機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足及對(duì)策研究

◇內(nèi)江市第二社會(huì)福利院 羅 飛

檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)當(dāng)中必不可少的一項(xiàng)重要工作，可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展和制定發(fā)展決策提供重要的參考依據(jù)。為了更好地使檔案管理工作服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，本文從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性入手，在分析了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足的基礎(chǔ)上，就如何進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提出了幾點(diǎn)自己的見解，以供參考。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

一方面檔案能夠?yàn)閱挝坏娜粘９芾砉ぷ鳌⒅卮髿v史活動(dòng)提供真實(shí)可靠的查考依據(jù)，另一方面能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位改革與發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)正確決策提供有效依據(jù)，同時(shí)當(dāng)單位面臨法律問(wèn)題時(shí)，也可作為重要的法律憑證。檔案管理工作是否能夠優(yōu)質(zhì)、高效開展直接關(guān)系著機(jī)關(guān)檔案管理工作各項(xiàng)工作的開展質(zhì)量和效果。因此，在高速發(fā)展的新時(shí)代下，要想讓檔案管理工作更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的高質(zhì)量開展就必須在工作實(shí)踐過(guò)程當(dāng)中積極探索，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作當(dāng)中存在的不足，并在第一時(shí)間做出科學(xué)、合理的調(diào)整與優(yōu)化改進(jìn)方案，進(jìn)而有效推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康、穩(wěn)定、持續(xù)、優(yōu)質(zhì)高效發(fā)展。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足

（1）單位對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足。客觀上由于檔案管理工作不能為單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，單位領(lǐng)導(dǎo)者往往將工作重心偏向于更容易產(chǎn)生成績(jī)的業(yè)務(wù)工作和與考核直接掛鉤的行政工作，在思想上想當(dāng)然認(rèn)為檔案管理工作僅僅是對(duì)資料的收集、治理和存檔等，沒有對(duì)其引起足夠的重視，從而造成檔案管理人員配備不足、投入不足，進(jìn)而引發(fā)由于檔案管理工作專業(yè)化水平不夠高，服務(wù)質(zhì)量比較差，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位其它各項(xiàng)工作的順利、高效開展。

（2）檔案管理制度不健全。管理制度就是順利、有序開展一切工作的基礎(chǔ)和前提，任何一個(gè)單位的良好運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展都離不開科學(xué)、合理的規(guī)章制度的約束與指引，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也是如此。就當(dāng)前的實(shí)際現(xiàn)狀情況來(lái)看，有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在關(guān)于檔案管理工作開展相關(guān)制度的制定方面存在著忽視和欠缺的地方，存在著一些弊端和漏洞，有待于進(jìn)行完善與優(yōu)化改進(jìn)，檔案管理制度不夠健全，無(wú)法跟上機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的步伐。比如：制度內(nèi)容與檔案管理工作實(shí)際情況存在差異；檔案資料內(nèi)容沒有及時(shí)進(jìn)行更新與補(bǔ)充；檔案管理制度約束力不足，缺乏應(yīng)有的精細(xì)化分工和問(wèn)題責(zé)任追究機(jī)制等。這些因素造成檔案管理人員工作態(tài)度不端正、責(zé)任落實(shí)不到位，歸檔不及時(shí)、歸檔資料不齊全，從而影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展的有效性。

（3）管理人員從業(yè)素質(zhì)不高。檔案管理工作屬于一項(xiàng)對(duì)精細(xì)化程度要求比較高、對(duì)工作人員專業(yè)性要求比較高，同時(shí)對(duì)工作人員職業(yè)素養(yǎng)要求比較高的工作。但在大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理人員大都由老弱職工擔(dān)任，多數(shù)單位只能實(shí)行兼任，且檔案管理人員的流動(dòng)性很大，這導(dǎo)致檔案管理人員從業(yè)素質(zhì)不高，給檔案的管理和利用帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。主要表現(xiàn)在：一是管理人員沒有對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作引起應(yīng)有的重視。檔案管理工作人員對(duì)檔案資料管理的重要性、意義和價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，專業(yè)性不夠，責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)，從而導(dǎo)致檔案管理工作在執(zhí)行上出現(xiàn)了比較明顯的隨意性現(xiàn)象；二是檔案管理專業(yè)能力不強(qiáng)。如今，通過(guò)科學(xué)技術(shù)與業(yè)務(wù)工作的融合來(lái)提高業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量和效率已經(jīng)成為一種常態(tài)化現(xiàn)象。但是檔案管理工作在這方面表現(xiàn)得比較遲緩，檔案管理工作人員在履職過(guò)程中缺乏與時(shí)俱進(jìn)的思想和自主創(chuàng)新發(fā)展的意識(shí)，從而導(dǎo)致其專業(yè)化水平逐漸與時(shí)代落伍，與單位落伍；三是主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不高。服務(wù)意識(shí)與檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)具有極大的關(guān)系。當(dāng)前不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作服務(wù)人員的工作積極性不夠高，責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)，對(duì)工作細(xì)節(jié)不夠重視，存在著履職過(guò)程粗枝大葉的現(xiàn)象，這在很大程度上影響了檔案管理工作應(yīng)有功能和優(yōu)勢(shì)作用的發(fā)揮。

（4）硬件設(shè)施配套不到位。如今，信息技術(shù)已經(jīng)成為人們工作中必不可少的重要組成部分。同樣信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用也是一種必然發(fā)展趨勢(shì)，并且當(dāng)前很多單位的檔案管理工作早已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合。但有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍沒有跟上時(shí)代發(fā)展步伐，比如部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案庫(kù)房還存放了其他資料，沒有獨(dú)立分開，檔案的安全和保密工作存在漏洞。這在很大程度上影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，阻礙了檔案管理工作改革與創(chuàng)新的步伐。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

（1）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。思想認(rèn)識(shí)程度決定行為執(zhí)行力度。因此，要想提高檔案管理工作質(zhì)量必須首先在思想上對(duì)該項(xiàng)工作引起足夠的重視，真正深刻認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性和開展意義及價(jià)值。一方面必須積極樹立黨管檔案的思想意識(shí)。相關(guān)主要負(fù)責(zé)人員要積極擔(dān)負(fù)職責(zé)，強(qiáng)化檔案管理工作人員責(zé)任意識(shí)和現(xiàn)代化專業(yè)化水平，全面提升工作質(zhì)量和效率。二是單位主要領(lǐng)導(dǎo)在充分認(rèn)識(shí)到做好檔案管理重要意義的基礎(chǔ)上，還要明確分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，指定專人負(fù)責(zé)，把如何做好檔案管理工作具體落實(shí)到實(shí)處。另外，對(duì)工作人員進(jìn)行及時(shí)的思想指導(dǎo)和相關(guān)法律法規(guī)的教育培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)和檔案法律意識(shí)。

（2）建立完善檔案管理制度。一是要積極學(xué)習(xí)、研究我們國(guó)家所制定的關(guān)于檔案管理工作的新政策、新法規(guī)以及新條例等，并及時(shí)運(yùn)用到工作當(dāng)中。二是必須結(jié)合自身單位檔案管理工作開展實(shí)際情況，緊密結(jié)合科學(xué)法律法規(guī)以及相關(guān)政策，構(gòu)建一套符合本單位檔案管理實(shí)際情況的檔案管理體系。

（3）提升檔案管理人員素質(zhì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要重視檔案管理人員的選拔，考調(diào)檔案專業(yè)技術(shù)人員從事檔案管理工作，有條件的單位檔案管理人員實(shí)行專職。要對(duì)現(xiàn)代化專業(yè)化檔案專職人員的培養(yǎng)引起足夠的重視，同時(shí)還要積極做好本單位的檔案管理專業(yè)化、職業(yè)綜合素養(yǎng)等培訓(xùn)工作。有條件的單位，可以讓檔案管理人員定期接受檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的在職繼續(xù)教育。在不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程中，提升管理人員業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)責(zé)任心，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。

（4）實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)軟硬件的合理匹配。作為新時(shí)代下的機(jī)關(guān)事業(yè)單位要跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，在信息化建設(shè)方面要投入足夠的資金來(lái)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟件與硬件的合理匹配，只有這樣才能夠?qū)n案管理信息化建設(shè)的作用充分有效地發(fā)揮出來(lái)，才能夠使其更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作，才能夠?qū)崿F(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的整體提升與發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，做好檔案管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)揮主體作用，履行社會(huì)職能具有極其重要的意義。檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的認(rèn)識(shí)偏差、制度不健全、人員素質(zhì)不高、軟硬件配套不到位等問(wèn)題，需要各單位依據(jù)自身實(shí)際情況，順應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，不斷探索檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，加大檔案管理軟硬件投入，完善檔案管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)的可持續(xù)發(fā)展的檔案管理人才，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量逐步提升，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位在新時(shí)代謀求更好的發(fā)展提供基礎(chǔ)性保障。