企業財務共享模式下報銷流程優化策略

閆子含

摘 要：在信息技術的支撐下，越來越多的企業為了滿足發展的需求而建立財務共享服務中心，促進財務數據智能化、財務處理集中化。在國家稅務總局積極推廣電子發票的背景下，優化費用報銷流程、提高報銷效率成為企業發展面臨的重點與難點。本文在財務共享的基礎上結合電子發票，分析目前費用報銷流程中存在的問題，并提出相關建議。

關鍵詞：財務共享模式;電子發票;報銷流程

一、引言

在“互聯網+”的大環境下，為了推動“互聯網+稅務”發展，電子發票應運而生。為了適應社會與科技的飛速發展并滿足財務信息化的需要，國家稅務總局于2015年發布了《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》，并且開始全國推行。同年出臺的《會計檔案管理辦法》將會計檔案的范圍擴展至電子檔案，推動了電子發票系統發展并為會計信息化發展奠定了基礎。在這樣的背景下，許多企業為了提高財務管理的效率和規范化程度，將標準化、流程化的財務工作集中到一個統一管理的信息平臺中，并使費用報銷通過線上報銷系統進行。電子發票系統與財務共享服務中心兩者結合可有效管控報銷中可能出現的財務風險，提高報銷流程自動化程度，促進財務會計向管理會計轉型。

二、電子發票的積極影響及應用現狀

電子發票是將發票以電子文件的形式進行存儲、傳輸的發票。由于電子商務平臺的不斷發展以及網上購物的形式逐漸成為不可缺少的一種購物形式，同時相應的互聯網發展也起到了技術支撐的作用，在國家政策的助推下電子發票隨之產生。

1.積極影響

（1） 降低企業經營成本

電子發票的應用為企業節約了發票的印刷成本、存儲成本以及郵寄成本，提高企業經濟效益。并且將電子發票與企業原有的ERP系統相結合，推動企業全流程信息化作業并實現對發票進行集中統一處理，有助于發票查閱和提高處理效率。京東作為電子商務領域的頭部電商，開出了國內第一張增值稅電子發票，并持續推行電子發票，其應用范圍基本覆蓋了京東全品類商品。

（2） 加強稅收征管規范化程度

雖然我國電子商務領域信息化程度較高發展迅速，但稅務部門的信息化建設仍滯后于電子商務行業，無法滿足稅務部門的監管需求。稅務部門在電子發票的輔助下可進一步加強對互聯網交易行為的監管。企業開具電子發票后，通過稅控系統實時將相關信息連接匯集到稅務部門，實現在短時間內快速收集到相關市場數據，及時發現違規涉稅行為，有助于國家進行宏觀經濟決策，進一步提高國家管理效率，促進政府職能轉變。

（3） 加強對電子商務的稅收征管

電子商務迅速發展的同時也衍生出了對其進行稅收征管困難的問題。征稅的前提是識別納稅人信息并收集交易信息，運用電子發票可及時識別納稅主體以及收集相關交易信息，降低商家偷稅漏稅的可行性，完善了電子商務領域的稅收征管。

2.應用現狀

（1） 提高了重復報銷的風險

辨別紙質發票的真偽則主要依賴于專用的發票紙張，因此每一張紙質發票都是唯一的，發生重復報銷的可能性較低。電子發票主要通過電子簽章的有效性來辨別真偽，有統一的防偽技術。盡管電子發票是以電子信息的形式存儲且有防偽標識，但大多數企業的報銷流程仍然需要將電子發票打印出來再進行報銷，若將電子發票多次打印，打印出的紙質發票幾乎沒有任何差別，財務人員為了避免重復報銷就需要逐張核實，這無疑會增加財務人員的工作負擔，使本來簡單的報銷流程復雜化，同時使電子發票失去了降低成本的優勢。

（2） 缺少統一的電子發票平臺

我國電子發票的發展還不完善，暫未建立起統一的電子發票服務平臺，各企業所使用的相關電子發票平臺并沒有建立聯系，各平臺之間處于相互獨立的狀態。這導致各平臺之間的電子發票沒有統一的標準。非標準化將阻礙電子發票的流通，這種情況不僅出現在不同企業之間，甚至一個企業的不同省市的分公司之間也存在這種現象。各平臺無法智能識別非標準化的電子發票，用戶則需要在不同的平臺上重復錄入發票信息。目前，電子發票只應用于增值稅電子發票，其他發票仍然是紙質發票的形式，若沒有統一的電子發票服務平臺，則勢必會阻礙全面推廣應用電子發票。

（3） 電子發票成本轉移到消費者身上

盡管開具發票的企業向消費者開出了電子發票，但由于我國目前電子發票的相關應用體系還不夠完善，報銷流程暫時還未實現從半線上報銷模式轉換為完全線上報銷，消費者進行報銷時仍然需要將電子發票打印成紙質發票。開具發票一方節約的發票打印成本在無形中轉移給了消費者，同時電子發票的環保作用也沒有得到體現。這一弊端更大地體現在不熟悉電腦打印和有頻繁打印發票需求的消費者群體中。

三、財務共享模式下費用報銷流程存在的問題

許多企業出于提高財務管理效率的目的著手建立財務共享服務中心，并結合財務共享服務中心進行費用報銷，使得原本分散在各個分公司的資金支付權集中到財務共享服務中心，并將報銷的流程與標準統一化，從而大量減少不實或不符合規定的費用支出。但一些企業對財務共享模式并沒有建立正確的認識，以為新設一個系統就可以實現報銷流程簡易化以及快速化。這種錯誤的認知不僅沒有達到期望達到的目的，還會使原有的報銷流程更加復雜。

1.未從根本上改變報銷流程

財務共享模式下報銷文件往往通過掃描的方式轉換為圖形影像上傳到系統中，而圖形影像中并沒有發票的數據化信息，系統無法從中智能識別報銷所需要的相關關鍵信息。若系統的自動化程度較低，仍然需要將圖形影像中與報銷相關的數據通過人工的方式錄入系統，報銷人人工錄入的關鍵點并沒有減少，財務人員還需要進行賬務處理并審核發票。在沒有根本上改變報銷流程的情況下，沒有高自動化的報銷流程并不能起到簡化報銷流程的作用。

2.人力資源管理存在缺陷

財務共享模式下，將各分公司的事務性功能、財務工作都集中到財務共享服務中心，實現集中處理重復的工作，可將部分優秀的財務人員從重復且繁瑣的工作中解放出來，進而從事有利于提高企業家指出的管理會計工作，例如數據分析和預算管理，不僅有助于財務會計向管理會計轉型，還可產生規模效應，進而降低財務管理成本。但處于財務共享中心的財務人員的職能更偏向于做流水線工作，工作內容趨于重復且繁瑣，接觸到與管理決策相關的工作機會較少，晉升空間受到了較大限制，導致工作熱情減少、離職率高。

3.合規風險增加

財務共享模式將業務審核和審批分隔開，財務共享服務中心負責業務審核，企業負責業務審批。這樣的形式雖然可以一定程度上降低企業內部存在舞弊行為的可能性，但也產生了負面影響。一是財務人員往往不了解所審核業務的實質，僅僅能做到形式上的審核，使審核只是在走過場。二是財務人員長期在系統中進行審核，一旦遇到系統錯誤，過于依賴系統的審核人員則無法及時發現，導致工作披露。三是由于目前的財務共享服務中心大多將原始的實物單據和電子文件分割開來，財務人員無法察覺電子文件。雖然在形式上可以通過審核，但其內容與實際情況不一致，提高了報銷人員提供經修改后的原始文件的可能性，合規風險提高。

導致財務共享模式下報銷流程不能達到理想狀態的原因歸納起來主要是基于互聯網的計算和存儲功能沒有與財務共享完全建立聯系。發票等原始憑證上傳到系統中后沒有真正實現數據化，沒有將非標準化數據轉化為標準化數據，這一轉化過程仍然需要通過人工的方式完成。這一現狀也表明，從開具發票等原始憑證到錄入企業財務系統中，需要在互聯網技術的基礎上實現全面信息化，并且錄入的數據的標準化程度也極為重要。只有實現數據從產生到接收這一過程全部標準化，提高數據識別以及處理的智能化水平，才能顯著提高各項財務工作效率。

四、結合電子發票在財務共享模式下對報銷流程的優化策略

在財務共享模式下應用電子發票系統不是簡單地由電子發票代替紙質發票。為了實現優化報銷流程，提高報銷效率的目的，其關鍵點在于克服電子發票系統與財務共享模式現有的不足之處，并將兩者有效地結合起來。

1.完善電子發票系統

（1） 建立統一的電子發票服務平臺。2021年3月24日中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于進一步深化稅收征管改革的意見》中要求在2021年內建立起全國統一的電子發票管理服務平臺，并全天24小時為納稅人提供服務，全方位解決電子發票在實際工作中存在的應用問題，這也反映出我國在現階段建立統一的電子發票管理服務平臺的緊迫性。目前，電子發票平臺已在北京、陜西、寧波等地進行試點，2020年9月1日，在寧波稅務局開具出了第一張增值稅電子專票，試點納稅人可免費在稅務部門申領稅務UKEY。未來電子發票平臺將逐步在全國推廣，并根據實際需要做出相應的完善，滿足平臺使用者的實際需求。

（2） 企業根據需要建立內部電子發票系統，積極與第三方合作。大型企業業務量大且業務更復雜，例如京東、騰訊等，為了更好地理順業務邏輯，提高財務管理效率，有必要且有需求建立適合于企業自身的內部電子發票系統，并將內部電子發票系統與稅務機關的電子發票平臺相連接，提高電子發票的流轉效率。然而對于中小企業來說，建立內部電子發票平臺所需要的成本高于其帶來的收益，同時使用紙質發票和電子發票的方式更加可取。目前，我國已有不少優質的專門從事信息服務的企業，例如金蝶、用友等正著手研發電子發票平臺，方便中小企業的財務系統與其連接。中小企業出于成本效益的原則可積極與第三方電子發票服務平臺合作。

隨著我國經濟與互聯網技術的蓬勃發展，第三方支付在各種支付方式中所占比例逐漸提高，相關支付平臺迅速發展。第三方支付所特有的實時性、無紙化的特點與電子發票類似。支付的同時伴隨著獲取發票，企業若與第三方支付平臺合作，可一定程度上解決報銷繁瑣的問題。比如，企業員工通過第三方支付發生交易行為，同時第三方支付平臺生成電子發票存入員工的賬戶中，若企業財務系統與第三方支付平臺建立連接，員工不僅可以在手機上查詢電子發票，還可將電子發票與相關的交易信息直接上傳到企業的財務系統中，提高了電子發票的流通效率，保證了電子發票內容的真實性，降低了財務人員審核電子發票時的風險，實現了從消費、開具電子發票到報銷的閉環。

（3） 結合區塊鏈技術解決報銷繁的痛點。目前報銷電子發票仍然需要將其打印成紙質發票，為了避免報銷人篡改打印件的內容，財務人員需要將電子發票與打印件內容逐張核對，加大了財務人員的工作負擔。結合區塊鏈技術不可篡改的特點，可防止區塊鏈電子發票內容被篡改，實現將報銷流程從半線上模式轉換為從開票、流轉到報銷的全過程均在線上完成。同時財務人員可隨時在財務系統中檢查區塊鏈電子發票的實時狀態，例如，開具發票后，發票狀態為“已開具”，報銷后，發票狀態為“已報銷”，電子發票是否已經報銷一目了然，避免一票多報。區塊鏈電子發票不需要企業額外購買專用稅控設備，降低成本的同時也吸引了大量商戶使用。

目前電子發票報銷繁瑣的現狀使報銷人和財務人員更傾向于使用傳統的紙質發票報銷，而對使用電子發票報銷存在抵觸情緒。普通消費者對電子發票的認識不足，導致傳統電子發票難以發揮其優勢，反而使普通消費者放大了電子發票的劣勢。將電子發票與區塊鏈技術相結合，在稅務信息共享的前提下保證相關信息的真實性，區塊鏈上的電子發票信息實時更新，方便相關涉稅人員及時檢查電子發票信息，普通消費者可通過手機自行下載發票。

2.完善財務共享中心

（1） 接入電子發票標準化數據。標準化的電子發票數據信息代替傳統紙質發票經過掃描后形成的圖像文件，標準化電子發票數據中每個字段都有其特定的價值，系統可直接智能識別其含義。例如，報銷只需輸入電子發票的發票編號，系統根據發票編號查找發票信息，財務人員通過系統預先設置好的選項或根據需求，從中提取所需數據自動操作入賬、匯總、填制記賬憑證等重復性工作均由系統自動完成。這不僅降低了發票打印、掃描、人工入賬的成本，還使報銷流程更加自動化，提高了報銷效率。

（2） 根據信用評級匹配不同的報銷流程。財務共享中心需要將有限的人力資源合理分配至資金結算業務和審核業務。當資金結算業務量較大時，會導致用于審核的資源不足，降低報銷速度。基于此，企業可將信用評級與報銷流程結合起來，不同的信用評級匹配不同的報銷流程，實現業務量分流的目的。信用等級根據報銷申請人的歷史信用行為記錄、報銷金額、業務性質等要素劃分成為A、B、C等級。例如，對于信用等級A可免去部分審核環節，直接給予付款;而信用等級C則需要加大審核力度或者對其進行雙重審核。信用評級可在一定程度上簡化對高信用等級人員的報銷流程，提高報銷流程規范化程度。

（3） 優化績效考核體系，拓寬財務人員晉升渠道。財務共享中心需要針對財務人員制定一套完整的績效考核體系，制定科學的考核指標，完善財務人員的輪崗制度。一是在業績評價中充分發揮財務共享中心的優勢，從共享系統中獲取業績評價所需要的數據，不僅保證了數據的真實性和公正性，還能方便提取數據。二是明確每一位財務人員的職業發展規劃，提高財務人員的工作熱情與積極性，降低離職率，例如工作表現突出且達到特定標準的共享財務人員可晉升到管理會計崗位，或者作為業務財務外派到企業的業務前方。三是更好地運用考核結果切實地將考核結果與職工的工資薪金掛鉤。

五、結語

為了提高財務管理效率，降低成本支出，越來越多的大企業開始建立財務共享服務中心。目前國家大力推進電子發票的應用，電子發票逐漸取代紙質發票成為未來的發展趨勢。從企業的角度來說，應在完善目前財務共享服務中心功能以及結構的基礎上合理地將財務共享中心與電子發票系統相連接，進一步優化并規范報銷流程，提高財務工作效率的同時，降低了財務人員的工作壓力，促進財務工作重心由重復性工作轉移至管理會計工作。

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