高職院校人事管理信息化模式創新分析

張曉琳

（撫順職業技術學院，遼寧 撫順 113122）

高職教育是國家高等教育不可或缺的一部分，隨著社會的發展，高職院校的重要性被凸顯了出來，越來越被社會所認可；國家也對高職教育十分重視，不斷扶持。社會在進步，如果不想被淘汰，學校也需要不斷的發展。現階段，各行各業的競爭異常激烈，學校也不例外。學校在發展過程中方方面面都需要考慮到，其中，一所高職院校的未來發展如何，與其他高職院校在競爭中如何能脫穎而出，其關鍵在師資隊伍建設。這一問題關系到高職院校的生死存亡。師資隊伍建設和人事管理水平密切相關，人事管理水平高則師資隊伍建設得就好，反之亦然，這樣人事管理的重要性就凸顯了出來。因此，學校要想不斷地進行發展，人事管理水平的提高是不可忽視的。因此必須提高人事管理的水平，人事管理將為學校的發展保駕護航。現今社會，傳統的技術已經跟不上社會的發展，逐漸被信息技術所取代，如何利用先進的信息技術，從根本上改變傳統的人事管理方式，從而使高職院校立于不敗之地，是現階段各高職院校最為迫切要解決的問題。

一、高職院校人事管理信息化概況

當下，隨著科學技術的不斷發展，全球已進入大數據時代，我國也不例外。在這樣一個時代，大數據不僅僅局限于掌握數據，還需要學會如何掌握數據。現階段高職院校的發展主要是培養更多的專業人才，把這些專業人才輸送到社會的各個行業。企業管理為了更加方便快捷，最早開啟了人事信息化的建立，一經建成就發揮了不可替代的作用。在大數據環境中，高職院校的發展，人事管理是重中之重，模式也需要轉變，信息技術必須應用到人事管理之中，在信息化的管理模式下管理效率、管理質量都能得到很好的提高。可見，高職院校的人事管理水平要想提高，就需要對人事管理進行信息化建設，這是最重要的手段[1]。

二、高校人事管理信息化現狀

現階段，絕大多數的高職院校還處于人事管理信息化的初級階段，只是在數據上進行了信息化的改造。通過對不同高職院校人事管理深入了解，我們可以得出這樣的結論：信息化時代信息的數據周期這是大多數學校所處的階段，人事管理信息化還僅僅是剛剛開始。在順應大數據時代到來的基礎上，根據自身的具體情況，高職院校也應采取一些有針對性的方法和措施，使個人檔案向無紙化、信息化、正規化的方向發展。這樣改進后，不僅可以提高日常工作的效率，還可以采用信息化的管理模式實現自我搜索以及自我統計功能。

在人事管理的實際操作中，對人事信息進行分析和研究并作出相對應的決策有著非常重要的作用，但決策的制定和實施，還需要在人事專家的幫助下完成，數據庫中的一切操作，只起到輔助作用[2]。

高職院校的日常管理工作中人事信息管理尤為重要。在學校發展歷程中，尤其是高職院校的人事管理的信息化建設上，在對待管理系統上我們要去使用它，而不是作為擺設，只不是停留在管理信息系統上。運營管理系統根據具體情況在具體應用中發揮作用，能夠提供必要的信息，為決策提供有力的信息支持。

現階段，高校人事信息管理缺乏共享和統一的管理形式，這不僅會使大部分信息難以回收利用，而且還會使人事管理水平難以提高。工作實踐中，管理規劃標準不統一，在這種情況下，在正常的人事管理過程就將影響學校的發展，本部門的信息一般情況下都是本部門自己安排人管理，很難和其他部門進行信息的交流、使用。大部分院校會根據不同的行政部門的管理需要建立相應各自獨立的信息系統，由各部門自行進行日常管理。在實際應用過程中，都只是針對自己部門的實際業務需要，建立了一般信息系統，所以，不僅難以實現數據共享，而且難以完成統一管理[3]。

三、高職院校實施人事管理信息化的實際意義

（一）高職院校告別傳統人事管理的方式，能實現人事管理信息化

信息維護是人事管理的常規工作，人事信息的管理實際上是涉及到方方面面，聯系性和時效性強。以往管理者自身的經驗的多少直接影響到人事管理的水平高低，在具體的工作過程中具體的人事管理往往面臨大量重復的工作。因此，傳統的人事管理非常復雜和耗時。在人事管理信息化的具體工作過程中，需要用科學的方法對信息進行整合，利用信息化就可以使工作變得很輕松，提高了工作效率，時間和成本都能有所縮減，人事管理工作在工作效率上能得到很大的改變。

（二）高職院校人事管理信息化可以幫助不同部門間進行信息同步使用

在高職院校，數據信息的管理方法因部門不同、職能不同而有所不同，都是各部門所獨有的。所以信息資源難以共享[4]。但是人事工作是離不開其他部門的配合的，需要其他部門提供必要的信息數據。以往不同部門之間的管理大多采取的是分散管理，這樣就不利于人員信息收集的完整性，容易導致收集的誤差大、收集時間長，從而加大了成本。人事管理信息化建設后，人事部門同其他部門之間的信息管理端口就可以實現無條件連接了，根據工作需要只要將特定的管理權限賦予各部門，就可以及時、準確地對一些特定的人事管理信息進行更新，既保證了人事信息的精確性和準時性，又促進了各職能部門之間的信息合作。這樣人事工作將更加便捷，所收集的數據也將更加全面。

（三）高職院校領導在進行決策時可以利用人事管理信息化的數據作為參考

戰略決策的提出往往是需要信息支持的，是需要有科學依據作為支撐的，高校的領導在做此項工作時是離不開人事部門的信息數據的，這是人事部門的重要職能之一。高職院校人事信息的數據量是巨大的，如果在人事管理信息化方面進行了建設，那么在此條件下就可以用信息化工具很方便、無誤地進行分析和處理，做具體工作的時候就可以用數據說話，學校師資隊伍一旦有變化，具體情況在結構和動態兩方面都可以體現出來，因而為學校領導做出對學校發展有利的決策提供重要依據[5]。

四、高職院校人事管理信息化實施中所遇到的問題

一所高職院校如果不想被社會所淘汰，發展是硬道理，人事管理信息化的建設是學校發展的必經之路，是學校發展的必然選擇。但是，在工作信息化改造過程中，不可避免地存在這樣或那樣問題，這些問題是亟待改進的。

（一）對人事管理信息化的認識不準確

現階段，對于信息化建設在認識上部分學校還是不準確的，把人事管理信息化想得過于簡單化，認為與傳統人事管理相比，應用計算機進行無紙化辦公就是進行信息化建設了。在實施過程中，把精力放到了購買設備上，而對與之配套的軟件的培訓則大多數選擇了忽略，信息系統只是選擇通用版的，沒有根據學校量身定做；認識深入一點的高職院校做得相對好一點，會根據實際情況定做管理信息系統。但是學校和技術提供者雙方對問題的理解是不同的，同時由于開發團隊不了解學校相關的一些特點，學校人員管理相對于企業來說會更復雜一些，這樣就可能會出現這樣的問題：雖然可以通過與開發團隊溝通并考慮到學校的一些實用習慣，但人事管理系統依然無法完全達到預期目標。

（二）人事管理信息化操作人員的相關技能培養得不到保證

一方面，如果要問人事管理信息化涉及到什么部門，那么按照大多數學校的工作分工就當然是人事處的事情，其他部門接觸不到相關工作。人事管理信息化工作的水平如何也就取決于具體進行此項工作的人員的水平情況，或高或低。在這種情況下，學校的數據收集和分析工作都由人事管理部門也就是人事處的具體工作人員操作。人員少、工作任務重是高職院校普遍存在的問題，所以一般都是兼職進行人事管理工作，這就導致從事此項工作的兼職人員工作量暴增，根本沒有時間研究、升級、創新人事管理信息化相關業務。

另一方面，高職院校各部門對待人事管理信息都設置了具體的工作人員，這部分人絕大多數只會使用簡單的辦公軟件，如Excel、Word等[6]。在此種情況下，各學校并沒有重視起來，沒能有針對性地對相關人員進行相應的操作技能的培訓。操作人員能力有高有低這是實際存在的問題，這樣在具體實施信息化人事管理過程中，在數據采集和處理過程中就容易出現問題。結果是通過基礎數據分析得來的，如果基礎數據不準確則結果就不準確，此等條件下，就對領導決策起到反作用。

（三）人事管理信息化的建設有待形成科學的制度體系

高職院校所使用的信息化系統一般是獨自存在的和其他系統不發生關系。在模塊設計和格式統計上是單獨進行的，如果其他系統想要直接共享和利用人員信息著實很難實現的。例如，大多數學校涉及到的人員信息平臺包括教務處人才培養狀況數據采集平臺、學院辦公室OA平臺、財務部門財務薪酬體系等[7]。以人事部門為例，上級業務部門決定了一部分軟件的具體應用，下級部門無權更改，不同部門之間系統的功能和應用模式是不同的，在這種情況下想實現信息共享是很難實現的。如職稱評審辦法、薪酬管理辦法、薪酬申報辦法、黨員統計制度等這都是不同部門的不同功能，都能應用到人員信息但實際情況卻是無法共享。用于完成業務工作，不具備信息共享條件；系統資源沒有聯系，很難共享。系統在使用過程中更新是不可避免的，每次更新將耗費大量的時間，數據錄入錯誤、改正修復等情況不可避免地會發生，人工、財力大量浪費，不經意間增加了具體工作人員數據更新的工作量，這樣就致使沒辦法快速有效地對數據進行分析。

（四）信息系統設計、管理和維護中的問題

1．系統設計不規范

字段設計在規范性、標準性上有偏差，主要體現在以下幾個方面：字段名稱過于隨意，在不同功能頁面使用的是不同的名稱但是字段卻是相同的，與國際標準對比，字段沒有按照國際標準規定取值。這些情況一方面容易造成混淆，另一方面進行數據交換的時候也很難進行[8]。

2．信息共享意愿不強

除了缺乏標準設計帶來的很難共享以外，還有各部門不愿意進行數據共享，導致都是自己對基礎數據進行維護，這樣就可能有數據不統一的情況發生，工作效率也將有所降低。

3．數據的準確性不夠

正常條件下，為了能容納下每個院系少則幾十個，多則幾百個的人事信息字段，人事數據庫都設計得非常大。同時，人員信息也是經常變化著的，人事部門人力有限，可能他不能及時進行更新維護，容易出現數據不夠準確的情況。此外，不可避免地會出現人工輸入數據錯誤，也會對數據的準確性產生影響。

4．數據開發利用率低

即使存在著大量的數據但是卻無法對人事數據進行深入分析，主要原因就是對人事系統統計分析這部分功能的設計相對簡單，難以為科學決策提供有力的支持。

5．服務水平差

重管理輕服務這是人事部門的通病。以管理為主這是設計人事信息系統第一要求，對使用需求則自動忽略了。因此，許多員工害怕人事部門，不太滿意人事部門的工作。

五、高校人事管理信息化對策分析

人事管理信息化的實施，從宏觀上來說是設定明確具體的操作目標，高效、智能、面向服務、共享這是具體要求；從微觀上來說，設計要詳細，能夠根據實際情況隨時進行修改，對信息系統進行維護和更新。對于信息工作來說，信息系統外的支持非常重要，主要包括三個方面：人員、資金和系統。在人員方面，專門的人事工作人員和技術工作人員需要相統一，在信息和人事方面相關的培訓是必不可少的環節，或者建設信息化的過程中可以讓懂信息技術的專門的人事工作人員提出相關建議[9]。在資金方面，任何項目的發展都離不開資金的強有力支持，為了項目建設能順利進行，人事部門要爭取足夠的資金支持。對于信息系統，不是一次性投入就可以建設完成。對系統進行實時維護和更新，根據政策和業務的變化及時調整信息系統，這些都需要在動態中不斷完成。對于制度的要求，信息管理制度要針對特定的工作制定，這可以結合現有的關于人事的規章制度、工作流程，還需要考慮到系統本身的特點，可以從信息系統使用規范、操作規程、權限分配、共享方式、保密通知等方面進行規定。從而約束系統中的個體行為，最大程度地保證信息系統平穩、安全、無誤地運行。

（一）信息系統建設要以安全性為基礎

安全系數要高這是人事信息的最基本要求，要想實施人事管理信息化必須要保證系統的安全性和保密性，也就是安全系數要高，這是最重要的前提。可以設置出不同的級別，每個級別的權限不同，級別不同，角色不同。用戶可以根據需要申請角色權限，審批通過后才能使用。同時，系統用戶對自己的賬號密碼要安全保管，登錄系統的時候首選使用動態密碼，對系統中查詢到的信息保密。此外，安裝防護軟件和對非法鏈接要不予理睬，這樣也是確保信息系統安全的有效途徑[10]。

（二）字段設計需規范化

設計字段的時候，國標性和統一性是最起碼的要求，同時，有國家標準一定要選擇國家標準。例如學歷、學位、職稱等都應以國家標準為準，其他部門的系統在建設時也都是這樣選擇的，這種情況下不同部門之間的數據交換就可以不需要進行多余的操作就可以很方便地進行。

（三）信息應主動共享

在當今社會大數據條件下什么最值錢，答案是肯定的，那就是數據。在如何對待基礎數據的問題上，各部門不應弊帚自珍，應積極共享，這樣就可以把數據的價值發揮到最大[11]。所以，人事部門應該在第一時間把人事管理信息系統中的信息進行共享，在其他信息系統就可以相應地查閱相關信息了。這樣教職工的數據一旦有了更新其他部門就可以在第一時間進行了解，既減少了工作任務，又保持了人事信息的一致性。

（四）多方參與促進信息準確

學校的人員涉及各部門，為了保證人員信息的準確性就需要各個部門都參與進來。首先，對于人事部門來說，通常是以個人人事作為依據，對初始信息進行核實和記錄。其次，在系統信息維護過程中，一旦人員信息產生變化，就需要在系統中及時體現出來，如人員內部調動、職稱晉升、學歷續聘等。同時，信息量的變更是大量的，如果只是人事部門人力變更，因為人員有限的關系可能會影響及時性，可以考慮將部分權限開放給相關職能部門或二級部門。比如組織部負責黨員信息變更，統戰部負責非黨員信息變更，二級單位負責考勤信息變更。同時，個人不是一成不變的，隨著時間的推移。一部分自己的信息還是需要隨時可能進行更新的，但是人事部門不了解，不用審核。這部分信息可以由員工自己維護，如郵件地址、通信地址、聯系電話、研究方向等。

（五）挖掘數據的潛在價值

數據采集和查詢是目前大多數高校的人事管理信息系統的主要工作，大量有價值的信息都沒有被開發和利用，如果利用這部分數據，就需要具體工作人員必須有數據解析方面的特長。一方面，并不是所有的信息都需要分析，這就需要管理者進行判斷，分析有用的數據；另一方面，他們應該知道從這些信息中需要分析出什么樣的數據結果[12]。一所高校的核心和關鍵是人才，優秀的人才隊伍如何打造是高校人事部門的重點工作之一。

（六）建設教職工網上辦事大廳

管理和服務是高校人事部門的職能，服務教職員工，解決實際需求，這是優質管理的基本要求。優質的服務不僅是態度，更是善良。應該會讓教職員工覺得更有效率，做事更方便。為此，建設在線服務大廳是剛需，可在線操作或自助打印，這是最基本要求。比如很多高校都開辟了校園門戶，教職員工辦理人事服務的時候，可以用自己的賬號登錄校園門戶在線進行辦理，如發放在職證書、職稱申請等，既方便了教職員工辦事，也大大提高了人事工作效率。

總之，高職院校利用人事管理系統平臺完善人事業務，主要應對碎片化、冗余建設、信息隔離等問題。人事信息管理系統的建立是借助信息技術完成管理創新，實施人事業務創新，借助系統平臺拓展管理業務，實現網絡互聯，協調業務管理中的跨部門，提高業務管理的實用性。