電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用

周素娟

摘要：電子信息技術時代的到來，給世界帶來了新的氣氛。電子信息技術以其獨特的優勢，有效地促進了檔案管理等工作領域的穩定、可持續、均衡發展。但在這種情況下也存在一些問題，影響了檔案管理的進一步發展。這就要求事業單位針對相關問題提出相應的對策，不斷提高事業單位檔案管理的效率。基于此，本文就電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用進行分析。

關鍵詞：電子信息技術;事業單位;檔案管理;應用

一、事業單位檔案管理概述

事業單位的檔案管理工作日益嚴格，為了順應時代的快速發展，檔案管理必需更加明確、清晰、規范。檔案管理工作主要包括以下內容單位上下級之間的文件往來、單位與相關企業的合同資料、單位項目的相關證明、單位決策、研究性報告、財務部門的相關單據與報表、工作人員的調動資料以及有保存價值的單位文件等。這些相關檔案都需要專業的工作人員進行歸檔整理。利用電子信息技術進行歸檔整理時，電子信息內容一定要與原文件保持一致。檔案管理不僅要追求規范整理、歸檔保存，而且也要具備調用靈活、播放操作簡易、編輯更改方便等特點。

二、電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用

利用電子信息技術進行檔案管理突破了傳統紙質檔案的時間和空間上的限制，可以對檔案信息進行有效的手機。現今，事業單位檔案管理的電子信息技術主要運用于以下幾點：第一運用于內容管理。原始紙質檔案的內容管理起來復雜晦澀，而在電子信息技術的幫助下僅僅需要“檔案信息的檢索、文件信息的匯總處理、號碼的編制和統計、表格的制作以及插圖處理和文件內容的儲存”幾個簡單的過程，操作簡便，能夠靈活處理檔案信息。第運用于系統管理方面。在電子信息技術的幫助之下，管理系統被劃分為幾大板塊：網頁查詢、管理用戶、分類整理、搜集信息、打印處理。第三運用于存儲和保護檔案資料。信息技術的運用，提升了檔案管理工作的科學性。

三、電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用現狀

電子信息技術融入事業單位檔案管理中，可以在提高檔案管理可靠性的基礎上，有效提高檔案管理工作效率，同時也利于提高檔案的有效使用率。但是其中依舊存在著一些不足亟待改進：第一，電子信息技術在事業單位檔案管理中的運用缺乏足夠的規范化及系統化，比如工作人員在檔案整理時偏向于邏輯歸檔，僅僅將目錄傳輸至終端，沒有做到科學合理的電子歸檔，也沒有考慮到脫機載體自動下載的設計問題，這就導致電子檔案文件的網絡安全性受到影響。第二，檔案管理人員沒有深入認識電子信息技術，容易出現工作失誤。比如使用后的電子文件被隨意處理，造成電子文件資源的流失;部分工作人員過分依賴電子信息技術，卻沒有保存好相關紙質文件，若電子系統發生故障而損壞了電子文件，也容易帶來文件資源的流失，影響檔案的完整性與安全性。第三，電子信息技術在事業單位檔案管理中的使用時間尚短，檔案管理制度不夠完善，無法支持事業單位檔案管理的更有效開展。第四，借助電子信息技術來對檔案文件進行存儲，主要是通過電子化的硬盤驅動器來實現電子化資料與文件的存儲，其中存在的安全風險需受到重視，比如硬盤中毒，或者被黑客竊取文件等等。

四、強化電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用

在事業單位檔案管理期間，需要建設信息技術平臺，建立專門的網站系統，根據事業單位的實際發展情況，為其提供專業的網絡服務，在靈活使用資料的情況下，更好開展信息網站的建設工作，將先進技術作為基礎，進行全面的創新，保證信息技術的應用效果，建立多元化的管理機制。在建設平臺期間，事業單位應指導技術人員對其進行合理的分析，通過先進信息技術的支持，創建現代化平臺系統，滿足信息技術的應用需求，為其后續發展奠定基礎。

4.1有效落實管理制度

對于檔案管理的相關制度必須及時進行完善，通過相關制度幫助檔案管理人員樹立正確的觀念，從而確保檔案管理人員能夠科學合理地應用信息技術，規范信息化檔案管理，對于工作中遇到的問題做到及時發現、及時解決。與此同時，必須要加強對檔案管理工作的監督力度，保證檔案管理制度的有效落實。

4.2提升管理人員專業素質水平

信息技術在事業單位檔案管理領域中應用的時候，會對管理人員操作能力提出比較高的要求，需要管理人員操作系統完成檔案管理工作，為了可以對信息技術在檔案管理領域當中的實際應用效果做出保證，需要定期組織一定數量管理人員參與到專業素質培訓當中，切實提升管理人員的系統操作能力，從而也就能夠讓檔案管理人員的日常操作向著標準化的方向轉變，對檔案管理工作的效率及質量做出一定保證，也可以讓管理隊伍的專業性得到大幅度提升，專業管理團隊實際運行的過程中，可以在發現問題之后及時使用適應性比較強的措施解決問題，將問題造成的負面影響控制在一定范圍內，促使檔案的安全性及完整性得到保證。

4.3提升信息技術的應用水平

事業單位在應用信息技術開展檔案管理工作的過程中，要制定完善的控制模式，提升信息技術應用水平，保證信息化建設工作效果，全面提升辦公信息化成效。首先，需要根據實際發展需求，對資金基礎進行分析，理清技術的應用思路，制訂針對性的建設方案，保證系統的時效性與可靠性。其次，如果檔案管理部門的資金較為充足、數據量很大，就可以利用購買服務器的方式對檔案進行處理，自主建設相關檔案數據庫，以便于開展信息數據的控制工作，以此提升其穩定性，完善結構性能，發揮數據加工與提取工作優勢。如果事業單位缺乏信息技術平臺的建設資金，就可以租賃云端服務器，對檔案進行信息化管理，篩選最佳的云商，然后制定完善的管理模式。一旦出現問題，將會發生檔案泄露現象，因此，需要選擇一些資質水平較高的云商，以便于提升檔案管理工作效果。另外，在建設相關系統期間，還要制定多元化的管理機制，拓寬事業單位檔案管理方面的融資渠道，建立現代化的工作機制，滿足實際發展需求。

結語

綜上所述，將電子信息技術應用于事業單位檔案管理中是發展的必然要求，它不僅可以提高檔案管理水平、檔案信息處理質量以及檔案管理操作的便利性，而且可以提高檔案資源的有效利用率。因此，在檔案信息的整理和歸納中，電子信息技術是最佳選擇。

參考文獻

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