李冰惠

摘 要：隨著現代信息技術的不斷發展，檔案信息化和檔案管理數字化的建設也逐漸變成了可能。本文首先對檔案相關概念、信息管理重要性做了必要的說明，其次針對目前檔案建設過程中存在的問題進行了分析，最后提出了相關的策略意見。

關鍵詞：淺談;檔案管理;信息化;建設

隨著知識經濟時代的到來，人們越來越感受到信息作為資源、生產力要素和社會財富所帶來的利益，“全球信息高速公路”Internet以不可阻擋之勢涌來，人們都能通過網絡隨意查詢發布于世界各地的數據、圖表、文獻等各種信息。目前我國使用計算機、網線上網用戶就已全面鋪開，隨著電腦的普及、網費的下調、有線電視網和一種嵌入微軟Windows CE操作系統的機頂盒的普遍推廣，人們通過VCD、電視也能夠輕松上網。有這么大的讀者群，我們檔案部門一定要抓住機遇，在信息市場中占有一份天地。

我們的日常工作急需一批懂檔案管理、有實際工作經驗又熟悉網絡資源加工檢索的工作人員。如果有完備的檢索體系，再成立網上服務公司幫助讀者面對分散、無序的成百上千倍增長的信息，快捷、經濟地查詢到所需的信息，給讀者以引導，那將給檔案部門與時代更快接軌提供大大的助力。

1 檔案網絡化管理的特點

1.1 管理對象數字化

網絡化管理不會改變檔案的性質和內容。檔案在網絡化管理中的變化主要會發生在其形式載體上和人們對其實體和信息內容的管理與使用方式上。檔案的載體從目前看首先會進一步多樣化，然后會進一步趨向非直觀化，也就是說以“機讀檔案”為典型代表的適宜于計算機等現代化信息技術處理、管理的載體形式將日趨取得地位。傳統的檔案管理對象是以紙質載體形式的檔案為主，這使得檔案的載體與內容信息密不可分;而現在工程檔案管理的對象正隨著辦公自動化及信息技術的發展逐漸演變為“機讀檔案”——存儲于計算機中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息。這就意味著，檔案的實體管理與內容信息的管理在使用上將趨向分離。檔案的內容信息將主要通過電子計算機等技術媒介發揮其對公司業務活動的日常作用，而檔案的實體將會從日常的使用中徹底脫身。分離后的檔案內容信息將日趨實用化，而檔案實體將被作為最原始的也是最終的憑證精心保存。當然這會引起到底什么是檔案、數字化的檔案信息具不具有理論上和法律上的效力的爭論。而如果數字化的檔案信息徹底解決了其可靠性、可信性問題，傳統的、直觀性的紙質檔案恐怕真的會被徹底淘汰。

1.2 信息服務網絡化

網絡化管理改變了傳統管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態，將工程檔案信息管理與文書、資料、圖書、報刊等信息的管理融為一體。這種融為一體不僅僅指它們都分別采用了自動化管理，在技術手段上沒有什么區別，更是指檔案、文書、圖書資料等信息通過網絡融為一體，連成一片，形成一個包括各種信息資源在內的“公司信息資源系統”，實現所謂“信息資源共享”。以往檔案的利用者必須來到檔案室才能利用，而現在通過網絡他們可以在自己的辦公室甚至設計現場的終端前對檔案數據庫進行實時瀏覽、訪問。我們以利用者為中心設立多途徑的檢索系統，并且將掃描的文件及電子文件直接與系統掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件。不必再到檔案室閱覽或提曬底圖。節省了利用者的時間，提高了利用效率。

1.3 檔案收集網絡化

收集工作的業務內容并不復雜，專業性也不很強，但它有著決定收藏室水平，決定檔案室身份的重要意義。過去這項工作主要針對項目負責人，及時了解設計進度，做到隨時收集入庫;而現在，隨著信息技術和網絡技術的日臻完善，網上電子文件的傳輸已被廣泛采用，這為檔案部門的收集開辟了一條新途徑，可充分利用網絡優勢進行電子檔案收集。

1.4 檔案發布、查詢網絡化

我們檔案館保存著大量的檔案信息資源，如果我們將這些信息公布于網上，憑著其是歷史記錄的原始性、真實性、權威性的特點，會吸引大量的讀者，這是檔案管理部門擴大影響，開發利用檔案信息的有效途徑。

2 實行網絡化管理應注意的問題

2.1 實行網絡化管理應重點抓好數據庫建設

數據庫最基本的信息單元是每條檔案信息的著錄項目，也是進行檢索的一條途徑。所以在進行檔案前處理時，所提示的檔案信息須有一定的廣度和深度以確保系統存儲的檔案信息內容豐富，有較強的網絡性。否則難以滿足利用者的各種檢索要求。應該在設置字段類型時，注意從利用者的角度來考慮，本著方便利用者查詢，又能滿足自身工作需要的原則。

2.2 實行網絡化管理應注意數據庫結構的設計

數據庫結構的設計并不是簡單地將單機數據庫向網絡中移動。單機數據庫中不合理的地方要加以改進，不足的地方要予以補充。

2.3 實行網絡化管理應注重電子文件的收集

在電子文件收集方面的研究我們只是剛剛起步，目前只對工程圖進行網上收集。電子文件如果能在網上傳輸，直接與檔案管理系統掛接，可以避免以后通過掃描轉化為數字信息。所以應及時將電子文件的收集納入檔案工作中來，使其成為今后網絡工作中的一個重要部分。

2.4 實行網絡化管理應及時進行設備的更新換代

實現網絡化管理的目標，計算機等硬件設備的質量和性能是一個重要因素。因此，適時地更新設備是保證“網絡化”高效率的重要前提。

3 信息化管理的相關策略建議

3.1 加快檔案標準化制定和宣貫

推進檔案信息化建設，標準要先行。盡快開展檔案信息化的制定和宣貫工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規范檔案信息化工作。

3.2 安全性方面的建議

數字化的檔案在安全性方面也要得到加強、加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防治失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。

3.3 重視檔案信息化人才隊伍的建設

檔案信息化是一項高科技項目，要根據建設需要，培養和引進一批人才，構建一支知識結構合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設正常運行。首先，在提高專兼職檔案人員政治素質的同時，要加大培訓力度。加強對他們在應用新技術、新設備、新方法方面的培訓，普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現代化技術的技能。其次，要根據檔案室人員具體情況，吸收高素質現代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長。

3.4 探索實行文檔一體化和歸檔雙軌制

文檔一體化是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。歸檔雙軌制是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。預計在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

3.5 重視檔案信息建設實用原則

檔案信息化建設不僅在量，更在于質。在檔案信息化建設中應堅持實用的原則，根據利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，使信息具備“唯一性”，為利用者提供優質、高效的服務。

（作者單位：吉林省職業病防治院）