淺析財務管理信息化建設對醫院發展的影響

王雪旻

（安徽醫科大學第二附屬醫院財務部 安徽 合肥 230601）

近年來，伴隨著信息技術的不斷發展及我國財務管理制度的日益完善，采用現代信息化技術加強醫院財務管理，成為目前醫院財務管理的大趨勢。財務管理信息化建設是實現醫院信息化管理的重要環節，對于醫院的整體信息化建設具有重要意義。在現代化醫院管理的過程中，財務管理不再局限于只記錄醫院的運營情況，更重要的是為醫院管理層提供有價值的財務信息，以及為未來發展方向提供準確、及時的財務數據。因而，加強對醫院財務管理信息化建設十分重要。

一、當前醫院財務管理中存在的問題

（一）合同管理不嚴格，與財務審核相脫節

許多醫院沒有合同管理系統，雖然搭建了合同管理系統，但采用的是單機版，僅可用于合同登記使用，與后期的財務審核相脫節，很少有醫院能夠真正把合同管理系統運用起來，與財務貨款審核相關聯。醫院財務在審核貨款并進行付款時，一般僅審核貨款發票、入庫單據等附件，至于該貨款的采購合同是否還在有效期內，貨款規格型號等內容是否與合同一致，單價和數量是否在合同規定的范圍內，付款時間是否在合同約定的期間內等，都很少進行關注，這并不符合合同管理的要求。個別醫院的財務管理，設有專人審核合同，在每筆貨款付款前，在審核貨款附件內容的同時審核合同，即找出該筆貨款對應的采購合同，將付款內容與合同內容一一核對。這樣做增加了付款的準確性，但需耗費大量的人力和時間，且人工操作存在因不細心導致的誤差，嚴重時會導致付款出錯。醫院合同管理得不嚴格，常導致后期進行財務審核時難度大大增加，浪費了很多人力物力，一旦出錯也難以溯源。

（二）報銷程序繁瑣，費時費力

目前，實行網上報銷的醫院還不多，多數還是使用傳統的紙質報銷程序。采用傳統的報銷方式，職工報銷需要經辦人準備好報銷材料，找相關領導審批，流程繁瑣。不是經常操作報銷業務的經辦人，往往不知道報銷時需要提供哪些材料。每種材料有什么要求，報銷需要找哪些領導審批，因此導致經辦人多次往返財務部和各個領導之間，報銷效率極低，增加了報銷難度，也導致報銷人獲得報銷款的周期延長。同時，貨款報銷也較為麻煩，貨款報銷需要財務多次審核，包括發票、入庫單、簽字等，需要經辦人多次將報銷附件交給財務部審核，容易造成財務重復審核、報銷附件遺失，報銷時間較長等問題。一些采用了網上報銷的醫院，也存在流程不清等問題，導致線上流程混亂，其報銷效率未得到明顯提升。

（三）預算管理不嚴格，缺乏事前、事中控制

按照上級主管部門要求，醫院一般都會在上一年的10月份左右完成次年的預算工作；同時，在每一自然年度結束后一個月時間內，完成前一年的決算工作。目前，許多醫院有自己的預算系統，但不少醫院的預算系統僅做登記用，用于記錄預算的初始數和調整情況以及預算的使用情況等。預算執行的整體情況，只有到次年決算工作完成后才知道，有些預算超支，有些預算沒有完成，與醫院預期的目標有出入。在預算作出后，如何更好地按照預算進行執行，以提高預決算之間的匹配度，是醫院財務管理中的重要內容，做好相關工作能夠有效節約不必要的開支，讓預算工作更有意義。

二、提高醫院財務管理工作效率的措施

根據上述問題，醫院可以根據自身情況，引入適合自己的預算系統、合同管理系統、物資系統和線上報銷系統，并將這些系統與已有的財務系統對接，形成完整的財務管理系統。這樣可以提高醫院財務管理水平，進一步提高醫院財務工作效率：

（一）建設物資管理流程

建設基于醫院財務管理系統的物資管理流程，主要包括購入與領用兩大部分，都需要基于醫院的整體財務預算進行。

1.財務人員需要根據每年的預算情況，做好每一年的預算，將當年物資采購的預算總金額寫入預算系統。將預算系統與合同管理系統相關聯。醫院每簽一筆物資采購合同，都要在合同管理系統中錄入，錄入的內容包括物資的品名、規格、型號、單價、數量、生產商、有效期、付款方式、商品功能等主要信息，同時預算系統會根據合同相關內容扣減相應的預算額度。如果采購總額超過年度預算總額，則預算系統會報警提示，需要逐級提請并提示調整當年的預算。

醫院的物資管理系統設有“物資庫”，將醫院物資分為以下幾類：

第一類是藥品，醫院所有的藥品都入在此庫；

第二類是試劑，醫院檢驗科所需的檢驗試劑等都入在此庫；

第三類是常用普通物資，是所有科室通用的，價值不高的，與具體醫療活動關系不大的物資。例如紙、筆、記事本等日常辦公文具等；

第四類是普通固定資產，是所有科室通用的，但相對價值較高的，與具體醫療活動關系不大的固定資產。例如電腦、打印機、辦公桌椅等辦公物資；

第五類是醫用普通耗材，是臨床、醫技、醫輔科室通用的，價值不高與具體醫療活動有關的物資。例如輸液器、紗布、酒精、口罩、消毒液等；

第六類是醫用高值耗材，是個別臨床、醫技、醫輔科室使用的、價值相對較高、與具體醫療活動有關的物資，例如：骨科植入材料、心臟支架、人工耳蝸等；

第七類是醫用固定資產，是臨床、醫技、醫輔科室通用的，價值相對較高的，與具體醫療活動有關的物資。醫用高值耗材類資產又可分為兩種，一種是普通醫療資產，例如病床、陪護椅、病房床頭柜等；另一種是專業醫療資產，例如磁共振機、超聲機、心電監護儀等；零星物資，是各科室偶爾需要，單次采購在一萬元以下且年采購量在五萬元以下的物資（金額大小視醫院規模而定）。

以上“物資庫”中的物資條目，并不是在物資系統中自由錄入，而是與合同管理系統相對應，也就是說，沒有合同的物資是進不了“物資庫”的。

2.在“物資庫”建成后，庫房人員需要根據物資的實際購入和領用情況進行日常的維護工作。庫房工作人員在收到物資并驗收合格后，增加物資系統中“物資”的庫存數。同時，該數據會反饋給預算系統及合同管理系統，更新預算及合同的執行情況。

科室在領用物資時，根據不同的物資類別，需要走的程序也不同。例如科室想領用常用普通物資及醫用普通耗材時，只需使用有相應權限的工號登錄“醫院物資管理系統”，直接在系統“物資庫”中找到所需的物資，填寫“常用普通物資申領單”或“醫用普通耗材申領單”，發送給相應庫房。庫房工作人員在接收到“申領單”后，根據申領單明細將物資管理系統中“物資”的庫存數做相應扣減，同時將科室申領物資打包，和紙質版申領單一同由專人送至科室。科室收到物資確認無誤后，在申領單上簽字確認，再交還給庫房工作人員。

如果科室想領用電腦、打印機等相對價值較高的固定資產，“申領單”還需經過該科室負責人和相關部門負責人（網絡中心）等確認，再發送給相應庫房。如果某科室開展新技術新項目，想申領目前醫院沒有的物資，則需先在系統提交“采購申請”，說明新物資的品名、規格、型號、需具備的功能，大概的價格等。如果新物資價格較高，還需要提交“可行性報告”，大致測算新物資能給醫院帶來的經濟效益和社會效益。上述“采購申請”在經過相關部門批準后，如果金額較高，還需再經過采購程序。

當物資到了付款期一定時間之前，合同管理系統會自動發送“付款申請”給相關科室經辦人和財務相關人員。科室經辦人看到“付款申請”后，準備付款所需的相關附件，例如發票等，辦理報銷手續，交至財務部。最后財務部核對經辦科室的報銷單據和線上的“付款申請”，審核無誤后，將付款申請通過財務“銀醫直聯”系統直接提交銀行。在“銀醫直聯”系統確認轉款成功后，將付款信息同步至財務賬務系統，方便財務做賬。

（二）職工報銷流程

職工報銷也是醫院財務管理信息化中重要的內容，報銷流程也需要與預算系統相關聯。財務人員根據每年的預算，將當年各類職工報銷總金額寫入預算系統。依托財務管理信息化系統，職工報銷不再需要一次次往返財務部，只需憑自己工號登錄“線上報銷系統”，將自己報銷內容錄入系統，系統會提示需要哪些材料，職工只需要根據提示準備好材料，拍照上傳，就可提交線上“報銷申請”。職工在提交線上報銷申請時，系統會直接將數據同步至預算系統，如果報銷超過預算系統額度，預算系統會報警提示。另外，通過的“報銷申請”，各級領導會在線上報銷系統中審批，電子簽字。

當完成所有審批流程后，線上報銷系統會通知經辦人，經辦人只需帶著材料到財務部直接報銷即可。當經辦人完成報銷手續，線上報銷系統會發送付款指令給財務“銀醫直聯”系統，再通過“銀醫直聯”系統將付款指令發送給銀行，完成轉賬。除此之外，線上報銷系統還和財務賬務系統相關聯，報銷流程完成后，線上報銷會直接發送相關信息到財務賬務系統，方便財務做處理。

三、醫院財務管理信息化建設的優勢

在醫院建設覆蓋物資管理流程和職工報銷流程的財務管理信息化系統，其優點主要包括以下幾點：

（一）預算管理更加規范

做好醫院整體和內部各部門之間的全面預算管理，覆蓋預算的全程，包括編制、執行、分析、調整等各個步驟。科學全面的預算管理，能夠對醫院整體的財務資源和非財務資源進行調控，達到科學運用資金、有效進行管理、節約成本和提高效率的目的。通過建設財務管理信息化系統，可以方便、透明地關注預算的使用情況，如果采購超預算或職工報銷超預算，預算系統都能及時反饋。

財務預算管理系統的建設，能夠助力財務管理過程的規范化和智能化。數字化的線上管理能夠形成從預算編制，到決算核算之間的管理閉環，規范單位的資金管理，確保在執行過程中的每一筆資金流向都能被系統監管，從而使財務工作者充分掌握資金的使用情況，做好動態監控工作。財務預算不是填一個數字就可以的，還需要做好全業務流程的管理工作，做好預算和使用之間的有效銜接，應全流程跟蹤進行預算管理，使醫院的預算管理更加規范。

（二）合同管理更加規范

合同管理關系到醫院的利益與風險，財務合同在其中尤為重要。傳統的醫院合同管理中，各部門負責自己相關業務的合同管理工作，導致合同管理工作較為分散，不同的管理方式也使得醫院的合同管理無法形成統一規范。建設財務管理信息化系統后，審核靠系統完成，而且更加準確和高效，同時有效解放了財務人員。所有合同通過財務系統進行管理，形成醫院統一的合同管理規范，使得醫用消耗品采購合同、金融業務合同、試劑采購和藥品采購合同等不同類型的合同，都能夠得到規范化管理。

合同管理系統的建設，為醫院提供了合同簽訂的標準模板，并提供統一的編碼規范，使合同擬定的過程更為簡潔，以后也可以直接調取歷史合同進行簡單修改，能夠方便地對歷史合同進行溯源。通過合同管理系統能夠較好地跟蹤合同相關信息，了解并控制合同的簽訂進程和付款進度，合同變更的每一步操作都能夠被記錄和查詢，收付款的發生也能夠被實時寫入。一旦收付款發生差誤，系統也能夠進行預警提示，財務管理信息化的建設讓合同管理更加規范。

（三）優化報銷流程

隨著醫院經濟活動的增多，涉及到的收支業務也在增加，導致醫院的財務報銷工作壓力越來越大，而報銷流程的優化能夠有效提升醫院的財務管理水平。針對傳統報銷流程中的問題，建設線上報銷系統，在各財務信息系統相互銜接的前提下，優化了報銷流程，節約了大量的人力和時間，大大提高了財務的工作效率和準確率。線上報銷系統會接入到醫院的OA管理系統中，可以通過多種設備端口提交報銷，在報銷過程中系統會給出每一步操作的提示，并且會根據預算金額進行報銷控制，如果超過預算會拒絕報銷流程的錄入，并提示進行預算調整。線上報銷系統會指導報銷人提供必要材料，財務人員只需要核驗報銷憑證即可，款項的支付也可以在系統內操作。線上報銷系統的建設和應用，方便了醫院全體職工的工作開展，并且對醫院的信息安全起到了很好的保護作用，真正做到了“系統多跑路，人員少跑路”，有利于對醫院財務預算的控制。

結束語：

當前，我國已全面進入信息化時代。伴隨科技的進步，醫院財務管理信息化，不但是提高醫院財務管理水平的必要途徑，更是新時代現代化醫院管理的必然選擇。因此醫院財務應緊跟形勢，打破傳統管理理念，與時俱進，加強對信息化建設的重視，建立完善的財務管理信息系統平臺，將財務和業務深度融合，實現信息資源實時共享，跟上當前醫療行業的發展步伐，提升公立醫院在醫療市場的競爭力，促進醫院有序高效運行，健康穩定發展。