淺談不動產登記檔案的特點

摘要：近年來，隨著國家全面推行不動產統(tǒng)一登記制度，有關不動產登記檔案資料的收集、分類、整理、信息整合、利用的理論探討越來越多。本文對不動產登記檔案與其他檔案所具有的共同特點，以及自身獨有的特點進行了分析探討。

關鍵詞：不動產登記;檔案;特點

不動產登記檔案指自然資源管理部門在依法從事土地、房屋、林地、草原、礦產、海域等定著物的登記工作中形成的，具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和不同載體的歷史記錄。其內容包括權屬來源資料、登記申請材料、測繪資料、權籍調查材料、登記機構的內部審核文件以及具有保存價值的其他材料等。

一、不動產登記檔案與其他檔案所具有的共同的特點

1、社會性

檔案是人們在各項社會實踐活動中直接形成的、各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案的內容是對社會活動、過程以及結論的原始記錄，并不是自然界的產物。自然界中也有著大量起著原始記錄作用的東西，比如說恐龍化石、樹的年輪等等，但這些都不是檔案。因此，檔案具有社會性。不動產登記檔案是不動產登記機構在不動產登記業(yè)務申請、受理、審核、登簿、繕證、發(fā)證等一系列業(yè)務活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，不動產登記工作是一項社會實踐工作，因此不動產登記檔案具有社會性。

2、原始紀錄性

檔案是在人們活動中，直接形成并積累起來的具有保存價值的原始記錄，原始紀錄性是檔案最本質的屬性。正因為檔案具有原始紀錄性，才可以再現歷史真實面貌，也才具有憑證價值的重要屬性。不動產登記檔案真實記錄和反應了不動產物權的自然狀況以及權利歸屬，每一次登記都會產生一卷相對獨立的原始登記資料，因此不動產登記檔案具有原始記錄性。

3、歷史性

檔案是過去已經形成的而不是正在形成或尚未形成的東西，這種原始紀錄可以把過去帶到現在和未來，即“讓過去告訴現在”、“讓歷史告訴未來”，檔案維系著人類社會的時空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性。不動產物權存續(xù)時間較長，有的幾年、幾十年、甚至是永久，相對應的不動產登記檔案的保存期限也是一致的。不管經過多少年，哪怕該不動產物權已經滅失，我們依然可以從不動產登記檔案中清楚了解該不動產設立、轉移、抵押、變更、注銷等一系列過程及變化。

4、唯一性

不動產登記檔案作為每一次登記工作形成的相對獨立的原始登記資料，也是獨一無二的一份。另外，不動產是指依自然性質或者法律規(guī)定不可以移動的財產，包括土地、房屋、草原、林地、海域、礦產等等。這些不動產，一旦改變了位置對它自身的價值就會產生很大的改變，因此具有唯一性。不動產登記檔案是對不動產自然狀況和權屬狀況的真實記錄和反映，具有與不動產相對應的唯一性。

5、憑證性

檔案記錄了當時工作、活動的原始情況，是形成者的思想和行為的真實記錄，不是事后隨意編寫和收集的材料，因此檔案本身的形成規(guī)律及特點決定檔案是歷史的真憑實據。不動產登記檔案不僅是登記工作的真實記錄，也是業(yè)務辦理的依據;不僅是物權公示的重要體現，還是權利人證明自身權益的法律憑證。因此，不管是對不動產權利人、利害關系人，還是不動產登記工作機構、國家安全機關、銀行等機構來說，不動產登記檔案具有重要的查考、憑證作用。

二、不動產登記檔案自身獨有的特點

1、法定性

2014年國務院頒布的《不動產登記暫行條例》第六、七條，明確了不動產登記機構的成立原則“各類不動產登記工作一般由縣級以上行政主管部門統(tǒng)一負責指導、監(jiān)督、管理;省、自治區(qū)、直轄市行政主管部門統(tǒng)一負責指導、監(jiān)督、管理本行政區(qū)域不動產登記工作;國務院國土資源部主管部門負責指導、監(jiān)督全國不動產登記工作”。由此可見，不動產登記機構的具體工作屬于行政管理事項，其原始登記資料作為登記檔案保存、登記結果記載于登記簿。因此，不動產登記檔案是由國家授權的機構通過專門程序制作的關于不動產物權所屬的檔案，從它的形成主體和內容來看，具有法定屬性。

2、動態(tài)性

不動產登記檔案記錄了不動產權利的設立、轉移、變更、注銷等全部登記過程，在不動產物權頻繁流轉的現代社會，絕大多數的不動產權屬都會經歷確權、轉讓、抵押、查封、贈與、繼承、滅失等多種變化。每一次不動產交易行為的發(fā)生、權利人名稱的變化、不動產的擴改建或注銷都可能導致登記的發(fā)生，只要有新的登記發(fā)生就會產生一卷相對獨立的登記資料，記錄的信息不一樣，保存的價值也隨之變化。一旦此次登記業(yè)務完成，這卷登記檔案變不可更改，權利或自然狀況再發(fā)生變化，需要申請再次登記、形成新的登記檔案。不動產登記檔案形成后，權屬變更依然不斷發(fā)生、且還會相應產生新的登記檔案，因此不動產登記檔案具有極強的動態(tài)性。

3、規(guī)范性

不動產登記檔案主要以簿冊的形式進行不動產物權登記，同時要求記載內容齊全、準確，一旦有遺漏、錯誤，將會引起物權糾紛。因此，不動產登記檔案從記載形式上來說格式非常嚴格統(tǒng)一，從記載內容要求來說也極盡準確、規(guī)范。因為，只有最大限度的保證不動產登記檔案的規(guī)范性，才能維護不動產物權登記的公信力、為不動產物權提供法律保障，也才能更好地維護國家尊嚴以及法律的嚴肅性。因此，不動產登記檔案具有極強的規(guī)范性。

4、關聯(lián)性

不動產登記的電子檔案與紙質檔案是一一關聯(lián)的，不管該不動產做了多少次轉移、變更、抵押、查封，都是圍繞該不動產權形成的登記行為、產生相應的紙質檔案，在不動產登記系統(tǒng)中都是關聯(lián)到該不動產名下的，不可能關聯(lián)到其他不動產。哪怕是統(tǒng)一登記制度之前，各登記部門形成的不同檔案之間，也是有關聯(lián)性的。比如房、地登記檔案，雖然分屬于不同的部門管理、按各自規(guī)則分別收集、歸檔、整理、保存，但是每一套房屋與它所占用的土地，兩者之間也是有一定關聯(lián)性的。

5、相對的公開性和私密性

不動產登記檔案作為不動產物權公示的重要體現、權利人證明自身權益的法律憑證，它既是登記的成果，也是權利人及厲害關系人、公檢法機構查詢利用的依據。為了維護不動產物權及善意第三人合法權利，保證交易安全，2016年國土資源部頒布的《不動產登記暫行條例實施細則》第九十七條規(guī)定，國家實行不動產登記檔案資料依法查詢制度。這體現了不動產登記檔案的公開性。但是不動產登記過程中采集到的權利人個人信息和企業(yè)經營行為等隱私信息，形成的檔案中包含的個人身份證明、婚姻情況、家庭情況、繼承關系、訴訟、抵押借貸關系等證明文件，其記載內容并不完全屬于政府可對外公開的信息。這說明不動產登記檔案具有一定的私密性。針對不動產登記檔案的這一特性，在檔案查詢利用時，應準確把握《不動產登記資料查詢辦法》，仔細甄別，分類、分層、有所限制，做到既充分發(fā)揮不動產登記檔案的作用、也要維護權利人的合法權益。

三、結語

不動產登記檔案作為一種種類多、數量大、跨度大、周期長的新型業(yè)務檔案，是一種非常獨立的檔案門類。不僅是國家檔案的重要組成部分，也是不動產權利設立、轉移、抵押、變更、查封、注銷等登記過程的權屬來源和審核依據，在國土資源保護、地籍調查、住房保障、法院訴訟、國家稅收、戶籍管理、個人信用等方面均發(fā)揮著重要作用。加強不動產登記檔案的管理工作，不僅可以豐富國家檔案內容、改善檔案館藏結構，還可以擴大檔案工作影響力、提高全社會檔案意識，促進我國檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]對完善不動產登記檔案管理的幾點思考[OL].房政在線，2017.4.

[2]不動產登記檔案管理模式探析[OL].中國不動產，2017.7.

【作者簡介】

莫新春（1985.11-），女，漢族，廣西桂林市人，本科學歷，廣西壯族自治區(qū)桂林市不動產登記和房產交易中心?館員，主要研究方向：不動產檔案管理。