淺析事業單位檔案管理中的電子檔案管理

摘要：在新時期時代背景下，事業單位中的檔案管理工作也開始朝著電子檔案管理的方向發展，目前電子檔案管理的工作效率在不斷的提升，推動了事業單位健康穩定的運行。電子檔案管理中，需要具有先進的技術措施，加強電子檔案管理機制的構建，以此來提升電子檔案管理的效率。文中對事業單位中電子檔案管理的優勢進行了分析，并對電子檔案管理的對策進行了探討。

關鍵詞：事業單位;電子檔案;檔案管理

引言：

檔案管理工作是事業單位日常管理中最為重要的管理內容，需要單位內部管理人員對管理工作進行重視，提升檔案管理中的效率。目前電子檔案已經取代了傳統紙質檔案，因此管理模式也朝著電子檔案管理的模式發展，提升了檔案管理的質量。電子檔案管理是提升檔案管理水平最為重要的途徑，這就需要工作人員對電子檔案管理的方式以及管理要求進行全面的了解，對管理機制進行優化，達到提升事業單位檔案管理效率與質量的目的。

一、事業單位電子檔案優勢

（一）提高檔案管理效率

事業單位檔案在管理的過程中具有復雜性以及繁瑣性等特點，這就需要檔案管理人員具備良好的職業素養，同時也需要具備較強的管理技能，使其能夠更好的開展檔案管理工作。目前事業單位在開展檔案管理工作時，還是采用的紙質檔案管理的模式，并未將電子檔案管理進行應用。這是因為紙質檔案在轉變成數據時會加大工作人員的工作效率，在轉變的過程中容易出現失誤，這也是部分事業單位未開展電子檔案管理的原因。但是電子檔案管理在應用的過程中，不需要太多的工作人員進行管理，通過計算機可以有效的將檔案進行分類整理。紙質檔案還需要放置在專門的檔案室進行管理，電子檔案管理可以將檔案轉變為電子化進行長久的保管。事業單位中開展電子檔案管理工作，可以有效的降低人工操作中的失誤率，使得檔案管理的質量以及效率可以得到提升，這就需要事業單位加強電子檔案管理力度。

（二）加強檔案利用效率

事業單位在開展電子檔案管理工作時，在將檔案在電子檔案系統進行錄入時需要按照嚴格的標準進行執行，保證檔案信息可以合理的進行的錄入[1]。由此可見，電子檔案管理工作的開展，降低了紙質檔案中因為格式不統一造成的信息質量差的問題，使其檔案管理的工作質量可以得到提升。電子檔案管理工作降低了傳統紙質檔案管理中繁瑣過程，有效的提高檔案管理的效率，電子檔案管理工作的開展可以提升檔案提檔以及歸檔的效率，更快的對檔案信息進行查閱。

二、事業單位電子檔案管理對策

（一）優化電子檔案管理機制

事業單位檔案管理工作的開展需要按照單位的管理原則進行操作，應嚴格按照統籌規劃以及合理部署的原則，對單位中現有的檔案管理工作進行優化完善，使其管理工作可以得到有效開展。首先事業單位檔案管理工作在開展中需要根據單位實際的情況對檔案管理制度進行完善，構建獨立的管理制度，使其電子檔案管理機制可以在事業單位中實現應用。事業單位檔案管理人員應對電子檔案的錄入、管理以及保存等問題制定統一的管理模式，以此來提升電子檔案管理工作水平。事業單位應對電子檔案管理機制構建進行重視，在單位內部設置專門的監管部門，提升檔案管理中的質量。在檔案管理工作中，對管理人員的操作進行監管，防止因為操作失誤影響檔案管理的質量。

（二）加強檔案管理工作宏觀管理

電子檔案管理在事業單位中的開展，在提升檔案管理效率的同時促進單位健康的發展。因此應加強電子檔案管理水平，首先需要對檔案管理工作中的宏觀管理水平進行加強。單位內部應對檔案管理工作中存在的問題進行重點關注，檔案管理人員應對檔案管理的重要性以及管理的意義進行明確，以此來保障事業單位中的檔案管理工作得到了有序的開展。我國政府已經開始重視各單位中信息化檔案管理工作的建設，出臺了相關政策中對單位信息化檔案管理進行指導，使其事業單位對電子檔案管理的重視，提升電子檔案管理的效率。最后還應根據政策中的宏觀指導要求，對單位電子檔案管理中存在的問題及時進行優化改善，事業單位需要制定相關的統籌規劃與宏觀管理，電子檔案管理中的問題得到解決。

（三）提高電子檔案系統安全水平

事業單位在開展電子檔案管理工作時，應嚴格按照安全管理的原則以及要求進行操作，針對電子檔案管理中存在的問題需要集中進行管理[2]。目前事業單位已經重視電子檔案管理系統的構建與完善，對現有的軟硬件措施進行針對性的改善，使其電子檔案管理的成效可以得到明顯提升。目前單位為了提升電子檔案管理水平，管理人員在信息化發展的趨勢下，已經將電子檔案管理中的問題進行細化，并制定了合理的解決方案，推動了電子檔案管理工作的正常開展。

在電子檔案管理工作中，管理人員還應對單位中的網絡安全進行重視，對單位中的服務器等設備設施進行定期維護，對檔案日志信息進行適當更新，保證單位中檔案資源可以實現優化。在對服務器進行維護時，若發現老化線路等問題時，應積極進行處理，降低管理工作中的風險。

（四）提高管理人員專業素質

電子檔案管理工作水平的提升，需要有高水平以及高素質的管理人員進行操作，管理人員的專業水平以及綜合素質對電子檔案管理的質量有著重要的影響。事業單位若想提升電子檔案管理的效率，需要對管理人員的管理技能進行培訓，對管理人員集中進行培訓與學習，使其管理人員具備對計算機進行獨立操作的技能。事業單位還應加強對管理人員的考核力度，將管理人員日常的工作狀態融入到的考核制度中。在工作中對員工進行激勵，提升員工工作的積極性，促進電子檔案管理工作可以有序的開展。

結語：

綜上所述，事業單位應加強電子檔案管理工作水平的提升，需要管理人員對檔案管理的工作要求進行明確，對檔案管理目標原則進行了解，推動電子檔案管理工作在事業單位中實現全面實施，促進事業單位長久穩定的發展。

參考文獻：

[1]張琬瓊.云會計環境下事業單位會計檔案電子化管理策略[J].黑龍江檔案，2021（04）：76-77.

[2]吳英.事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2021（09）：4-6.

作者簡介：李宇紅（1967年7月），性別：女，民族：漢，籍貫：黑龍江省齊齊哈爾市，職稱：副研究館員，學歷：本科，單位：齊齊哈爾市機關事務管理局，研究方向：機關固定資產檔案管理，單位所在省市郵編：161000