聘用教師檔案管理工作淺析

丁玉瓊

摘要：聘用教師檔案管理工作是衡量學校管理工作水平的重要指標之一，涉及入職教師的各項事務，也與教師之后的職業生涯息息相關，有效地管理教師檔案，能夠更科學、更規范地為教學助力，為聘用教師提供最佳的服務和保障。本文介紹了目前聘用教師檔案管理工作中存在的一些問題和解決途徑。

關鍵詞：聘用教師 ?檔案管理 ?解決途徑

一、聘用教師檔案管理工作中存在的問題

1、檔案保存環境惡劣

當前很多學校沒有意識到教師檔案的重要性，使得教師檔案處理無序，放置隨意，又因現存絕大多數的檔案是紙質的，倘若這些檔案保存的環境惡劣，就不免會使得資料信息受潮或發霉，導致內容模糊甚至缺失;部分學校雖已使用電子檔案，但通常他們只會保存在普通的辦公電腦，這些電腦一般缺少較為嚴密和專業的安全系統，因此不免會存在著病毒入侵的隱患，從而導致重要資料的泄露。

2、檔案管理工作人員的素質有待提高

很多管理教師檔案的工作人員并沒有接受過專業的培訓，他們只是將其視為一項簡單的工作，認為只要保證資料完整、不丟失即可，但現實情況卻非常復雜，管理的檔案內容較為繁雜，工作人員需要明確各檔案放置的位置，能夠有條不紊地找到教師所需的資料，從而大大節約雙方的時間。檔案管理人員若對檔案處理或者增設信息等流程一知半解，則極容易導致檔案錄入出錯，給教師之后的轉檔造成麻煩。部分學校為了節省開支，聘用兼職人員進行檔案管理工作，并且忽略他們的入職培訓，他們即缺乏相應的知識又沒有管理經驗，很難勝任工作，反而會適得其反，造成難以想象的麻煩。

3、檔案管理工作的信息化水平低

隨著時代的發展，目前我國已步入信息社會，大數據管理方式被逐漸運用至各方各面，但很多學校由于配套設施不完備或者沒有在檔案管理方面有相應的資金投入，這就會導致教師檔案管理工作的的信息化水平低，缺乏一個系統的網絡管理手段。檔案管理落后了時代進步的步伐，也即是與歷史潮流背道而馳，這會極大地降低了管理和查詢的效率，增加了查詢雙方的無效工作時間。

4、非編制教師的檔案管理問題

由于教育資源分配不合理，部分學校出現超編，因此公開招聘了一批教師，但是由于編制沒有多余的配額，沒能及時給這些教師入編，由此衍生而來的即是非編制教師的檔案管理問題。其一是非編制教師的穩定性問題，由于他們沒有固定的編制，因此這些教師往往流動性大，容易由于一些外部因素放棄當前職位，對于學校來說，這加重了各部門的負擔，需要再重新招聘、考核教育人員;對于學生來說，他們需要重新適應新的教學方式，掌握可能不盡相同的知識體系，容易導致知識系統紊亂;其二是非編制教師的勞資待遇不均衡和保障體系不完備等問題尤為突出。因為非在編教師可能存在檔案不完備的問題，學校很難評估教師教育經驗和教學能力，故缺乏對于教師整體的科學管理，使得他們與編制教師的管理和待遇有所偏頗，并沒有享受到應有的工資體系和福利保障。這一方面影響了教師的教學態度和工作質量，另一方面也會加大非編制教師的流動性，使他們離職前往待遇更好地學校;其三即在于非編制教師的人事檔案相對比較混亂，例如在檔案移交過程中常出現的延遲問題，就會使得相關工作人員在整體資料的采集和整理上出現問題，統籌分析時也往往不能得出正確的結果，且非編制人員在辦理離職或調動等手續時，常常會忽略一些細節問題，這會導致棄檔現象的發生，致使后續的工作難以正常開展，檔案無法跟人走。

二、聘用教師檔案管理工作問題的解決途徑

1、檔案管理環境優質化

學校要重視教師的檔案管理工作，為檔案管理環境提供充足的保障。當前教師檔案主要分為紙質檔案和電子檔案，紙質檔案需設立專門的檔案館或檔案室用以儲存，并根據個人信息分類有條不紊地排序進檔案柜中。檔案室的溫度與濕度需常年適宜，以防止發霉、潮濕等情況發生，損毀檔案，另外對于已破損的檔案需要進行及時修復，重新補充完備，保證紙質檔案的長久放置。對于儲存于計算機中的電子檔案，需及時做好備份，防止因意外情況發生造成的檔案遺失。有時，電子檔案需聯網，將信息提供給網絡系統中的教師查詢，則一定要保證網絡環境健康、安全，防止重要資料泄露。

2、提高檔案管理工作人員的綜合素質

聘用檔案管理工作人員時，應對其進行嚴格的考核，在入職后也要進行相關的培訓，以確保工作人員的綜合素質符合工作標準。首先，工作人員需具備高度的責任意識，認識到自己肩負工作的重要性，嚴格要求自己，愛崗敬業，不做因私利而泄露檔案的事;另外由于教師的檔案直接關系教師未來的職業活動，因此工作人員在歸檔時要秉持以人為本的管理思路，科學歸檔，突出人才的履歷過程和工作優勢。檔案分類管理時要有一套完備的體系，樹立統籌管理的思想，以一定的規律整理歸檔，明確檔案之間的管理和放置的位置，這樣能為之后的查詢過程提供極大的便利。最后對于檔案管理工作人員，學校要定期開展培訓，使之能夠及時了解到國家的檔案管理政策和一些新穎的管理技術，例如電子檔案的管理方式等，工作人員本身也應加入自己的創新思維，不斷尋找檔案管理新思路，促進檔案管理工作更清晰、更細致、更能很好地為在職教師服務。

3、檔案管理信息化

隨著大數據和計算機的發展，電子檔案逐漸流行。學校應設立電子檔案空間，這能夠極大縮小檔案的現實儲備需求，騰出更多空間供其他工作使用，另外，由于互聯網的高速發展，更多地服務可以通過網絡開展。學校可以設置專門的網址供教師登錄自助查詢檔案，這極大節省了雙方的需求時間，提高了工作效率。為了保證檔案數據的安全性，管理后臺一定要明確來訪者權限，詳細記錄來訪者的來訪信息，在檔案出現問題時及時關閉來訪渠道。后臺管理人員還可向來訪教師定期發放問卷，統計和了解用戶們的具體需求，增設常用功能，幫助教師們更便捷地使用和查詢電子檔案。

4、非編制教師的檔案處理方案

針對非編制教師的檔案處理方面所遇到的問題，學校應重視他們的檔案管理問題，維護非編制教師的權益，盡可能使他們得到與編制教師同等的待遇。首先學校應加大檔案宣傳力度，其目的是讓非編制教師認識到檔案的重要性，及時將自身檔案調至學校，并認真補充好缺失的內容，建立完備且真實的檔案，以供工作人員處理和分析，從他們的過往檔案以及現行表現中，工作人員能夠進行相對準確的評估，給非在編教師安排合適的工作崗位;其次學校應規范檔案管理條例，制定相應的標準，對于編制教師和非編制教師，可采取不同的檔案管理方式，分類處理。這是因為他們的人事檔案的處理流程和制度有所區別，所以分開處理可避免錯誤的發生，保證工作的高質量運行。當然，在檔案管理的工作中，一定要秉持真實、保密的原則，堅守自身道德底線;另外，學校應加強檔案管理監控，這需要敦促檔案管理工作人員對編制教師和非編制教師一視同仁，切勿有所偏頗，對于他們在工作中所建立的成效或者存在的缺陷要有同等的賞罰制度，不因編制問題而區別對待，引發非編制教師的不滿情緒，進而導致他們的離職和學校整體教學環境的不穩定，公平對待是對他們最基本的尊重。

5、完備的檔案增設制度

對于檔案增設制度，學校需要制定完備的標準，并向相關檔案管理部門經過報備和說明，通過后 即可在校內開展。常見的增設項目通常包含四類情況，一是教師的獲獎情況，學校可對教師獲獎的級別、門類、次數進行細致地統計和整理，收錄于檔案之中，這可以激發教師個人的上進心，促進教師更好地開展教學工作;二是教師的學術研究統計，其中包含教師在各大期刊上發表的學術文章等，這便于對教師工作內容和個人能力進行了解，更好地把握教師信息;三是黨務專項記錄，這主要是記錄入黨教師的黨內任職情況和參與黨組織活動的學習情況，便于了解教師的政治素養;四是其他說明，可另行補充。在增設檔案內容時，工作人員務必要核實好信息的真實性，要根據教師所提供的獎狀、證書等錄入具體信息，切勿根據口頭敘述補充檔案內容。

三、總結

教師檔案與教師未來的職業發展息息相關，是優質校園構建中必不可少的環節。目前我國部分學校中的教師檔案管理工作仍有大量問題亟需解決，如何有針對性地解決這些問題，為編制教師和非編制教師都能夠提供良好的工作保障，是社會的責任，學校的責任，亦是管理人員個人的責任，只有重視檔案的作用，保證檔案私密性，讓檔案能更好地為人所用，成為職業生涯的有效助力，才能讓每一位教師都能夠無后顧之憂地全身心投入教學之中，為國家培養優秀的新時代接班人。

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