事業單位檔案管理信息化建設路徑分析

李偉

摘要：事業單位是我國科教文衛等事業集中部門，其檔案管理工作包括檔案收集、整理、保管、統計等，目前要解決檔案分散凌亂等狀況與社會利用要求的矛盾。當前事業單位檔案管理正從簡單到復雜不斷發展，檔案管理重心正向檔案信息開發利用發展轉變。基于此，下文將對事業單位檔案管理信息化建設路徑展開分析。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

1 事業單位檔案管理信息化建設的重要性

1.1 有利于減輕檔案工作強度

傳統事業單位檔案管理都是由人工手工收集，需要工作人員對檔案資料進行收集管理。一些事業單位檔案數量多、工作量大，相關人手卻不足，在傳統的工作方式下，檔案工作人員壓力較大，工作效率不高。采用檔案管理信息化手段，可以快速實現對數據的收集管理，具有自動化、網絡化的優勢，也可以實現資源共享，減輕了工作人員的工作強度，同時也能顯著提升工作效率。

1.2 促進檔案資源共享

當前大部分事業單位并未對檔案管理部門引起高度重視，導致數量眾多的檔案信息被束之高閣，檔案工作人員對其進行管理的任務較為繁重，經常被業務科室指責檔案調閱效率較低。通過信息化建設，事業單位檔案管理能夠讓不同業務科室和檔案管理部門達成緊密的聯系，實現檔案資源的共享，最大化地防止檔案資源利用較為滯后這類情況的出現，讓檔案資源能夠在事業單位內部得到更為廣泛的流通，這樣一來也能夠提升檔案資料的更新頻率，確保其時效性。在信息化建設背景下，檔案資源的傳輸利用了在線途徑，相關人員能夠直接在線對其中的不足之處進行修改，有效避免了反復報送檔案而引發的數據誤差。

2 事業單位檔案管理信息化建設現狀

目前，事業單位檔案管理信息化建設取得很大成效，但仍存在保密工作審批繁瑣、借還檔案資料登記工作量大等問題。事業單位檔案管理缺乏監督制度，檔案信息化管理監督方面未提出明確方法，不能對檔案工作人員形成監督效應。現有檔案管理制度涉及領域不全面，對檔案管理開發重視不足等。檔案管理信息化建設問題存在的原因，包括缺乏宏觀指導，檔案管理者素質薄弱等。當前政府部門對信息化投入有限，忽略設備的檢修工作，部分設備損壞無法使用，影響檔案管理信息化建設。部分檔案人員對檔案管理工作認識不足，使得高新信息技術難以推行。部分領導者對信息化建設重視不足，工作人員獲取檔案管理知識渠道匱乏。隨著信息化技術快速發展，事業單位留存檔案涉及到許多私密信息，很多單位對系統程序設計不嚴格，對職工信息技術操作管理粗放，導致由于職工錯誤操作泄露重要信息，造成事業單位利益受損。部分單位領導對信息化認識不足，缺乏先進信息技術建設理念。有些部門干部職工缺乏學習進步意識。事業單位有些檔案資料涉及到國家機密信息，事業單位信息化處理要注意文件資料安全。但有些單位忽視涉密檔案安全保護，對公開信息審查程序不嚴，導致黑客等竊取機密文件資料。事業單位要按規定對檔案進行嚴格管理，才能保證機密材料安全。

3 事業單位檔案管理信息化建設路徑分析

3.1 進一步完善檔案信息化管理制度

一些事業單位對于檔案管理信息化的認識不夠深刻，相關法律法規和業務標準貫徹落實不到位。因此，需要根據檔案法律法規，按照“標準化、規范化、信息化”要求，構建推進檔案信息化的目標體系，提升標準化制度建設水平。需要檔案工作人員秉承新的科學發展理念，結合事業單位工作特點，針對實際需求，制定科學、合理、實用性強的檔案管理信息化建設規章制度，使這項工作有章可循。應在明確管理方向的基礎上，突出檔案的信息化、現代化管理和利用效果。應確保檔案信息化建設符合事業單位檔案管理的實際需求，構建完善的現代化檔案管理體系。

3.2 強化基礎設施建設

事業單位檔案部門要更新陳舊設備，更換符合檔案管理規定的資料架，新建資料庫安裝通風設備，方便記錄檔案室溫濕度狀況。檔案信息化建設可以借鑒兄弟單位經驗，相關工作人員學習參觀完成信息化建設單位，選擇合適的檔案管理信息系統平臺。平臺建設要注意為檔案信息系統搭載服務器負載等能力，注意檔案存儲格式兼容性，根據管理人員實際需求對現有設備更新，拓展接口是未來功能拓展的保證。事業單位檔案管理要求掌握信息化檔案工作方法。檔案管理信息化網站是以網頁形式建立站點，網頁式服務有利于信息資源傳遞，信息化網站要具有更新能力等，檔案管理工作要運用先進技術手段，檔案人員要及時更檔案內容，充分利用現代化設備保存檔案資料。

3.3 加強信息化安全管理與控制

在信息技術水平不斷提升的背景下，越來越多的行業都開展了信息化建設，雖然極大地提升了工作效率，但同時也暴露出了安全方面的問題，嚴重威脅了單位數據信息方面的安全。事業單位檔案資源具備一定的私密性，其中的內容和國家政策、發展戰略方針息息相關，如若不慎泄露就會造成不利的后果。因此，事業單位應當加強信息化安全管理與控制，構建一個完善的網絡安全管理制度，積極引入先進的安全防范措施，以此來保障檔案信息的安全性。具體而言，通過一定的手段來防止電子檔案信息被黑客使用病毒盜取，可以對現有的防火墻進行改良與優化，添加先進的加密監控技術，提高電子檔案信息的安全性。同時，事業單位還應當結合實際情況構建一個健全的安全體系，一方面做好硬件設施安全保障，明確檔案管理信息系統的線路、環境、設備等方面所存在的安全隱患，定期進行排查與維護，保證檔案信息化管理系統中的數據信息不被外界因素所干擾;另一方面則要做好網絡安全保障，定期對檔案信息化管理系統中的檔案資源進行全面的掃描，消除網絡木馬、病毒對重要信息的侵蝕，切實保障事業單位檔案信息化建設的安全性。

4 結束語

綜上所述，在信息化時代，事業單位進行檔案管理信息化建設有著重要的作用與價值，檔案管理人員應當樹立正確的意識，不斷提升自身的信息化專業水平，事業單位也要積極引入先進的信息化技術，加強人才培養工作，這樣才能夠有效保證檔案管理信息化建設的持續穩步推進。

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