摘 要：RFID技術具有使用壽命長、安全性高等特性，將RFID技術應用到檔案管理，尤其是檔案分類、查詢、檢索等，極大地提升了實體檔案的管理效率，降低檔案管理運行及服務成本。本文首先從采集、管理、銷毀及監控等四個方面簡要論述了RFID技術在檔案管理中的應用，并分析了RFID技術的組成結構。又從檔案查詢借閱、檢索統計、安全保護四個方面闡述了RFID技術在檔案管理中的實際應用。分析了RFID技術在檔案管理中的應用短板，并提出了應用推廣的具體建議。

關鍵詞：RFID;檔案管理;應用

概述

RFID即Radio Frequency Identification，射頻識別，又稱電子標簽。RFID是通過無線射頻信號非接觸式自動識別對象，獲取相關數據。因RFID技術實時、準確、快速的特性，被廣泛應用于供應鏈管理、快遞投送、圖檔管理等領域。

數字化、信息化時代，檔案管理還存在編目流程繁瑣、效率低、盤點操作繁雜、文件共享時效性差等問題[1 ]。RFID技術具有使用壽命長、安全性高等特性，將RFID技術應用到檔案管理，尤其是檔案分類、查詢、檢索等，極大地提升了實體檔案的管理效率，降低檔案管理運行及服務成本。

1 檔案管理中的RFID系統功能

基于RFID技術的檔案管理應用系統涵蓋了信息采集系統、管理系統、銷毀系統和監控系統等四大主要應用領域，應用于庫房管理、檔案檢索、銷毀和安全保障等[2 ]。

1.1 系統采集功能

RFID技術應用于檔案管理系統的基礎部分為信息采集系統，該系統對硬件中的關鍵信息進行采集，并將其連接于計算機接口，對視頻信號中的信息進行集中采集，并對采集到的信息自動分析。信息分析后形成的信號按照指定格式通過天線射頻信號發送至監控系統。信息采集系統主要應用于檔案庫房門禁、密集柜開關信號、標簽讀取信號等。

1.2 系統管理功能

系統管理功能主要為檔案管理者提供館藏檔案信息維護平臺，并將監控到的相關檔案管理信息進行實時的管理和維護。該系統功能包括盤點館藏檔案資源、管理基本檔案信息、檔案出入庫管理，以及日志讀寫等。

1.3 系統銷毀功能

銷毀功能主要包括失效或到期檔案自動提醒、檔案銷毀統計、檔案保管日期設定等。檔案管理人員根據系統中的失效、過期等檔案信息提醒，及時對其作出鑒定或銷毀處理。

1.4 系統監控功能

監控系統則將采集到的信息進行組織處理、轉化給檔案管理者，檔案管理人員利用計算機、可視系統等實時界面顯示，確保檔案出入庫始終處于可監視狀態，確保檔案安全[3 ]。監控系統包括檔案室進出人員監控、攝像頭監控、門開關監控，等等。

2 檔案管理中的RFID技術組成

RFID系統由標簽、閱讀器和天線三部分組成，每一部分的硬件設置中含有檔案管理的相應功能。

2.1 標簽（Tag）

RFID技術應用于檔案管理，其中標簽項主要涵蓋檔案管理的關鍵或重要信息，諸如檔案名稱、檔案編號、檔案入庫時間、檔案保管期限、檔案密級、檔案備注，以及內容摘要，等等。標簽中的這些關鍵信息主要用來定位檔案位置、檔案存放區間、數量以及存放位置編號，等等。標簽主要封裝于檔案盒、密集柜或其他位置。

2.2 閱讀器（Reader）

閱讀器通常安裝在檔案室墻壁或天花板，配置以110-240V電源適配器，利用局域網實現標簽中的信息傳輸，將閱讀器與計算機接口（網口或串口）互連，讀取RFID標簽信息，并通過局域網傳輸至主機服務器。

2.3 天線（Antenna）

RFID技術中的天線需要根據檔案室的空間大小，量身定制，從而取得最佳信號收發效果。

3 檔案管理中的RFID技術具體應用

3.1 檔案查詢借閱

通過RFID技術，建立智能化電子標簽計安全查借閱系統，能夠增強檔案館人性化、個性化服務[4 ]。將RFID電子標簽粘貼于檔案（盒），利用標簽轉換裝置將檔案信息寫入標簽，電子標簽中的ID編號具有唯一性，可作為檔案查詢識別的憑證，將記錄的電子標簽中的檔案信息與檔案數據庫信息（如檔案標題、卷內目錄、保存期限、全宗號等）對應，可通過閱讀器實現精準閱讀。檔案查詢者出示檔案查詢審批表、身份證或借閱卡等，閱讀器掃描RFID標簽，系統會自動記錄查詢時間、查詢人及查詢檔案等，極大地簡化了檔案查借閱手續。

3.2 檔案檢索統計

RFID標簽詳細記錄庫藏中檔案存放的具體地點和數量，能夠及時開展檔案檢索統計。一方面是檔案盤點。RFID技術可通過對擺放掃描，分揀出檔案的類別、精準定位，增強盤點效率;另一方面清查亂架或不在架檔案。RFID標簽中記錄檔案信息，通過讀寫，及時查找到錯架檔案位置，及時糾正。此外，RFID技術能夠幫助利用系統識別功能，自動將庫房中盤點的檔案資料生成統計，幫助檔案人員快速分析檔案查詢、借閱等情況。

3.3 檔案安全保護

檔案安全包括實體檔案安全和檔案信息安全兩大方面。利用RFID技術能夠及時監控庫房環境，跟蹤每份檔案動態信息，智能跟蹤出庫檔案情況，并將報警系統、警示提醒與電子標簽結合起來，未經批準帶出庫房會觸發報警系統;檔案歸還或調出環節增設驗證碼、安全密鑰，有效防止檔案信息被篡改或竊取。

4 檔案管理中的RFID技術主要短板

一套完整的RFID檔案管理應用系統具有實時追蹤、快速盤點、全方位管理等特點，在檔案室實體檔案管理中應用，極大地提升了管理效率，優化了服務流程。與條形碼技術相比雖然具有諸多優勢，但也存在不足。

4.1 物理特性限制

即便RFID技術具有快速的識讀功能，但也需要花費一定時間;標簽尺寸大小有限;閱讀器射頻傳輸受大氣、水、物體等影響;射頻讀寫器產生的電磁輻射也會影響到公共通信信號的穩定。

4.2 識別環境制約

讀寫器射頻信號傳輸易受到障礙物阻隔而影響標簽中的信息讀取效率;標簽重疊較多，從而容易出現漏讀的情況;金屬或濕度等因素也會影響讀寫器的識別效果。

4.3 侵害隱私安全

RFID技術應用于檔案管理系統，容易泄露檔案信息、檔案利用者的相關信息，利用非法閱讀器與標簽對話，便可篡改或復制標簽內容，更有甚者還會破壞檔案管理系統功能。

5 檔案管理中的RFID技術發展趨勢

5.1 統一技術標準

RFID技術擁有廣闊的應用前景，美國EPC、日本UID及IOS/IEC18000等積極制定本國的RFID技術應用標準[5 ]。雖然我國也制定了相應的NPC標準，但標準之間的應用、編碼及頻率沒有相統一，實際應用不連通，使用成本高，且效率低。因此，應加快國際間合作，統一RFID技術應用標準。國家檔案館應從頂層做好設計，運用RFID技術，統一檔案著錄規則及分類標準，從而打通檔案數據信息流通不暢的問題。

5.2 維護系統安全

從RFID技術應用原理來看，使用同一頻率的射頻讀寫器，便可輕易地獲得電子標簽中的存儲信息，這也無形中增加了檔案信息泄露的安全風險。此外射頻信號存在易被干擾，識別率低、非法跟蹤竊取等問題。因此，在后期的研發和使用過程中應加強檔案數據庫安全保密技術開發研究，擬定信息安全保密規則手冊，規范檔案查詢利用行為，保障信息安全。

5.3 降低運營成本

與條形碼技術應用成本相比，RFID技術的使用成本較高，電子標簽、射頻讀寫器，以及計算機等軟硬件設備的建設和后期的運營維護成本都較高，這也成為該項技術在基層檔案館推廣應用的一大制約。初始投入較大，但后期的運行效果良好，且隨著市場化的深入推動，電子標簽、射頻讀寫器以及計算機等軟硬件成本總體呈現下降態勢。隨著館藏檔案資料的逐漸增加，以及經費保障的充裕，RFID技術可先從重要、核心檔案利用起，逐漸推廣至全部館藏檔案資料，提升檔案管理的整體信息化水平。

參考文獻：

[1]杜婷，孟少勇.基于RFID的科技檔案管理系統設計[J].信息化研究，2020（3）：69—73.

[2]許東明.基于RFID的智能檔案管理系統方案[J].電子技術與軟件工程，2021（14）：112—114.

[3]李永強.基于RFID技術的檔案實體安全管理研究[J].通訊世界，2020（3）：220—221.

[4]馬俊蓉.基于RFID技術檔案管理系統應用模型研究[J].內蒙古科技與經濟，2019（22）：46—47.

[5]樊振東.RFID技術在檔案管理信息系統中的應用研究[J].蘭臺內外，2019（21）：15—16.

作者簡介：吳秀霞，大學學歷，廣東省有色金屬地質局九三五隊館員，主要從事檔案管理研究。