中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式探討

劉雪芳

(佛山市第三中學 廣東佛山 528000)

在社會迅速發展的今天，教育事業也有了突飛猛進的變化。教育事業不僅是教師的日常教學工作，還有支撐教學的一些教輔工作。全新的教育改革之后，許多教輔工作無法與新課標的教學改革相匹配。拿中學檔案管理工作來說，對學校的發展起關鍵作用，但在平日的工作中，學校往往將教學質量和學生的升學率作為改革重點，而忽視了檔案管理這類教輔工作。對此，學校應加強對檔案管理工作的重視，并就如何提升管理工作效率進行探討，進而促進教育改革。

一、中學檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作人員專業能力不足

在社會進步發展的過程中，學校為了與時俱進，不斷地進行規模擴張，學生數量增加之后就需要一些專業的檔案管理人員來處理檔案。但現階段中學檔案的管理工作人員專業能力都明顯不足，且無法將百分百的精力投入到工作中，導致檔案管理工作出現一系列問題，如果不能解決這些基礎問題，會嚴重影響學校未來的發展。當然，主要原因是中學對檔案管理的疏忽，導致一些專業的工作人員離崗，人才流失也是導致目前檔案管理工作效率低下的原因之一。

（二）檔案管理方式存在弊端

隨著社會的科技化，各行各業都逐漸向自動化方向發展，因此，在當下的新形勢下，可以利用信息技術讓檔案管理工作逐漸實現自動化，進而有效提升檔案管理工作的效率，雖說利用信息互聯網技術能為中學管理工作帶來方便，但這一管理方式還存在一定的弊端，由于互聯網中會存在安全隱患，而檔案資料是在電腦上儲存，如果受到外界的病毒攻擊，很有可能會篡改某些檔案，這是一個很嚴重的問題。

（三）學校對檔案管理工作不夠重視

分析當下中學檔案管理工作現狀發現，多數管理人員的日常工作就是對檔案進行一些簡單的整理和儲存，并沒有與之相匹配的后續完善工作。眾所周知，如果檔案管理的流程不完善，那么管理這項工作也將毫無意義，久而久之，會導致檔案管理工作越來越不受重視[1]。隨著新課標的改革，檔案管理也要進行適當的改變，但當下對檔案管理的工作不夠重視，直接導致管理人員缺乏工作積極性，不能及時地對檔案進行整理歸類，這也是檔案管理工作效率低下的原因。想要從根本上改變檔案管理工作現狀，需要基于時代發展的基礎，創新管理方式，進而解決各種問題。

（四）檔案管理模式與時代脫節

現在，很多中學中的檔案管理工作依然選擇傳統的管理模式進行，沒有對模式進行創新改革，無法利用網絡化設備和科學的管理模式，因此，經常會導致一些重要文件丟失，無法正常開展教育工作。這種傳統的檔案管理模式已經嚴重與時代脫節，很難滿足當下社會的發展情況，導致教育事業的發展極其緩慢。

二、中學檔案管理工作效率的提升方式

（一）提升管理工作人員的專業水平

學校想要提升檔案管理工作效率，首先要對檔案管理的工作人員進行專業能力培養。學校可以引進一些高水平、高效率的專業人才，對中學的工作人員進行培訓，進而提升檔案管理人員的工作能力，提升工作效率。例如，學?？梢栽O立專門的檔案管理工作培訓班，邀請一些經驗豐富、能力出眾的檔案管理方面專家來校進行課程培訓，并對當下的新形勢、新背景進行講解分析。培訓的主要內容可以從實際工作中遇到的問題出發，宣導檔案管理工作所需要的具備的基本要求，幫助檔案管理人員更好地提升專業知識能力。經過這樣嚴格系統的培訓，能讓中學檔案管理人員進一步了解檔案管理的工作內容，有效提升工作效率。此外，中學也可以通過高頻度的宣傳，提升工作人員的能力，并組織檔案管理團隊進行定期溝通交流，對工作中遇到的問題進行分析，進而提升檔案管理工作的效率。

（二）采用信息化技術對檔案進行管理

隨著社會技術的飛速發展，信息化時代已經融入我們的日常生活，檔案信息化也已成為當下的流行趨勢。中學檔案管理工作是學校創新改革的基礎，因此，要緊跟時代潮流，采用信息化技術對檔案進行管理。信息化檔案管理有很多優勢，能讓工作人員擺脫傳統的紙質檔案，通過計算機進行采集與操作，將一些實體資料轉變成線上檔案，不僅能在整理上提供便捷，還方便查找瀏覽[2]。例如，近日一些中學在相關部門的組織下，將檔案管理工作全部轉變為電子檔案，對存儲的檔案資料進行收集、整理，并引進操作便捷的檔案數字化專業機器，對檔案進行裝訂和錄入，大大提升了檔案管理工作的工作效率。通過互聯網的形式進行檔案管理，可以以最快的時間尋找所需要的檔案，也是目前比較實用的檔案管理工作方式。

（三）完善新時代背景下的檔案管理制度

每個學校的制度不同，所以在檔案管理上也會有所差異，學校應根據自身的實際情況，并結合新時代背景下的創新模式，制定出科學合理的檔案管理制度。比如，學?？梢圆扇】冃У脑u比方式，調動工作人員的積極性，并采用相應的激勵策略進行績效考核，以此提升檔案管理效率。不僅如此，學校還要完善管理工作制度，要求工作人員在完成工作任務之后，將整理好的檔案資料第一時間上交到檔案管理部門。學校還可以建立監管制度，對檔案管理人員進行監督，對于一些違反紀律的行為進行嚴格處理，確保檔案管理工作有序進行，這是提升效率的關鍵步驟。另外，學校還要在資金方面進行投入，保證工作不會因為資金短缺而受到限制。這種環環相扣的檔案管理制度，是新時代背景下讓檔案管理工作正常運行的基本條件。

（四）完善檔案管理系統

為了保證管理工作效率有效提升，學校應單獨配置一個利于儲存的教室，并保證教室環境的干燥。當然，除了環境方面，還需要制定出詳細的管理系統流程，對不同類型的檔案進行分類管理，并保存到線上系統[3]。比如，對于一些重要性的檔案，需要明確標注上注冊和接收文件的時間，并記錄上文件訪問的細則，防止文件丟失。如果因工作需要將文件取出，則要明確標注取出的目的和返回的日期，避免出現資料流失的狀況。

三、結束語

總而言之，隨著時代的進步，中學檔案不僅記錄著學校不同時期的成長歷程，還能夠反映出中學的雄厚師資力量及規模創新，這都能為以后的發展奠定基礎。由此來看，高效的檔案管理工作能促進學校的發展，因此，學校必須重視檔案管理工作，并對檔案管理工作中出現的問題提出改進方式，確保工作效率的提升。另外，中學檔案管理工作還要與時代接軌，在當下的現實環境中進行創新改革，提升工作人員的專業水平，為中學檔案管理提供可實施性建議和策略，進而促進中學在新時代社會環境中的高效發展。