán)境的好處,積極為圖書(shū)館的知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)積累和知識(shí)服務(wù)貢獻(xiàn)自己的力量[4]。知識(shí)的共享是知識(shí)管理的最終目的,而營(yíng)造尊重知識(shí)和共享知識(shí)的內(nèi)部環(huán)境是知識(shí)管理的目的、手段和條件。在信息“爆炸”的當(dāng)今,知識(shí)和信息充斥著整個(gè)生活的每個(gè)角落。如何去激發(fā)和挖掘信息,如何把系統(tǒng)化的知識(shí)進(jìn)行最大程度的共享,這是擺在人們面前的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。高校圖書(shū)館解決這問(wèn)題的關(guān)鍵在于如何管理員工的隱性知識(shí)。人不僅是隱性知識(shí)的載體和傳播途徑,也是知識(shí)創(chuàng)造的源泉,所以對(duì)知識(shí)的管理應(yīng)抓住人這一要素。圖書(shū)館應(yīng)努力創(chuàng)造一種激勵(lì)機(jī)制和對(duì)員工的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),建立起有效的評(píng)價(jià)激勵(lì)機(jī)制,變權(quán)力本位的管理模式為能力本位的管理模式[5],使知識(shí)創(chuàng)造者和貢獻(xiàn)者在職務(wù)晉升、名譽(yù)等方面優(yōu)先得到肯定和表?yè)P(yáng);既要充分尊重個(gè)人的興趣和創(chuàng)造性、充分調(diào)動(dòng)人的積極性,又要強(qiáng)調(diào)基于組織目標(biāo)的合作和團(tuán)隊(duì)精神,提高圖書(shū)館的向心力和凝聚力,在圖書(shū)館內(nèi)部形成一種尊重知識(shí)、尊重人才的良好氣氛,發(fā)揮人才資源的作用,創(chuàng)造性地開(kāi)展工作;領(lǐng)導(dǎo)和館員之間要互相信任,營(yíng)造一種公允、正直、有競(jìng)爭(zhēng),但更鼓勵(lì)合作與成功的機(jī)制和氛圍。

(五)加強(qiáng)讀者工作,不斷提高讀者主動(dòng)利用圖書(shū)館的意識(shí)與能力,努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新

圖書(shū)館五原則中有兩條:書(shū)各有其人,人各有其書(shū),這兩條很深刻地強(qiáng)調(diào)讀者在圖書(shū)館工作中的重要地位。在高校,教師和學(xué)生是知識(shí)需求的主體,是圖書(shū)館隱性知識(shí)資源的重要組成部分,也是圖書(shū)館隱性知識(shí)資源的主要使用者。其包括的隱性知識(shí)資源有讀者自身具有且存在于其頭腦之中的、知識(shí)讀者與館員就某一需要提供服務(wù)的研究性問(wèn)題所進(jìn)行的交流而獲得的知識(shí)、讀者對(duì)圖書(shū)館提供服務(wù)的反饋信息等,這是圖書(shū)館提供人性化服務(wù)工作的著眼點(diǎn)。因此,為他們提供個(gè)性化、主動(dòng)化的服務(wù),可采用多種方式:一是為他們推薦一些專業(yè)性強(qiáng)的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù),幫助他們調(diào)整檢索策略;二是根據(jù)他們的要求,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)各種類型數(shù)據(jù)庫(kù)(包括光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)、互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù))進(jìn)行知識(shí)的重組,以形成有效的專題知識(shí);三是提供專題圖書(shū)目錄、專題資料索引、文摘、匯編、文摘、綜述、述評(píng)等,供他們使用。圖書(shū)館所提供的文獻(xiàn)知識(shí)再豐富,管理得再有序,如果它處于靜止?fàn)顟B(tài),不與讀者、用戶的需求和他們的主觀知識(shí)結(jié)合,就只是潛在的資源,不能轉(zhuǎn)化為實(shí)際的社會(huì)效益。知識(shí)管理過(guò)程可以進(jìn)一步調(diào)動(dòng)讀者的主觀能動(dòng)性,提高讀者主動(dòng)利用圖書(shū)館的意識(shí)與能力,使圖書(shū)館文獻(xiàn)能更充分地為讀者所利用,進(jìn)而更好地為社會(huì)的知識(shí)創(chuàng)新服務(wù)。