新時期檔案管理信息化建設的思考

摘 ?要：檔案管理工作對諸多單位的建設與發展起到關鍵作用。檔案管理部門應該正確認識檔案信息化建設的意義與價值，認真分析目前檔案信息 化建設與管理中存在的各類問題。在時代發展的大背景下，改變傳統的檔案管理理念，優化檔案管理的信息化水平。企業檔案信息化管理，是指利用計 算機為主的智能化手段計劃、組織、協調和指揮企業檔案管理。企業檔案信息化管理平臺，則是由計算機軟硬件、網絡及其他設備組成，以及多媒體、 信息通信網絡技術應用，實現企業檔案信息數字化傳遞、程序化處理，從而為企業檔案提供標準化、規范化管理系統。

關鍵詞：新時期;檔案管理;信息化;建設思考

引言

隨著社會的迅猛發展，信息化圖書館的施工和建設也開始變成了整個 社會得以發展的必然趨勢。在對信息化圖書館開展建設的環節中，不止可 以讓民眾對圖書館有一個更加清楚的了解，還能夠在某種程度上讓圖書館 本身的服務能力或者是工作效果獲得提升，真正讓圖書館資源達成充分的 應用，只有如此才可以促使社會更加穩定的發展下去。在企業檔案管理的 過程中，要結合國家有關部門對檔案行政管理的要求以及有關信息社會的 要求，有效管理、收集、保存檔案的內容與信息，并將檔案工作作為管理 的依據，將檔案管理學作為最新的理論指導，將檔案資源作為企業管理的 對象，增強企業檔案的數字化水平，推動企業發展實現網絡資源的共享， ?增強企業數字管理一體化的水平。

1 檔案管理信息化建設的意義

通過信息化技術對單位內部的檔案資料開展嚴格的管理與建設，就能 夠在某種程度上減少檔案管理原本的難度，把以往的紙質檔案順利轉變成 較為便捷的電子檔案，這不止能夠節省較多的空間，還能夠讓檔案的實際 折損率得以下滑，提高檔案的保存時間，防止檔案資料出現嚴重的不完善 情況，甚至丟失。與此同時，相關人員可以利用檔案系統的檢索功能快速 且精確地調取資料，提高檔案利用率與檔案服務水平，節省時間和精力。 ?現階段，大多數企事業單位都已經認識到檔案信息化建設與管理的重要 性，且在檔案信息化建設與管理方面傾注了大量的精力與資金，逐步改善 了檔案信息化建設水平與管理水平，為自身的經營發展創造了有利條件。

1.1 ?提高企業工作的便捷性

網絡時代企業的信息化建設能夠有效提高企業工作的便捷性，能夠 減輕醫護人員的工作壓力和工作強度。工作過程中，企業能夠利用各種專 業設備和系統進行數據的收集和分析，可以利用各種專業軟件配合應用開 展工作，企業可以建立官方網站和信息服務平臺，使病人通過手機和電腦 進行遠程預約掛號，企業內部的智能發藥機，還可以根據診斷醫生的操作 進行自動發藥，這些都有效提高了企業工作的效率，減輕了工作人員的壓 力，使企業的服務更加便捷。

1.2 ?提高企業的工作效率

在網絡化的大背景下，對企業計算機開展信息化建設的環節中，最為 明顯的優勢就是諸多類型技術和設備的充分應用，信息化的順利建設可以 在企業實施各項工作的時候，醫務人員借助諸多的信息化技術或者是新型 的設備完成本職工作，可以對病人的數據或者是信息進行整理和收集，以 此來降低失誤情況和錯誤情況的產生幾率，并且還能夠對企業內部的所有 信息做好歸納和處理，將其當做企業獲得發展的重要依據，進而增強企業 本身的醫療能力與服務能力。所以，企業借助信息化技術就可以提高各項 工作的實際效果，改變醫護人員之前老舊的工作方式與工作內容，能夠利 用更加可靠的信息與數據對病患的病情進行細致的診斷，真正避免醫患糾 紛的不斷發生，這對于醫護人員工作的開展會起到極大的便利。

2 新時期檔案管理信息化建設的路徑

2.1 ?加強對檔案信息化建設的重視

圖書館內部的相關工作人員需要增強自己的工作能力和自我管理能 力，轉換以往的工作思維，可以接受全新的檔案管理意識和檔案管理方式。 有關部門如果想針對檔案管理工作開展一定的信息化建設，就應該轉變較為 老舊的思想理念，同時明確信息化建設在整個檔案管理工作中具有的關鍵 性，讓他們了解信息化建設有著怎樣的效果，形成良好的檔案管理意識， ?推 動各個部門的檔案管理人員可以加強信息化建設工作的注重程度。

2.2 ?將檔案信息化與傳統方式聯合起來

在對檔案開展信息化建設的環節中，以往所應用的檔案保存方式擁有 著較多的優勢，所以不能全盤否定其本身的關鍵性， ?如消費人員在采購房產 的時候，往往會手握一份必備的房產證明，此種文件有著較高的價值和意 義，還需要進行長時間的保管，所以相關人員就應該采用紙質保存的辦法。

2.3 ?提高檔案管理者的專業水平

檔案管理人員是整個信息化建設工作的重要執行者和管理者，其本身 的專業能力與專業素養，確實會對檔案管理工作的信息化建設造成某種程 度的影響。所以，有關部門如果想提高信息化建設的實際速度，就應該對 相關人員的業務能力給予高度注重，利用培訓活動、專題講座以及研討會 等各種方式，讓檔案管理部門工作人員的專業能力甚至是專業素養獲得提 升，讓他們可以在檔案信息化建設的環節中體現出自己的作用。

2.4 ?制定現代化檔案管理機制

如今，圖書館應用的檔案管理制度早已有著漫長的歷史，其早已無法 滿足信息化時代下檔案管理工作的實際需求。所以，就要求工作人員對以 往的檔案管理制度做好合理的調整與修訂，同時確保這一制度當中涉及到 的相關規范與要求可以在某種程度上減少信息化檔案管理工作中存在的風 險，進而確保圖書館有著良好的管理效果。

2.5 ?提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員本身的專業能力和專業素質確實會對檔案管理工作的順 利進行產生某種影響。有關部門就一定要應用切實可行的策略增強工作人 員的整體能力和職業素養，這必定會對將來的檔案管理工作產生積極的影 響。若是想讓工作人員的綜合能力和個人素養獲得提升，首先就需要聘請 知識豐富、專業能力強的人員肩負起檔案管理的責任。

2.6 ?積極運用云計算技術

云計算屬于一種先進的技術，有著十分巨大的作用，若是能夠將其充 分運用在圖書館的檔案管理工作中，就能夠讓此項工作變得更加簡單、方 便、易處理。此外，云計算技術還有著良好的工作效果，確實在某種程度 上推動著圖書館順利的達成了數字化資源的建設，還構建了一個較為完善 的資源共享平臺。

2.7 ?建立完善安全的檔案管理網絡

有關部門如果想讓檔案管理工作的信息化建設有著較高的可靠性，同 時讓其體現出自己的作用，提高實際的管理效果和管理質量，就應該加大 原本的投資力度，采購各種先進的設備和軟件，真正為檔案信息化建設帶 來較多的物質資源。為此，有關部門就一定要建立專門的檔案管理網站， ?并將其劃分成面向內部的網站與面向群眾的網站這兩種，以此來優化檔案 管理工作本身的性能，利用網站為諸多用戶提供充足的服務資源，如此就 能夠達成信息資源的互融，推動檔案資源獲得合理的應用。

3 結束語

綜上所述，企業建立的信息化平臺是開展檔案管理工作的有效方式之 一，同時還是達成企業檔案信息化建設的重要基礎。若是想更好的開展信息 化管理， ?就可以增強資源的實際應用效果，還可以確保檔案資源有著較高的 完善性， ?切實體現出其原本的作用。所以，有關部門在實施檔案管理工作的 環節中， ?就應該明確信息化建設的關鍵性，從管理制度的制定、先進設備的 引進等諸多方面開始著手，完成信息化工作的建設， ?利用各種各樣的方式和 手段，強化檔案管理的綜合能力， ?讓此種工作具有的效果可以在檔案管理環

節中獲得完整的體現，以此來促使檔案管理工作獲得長久有效的發展。 參考文獻：

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[4]張義森， 閆孟菡.檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].辦公室業務，2020. ?作者介紹：周月，1987.1.4，女，山東濟南，漢，檔案管理，初級，本科。