民辦高校文秘工作困境及對策分析

李芳

[摘? ? ? ? ? ?要]? 文秘工作是民辦高校辦公室日常工作的重要組成部分，在國家教育改革新形勢下，其重要性日益凸顯。做好文秘工作，對于提升民辦高校管理水平、降低行政成本、實現高質量發展具有重要意義。 但從其現狀來看，民辦高校文秘工作仍存在一些現實困境，以民辦高校漳州科技職業學院為例，通過分析文秘工作的特征、重要性、現實困境，提供相應的改進措施，助推民辦教育事業高質量發展。

[關? ? 鍵? ?詞]? 民辦高校;文秘工作;困境;對策

[中圖分類號]? G712? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號]? 2096-0603（2021）49-0106-02

一、引言

隨著國家支持和促進民辦教育發展的新法新政陸續出臺，民辦高校迎來了新的發展機遇與挑戰，作為民辦高校中樞機構的學校辦公室，其自身職能也在不斷發生變化，這些都對文秘工作提出了新的更高的要求。各民辦高校應予以重視，針對高校辦公室文秘工作存在的現實困境，采取切實有效的改進措施，促進文秘工作者的業務能力提升，為學校事業發展精準發力。

二、民辦高校文秘工作特征

民辦高校辦公室和公辦高校一樣，都是學校管理的“神經中樞”和機關單位對外的“形象窗口”，處于承上啟下、協調左右、聯系內外的重要位置。文秘作為該機構的基礎組成部分，主要負責組織起草學校規劃、總結、報告、簡報及對外公函，行政主要領導活動文稿、信息收集、會議組織、信訪處理、督查督辦、調查研究、協調關系等工作。

（一）專業性

民辦高校文秘主要承擔“以文輔政”的職能，日常要處理大量的文字綜合性工作，需要將校級領導的決策、指示以及學校的方針、計劃行文，因而需要較強的文字功底，同時需具備基本的公文處理技巧，因而高校文秘工作具有專業性要求。

（二）綜合性

民辦高校辦公室是一個綜合統籌性部門，文秘工作者應對的事務通常涉及多個部門，需要統攬全局、保持信息靈通，在文字組織方面更是考驗其全局觀及綜合素養。如為保障會議的順利組織、活動的有效開展，文秘工作者就需要與多個部門成員進行溝通協作，才能確保各項籌備工作及工作流程開展到位。

（三）服務性

民辦高校文秘工作自身具有服務性質，在做好本職工作、服務本部門發展的同時，還應牢固樹立服務理念，圍繞學校中心工作，服務領導和廣大師生，要在準確理解各個時期學校的重要工作和工作思路的基礎上，在文字上發力，完成領導交辦的各項工作任務，助推學校事業開展。

（四）保密性

民辦高校文秘作為校級領導的重要參謀助手，工作范圍涉及組織的方方面面，這就使得文秘工作者成為保密工作的密切接觸者，在絕大多數情況下他們都是學校機要工作的直接參與者，有時甚至介入到機要保密工作的全過程，所以其工作特征具有一定的保密性。在撰寫涉密文稿時，文秘工作者要自覺做好保密工作，無論是擬稿、審查、修改還是最后的簽發環節都要做到保密。

三、民辦高校文秘工作的重要性

（一）在民辦高校領導決策過程中發揮參謀助手作用

隨著職業教育改革的不斷深入，民辦高校面臨著新的機遇和挑戰，如何帶領學校融入改革發展浪潮，促進學校實現轉型升級是高校領導面臨的重大使命和任務。作為領導講話、總結材料的執筆者和領導事務的協辦者，高校文秘的參謀助手職能的重要性日益凸顯。作為高校文秘工作者，應充分發揮崗位優勢，對學校信息進行收集、分類整理和研究判斷，提煉確實有用的信息、合理化的建議和備選方案給校領導，為領導科學決策提供合理化的建議。

（二）在民辦高校領導和師生員工之間發揮橋梁紐帶作用

高校辦公室文秘工作在高校管理中發揮著承上啟下、參謀助手的作用，為學校領導服務、為基層工作服務是其基本職能，是學校領導工作的必要補充。在日常工作中，高校辦公室文秘工作的重要內容就是通過上情下達和下情上達，及時準確地傳達學校領導的決定，解釋學校的有關文件、會議精神，同時通過詳細的調查研究將各學院、部門和廣大師生的真實情況傳達給學校領導，充分發揮橋梁紐帶作用。

（三）在民辦高校各部門之間發揮信息員和督導員作用

民辦高校辦公室是一個綜合性部門，需要圍繞學校中心工作統籌、協調相關部門開展業務，高校文秘工作者在辦文、辦會、辦活動的具體過程中，充當著信息員和督導員的重要角色，在學校重大決議事項和會議精神的執行方面，辦公室文秘工作者承擔著反復跟進、督促、落實、反饋職責，是領導真正的“督導員”和“信息庫”。

（四）在民辦高校對外關系中發揮窗口示范作用

民辦高校辦公室文秘工作者是學校對內外的重要形象窗口，由文秘工作者執筆的學校性總結報告、上報材料或對外公文，是學校學術形象及號召力輸出的有效途徑，文秘工作者在處理行政事務過程中，在廣大教職員及師生中展現出的形象，一定程度上關乎學校的整體形象和管理水平，發揮著窗口示范的關鍵作用。

四、民辦高校文秘工作面臨的現實困境

（一）政治站位不高

民辦高校文秘工作者普遍存在大局意識欠缺、政治站位不高等問題，民辦高校對文秘工作的重要性認識不足，導致文秘工作者往往充當的是行政事務的簡單執行者，與上級部門主管，特別是校領導之間缺乏行之有效的溝通，是學校重要事件的邊緣性人物，在撰寫重要學校層面的材料時，只能“斷章取義”，政治站位始終提不上去，缺乏必要的理論高度，難以與領導實現“同頻共振”，是文秘工作者面臨的一大現實困境。

（二）業務能力不專

民辦高校文秘工作者在學校管理工作中主要發揮的是“以文輔政”的職能，撰寫的文字材料一般是作為學校向上級教育主管部門上報的總結報告、對外的接洽公文或領導重要活動講話稿使用，因而需要具有較強的文字功底和專業素養，但目前民辦高校在辦公室文秘崗位招聘時還廣泛存在缺乏專業限制的問題，很多文秘工作者并非秘書專業或管理類專業出身，因而業務能力有限。

（三）服務意識不強

民辦高校文秘工作者服務意識不強，除個人問題外，組織方面的原因也很突出，一方面是因為民辦高校文秘崗位缺乏編制，人員力量不足，在大量的文字工作之余，應對其他行政事務顯得“心有余而力不足”;另一方面是因為崗位職責不清，文秘工作者難以找到自身的角色定位，因而欠缺服務意識和創新精神。

五、民辦高校文秘工作提升的應對策略

（一）重視文秘工作的重要性，加強對文秘工作者能力的培養

文秘工作者是民辦高校行政管理隊伍中的重要組成人員，是校領導身邊的參謀助手，還是各部門和廣大師生間的信息聯絡員和溝通協調者，身兼重任，為最大限度發揮文秘工作效力，賦能學校事業發展，各民辦高校應充分重視文秘工作的重要性，通過校內外培訓、短期培訓、中長期培訓、外出參培參訓等方式提高文秘工作者的綜合業務水平。應在合理定編的基礎上，確保文秘工作者有一定的時間參與到學校重大會議、事務當中，增強文秘工作者對國家、省級職教改革情況以及校情的認知，提高文秘工作者的政治站位和大局意識，確保文秘工作精準發力、有的放矢。

（二）擴大文秘崗位人員編制，增強民辦高校秘書人才隊伍力量

民辦高校文秘工作人員力量不足并非個案，在許多高校中文秘工作者承擔著本部門和校領導層面的絕大多數的文字工作，各高校應根據學校發展實際需要，對文秘崗位進行合理定編，擴大文秘崗位人員編制，必要時成立專門的秘書工作部門，減少“單干”“蠻干”現象，逐步充實基層文秘工作力量，促進專業化的文秘工作隊伍培養，以提升學校材料的整體水平及影響力。

（三）盤活文秘崗位退出機制，促進學校人才隊伍實現良性流動

各民辦高校應建立科學的人才隊伍退出機制，加大對不稱職、未能勝任秘書工作等人員的調整、優化力度，認真執行績效考核制度，辭退考核不合格人員，提高勞動合同的約束力，同時，可通過輪崗的形式，實現人才“出口”渠道暢通，將業務技術匹配且有意向調崗的人員補充到文秘等專業技術人才團隊中，對不太適宜于做文秘業務工作的人員進行恰當分流，逐步建立起良性的人才流動機制，促進高校人才隊伍持續健康發展。

六、結語

民辦高校文秘工作是一項極其重要且復雜的全局性工作，在國家教育改革新形勢下，文秘工作者的重要性日益突出，但同時存在發展困境也更加凸顯，各民辦高校應當予以充分重視，結合文秘工作特性，對文秘工作者的成長予以必要的關注和保障，并采取多方面的措施，逐步優化文秘人才隊伍培養力度，助推民辦教育事業高質量發展。

參考文獻：

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◎編輯 鄭曉燕