高校智慧檔案館智能服務路徑研究

李曉紅

新時期，高校智慧檔案館擔負著記錄高校活動和變化的獨特使命，智慧大學背景下的檔案管理更加需要具有與時俱進的新特點。本文基于高校智慧檔案館的概念及特征探索高校智慧檔案館智能服務路徑，不僅可以支持和促進智慧高校的快速建設和可持續發展，同時也豐富和拓展了檔案學的研究范圍，這一研究必將促進檔案館從“數字化”向“智慧型”的演進，實現高校檔案的全面現代化管理。

一、高校智慧檔案館的基本特征

1.信息資源的互動與共享。高校智慧檔案館向全社會開放，這不僅體現在對任何有利于其發展的新技術的整合上，更體現在檔案資源向公眾的開放上。智慧檔案的智能控制、組織和管理，可以共享和發布檔案信息資源，在后臺建立跨系統的應用集成，實現跨部門信息共享、跨數據庫網絡通信、跨圖書館服務與管理[1]。這些都使得檔案館能夠隨時與其他社會部門、檔案館人員與其他社會人員進行溝通，降低了社會信息互動的成本。

2.信息資源應用的高效性。首先，智慧互聯消除了館與館之間的隔閡，高校智慧檔案館的行政色彩逐漸淡化。師生可以根據自己的需要，通過互聯網查詢所需檔案及其互動趨勢。其次，高校智慧檔案使檔案資源具有可感知性，整合海量、異構、分布式的數據資源，實現對智慧檔案館的多層次、全面、方便和及時的檔案管理、搜索、導航和出借服務。高校智慧檔案館的運行由先進技術提供，這些技術大大提高了高校智慧檔案收集和保存的效率。

3.智慧服務的創新性。創新服務是高校檔案館拓展文化教育功能的新途徑。高校檔案館原本是保存和認識文獻的重要場所[2]。創新服務是“互聯網+信息技術”的融合，高校檔案除了基礎工作外，還實現了對高校智慧檔案館智能化服務能力的新探索。創新的工作方法可以極大地提高學生的個人實踐能力和廣泛的師生參與度，如檔案創客空間的建設，使用戶能夠在海量的檔案信息中尋找更準確的信息。創新服務是提高高校檔案公眾參與度的新途徑，如三維檔案成果展示、檔案創客空間等高校檔案創新服務，使高校智慧檔案館從單純的獲取文獻知識、查閱資料、閱覽資料的單一靜態空間，轉變為一個特殊的三維協同創作場所，可以實現共享。智慧服務實現了高校檔案館除基本業務和基本服務外的全新智慧模式服務創新，以校內、校外師生為中心，以大量網絡虛擬人為中心，更加主動地為廣大師生提供更加務實、創新的服務。

二、高校智慧檔案館智能服務創新的難點

高校智慧檔案館智能服務創新給學校檔案館發展帶來了挑戰和機遇，高校智慧檔案館的發展概念提出時間較短，在制度構建、服務模式創新、技術現代化和人力資源建設等方面均存在一定的問題，但是高校應該秉承積極學習的態度，發揮主動性，抓住發展機遇，著重解決以下幾個方面的問題。

1.解決資金問題和系統協調。智慧檔案管理需要完成相關部門的檔案整合工作，通過軟件為文件系統提供支持，加強服務器、網絡建設需要高校提供足夠的相關建設資金；在某些情況下，由于缺乏適當的設備和其他資源供給，一些檔案工作不多或檔案工作經費不足的學校的建立意愿不強[3]。總的來說，高校智慧檔案館建設不僅要解決一些硬件建設的資金問題，更重要的是為整合檔案系統和學校系統、加強數據交換等還需要更多軟件系統購買支出。

2.解決檔案工作中技術人員短缺的問題。在學校管理系統中，檔案工作涉及學校各主要工作，檔案包含公共信息、時代數據和歷史信息，數據資源十分龐大，管理技術要求較高。智慧型管理服務需要專業的復合型人才，滿足計算機信息系統知識管理的需要。但是當前多數高校管理人員不知道如何利用智慧管理系統，復合型檔案管理人員十分稀缺。為了滿足目前的工作需要，必需解決智慧檔案復合型人才不足的問題。

3.傳統資源的整合問題。檔案是學校的基礎，涉及所有的學校部門和附屬單位，但檔案管理系統往往被孤立或忽視，成為一個單獨和孤立的系統，在復合型工作人員短缺的情況下只能先發展學校的基層檔案；檔案資源在低頻率使用，很多資源通常被遺忘在傳統管理系統中。因此，檔案資源的整合問題亟待解決。

4.降低收集檔案的難度。全面收集檔案材料的責任由每個檔案管理人員承擔[4]。由于高等教育機構中教育、科學、學生檔案和其他材料屬于不同部門，經由許多人管理，數據收集困難。因為檔案知識的缺乏，一些重要的材料往往很容易丟失。高等教育部門的智慧管理系統應整合數據來源，但各數據是異質性的，信息來源和組織不同。因此，需要建立一個集思廣益的高校智慧檔案館智能服務創新系統，可自動從大學平臺上收集大約80%的存檔材料。

三、高校智慧檔案館智能服務策略構建

1.構建個性化信息需求搜索引擎。堅持個性化服務模式創新，使高校用戶能夠根據自己的信息需求獲取所需的智慧檔案數據資源，這是大數據時代智慧檔案服務由“供給型”向“需求型”發展的歷史要求。目前，高校用戶對智慧檔案需求的感知往往是基于事后統計分析，缺乏自動化、智能化的系統和機制，檔案館不能及時得知用戶的需求，不能迅速作出反應，而且目前對用戶檔案需求的記錄和分析還不夠詳細[5]。因此，檔案館應建立一個信息系統及其支撐機制，即用戶信息需求的感知引擎。從師生用戶的角度來看，一方面，加入高校信息公共智慧管理平臺，實現資源深度共享；另一方面，優化檔案信息資源服務模式，為用戶提供更加優化的個性化服務。

在智能校園環境下，高校智慧檔案館的獨立服務是一種源于自主式服務，但又高于輔助服務的數字檔案服務模式。隨著獨立開放信息時代的進一步發展，高校智慧檔案服務創新模式會更加人性化、智慧化，增強了師生用戶利用智慧檔案的意識，對智慧自助式服務的適應性更強。

2.加強復合型人才隊伍建設。高校智慧檔案館智能服務建設需要強大的技術硬件，還需要具有較高服務意識的智慧檔案復合型人才。首先，高校必須優化復合型檔案管理人才的培訓系統，以提高業務質量為目標，實現智慧檔案館管理綜合技能的全面提升。高校和高校之間，甚至和企業之間也可以加強合作，各單位可以為各類檔案館和大學配備工作人員，以適應高校智慧檔案館的發展。其次，實現智能服務創新還需要高校制定政策，鼓勵檔案管理人員的創新，鼓勵他們參與智慧檔案項目研究，并培訓一批具有計算機技能的智慧檔案管理專家，增強智慧檔案和知識管理的人才儲備。最后，要確保人才的持續引進，每個高校必須根據其智能服務管理工作的進展情況引進技能型人才。

另外，智慧檔案管理的素質需要通過訓練和學習來提高，但不能忽視素質與能力的區別。針對智慧檔案服務崗位的差異性，高校檔案館可以充分發揮自身優勢，從工作內容的角度對工作人員的工作能力進行合理分類和配置。如專業性強、文字功底扎實、知識結構豐富、創新精神強、能力突出的人員可安排到管理或編輯崗位，積極熱情、服務態度好、靈活性強的人員可安排在一線崗位。根據崗位性質，在專業要求較強的崗位上配備專職人員，并提供具有吸引力的激勵機制，激發創新編研和服務利用的積極性。

3.更新共享共建的資源整合理念。首先，提高文件信息交換的頻率。智能檔案信息數據庫建成后，文件使用者可以在互聯網終端上查詢對應信息以滿足自己的檔案使用需求。其次，利用互聯網技術交換智慧檔案資源，建立檔案共享信息數據庫和優化檔案資源配置。例如，智慧檔案服務創新可以利用智慧校園網絡平臺，推動老照片、舊書、珍貴檔案等資源的銜接。另外還可以跨校互動，如檔案用戶提交申請后，可以查詢其他單位的檔案信息，降低檔案查詢的成本。最后，通過構建文件共享機制，使多個職能相同、職能交叉的高校單位提高工作效率。當用戶需要查詢或使用相關單位的檔案時，只需在網絡上操作，大大提高了單位之間信息溝通的效率。

4.拓展高校智慧檔案云存儲空間。首先，購買云存儲終端，打造智能檔案云，加快文件共享機制建設。高校智慧檔案館內部信息資源巨大，需要占用大量的存儲空間，建立以計算機硬盤為終端的文件共享系統，不符合經濟原理和可持續發展理念。因此，高校有必要購置云倉儲終端，最大限度地擴大存儲空間。高校單位可與百度云盤、360網盤等云存儲終端供應商洽談[6]。基于上述云存儲提供商的云存儲終端，可以實現文件共享，為廣大用戶提供“一站式檢索”的便捷服務。需要注意的是，為了節約資源使用空間，高校在采購云存儲空間時可與相關單位合作。例如，各學校之間有分工，對智慧檔案館的共同投資可以帶來互利。創建“掌上檔案”服務，為用戶提供更好的和可用的服務。將微型通信技術納入計算機，并在貴賓平臺上設立“人工”服務，以增加用戶獲取文件的機會。建立智慧檔案服務平臺，發展內部管理系統[7]。為提高檔案檢索效率，保障檔案安全，高校有必要開發內部管理系統，將檔案數字化并錄入管理系統。檔案管理人員只需使用數據查詢技術就可以完成文件的查詢過程，提高文件的利用效率。

在信息技術的控制下，發展高校智慧檔案館智能服務是檔案管理技術創新的一項措施，本文提出了智慧檔案館的服務理念，結合自己的工作經驗，探討了信息技術控制下高校智慧檔案館智能服務的設計路徑，并提出了有針對性的操作建議。云數據技術和人工智能的發展將是未來高校智慧檔案館智能服務的新特點，只有通過自主學習前沿科學，培養創新意識，真正解決檔案管理中的隱性弊端，才能使檔案服務智能化建設走上良性軌道。研究認為，在檔案意識提高和科學技術不斷發展的背景下，高校智慧檔案館智能服務的建設將解決制度化、規范化的障礙，成為一種趨勢。