紙質檔案與電子檔案在管理上并存的思考

摘 要：近年來，電子檔案對傳統紙質檔案產生了深刻影響，但由于電子檔案自身的一些缺陷，不能完全取代紙質檔案。因此，在當前檔案管理中對二者的客觀要求是相互補充和完善。對電子檔案和紙質檔案進行比較可以發現，在很長一段時間里，電子檔案和紙質檔案的相互依賴將不可避免。

關鍵詞：電子檔案;紙質檔案;優劣比較;依賴

很久以來，傳統的紙質檔案作為信息載體來存儲和記錄信息內容，一直被人們認可和接受。如今，隨著電子信息技術的快速發展，電子檔案大量產生，其可記錄存儲大量信息、準確高效查詢、節省大量空間、傳輸速度快、異地存儲利用等優點，勝過紙質檔案[1 ]。而紙質檔案的價值在于可靠性、獨有性、真實性、耐用性和證據性，而且可以長期保存，在檔案工作中仍起著重要作用。紙質檔案和電子檔案各有優勢。在這種情況下，應對兩種檔案的特點和表現形式都進行有針對性的管理，把紙質檔案和電子檔案有機地結合在一起，同步進行有效管理，更好地發揮各自的特點和優勢。

1 電子檔案和紙質檔案的比較優點

1.1 信息量大，密度高，儲存方式多樣

電子檔案是指在電腦上識別并隨時下載，可以通過特定的電子媒體存儲和讀取文字信息的資料信息。電子檔案信息量大，占用空間小，用電子媒體作為載體來存儲多種形式高密度、大容量信息，在存儲過程中，把信息存儲為文字、圖片和音視頻等多種形式。電子檔案信息的儲存密度高，在存儲信息時，僅用一個光盤或硬盤就可以錄入存儲大量數字信息和圖像信息，可通過電腦自由搜索、傳送信息，復制儲存更多的檔案相關信息。電子檔案節省儲存空間，相關管理系統具有強大的數據存儲功能。這個優勢是傳統的紙質檔案所不具備的。

1.2 電子檔案可重復使用信息

電子檔案的再使用率非常高，使用時不受時間和空間的限制，實現信息共享。紙質檔案在查閱和利用時會受到很多規章制度的限制，而對紙質檔案的頻繁調閱、利用，對檔案本身造成嚴重破壞。而且對時間、空間限制很大，只有在特定的時間和特定的區域才能查閱檔案。電子檔案可以在不同區域，在同一時段，查閱相同檔案;還可多人一起查閱同一份檔案文件。電子檔案可以復制存儲多份，即使損壞一份，還有存儲備份的相同電子檔案供查閱，不會出現斷檔?？梢员ＷC檔案信息和數據庫的完整安全，在利用率和共享率上，電子檔案都優于紙質檔案[2 ]。

1.3 電子檔案利用條件便捷，保密性高

電子檔案在查閱時比較方便，可以通過網絡關鍵詞、編碼、日期、序號等對電子檔案進行查詢。電子檔案查詢利用可在計算機系統上設置權限，提高了電子檔案信息的可靠性和保密性。同時在計算機上安裝殺毒防毒軟件，可以防止網絡系統中的病毒。如果要使用磁盤和光盤存儲或轉換文件，應先進行病毒檢測后再使用。

2 紙質檔案和電子檔案的比較優點

2.1 保存查用方式更簡便

紙質檔案有便于閱讀，方便保存的特性。而且，紙質檔案在合適的溫濕度下，只要對存放檔案注意防止霉變、防蛀蟲、防火、防水、防塵、防光、防熱及有害氣體等，及時修復破損的文件，檔案就能保存相當長的時間，使檔案部門能更方便、更有效地保管保護。而且保存成本比較低，對于紙質檔案的維護成本也比較固定，比電子檔案維護成本低很多。紙質文件可以不通過任何介質就可以直接讀取信息，有直觀且方便的特點。

電子檔案對運行環境要求較高，維護成本也比較高，在存儲方面的優點是利用U盤、硬盤等將轉換正確的電子檔案予以存儲。檔案可以在檢索、查看等方面比較靈活方便。但電子檔案比較復雜，對永久保存的條件較高，安全保護措施也有較大難度。這就要求電子檔案管理人員有更高的業務能力，更強的知識儲備，更高的技術水平，來滿足對電子檔案的管理和提供利用[3 ]。

2.2 檔案的真實可靠性更強

紙質檔案作為原始記錄是真實可靠的，是沒有任何修改的最初信息。紙質檔案是清晰可見的載體，因此有很高的可信度，不太可能被篡改。紙質檔案的穩定性和安全性都高于電子檔案，不會被病毒侵襲。紙質檔案形成后，不太可能用自己的觀點和想法去篡改檔案。這就是紙質檔案被重視的原因之一。而電子檔案在這一點上有容易被復制、修改、刪除等危險，在保存過程中要用新的格式轉換或者對文件進行備份和復制，就很難確認是電子檔案原件[4 ]。

2.3 檔案歸檔方式不同

紙質檔案在歸檔保管過程中，主要對已經處理好的紙質材料，按照資料之間的先后順序和關聯程度來統一整理，對其中有價值的材料進行分類、整理、編號、填寫目錄等，然后進行存檔。而電子檔案管理可以不進行有關的分類整理工作，直接把相關信息交由檔案管理部門，對這些資料進行分類整理，提供了快捷的管理方式和手段，還可以節約很多時間，提高了工作效率，減輕了勞動強度。

檔案人員可以用電腦對檔案信息從各個角度進行分類，設置文件名、關鍵字、日期等，方便用戶的檢索。檔案信息的移交方式也不同。傳統紙質檔案是把整理好的檔案按同一類別時間順序移交，而電子檔案信息不僅可以通過儲存載體進行當面移交，也可以通過網絡技術進行在線傳輸歸檔，或者通過載體復制之后進行移交等多種多樣的方式。紙質檔案移交之后，需要人工進行操作，要根據檔案序列號進行分類、整理，最后用紙質目錄記錄下來最終的結果。而電子檔案歸檔之后，除了要對所用的設備進行歸檔，最主要是對電子檔案進行格式的轉換，如果格式轉換不匹配，導致信息無法顯示，數據無法讀取，檔案數據就無效、無利用價值。

2.4 檔案的憑證性更強

紙質檔案記錄的載體和信息為一體，屬于原始記錄信息。只有記錄的原始文字信息才能很好保存，而且具有憑證參考價值，是第一手資料，不易被修改。紙質檔案具有準確性、穩定性和真實性的特點。電子檔案的信息與載體可以分離，就會有被盜竊、修改或銷毀的可能。而且，電腦病毒的存在是電子檔案所要面臨的極大威脅，如果侵入病毒，將無法有效地保障電子文件的完整性、可靠性和真實性。

2.5 受環境影響有所不同

紙質檔案只要把水分解和氧化條件排除，就能達到預期的保存使用效果。而電子檔案受電子磁場影響，使電子文件載體的材料壽命縮短。溫度，濕度使字跡發生擴散、洇化，對紙質檔案影響很大。光盤材料很容易在高溫下發生變形，數據讀寫也受到影響。如果濕度太大，會導致數據損壞丟失，失去它的使用價值。如果濕度太低，磁性載體會發生斷裂，電子文件的查閱、讀、寫等都會受到影響，可見溫度和濕度對紙質檔案和電子檔案影響都很大。

3 電子檔案與紙質檔案管理并存的必然性

電子檔案和紙質檔案將長期共存。電子檔案與紙質檔案并存管理是優劣互補長期共存的必然要求[5 ]。有一些需要長期、永久保存的紙質檔案，可以在網絡檔案信息系統上錄入、復制完成后保存?，F已保存的這些紙質檔案將主要用來保存獨有性和原始證據。也可以復制一些常用的紙質文件，防止因為頻繁借閱利用受到破損。將紙質檔案和電子檔案進行雙重備份后，分別進行管理。這樣，電子檔案的內容就不容易被更改和刪除，從而保證檔案的準確性和真實性，更好地具備法律效力。加強電子檔案信息管理系統建設，加強其查詢利用及信息資源共享功能開發，可以更好地發揮電子檔案在存儲、檢索、傳輸等方面所具有的快捷準確的優點，有效地滿足和方便人們對電子檔案信息資源的共享[6 ]。

電子檔案和紙質檔案將在很長一段時間內無法相互取代。各自都有自己的優勢和應用范圍?？尚械姆椒ㄊ菍⒓堎|檔案電子化，以紙質檔案為基礎建立電子檔案的雙向管理模式，從而維持紙質檔案管理的基本原則，不妨礙電子檔案的保存方法的標準化。我們必須掌握電子檔案和紙質檔案等載體文件的共同點和差異，才能對電子文件的保護和管理提出正確的要求[7 ]，在遵守文件管理基本原則的同時，建立自己的保管方法、技術和標準。只有這樣，才能更好地強化對電子文件和電子檔案的管理，同時不忽視對紙質檔案的管理。在電子文件檔案大量涌現時，我們不僅要重視電子文件的管理，還應加強對紙質檔案的管理，充分開發各種載體檔案信息資源，更好地為經濟社會發展服務。

參考文獻：

[1]李清華.紙質檔案與電子檔案管理初探[J].赤峰學院學報，2009（11）：25.

[2]李桂珠.勘測設計中的電子檔案管理[J].蘭臺世界，2003（08）.

[3]張珊珊.紙質檔案與電子檔案在保護技術上的差異性分析[J].檔案天地，2020（3）.

[4]李軼慧.電子檔案管理面臨的困境及對策[J].辦公室業務，2012（19）.

[5]王拴勛.電子檔案與紙質檔案的比較研究[J].安康師專學報，2006（4）：2.

[6]曹丙貴.試論紙質檔案與電子檔案的融合[J].蘭臺內外，2020（29）.

[7]李春慧.紙質檔案與電子檔案雙套制管理探析[J].檔案管理，2019（03）：238.

作者簡介：包翠玲，新疆維吾爾自治區地震局館員，主要研究方向：數字檔案管理與研究。