大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校合同管理研究

◇泉州醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校 許達(dá)升

當(dāng)前部分高校對(duì)合同管理的重視度不足，缺少嚴(yán)格合同審核流程與制度，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理體系，導(dǎo)致合同管理存在較多問題。在《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》的要求及大數(shù)據(jù)技術(shù)手段擴(kuò)大影響的背景下，高校加強(qiáng)合同管理有著重要的意義。本文針對(duì)高校合同管理現(xiàn)狀提出了動(dòng)態(tài)化管理，清晰化編碼，規(guī)范化制度，以及創(chuàng)新化流程等舉措與途徑，能夠有效提升高校合同管理的效率與效果，實(shí)現(xiàn)高校合同管理的價(jià)值意義。

隨著高校創(chuàng)新改革的不斷加深，內(nèi)容范圍也越來越廣泛，除了教學(xué)工作外，一些管理方法也逐漸納入了高校在新時(shí)代下不斷發(fā)展和完善的目標(biāo)，其中合同管理工作就是不可或缺的重要內(nèi)容。但由于前期的不重視導(dǎo)致目前高校的合同管理工作尚存在不合理之處。

1 高校合同管理工作的開展現(xiàn)狀與問題

（1）高校對(duì)于合同管理的重視程度不足。高校在過去的發(fā)展進(jìn)程中，大部分時(shí)間都將主要的精力和關(guān)注度放在了教學(xué)水平的提升上，再加上過去的信息傳播并不便捷，高校的對(duì)外合作和交流較少，從而導(dǎo)致高校內(nèi)的合同管理工作任務(wù)并不繁重，自然也沒有進(jìn)行過多的投入。但隨著高校的發(fā)展，合同存儲(chǔ)量激增，不重視的弊端也逐漸顯露，缺少及時(shí)應(yīng)對(duì)的措施，容易在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤[1]。

（2）高校缺少嚴(yán)格合同審核流程與制度。對(duì)于現(xiàn)有的高校來說，在合同管理方面存在的一個(gè)明顯問題是缺少嚴(yán)格的審核流程與制度。大多數(shù)時(shí)間都只是表面性和簡(jiǎn)單性的進(jìn)行教師的合同申請(qǐng)審核，沒有詳細(xì)的核對(duì)合同內(nèi)容是否合規(guī)，從而出現(xiàn)一些購買硬件時(shí)合同造假的情況，讓高校承受了損失，并且也無法保證所購商品的質(zhì)量與售后情況，甚至影響教學(xué)。由于學(xué)校屬于行政單位，所以應(yīng)該設(shè)立專門的審計(jì)部門和監(jiān)督部門對(duì)日常的合同簽訂批準(zhǔn)進(jìn)行積極的評(píng)估與審查。較為流于表面的合同監(jiān)管方式降低了學(xué)校的公信力與約束力。

（3）高校的合同管理措施執(zhí)行效果不佳。目前，大部分高校已經(jīng)有一套合同管理措施和辦法，但由于缺少這方面的監(jiān)督指導(dǎo)，導(dǎo)致在合同管理制度執(zhí)行的時(shí)候，往往不能夠完全按照要求來執(zhí)行。包括合同前期的洽談，起草等，在缺少約束力和公共監(jiān)督的環(huán)境下，高校合同的制定到管理很難做到無縫銜接，往往會(huì)在某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)時(shí)間間隔長(zhǎng)的情況。而且由于高校內(nèi)部的部門較多，每個(gè)部門之間的信息傳遞和反饋都存在一定的延長(zhǎng)和遲緩性，導(dǎo)致在合同管理的措施進(jìn)行上傳下達(dá)時(shí)并不及時(shí)，從而就導(dǎo)致了執(zhí)行效果不佳的結(jié)果。

（4）高校缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理體系。對(duì)于高校來說，其既是國(guó)家高級(jí)人才培養(yǎng)的基地，又是一個(gè)不可或缺的行政部署單位，承載著國(guó)家對(duì)于教育的政策部署與執(zhí)行。所以高校更應(yīng)該具備完備與標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)行體系。但是合同管理明顯缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)高校各自執(zhí)行一套規(guī)則，甚至在同一高校內(nèi)部不同的院系之間也存在著差異。這就導(dǎo)致無法樹立一個(gè)標(biāo)桿去衡量合同管理工作的質(zhì)量好壞，更無法明確找到不足之處從而做出有針對(duì)性的調(diào)整和改革。

2 高校進(jìn)行合同管理工作改革的必要性

（1）符合經(jīng)濟(jì)化時(shí)代發(fā)展的規(guī)律與要求。合同的簽訂表征著高校與各方溝通和交流的擴(kuò)大，同時(shí)也是高校自行創(chuàng)收經(jīng)濟(jì)效益提升的表現(xiàn)，因?yàn)橹挥懈咝Ｗ銐驈?qiáng)大，才能夠吸引更多優(yōu)秀的合作伙伴與項(xiàng)目，建立更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的合作關(guān)系。因此，對(duì)合同管理的重視，也是對(duì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下高校進(jìn)一步提高的迎合與呼吁，是符合發(fā)展規(guī)律的舉措與行為[2]。

（2）促進(jìn)高校整體運(yùn)營(yíng)與管理模式進(jìn)步。高校對(duì)合同管理工作的加強(qiáng)與提升，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的建設(shè)，直接反應(yīng)了高校對(duì)于自身新運(yùn)營(yíng)模式的重視。合同管理制度的改進(jìn)與提升，是高校新時(shí)代加強(qiáng)自我建設(shè)的必經(jīng)之路，是改革無法繞過的關(guān)鍵問題。并且隨著合同管理工作的完善，所涉及的部門和環(huán)節(jié)也能夠得到較好的提升。而互聯(lián)網(wǎng)的普及，使高校多了一條宣傳自我的機(jī)會(huì)與途徑，合同管理同樣如此，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流和經(jīng)驗(yàn)的分享，實(shí)現(xiàn)高校整體運(yùn)營(yíng)與管理模式的進(jìn)步。

（3）降低高校溝通成本提升工作的效率。傳統(tǒng)的合同管理制度下，基本都是進(jìn)行人工的資料收集與評(píng)估。從負(fù)責(zé)人員來說，需要對(duì)接和交流的對(duì)象較多，包括了平行部門的同事，以及前來辦理合同入庫和查詢的服務(wù)客戶，這些都會(huì)產(chǎn)生較大的時(shí)間和精力消耗，需要有比較縝密的運(yùn)行模式與大量的人力物力才能夠?qū)崿F(xiàn)。高校進(jìn)行合同管理模式方法的改革，可以減少人為消耗帶來的浪費(fèi)，更多交給機(jī)器去執(zhí)行和解析，從而降低溝通成本，提升整體工作的效率。

3 高校在大數(shù)據(jù)下改革合同管理的舉措

（1）實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的合同管理制度運(yùn)用。對(duì)于高校來說，想要實(shí)現(xiàn)合同管理的價(jià)值，必須要建立起一個(gè)完備和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫龋挥写蚝弥贫鹊幕A(chǔ)，才能夠順利的進(jìn)行上層建筑的鋪設(shè)與建造。所以高校應(yīng)該首先從制度入手，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，不同情境發(fā)生的頻率在不斷變化，高校應(yīng)該首先根據(jù)目前所具備的合同管理?xiàng)l件，考察已有制度是否能夠覆蓋到所有的大數(shù)據(jù)合同內(nèi)容，是否存在明顯的漏洞，一旦發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)該對(duì)本校的日常工作管理?xiàng)l例和秩序進(jìn)行修改與完善[3]。

（2）構(gòu)建清晰化的合同編碼體系體制。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，高校的合同也逐漸傾向于網(wǎng)絡(luò)電子版的存儲(chǔ)方式，為了更方便的讀取，需要對(duì)不同的合同進(jìn)行分類存檔，這就需要編碼。常規(guī)的學(xué)校合同編碼的規(guī)則為承辦單位，相關(guān)部門，合同項(xiàng)目類別，合同簽訂時(shí)間以及唯一對(duì)應(yīng)的合同編號(hào)。在這些編碼內(nèi)容中，承辦單位與合同唯一編號(hào)是關(guān)鍵內(nèi)容與信息，能夠在最快時(shí)間匹配到相應(yīng)的項(xiàng)目和負(fù)責(zé)人。所以一定要對(duì)關(guān)鍵內(nèi)容設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單的編碼格式。編碼的方式不宜太過復(fù)雜防止查詢困難。但是又不能過于簡(jiǎn)單，應(yīng)該具備一定的防盜防泄漏的能力。

（3）豐富層次化的合同審核審批流程。高校的合同管理中不能缺少的一個(gè)步驟就是合同的審核，因?yàn)閷?duì)于高校來說，每年都會(huì)有很多合同，這都是龐大的合同審核量。不僅需要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審查，還需要對(duì)合同撰寫格式以及后續(xù)的歸檔進(jìn)行管理。這時(shí)就可以把大數(shù)據(jù)的思想融合進(jìn)合同管理中，為每一個(gè)教職工建立起個(gè)人的合同日志目錄，新增時(shí)可以直接在個(gè)人的目錄下修改與編輯。這樣一來，就實(shí)現(xiàn)了清晰化和層次化的合同審核流程，對(duì)應(yīng)不同的合同層級(jí)，分別對(duì)應(yīng)到不同的部門和窗口，減少合同混雜帶來的任務(wù)量堆積[4]。

（4）規(guī)范格式化的合同文本編寫登記。合同的撰寫和內(nèi)容的安排都是由每一個(gè)高校自己進(jìn)行規(guī)定與執(zhí)行的。這就造成不同高校之間如果有課題項(xiàng)目的合作和往來，合同的格式不一致性就可能導(dǎo)致出現(xiàn)一些矛盾和問題，從而影響合作的進(jìn)度。所以從這個(gè)角度來說，高校加強(qiáng)合同管理同樣需要重視合同內(nèi)容的一致性。通過大數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和平臺(tái)，不同高校可以按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)撰寫文本，通過上層指導(dǎo)下層及法律顧問提供專業(yè)法律意見的方式，融合多方的建議與習(xí)慣，推出規(guī)范化格式化的合同文本模板。

（5）創(chuàng)新信息化的合同管理運(yùn)行手段。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，各行各業(yè)紛紛進(jìn)行著改革與創(chuàng)新，對(duì)于高校合同管理工作來說，更是應(yīng)該從各個(gè)方面和環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整與適應(yīng)。大數(shù)據(jù)的整合為高校提供了一個(gè)更加準(zhǔn)確和全面的資料庫，能夠讓合同文件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)更加安全，訪問更加快捷。并且隨著各個(gè)高校對(duì)于計(jì)算機(jī)人才的不斷引進(jìn)，成立了一系列的創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)小組，高校可以充分發(fā)揮人才的積極性，對(duì)本校的合同管理系統(tǒng)進(jìn)行獨(dú)立的開發(fā)與運(yùn)行，并且組織全體師生培訓(xùn)，盡快習(xí)慣使用線上的流程進(jìn)行合同的申請(qǐng)和后續(xù)處理[5]。這樣一來，能夠直接實(shí)現(xiàn)任務(wù)與結(jié)果的對(duì)接，提升整個(gè)高校合同管理的效率與速度，也能夠讓高校離現(xiàn)代化與自動(dòng)化的管理模式更加接近。

4 結(jié)語

高校在以往的發(fā)展進(jìn)程中，將主要精力都放在了教學(xué)質(zhì)量的整頓和提升上，對(duì)于學(xué)校管理模式的改進(jìn)與融合關(guān)注較少，尤其是對(duì)于合同管理并不完善。但是為了迎合時(shí)代發(fā)展的需求，加強(qiáng)高校管理的提升，鼓勵(lì)更多師生參與到學(xué)校建設(shè)的工作中，就應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的合同管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的模式分類，不斷增強(qiáng)動(dòng)態(tài)化的制度運(yùn)用，構(gòu)建清晰的編碼體系，不斷加強(qiáng)創(chuàng)新，學(xué)會(huì)使用信息化的手段，提高合同管理的效率。