衛(wèi)生系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理或探索

張小峰

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)積極向數(shù)字化方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)階段的檔案管理要求，這需要衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員積極探索數(shù)字化管理道路。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生系統(tǒng);檔案;數(shù)字化管理

引言

檔案是指對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化已成為必然的趨勢(shì)。檔案管理數(shù)字化的前提是檔案信息的數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化是一種新型檔案信息形態(tài)，是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于管理的必然結(jié)果。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行收集、管理，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

1檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

檔案數(shù)字化是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行收集、管理，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案管理存在若干弊端：①檔案信息共享性差各部門(mén)檔案分開(kāi)管理，各自為政，存在無(wú)序性、孤立性、存放分散性的缺陷，也未實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，故難以形成可綜合利用的檔案信息資源;②管理手段方式滯后受時(shí)間、地點(diǎn)、從事人員等條件的制約，造成檔案材料收集、整理等工作方式單一、提供利用方式被動(dòng)、工作量巨大，但效率低;③檔案安全系數(shù)低提供利用方式主要以調(diào)閱紙質(zhì)檔案原件為主，檔案的頻繁出入庫(kù)，易造成原件磨損、丟失，影響檔案原件的壽命;④缺乏現(xiàn)代化的開(kāi)發(fā)利用手段傳統(tǒng)的管理模式缺乏引進(jìn)、利用當(dāng)今科學(xué)管理信息，檢索速度慢、查詢精度不夠、檔案利用率低，不能迅速、準(zhǔn)確、廣泛地傳遞檔案信息，嚴(yán)重地制約了醫(yī)院檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。

2衛(wèi)生系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

2.1工作的繁雜性

工作的繁雜性在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理中普遍存在。在衛(wèi)生系統(tǒng)中，檔案綜合管理部門(mén)作為信息管理的綜合部門(mén)，不僅要管理文案工作，還要延伸到很多部門(mén)，如人力資源部門(mén)、科研部門(mén)、設(shè)備管理部門(mén)和財(cái)務(wù)管理部門(mén)等。現(xiàn)階段，雖然醫(yī)療衛(wèi)生單位已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，但檔案信息涉及的內(nèi)容種類(lèi)繁多，有文案、財(cái)務(wù)、設(shè)備、人力資源和科學(xué)研究等相關(guān)內(nèi)容，仍然需要很大的工作量。由此可見(jiàn)，檔案信息化管理建設(shè)工作具有一定的繁雜性，需要進(jìn)一步深化。

2.2檔案綜合管理缺乏優(yōu)秀人才

高素質(zhì)的頂尖人才是實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理的前提條件。這些高素質(zhì)人才具備專業(yè)的知識(shí)和技能，能夠采用先進(jìn)的信息化管理方法，完善檔案信息化管理，而且能有效管理軟件和設(shè)施，最終形成一套完善的管理規(guī)章制度。另外，相關(guān)的工作人員應(yīng)具有管理知識(shí)，計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全管理的知識(shí)，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異常，這些工作人員能夠及時(shí)處理。因此，在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中，優(yōu)秀的專業(yè)人才是最寶貴的資源。另外，由衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)于儲(chǔ)存復(fù)雜、信息量大，出現(xiàn)了兼容性問(wèn)題，這些問(wèn)題的解決都需要優(yōu)秀的專業(yè)人才。只有引進(jìn)和培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)人才，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

2.3缺乏完善的規(guī)范體系

對(duì)于衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理工作來(lái)講，其開(kāi)展正常工作的前提和保障，是具有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)工作。但在現(xiàn)階段衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理工作中，因?yàn)槿狈ν晟频囊?guī)范體系，導(dǎo)致檔案資料質(zhì)量較低，各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則具有較差的兼容性和軟件移植性，自動(dòng)化甚至形同虛設(shè)。同時(shí)，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性不統(tǒng)一，對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案的信息化建設(shè)會(huì)形成嚴(yán)重的制約。

3衛(wèi)生系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理策略的探索

3.1建立統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系

在當(dāng)前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作中，要想及時(shí)解決存在的問(wèn)題，衛(wèi)生系統(tǒng)就必須對(duì)當(dāng)前的管理體系進(jìn)行全面改革，實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的緊密結(jié)合，建立一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化工作的有效實(shí)施與發(fā)展。在衛(wèi)生系統(tǒng)信息化管理工作中，工作人員要對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行有效的分類(lèi)管理與保存，以此來(lái)促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理更有邏輯性與專業(yè)性，促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案資料充分發(fā)揮自身的價(jià)值。

3.2大力培養(yǎng)高素質(zhì)人才

無(wú)論什么系統(tǒng)那個(gè)領(lǐng)域都需要高素質(zhì)的人才。檔案信息化管理的重點(diǎn)因素之一就是人才，這些優(yōu)秀的人才能夠充分了解檔案管理部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)備、檔案管理的內(nèi)容，能在電子檔案的管理中發(fā)揮重要作用。為了更好地培養(yǎng)高素質(zhì)人才，可以在工作環(huán)境上下功夫，努力創(chuàng)造出一個(gè)良好的工作環(huán)境，提供最好的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，在留住人才的同時(shí)，充分發(fā)揮這些人才的能力。高素質(zhì)人才的培養(yǎng)離不開(kāi)培訓(xùn)。要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，定期的培訓(xùn)有利于提高他們的綜合能力。檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案人員進(jìn)行檔案現(xiàn)代化知識(shí)的培訓(xùn)，積極引進(jìn)信息化建設(shè)人才，培養(yǎng)和造就一批懂信息技術(shù)、熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。另外，為了強(qiáng)化部門(mén)之間的合作交流，可以成立一套交流機(jī)制，使人才之間能夠不斷的交流，以達(dá)到共同進(jìn)步的目的，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)技術(shù)和知識(shí)的突破。最后，通過(guò)便捷的網(wǎng)絡(luò)，相關(guān)人員要學(xué)會(huì)自主學(xué)習(xí)，不斷提升自我。要積極組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)理論研討和技術(shù)交流活動(dòng)，努力營(yíng)造學(xué)習(xí)高新技術(shù)知識(shí)的良好環(huán)境氛圍。

3.3采取安全措施保障衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息管理的安全

為了更好地完善衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)，需要采取以下安全措施：首先，一旦有安全隱患存在，工作人員需要對(duì)危險(xiǎn)的大小進(jìn)行評(píng)估，并對(duì)這些有隱患的檔案信息進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。其次，工作人員需要給檔案劃分相應(yīng)的安全等級(jí)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全性進(jìn)行評(píng)估。制定切實(shí)可行的安全方案，真正解決實(shí)際問(wèn)題。同時(shí)，為了對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全性提供保障，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)需要對(duì)一些先進(jìn)的技術(shù)，如防火墻和電子加密、用戶信息認(rèn)證等充分利用。在這些技術(shù)中，能取得良好效果的就是防火墻，它能減少中病毒的概率，對(duì)計(jì)算機(jī)訪問(wèn)危險(xiǎn)網(wǎng)站有效避免。而確保檔案信息安全的另一個(gè)重要的方式，就是電子加密技術(shù)，具體可采取以下兩種加密方式：一是加密儲(chǔ)存收到的數(shù)據(jù)。二是傳送加密后的數(shù)據(jù)。最后，在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中，系統(tǒng)需要驗(yàn)證相關(guān)人員的登錄信息，由此使衛(wèi)生檔案信息管理系統(tǒng)的安全性得到一定程度的保障。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理中，為了保證各項(xiàng)資源的高效化、安全性管理，檔案管理者需要認(rèn)識(shí)到信息化資源建設(shè)的重要性，通過(guò)對(duì)衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案特點(diǎn)的分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)以往檔案管理中存在的問(wèn)題，通過(guò)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)的強(qiáng)化及安全管理能力的提升，保證檔案信息化工作的穩(wěn)步進(jìn)行，以便全面提高檔案管理工作的質(zhì)量。一般情況下，在衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案信息化管理中，應(yīng)該規(guī)范信息化的管理制度，通過(guò)信息化管理內(nèi)容的完善，強(qiáng)調(diào)檔案信息化管理中安全內(nèi)容落實(shí)的重要性，全面提高檔案管理的質(zhì)量，滿足衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展需求。

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