基于情景規(guī)劃的圖書館戰(zhàn)略管理思考

張 雯

(太原師范學(xué)院，山西 晉中 030619)

“不確定性”是指難以判斷的未來狀態(tài)和發(fā)生概率，學(xué)術(shù)界嘗試使用VUCA(Volatility，Uncertainty，Complexity，Ambiguity；即波動(dòng)性、不確定性、復(fù)雜性、模糊性)及TUNA(Turbulent，Uncertain，Novel，Ambiguous；即動(dòng)蕩的、不確定的、新穎的、模糊的)等來揭示其所包含的多元隱喻。在圖書館行業(yè)由傳統(tǒng)圖書館向數(shù)字圖書館的轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中，不確定性將是行業(yè)發(fā)展所面臨的確定性環(huán)境。為應(yīng)對(duì)這種不確定性，圖書館行業(yè)需要在充滿波動(dòng)性、不確定性、復(fù)雜性和模糊性的環(huán)境中實(shí)施變革，基于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成果和經(jīng)驗(yàn)，探索與新發(fā)展階段相適應(yīng)的管理服務(wù)模式，從而推動(dòng)圖書館事業(yè)的整體發(fā)展。

1 情景規(guī)劃的特征及步驟

情景規(guī)劃(Scenario Planning)始于軍事規(guī)劃，通過預(yù)測(cè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手可能采取的措施來準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)戰(zhàn)略，后提煉發(fā)展為一種商業(yè)預(yù)測(cè)方法，通過將不確定的未來設(shè)計(jì)為若干典型情景，進(jìn)而分析可能出現(xiàn)的新變化，并據(jù)此制訂應(yīng)對(duì)措施。該方法通過戰(zhàn)略預(yù)見以更富創(chuàng)造力的方式思考未來，受到社會(huì)的廣泛關(guān)注與認(rèn)可，并成為探索組織戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型和變革的有力工具。

1.1 特征分析

相較傳統(tǒng)規(guī)劃方法，情景規(guī)劃具有以下特征：1)全面性和系統(tǒng)性。傳統(tǒng)規(guī)劃方法基于“過去——現(xiàn)在——未來”的連續(xù)性假設(shè)邏輯，而情景規(guī)劃則擺脫線性思維，遵從非線性的發(fā)散思維和系統(tǒng)思維，基于“未來——現(xiàn)在”的邏輯，利用交叉影響分析等方法考察環(huán)境的變化趨勢(shì)，預(yù)見多種可能的未來。2)靈活性和能動(dòng)性。傳統(tǒng)規(guī)劃方法追求對(duì)未來進(jìn)行單一預(yù)測(cè)和概率賦值，情景規(guī)劃則不去預(yù)測(cè)未來，而是針對(duì)多種可能發(fā)生的未來發(fā)揮主觀能動(dòng)性，在對(duì)未來的多種想象中不斷探索、動(dòng)態(tài)調(diào)整，提升組織對(duì)未來的感知力、適應(yīng)力和競(jìng)爭(zhēng)力。3)創(chuàng)造性和現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)性。傳統(tǒng)規(guī)劃方法呈現(xiàn)的是一種對(duì)未來的順從態(tài)度，而情景規(guī)劃則鼓勵(lì)通過創(chuàng)造性思考在當(dāng)前舉措與未來可能性結(jié)果間建立聯(lián)系，及早應(yīng)對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)，具有較強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值和現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

1.2 應(yīng)用步驟

情景規(guī)劃大致可分為以下階段：找出影響未來市場(chǎng)和經(jīng)營(yíng)狀況的因素——探討這些因素如何相互作用——想象各種看似合理的未來——依據(jù)未來修改當(dāng)前模型——利用新模型設(shè)計(jì)戰(zhàn)略——為應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的情況做好準(zhǔn)備。美國(guó)未來研究所(Institute for the Future，IFTF)為便于運(yùn)用情景規(guī)劃方法，開發(fā)了情景規(guī)劃工具包(見表1)，將其程式化為“準(zhǔn)備——遠(yuǎn)見——洞見——行動(dòng)”四大步驟，幫助組織培養(yǎng)預(yù)見未來的戰(zhàn)略思維，開展更有遠(yuǎn)見的戰(zhàn)略性創(chuàng)新工作。

表1 IFTF情景規(guī)劃工具包

2 基于情景規(guī)劃的圖書館戰(zhàn)略管理

情景規(guī)劃工具包是情景規(guī)劃方法的程式化應(yīng)用，圖書館可充分利用該工具包開展組織戰(zhàn)略思考，從而引導(dǎo)組織提升自身靈活性和敏捷性，對(duì)變化做出迅速反應(yīng)，進(jìn)而更好地適應(yīng)未來。

2.1 戰(zhàn)略準(zhǔn)備

2.1.1 面向未來的。面向未來意味著突破當(dāng)前的限制，去想象可能與今天截然不同的未來。面向未來蘊(yùn)含三層含義：一是了解思考未來所需的歷史背景。20世紀(jì)90年代以來，圖書館把握數(shù)字化轉(zhuǎn)型的機(jī)遇，搭建數(shù)字圖書館服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，拓展移動(dòng)服務(wù)陣地，較好地實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)圖書館向數(shù)字圖書館的轉(zhuǎn)型，而當(dāng)下，新一代信息技術(shù)又將深刻影響圖書館的數(shù)字化之路。二是對(duì)過去發(fā)生變革的時(shí)機(jī)和事件達(dá)成一致看法。回顧先前變化發(fā)生的背景和環(huán)境以及當(dāng)時(shí)組織的應(yīng)對(duì)策略，從而激發(fā)組織對(duì)未來變革的想象力。在學(xué)術(shù)研究活動(dòng)興起、高等教育高質(zhì)量發(fā)展、計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用等一系列重大變革中，圖書館順應(yīng)時(shí)勢(shì)、重新定位，經(jīng)歷由印刷到數(shù)字存取的方式轉(zhuǎn)變、由信息提供者向科研合伙人的角色轉(zhuǎn)變。三是找到潛在的變化因素并探索其對(duì)未來的影響。工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)開啟了第四次工業(yè)革命，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、5G、區(qū)塊鏈為代表的人工智能技術(shù)重塑了用戶的工作、學(xué)習(xí)和生活方式，圖書館需要重新思考其對(duì)用戶需求、服務(wù)內(nèi)容、組織形式的影響。

2.1.2 辨認(rèn)變革的驅(qū)動(dòng)因素。驅(qū)動(dòng)因素是指改變圖書館環(huán)境、決定圖書館行業(yè)變革方式的主要因素。為更好地設(shè)想圖書館的未來，圖書館人必須認(rèn)清變革的驅(qū)動(dòng)因素，這些驅(qū)動(dòng)因素可能來自人口，也可能來自技術(shù)創(chuàng)新。在社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、人口、科學(xué)研究與教育、技術(shù)等因素的綜合作用下，圖書館正經(jīng)歷種種變遷，圖書館人需要具備嚴(yán)格區(qū)分影響因素和驅(qū)動(dòng)因素的戰(zhàn)略分析能力，懂得利用文獻(xiàn)綜述、理論分析、因子分析等工具，提煉辨認(rèn)行業(yè)變革的驅(qū)動(dòng)因素。驅(qū)動(dòng)圖書館變革的因素主要包括：一是教育的變革發(fā)展。在數(shù)字技術(shù)影響下，教育將由信息化向智能化轉(zhuǎn)型，教育教學(xué)資源共享、線上線下教學(xué)模式融合發(fā)展等趨勢(shì)將不斷強(qiáng)化，這些都將導(dǎo)致學(xué)術(shù)記錄形式的變革，同時(shí)，越來越多用戶的信息和科研實(shí)踐發(fā)生在圖書館之外和校園之外，這就要求圖書館做好價(jià)值環(huán)節(jié)的分解，進(jìn)一步拓展、延伸其服務(wù)價(jià)值鏈。二是技術(shù)的變革發(fā)展。數(shù)字技術(shù)發(fā)展擴(kuò)大了信息市場(chǎng)規(guī)模，更多信息以數(shù)字化、碎片化的形式分散于網(wǎng)絡(luò)，圖書館需要配套捕獲、整理和保存相關(guān)過程記錄，同時(shí)，用戶需求進(jìn)一步呈現(xiàn)個(gè)性化態(tài)勢(shì)，也需要提供差異化服務(wù)。

2.1.3 發(fā)現(xiàn)和記錄微弱信號(hào)。弱信號(hào)是指在小范圍或局部發(fā)生但未來可能呈現(xiàn)急劇擴(kuò)張、產(chǎn)生重大影響的早期跡象符號(hào)，具有不確定性、模糊性、零碎性等特征，蘊(yùn)含著機(jī)遇亦面臨著挑戰(zhàn)。簡(jiǎn)而言之，弱信號(hào)是研究未來、揭示未來的有力依據(jù)，對(duì)圖書館而言，用戶評(píng)價(jià)反饋的服務(wù)局限、爆炸式增長(zhǎng)的用戶新需求等均是具有揭示意義的弱信號(hào)。圖書館需要充分識(shí)別行業(yè)內(nèi)不同類型的弱信號(hào)并作出合理反應(yīng)。具體來說，一是圖書館需要?jiǎng)?chuàng)新組織文化、制度程序和業(yè)務(wù)流程，以支持館員捕獲和分享弱信號(hào)；二是圖書館員需要理解弱信號(hào)發(fā)展演變的一般規(guī)律，了解弱信號(hào)逐漸增強(qiáng)的生長(zhǎng)過程、不同強(qiáng)度信號(hào)間的關(guān)聯(lián)性，為做好弱信號(hào)的分析與處理奠定基礎(chǔ)；三是圖書館員需要掌握并運(yùn)用識(shí)別和處理弱信號(hào)的一般性方法，包括非定向掃描法、訪談與問卷法、集體討論法、問題指引法等。

2.2 戰(zhàn)略遠(yuǎn)見

2.2.1 初步預(yù)測(cè)。前期的戰(zhàn)略準(zhǔn)備可以幫助組織整體把握未來局面。在初步預(yù)測(cè)中，圖書館需要從前期分析的一系列不確定性入手，依據(jù)不確定性要素繪制極端情況，預(yù)見既反映圖書館發(fā)展歷程又體現(xiàn)未來趨勢(shì)的多種可能。具體而言，圖書館需要支持和促進(jìn)館員、科研人員、用戶、決策者等多方主體的對(duì)話，不同參與方針對(duì)未來的預(yù)見能夠最大限度地揭示隱藏的假設(shè)、偏見和盲點(diǎn)，確保預(yù)測(cè)的科學(xué)性、準(zhǔn)確性與全面性。一方面，圖書館需要明確自身目標(biāo)和期望，精準(zhǔn)把握未來規(guī)劃的重難點(diǎn)，從教學(xué)支持、科學(xué)研究、學(xué)術(shù)交流、內(nèi)容出版等關(guān)鍵領(lǐng)域的不確定性要素入手繪制極端情況；另一方面，圖書館需要在多方協(xié)同的基礎(chǔ)上，制訂準(zhǔn)則、設(shè)定話題，闡述未來的多種可能性，激發(fā)參與方的好奇心并建立未來場(chǎng)景與現(xiàn)實(shí)要素間的聯(lián)系，從而促使相關(guān)方持續(xù)參與圖書館關(guān)于未來的對(duì)話與規(guī)劃。

2.2.2 展望未來。基于初步預(yù)測(cè)的成果，圖書館需進(jìn)一步組織相關(guān)參與方就預(yù)測(cè)草案進(jìn)行更深層次的提煉、研討和論證，結(jié)合IFTF為高等教育教學(xué)描繪的未來發(fā)展場(chǎng)景，明確影響圖書館未來發(fā)展的不確定因素以及未來發(fā)展出現(xiàn)的多種可能性，形成一套能夠較為全面的描繪圖書館未來的情景方案。在情景規(guī)劃方法中，存在四種場(chǎng)景原型，即增長(zhǎng)場(chǎng)景——將當(dāng)前蓬勃發(fā)展的圖書館數(shù)字化發(fā)展勢(shì)頭帶入未來的設(shè)想；約束場(chǎng)景——圖書館繼續(xù)存在，但作用被削弱；崩潰場(chǎng)景——圖書館快速崩潰，受到無法控制的變革力量的困擾；轉(zhuǎn)型場(chǎng)景——圖書館為自身建立新的成功范式。每種場(chǎng)景下，圖書館需要羅列社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、人口、科研、技術(shù)等變革驅(qū)動(dòng)因素可能產(chǎn)生的預(yù)期影響，依據(jù)所發(fā)現(xiàn)和記錄的微弱信號(hào)為場(chǎng)景提供相應(yīng)證據(jù)，證明與之相對(duì)應(yīng)的未來結(jié)果。

2.2.3 概括濃縮未來。概括濃縮未來是通過對(duì)初步預(yù)測(cè)和未來展望所獲取的大量分散信息進(jìn)行整理、濃縮和提煉，并按照一定的邏輯順序加以編排存儲(chǔ)，使之成為系統(tǒng)性成果的過程。這種濃縮和提煉主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是抓關(guān)鍵，即在把握大方向和趨勢(shì)的基礎(chǔ)上抓關(guān)鍵變革驅(qū)動(dòng)因素，對(duì)未來場(chǎng)景的預(yù)見主要取決于對(duì)支撐該場(chǎng)景關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)因素的捕捉和理解；二是重需求，在預(yù)見的每一個(gè)場(chǎng)景中，圖書館需要重點(diǎn)勾勒學(xué)術(shù)社區(qū)的需求及變化，為下一步圖書館探索如何應(yīng)對(duì)需求變化打下基礎(chǔ)，如在人才市場(chǎng)對(duì)學(xué)生的行業(yè)技能充分重視的場(chǎng)景下，學(xué)生個(gè)性化學(xué)習(xí)需求顯著增加；三是成本收益分析，作為機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)運(yùn)營(yíng)的前提，無論是增長(zhǎng)場(chǎng)景下的技術(shù)投入、約束場(chǎng)景下的資金重新分配還是崩潰場(chǎng)景下的成本增速過快問題，都將是圖書館所必須正視和慎重考慮的問題。

2.3 戰(zhàn)略洞見

2.3.1 想象雙重曲線。無論未來的圖書館屬于何種場(chǎng)景，在當(dāng)前場(chǎng)景向新場(chǎng)景的轉(zhuǎn)變過程中，一些我們熟悉的元素在消退甚至消失，一些未知的新事物出現(xiàn)甚至興盛，因此，這個(gè)轉(zhuǎn)變過程可能出現(xiàn)卓越的創(chuàng)新，亦可能出現(xiàn)崩潰和混亂，簡(jiǎn)而言之，從現(xiàn)有場(chǎng)景跨越到未來場(chǎng)景至少存在兩種可能性。因此，綜合考慮人口變化、人工智能技術(shù)興起、下一代數(shù)字學(xué)習(xí)環(huán)境的發(fā)展、用戶數(shù)量變化等影響圖書館事業(yè)發(fā)展的驅(qū)動(dòng)因素，圖書館需進(jìn)一步想象發(fā)展的雙重曲線，探索適應(yīng)不同可能性場(chǎng)景的應(yīng)對(duì)策略和解決方案。

2.3.2 分析交叉影響。情景規(guī)劃的根本目的在于幫助圖書館積極應(yīng)對(duì)未來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，四種場(chǎng)景原型能夠?yàn)閳D書館提供有意義的預(yù)見，有效引導(dǎo)圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃的方向。基于每一種場(chǎng)景，圖書館需要分別將關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)因素和影響區(qū)域作為行列標(biāo)題，創(chuàng)建交叉影響矩陣，常見的影響區(qū)域包括組織和業(yè)務(wù)單元、影響范圍等。同時(shí)，圖書館需要分析交叉點(diǎn)蘊(yùn)含的危機(jī)和機(jī)遇、優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，懂得如何提前計(jì)劃，在不同場(chǎng)景下發(fā)揮優(yōu)勢(shì)、規(guī)避劣勢(shì)，將危機(jī)的傷害化為最小甚至逆轉(zhuǎn)為機(jī)遇。

2.3.3 設(shè)定優(yōu)先事項(xiàng)。交叉影響分析能夠幫助圖書館準(zhǔn)確定位貫穿于多個(gè)場(chǎng)景的優(yōu)先發(fā)展事項(xiàng)，明確戰(zhàn)略重點(diǎn)。圍繞交叉影響分析過程中提出的“將危機(jī)的傷害化為最小甚至逆轉(zhuǎn)危機(jī)為機(jī)遇”的舉措，圖書館可組織開展更深層次的討論和提煉，根據(jù)未來場(chǎng)景設(shè)計(jì)戰(zhàn)略優(yōu)先事項(xiàng)。戰(zhàn)略優(yōu)先事項(xiàng)數(shù)量應(yīng)該以3—5個(gè)為宜，且能集中組織資源，解決關(guān)鍵弱點(diǎn)和提供關(guān)鍵指引。

2.4 戰(zhàn)略行動(dòng)

2.4.1 制訂路線圖。行動(dòng)路線圖是圖書館戰(zhàn)略實(shí)施和操作的指南，是一套按時(shí)間序列逐步推進(jìn)的短期、中期和長(zhǎng)期行動(dòng)方案，方便組織隨時(shí)間推移持續(xù)審視戰(zhàn)略實(shí)施情況。基于情景規(guī)劃的路線制訂，圖書館需要始終秉承“將未來帶回現(xiàn)在，理解從今天開始創(chuàng)造未來”的理念，在目前行動(dòng)和未來狀態(tài)之間形成關(guān)聯(lián)。為提高路線圖質(zhì)量，圖書館需要基于用戶旅程圖對(duì)用戶進(jìn)行深入研究，定期組織開放科學(xué)研討會(huì)，聽取不同聲音和反饋，構(gòu)建相關(guān)服務(wù)模型對(duì)實(shí)施結(jié)果進(jìn)行預(yù)測(cè)。

2.4.2 發(fā)展合作網(wǎng)絡(luò)。情景規(guī)劃能夠促進(jìn)多方廣泛參與組織的戰(zhàn)略規(guī)劃，使規(guī)劃過程更加透明，并為戰(zhàn)略推進(jìn)搭建良好的多方合作關(guān)系。在數(shù)字生態(tài)系統(tǒng)中，圖書館雖然仍是重要的學(xué)習(xí)場(chǎng)所和互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)的重要一員，但比其他任何時(shí)期都更需要尋找合作與共享的伙伴，為社會(huì)創(chuàng)造新的價(jià)值。在創(chuàng)建合作網(wǎng)絡(luò)過程中，圖書館應(yīng)依照前期戰(zhàn)略部署規(guī)劃的合作方向，明確與不同合作方的合作重點(diǎn)：與同行進(jìn)行數(shù)字化館藏共享；與學(xué)習(xí)設(shè)計(jì)師、用戶體驗(yàn)設(shè)計(jì)師等群體學(xué)習(xí)空間優(yōu)化和學(xué)習(xí)體驗(yàn)設(shè)計(jì)；與研究人員、科研機(jī)構(gòu)提高科研效率。隨著跨組織聯(lián)系與合作的增多，圖書館需要規(guī)范且科學(xué)的管理，通過詳細(xì)記錄合作內(nèi)容、繪制合作圖等方式充分掌握合作方的角色及價(jià)值，從而根據(jù)合作優(yōu)先事項(xiàng)配置資源，以達(dá)到資源協(xié)同的最優(yōu)化利用。

2.4.3 確定資產(chǎn)和缺口。資產(chǎn)是生產(chǎn)要素或能夠給組織產(chǎn)生競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、帶來潛在價(jià)值的元素，是戰(zhàn)略實(shí)施的基礎(chǔ)。首先，圖書館需要圍繞資產(chǎn)現(xiàn)狀開展戰(zhàn)略評(píng)估，明確其類型和內(nèi)容，評(píng)估其與戰(zhàn)略優(yōu)先事項(xiàng)的關(guān)聯(lián)度，衡量其對(duì)圖書館的戰(zhàn)略價(jià)值，精準(zhǔn)識(shí)別核心戰(zhàn)略資產(chǎn)。數(shù)字圖書館品牌、內(nèi)容渠道、知識(shí)管理能力都可視為圖書館的核心戰(zhàn)略資產(chǎn)。其次，圖書館應(yīng)根據(jù)評(píng)估結(jié)果及戰(zhàn)略目標(biāo)，明確資產(chǎn)與實(shí)施戰(zhàn)略優(yōu)先事項(xiàng)間的差距。再次，圖書館需要確定彌補(bǔ)差距的優(yōu)先級(jí)次，這不僅取決于其關(guān)聯(lián)戰(zhàn)略的優(yōu)先級(jí)次，還取決于當(dāng)前用戶的需求、差距情況等因素。最后，圖書館應(yīng)積極制訂相應(yīng)的彌補(bǔ)方案，采取自行采集、對(duì)外采購(gòu)、與外部合作伙伴交換或共享等方式獲取更多的資源和資產(chǎn)。

3 結(jié) 語

伴隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，圖書館在行業(yè)由傳統(tǒng)圖書館向數(shù)字圖書館的轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中會(huì)遇到各種不確定性，為應(yīng)對(duì)這些不確定性，需要圖書館有更大的靈活性，并不斷增強(qiáng)組織復(fù)蘇力。情景規(guī)劃作為廣泛認(rèn)可的戰(zhàn)略遠(yuǎn)見工具，能夠幫助圖書館提出超越不確定性的戰(zhàn)略思考。運(yùn)用情景規(guī)劃工具包，按照“準(zhǔn)備、遠(yuǎn)見、洞見、行動(dòng)”四大步驟，能夠幫助圖書館培養(yǎng)預(yù)見未來的戰(zhàn)略思維，更有效地在當(dāng)前的行動(dòng)和未來的場(chǎng)景之間建立聯(lián)系，通過制訂更完善的系統(tǒng)化實(shí)施戰(zhàn)略向社會(huì)展示圖書館行業(yè)強(qiáng)大的生命力與價(jià)值。