研究事業單位檔案管理中的電子檔案管理

翟偉峰

摘要：隨著科技的不斷發展，電子技術已廣發應用于我國各個領域，尤其是檔案管理領域，更需要以電子技術應用為自身發展提供更多可能性[1]。我國事業單位的檔案管理工作，需要順應新時代要求，積極構建與發展電子檔案管理模式，采取措施解決現有管理問題，促進檔案管理工作進步與發展[2]。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;電子檔案

在事業單位中，為了可以使電子檔案管理工作的順利開展，從而制定更加完善的檔案管理模式，才能夠有效地提高電子檔案管理質量。在實踐管理過程，要求工作人員應該全方位掌握電子檔案管理方式內容及要求，通過不斷優化電子檔案管理機制，以確保事業單位電子檔案管理質量與管理效率得以提高[3]。

1事業單位實行電子檔案管理工作的優勢及意義

事業單位檔案管理工作本身就具有繁瑣性，復雜性等特點。要求從事檔案管理工作的相關人員，必須具有良好的管理技能以及職業素質，只有對日常檔案管理工作認真及負責，才可以提高事業單位檔案管理的工作效率。然而實際情況是，傳統的檔案管理方式主要以紙質文件為主。再將紙質文件轉化為計算機數據時，不僅加大了工作人員的工作量，同時也容易出現人工管理失誤問題。隨著科技的不斷發展，電子檔案管理的方式也在廣泛的推廣及應用。檔案管理工作不需要太多的人力就可以實現檔案整合與歸類等流程。同時，檔案資料以電子化形式就可以長期保存，不需要再放到專門的檔案管理室中進行保存。電子檔案主要是利用計算機技術，把事業單位里的主要檔案信息全部錄入到計算機系統里面，可以迅速處理檔案信息內容，之后再根據不同類型匯總出來。相比傳統管理來講，效果更好，同時也減少了人工管理失誤的問題。由此可看出，事業單位方面應該加大力度采取電子檔案管理方式。

2事業單位電子檔案管理的問題

2.1檔案管理工作被忽視

目前，部分事業單位對檔案管理工作的認識還處于初級階段。不能夠正確的認識檔案管理與電子管理，錯誤地認為檔案管理就是整理檔案工作，使資料使用工作更加復雜。由于事業單位對檔案管理工作的忽視，也會影響到管理工作人的積極性，不利于開展檔案工作創新。由于工作人員的工作態度消極，不能夠正確的認識與利用電子檔案管理信息，不僅影響了工作效率，同時也增加了事業單位檔案管理的工作難度。

2.2電子檔案管理程度較低

在新時期，隨著社會的不斷發展，電子技術也隨著不斷的發展，事業單位可應用電子技術的優勢，建設電子檔案管理工作模式，從而提高檔案管理水平.但是部分事業單位仍然存在電子檔案管理水平較低的問題，甚至有些單位還在使用傳統的檔案管理工作模式，不僅耗費人力、物力，也不能提高檔案管理的工作效率。即使有些事業單位引入了電子技術。但是電子檔案管理依然受到很多因素影響，例如工作人員的信息素質不強、電子技術利用較低、領導層領導不夠，依然無法發揮電子技術的優勢，導致事業單位電子檔案管理水平難以提升。

2.3信息安全缺少保障

科技給人們帶來便利的同時，也會給人們帶來一定的風險，事業單位應用電子技術來進行檔案管理時，必然也會面對一些信息安全問題，因此，事業單位需要重視電子檔案管理的信息安全問題。同時，檔案信息在通過移動硬盤等載體在進行轉移與儲存的過程中，都會面臨一定的泄露風險。還有一些網絡黑客的問題，也會使電子檔案信息管理面臨安全性問題。

2.4檔案管理人員素質不高

現階段，一些事業單位中的檔案管理人員，普遍存在專業素質不高的問題，大多數人員都缺少專業的檔案管理知識，甚至有一部分人員在工作之前都沒有接觸過檔案管理的培訓，不能夠有效進行管理檔案。另一方面，對電子檔案管理工作的重視度也不高，導致工作上不認真、仔細，失誤率上升，從而降低了檔案管理的工作效率，使電子檔案管理不能充分發揮自身管理優勢，嚴重阻礙了電子檔案管理工作的開展。

3事業單位檔案管理中電子檔案管理途徑的優化分析

3.1重視檔案管理工作

為了推動電子檔案管理的全面發展，事業單位就應該加強檔案管理工作的重視度。明確掌握檔案管理工作的意義，以確保各項檔案管理工作可以順利開展。事業單位需要對相關的管理人員，進行電子檔案管理的工作宣導，使其意識到電子檔案管理的優勢，引起全員的重視，有利于管理人員提出建設性的意見，從而完善電子檔案管理模式的構建。

3.2提升電子檔案管理水平。

電子檔案管理已經成為我國事業單位檔案管理的必然發展趨勢，因此我國事業單位需要利用電子技術優化當前的檔案管理模式，從而提升自身的電子管理水平[4]。針對單位當前檔案管理的實際情況，嚴格按照管理原則進行全方位優化處理，以確保各項管理工作有章可循。在日常檔案管理工作中，要引進先進的管理技術與設備，使電子檔案管理工作更加優化，有效地改善電子檔案管理的工作效率，提升事業單位電子檔案管理的質量，從而使事業單位檔案管理水平得到顯著的提升。

3.3加強對檔案管理人員的培訓，提高專業素質

可以采用多樣化的方法去加強檔案管理人員的工作能力，從而提高事業單位檔案管理人員的素質。在招聘新的檔案管理人員時，應該選擇經驗豐富以及專業知識都比較強的人，并且在電子檔案管理水平上也要符合實際的需要。對于單位里的檔案管理人員，單位可以請專業人士為員工進行培訓，確保每一位工作人員都具備獨立操作計算機系統的技能。同時，應該加強對檔案管理人員的考核力度，可根據檔案管理人員的資質能力表現以及日常工作表現情況進行合理的考核。必要時也可以采取一些激勵的方式，提高管理人員的主動性，進一步強化電子檔案的管理，可以更好地為事業單位開展各項工作時，提供有效的檔案服務。

3.4加強信息安全防護

檔案管理人員應該加強對硬件使用安全以及單位網絡使用安全的高度重視。硬件方面，要嚴格監控服務器的使用以及機房的環境，在維護檢查期間，一旦發現線路老化的問題，一定要及時處理，防止對服務器造成不利的影響。定期的對服務器進行檢查與維護，要把檔案資源得以優化。另外，對于檔案管理使用的計算機系統設備，要做安全性的檢查工作。讓專業的技術人員定期掃描計算機，可以盡早知道計算機是否感染病毒，有無安全漏洞，發現問題要及時的處理，進一步提高電子檔案系統的安全水平。

4結束

綜上所述，分析現階段的事業單位檔案管理問題，采取一些措施，例如：提升電子管理水平、重視檔案管理工作、加信息安全防護、增強管理人員素質等，完善電子檔案管理工作模式，從而促進檔案管理工作發展。

參考文獻

[1]陳玥彤.事業單位檔案管理中現代化方式的利用淺談[J].辦公室業務，2017（24）：119-120.

[2]楊林書.事業單位檔案管理的規范化途徑分析[J].辦公室業務，2018（11）：86.

[3]關紹鵬.大數據時代事業單位檔案信息化建設的現狀與發展途徑探討[J].赤子（上中旬），2016（23）：94-95.

[4]李易.如何在事業單位檔案管理中開展精細化管理[J].傳播力研究，2018，2（12）：188-18