信息化背景下高校檔案信息資源的開發利用

摘? 要：為了提升高校檔案信息資源的開發利用效率，該文對信息化背景下高校檔案信息資源的開發利用進行研究，文中分析了檔案資源開發利用的重要性和現狀，并提出了開發利用的措施，包括構建檔案數據庫、運用多樣化的技術開發檔案信息資源、建立檔案信息資源開發法律法規和標準、加強檔案管理人才的培養，希望可以為有關人員提供參考。

關鍵詞：信息化背景? ?高校檔案信息資源? ?開發利用? ?學籍數據庫

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）09（b）-0004-03

Development and Utilization of Archives Information Resources in Colleges and Universities under the Background of Informatization

XIE Zhenzhen

（Xi'an University of Finance and Economics， Xi'an， Shaanxi Province， 710100 China）

Abstract： In order to improve the efficiency of the development and utilization of archive information resources in colleges and universities， this article studies the development and utilization of archive information resources in colleges and universities under the background of informatization. It analyzes the importance and current situation of the development and utilization of archive resources， and proposes development and utilization measures， including the construction of archives database， the use of diversified technologies to develop archives information resources， the establishment of archives information resource development laws， regulations and standards， and strengthening the training of archives management talents， hoping to provide references for relevant personnel.

Key Words： Background of informatization; Archives information resources of colleges and universities; Development and utilization; Student status database

當前高校中的檔案資源數量不斷增加，更新速度提升，資源變得更加豐富，服務對象也得到了拓展，價值內涵體現出多元化的趨勢，這就對高校的檔案資源開發以及利用提出了更高的要求。傳統的檔案資源開發以及利用方式顯然已經無法滿足當前發展的要求，這就需要積極地轉變理念，通過運用先進的信息技術，轉變工作的方式，適應時代發展要求，提升檔案資源的開發與利用的效率及質量，為檔案資源的利用奠定基礎，更好地發揮出檔案資源的價值，為重要決策提供依據，促進高校的健康發展。

1? 新形勢下高校檔案信息資源開發利用的重要性

當前科教興國戰略得到了進一步的落實，國內高等教育事業在不斷的發展中，在高校發展中，教學質量的提升就是重點內容，除了要提升教學科研的水平，還要促進檔案開發利用，暢通檔案利用的各個途徑，做到檔案信息資源共享，讓檔案工作在學校的教學科研以及管理中充分發揮出價值[1]。高校檔案信息資源開發利用的作用包括：首先，可以給決策提供依據，為教學科研服務。學校的檔案信息資源帶有真實性、權威性以及綜合性的特征，是重要的本源性信息源，對于重大問題，可以結合檔案資源做出合理的決策;學校的教學科研檔案中包含很多的科研理論成果以及事實數據，能夠體現出高校的教育教學以及整體實力。其次，能夠給教師學生以及社會各界提供服務。收集檔案資料并進行管理，旨在對檔案資料進行合理的利用，以適應教師和學生的不同要求。例如：利用檔案館的優勢編寫院校的發展歷程，對學生開展教育，包括愛國主義、傳統優良傳統和素質教育。除此之外，還可結合具體情況，構建文件服務利用中心，將院校的相關內容公開給教師和學生，如發展規劃、規章制度、領導分工、部門設置、相關性文件以及財務報告等，提升高校的透明性，加強民主化建設，同時將高校的檔案館建設成提供多樣化服務的快捷平臺，為師生和社會各界提供服務。

2? 高校檔案信息資源的開發利用現狀

2.1 高校學籍檔案信息資源的重要性

學校的檔案可以記錄學生在大學期間的生活和學習情況，檔案資料內容具有可靠性、真實性的特點，可以為學生提供多樣化的服務，比如：學生畢業后參與公務員考試可通過檔案提供學歷證明，或是給用人單位提供相關的獎勵材料和成績證明。若是學生檔案資料丟失，學籍檔案就能夠當作佐證材料，幫助學生證明相關的信息。當前的用人單位對于學生學籍檔案較為重視，這就需要高校加強學籍檔案管理，給學生以后的工作提供多元的服務，全面發揮出檔案信息資源的作用[2]。信息化背景下，借助各種先進的信息技術，給高校檔案管理提供了便利，提升了管理的信息化以及數字化水平，未來工作也會朝著網絡化方向發展，將大數據和學校檔案信息資源共享進行整合，學生能夠在官網中查詢所需的信息，解決以往必須到學校調查的問題，給學生提供便利。

2.2 開發利用中存在的問題

首先，數字化管理不足。當前信息化技術在高校的檔案管理工作中得到了廣泛的運用，然而因為一些因素的限制，如資金、技術等，使得檔案信息化建設受到了阻礙，還停留在探索的階段，并未形成完整的管理模式實施推廣。在工作中仍然運用傳統的管理方式，由檔案管理中心收集相關的檔案信息，而檔案的形成一般是由院系以及輔導員完成，然而所有人對于檔案填寫和管理程度存在不一樣的看法，導致檔案行程中會存在較多的不確定性因素，甚至產生填寫不符的問題，需要學生重新填寫，限制了工作落實的效率以及效果[3]。部分學校運用了管理軟件以及檔案管理系統，然而在操作中有出入，給檔案管理信息化的建設帶去了消極的影響。信息化背景下，為了促進檔案管理信息化建設，就要有專業的管理人才。對此，需要提升對管理人員的要求，配置專業的管理人才，掌握充足的理論知識，同時有較強的網絡技術操作能力，還要了解學校檔案信息資源開發。然而實際情況是，這樣的人才較為缺乏，不能適應信息化建設工作的要求，而且學校間的檔案管理系統并未做到互通，存在一些問題，如兼容性不足。

其次，館藏中心服務模式較為落后。高校檔案工作主要為學校中的有關職能部門、學生、政府機關等事業單位服務，可見，工作的服務對象較為復雜，跨越多個行業以及部門，且畢業生年齡跨度較大，畢業生的知識水平存在差異，因此，對于檔案的需求也不同，要求提供多樣化的服務。然而實際情況是，當前在檔案管理工作中存在服務模式單一的問題，特別是一些館藏中心服務人員的大數據意識不足，并未意識到該技術應用的價值，并未落實館藏中心相關檔案的數字化建設，限制了中心服務的作用發揮[4]。

最后，檔案信息資源的社會價值并未得到有效的體現。當前已經進入到5G時代，給檔案信息資源開發利用提供了發展機遇，通過互聯網發展，讓管理工作可以更好地開發和利用其社會價值。然而還有一些并未認識到信息化背景下檔案管理信息資源運用的社會價值，仍運用傳統管理模式，在信息資源開發管理方面，主要以學生需求為中心進行落實，一般提供復印和證明服務。高校檔案資源十分豐富，基于利用大數據技術可以全面地對比提煉各種資源信息，挖掘出有價值的信息，能夠為政府部門制訂學生就業計劃提供便利，促進政府部門落實學生管理工作，但是現階段很多檔案信息資源的社會價值并沒有得到全面的體現。

3? 信息化背景下高校檔案信息資源的開發利用策略

3.1 構建檔案數據庫

高校應該構建檔案數據庫，先對學生檔案信息實施數字化加工，結合具體情況購置新的掃描設備，基于掃描將紙質檔案信息變成數字化資源，同時存檔到數據庫中。另外，需要將學生檔案的基本信息都錄入到數據庫中，確保學生學籍檔案信息的唯一性，在收錄時要確保學生各方面信息都是準確的，這樣才能更好地追蹤和記錄學生在大學期間的各方面信息。學生可登錄檔案管理信息平臺，核對自己的相關信息是否正確，如果發現問題可與管理人員溝通，通過獲取相應的證明資料，調整數據信息資源[5]。還要對學籍數據庫服務功能進行優化和健全，除了要提供檔案查詢以及打印的功能之外，還要開發出有關的數據轉換功能。

3.2 運用多樣化的技術開發檔案信息資源

當前在檔案信息資源開發管理和利用中，應該積極地運用各種手段，高效地收集和整理檔案信息資源。院系教師以及輔導員通過身份證方式，將信息都登記到學生檔案收集系統中，并且把整理好的學生檔案上傳到網絡中，進而對檔案進行數字化保存，檔案管理人員結合電子文檔下載狀況以及具體需求，判斷是否要打印紙質形式檔案以及存入到學生檔案中[6]。教務部門在收集檔案時應結合學生的院系和年級，分開存儲，每個季度或是年度篩查和整理學生的信息。特別是對于畢業生，畢業前應該運用大數據技術，綜合地分析學生在校期間的學習成績，進而得到相關的分析結論，比如知識短板、學習能力、優勢等，將這些信息上傳到就業指導中心，教師依據大數據分析的結果，給畢業生制訂新的職業計劃，圍繞學生的問題以及短板，提出合理的建議，充分發揮出檔案信息資源的利用價值。

3.3 建立檔案信息資源開發法律規范和標準

為了落實好檔案管理工作，就要制定明確的規范以及標準，清楚規定各個部門的權責情況，確保各部門在管理中能夠依據管理辦法和規范，提升工作落實的規范性，合理地配置檔案信息資源，收集網絡中分散的檔案信息資源，并做出整理，進而構建更豐富的檔案管理信息數據庫[7]。

3.4 注重管理人才的培養

檔案管理信息化建設工作的落實需要有人才提供保障，當前高校工作開展緩慢的一個重要因素就是檔案管理人才不足，對此，高校在工作中要依據檔案信息化建設的落實狀況，積極地引進高水平、高素質的檔案管理人才，為工作的開展提供人才保障。現階段高校畢業生都有較強的計算機操作能力，基于此，可通過開展大數據培訓工作，將該技術運用到檔案管理中，促進檔案管理的信息化建設及發展。另外，還要組織已有的檔案管理人員開展教育活動，將“走出去”和“引進來”進行有效的融合，不斷提升人員的綜合素質[8]。針對部分崗位中的年輕骨干管理人員，高校應該注重這些人員和合作互聯網企業間的崗位溝通，讓管理人員可以在互聯網中學習到先進的大數據技術，促進信息化建設工作的落實。

4? 結語

綜上所述，現階段各種信息技術得到了高速的發展，檔案管理工作作為高校管理工作中不可或缺的一部分，要想提升工作的水平，就要有地運用先進的信息技術，以適應信息化背景下對于管理工作提出的要求，加強對于檔案資源的開發和利用，充分發揮出檔案信息資源的利用價值。

參考文獻

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[2] 房燕紅，朱麗娜，王桔.新時代高校檔案信息資源的開發利用[J].文化產業，2021（7）：86-87.

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[7] 王敏.高校發展型學生工作模式構建研究[D].哈爾濱：東北林業大學，2020.

[8] 黃秀梅.信息化條件下高校檔案資源開發利用探析[J].韶關學院學報，2013，34（9）：205-208.

作者簡介：謝真珍（1970—），女，碩士，館員，研究方向為檔案管理。