圖書館檔案管理信息化建設存在的問題及完善策略

濟寧市城市建設檔案館 李愛萍

圖書館檔案管理信息化建設需要加強對硬件和軟件的建設，能夠與地區經濟發展相適應。圖書館檔案信息化建設利用計算機技術對圖書、報刊、報紙等集中管理，可以實現信息的高效化管理，為讀者提供高效、快捷的信息服務，能夠提高圖書館檔案管理的效率。

一、圖書館檔案信息化建設的必要性

隨著信息時代的快速發展，檔案的數量越來越多。如果僅僅依靠人工記錄管理的方式，已經遠遠不能滿足檔案管理工作的需求，而且也很容易在管理過程中出現記錄錯誤、文件丟失以及油墨脫落等問題。同時還需要有專門的檔案室來存放紙質檔案，這種管理方式危險性極大，一旦遇到火災等事故，將會對檔案造成嚴重的損毀。因此，建設信息化檔案管理是非常有必要的。通過建設圖書館檔案管理信息系統，不僅可以對眾多的檔案信息進行存儲，而且也避免了火災及其他原因造成的檔案損失問題。總之，在檔案保管方面，只需要利用計算機系統設備即可很大程度地提高工作質量及效率，同時也節省了人力成本的投入。通過計算機平臺管理檔案，可以讓讀者快速查詢到所需要的圖書和檔案信息，然后根據所查到的信息迅速到圖書定位位置進行查找，這樣在很大程度上節省了尋找信息所需要的時間，也滿足了讀者的閱讀要求。圖書館的信息化建設還可以在很大程度上實現圖書館檔案信息的共享，一方面對于用戶來說，可以更加方便地獲取信息，可以通過不同的方式登錄平臺；另一方面對檔案管理人員來說，不僅節省了閱覽檔案信息的時間，同時也大大提升了檔案管理的效果。

二、圖書館檔案管理信息化建設存在的問題

（一）制度建設落后

以前，圖書館檔案很多都是以紙質文本和電子文檔的形式存在，載體相對來說比較單一。再加上在管理方面內容與載體較容易分離、存儲密度高等特點，很容易造成檔案內容泄露。因此，就需要在一定層面上由相關部門給予一定的指導，能夠在一定程度上協調好各個主體之間的關系，同時提高圖書管理工作的效率。大多數圖書館在制度層面的建設和創新方面都比較傳統，主要體現為制度更新不及時。目前，隨著檔案信息化建設的不斷深入，新的圖書館管理方式及服務等都應具有嚴格的標準。例如，圖書館新開發的信息服務就需要一定的服務管理與之相適應，同時，圖書館的信息化還需要劃分好各個領域，這些工作都需要在建設信息化圖書館過程中充分考慮。

（二）信息化建設專業人才缺乏

圖書館的信息化建設需要依靠專業的建設性人才，目前專業的圖書館管理人才極度缺乏，隊伍整體素質較弱。圖書館信息化建設人才需要具備扎實的管理學理論基礎，能夠利用圖書館現代通訊技術、互聯網技術等進行信息化建設。當前部分檔案管理人員管理理念落后，致使檔案管理效率低下。圖書館內部也缺乏對員工的統一培訓，這些均導致圖書館檔案管理信息化建設存在一系列的衍生問題。

（三）信息管理系統功能不合理

目前，我國檔案信息化管理規劃主要存在兩個方面的誤區：一方面是建設不充分。圖書館在建設過程中，很多單位對其重視程度不夠，僅僅只是從電子文檔的角度對其進行規劃，往往忽略了對圖書檔案的存儲、傳輸，這不僅增加了檔案泄露的風險，而且也不利于檔案的開發。另一方面是系統功能建設過度。大多單位在進行整體規劃時，僅僅只是考慮系統的功能性，這就會將一些操作性、功能性差的內容嵌入到系統中，造成了嚴重的資源浪費現象，不利于檔案管理工作的順利進行。因此，在初期進行管理系統規劃時，相關部門以及工作人員需要充分了解本單位圖書館資源庫現狀，以及相關技術問題，進行綜合分析后制定出最符合單位長遠發展的管理系統。

三、促進圖書館檔案信息化建設的有效對策

（一）更新檔案管理理念

隨著互聯網技術的不斷發展，圖書館檔案管理信息化建設的趨勢也在不斷加強，在這種形勢下檔案管理人員應當及時轉變檔案管理理念，保證檔案管理現代化。例如，圖書館檔案管理人員在進行檔案管理時應當轉變以往的人工查找機制，在計算機內按照年份、全宗、年度、關鍵詞、作者、館藏來源等條件進行檔案管理現代化建設，實現信息資源的共享，避免資源的浪費。進行現代化的檔案管理時還需要加強對大數據技術的運用，利用大數據保證檔案分類的科學性。此外，檔案管理人員還應以大數據技術為依托，實現對復雜資料的高效管理，在大數據系統內巧用關鍵詞，實現館藏信息調用的高效性。

（二）制定現代化檔案管理機制

目前的圖書館檔案管理制度我國已經使用了很多年，在信息化背景下已經不能夠與當前的檔案管理要求相適應。因此，這就需要相關工作人員對原有的圖書館檔案管理要求進行更新、修改，并且要保證此制度中包含的相關要求和標準等能夠在很大程度上降低信息化檔案管理的風險，從而保證圖書館管理效果。在實際建設過程中，為了確保其進展順利，管理部門需要對相關工作的實施方式進行規范，同時還應該完善相關管理制度，要使得檔案管理工作在執行過程中有法可依，從而有效推進其順利開展。除此之外，相關部門還應結合本單位檔案管理的具體形式，對當前的制度進行合理地調整和修改，這樣可以避免在實際操作過程中發生一些問題。為了能夠有效提高檔案管理工作的效率和質量，單位可以通過設立獎懲制度等增強員工的責任心，出問題由直接負責人負責，這樣才能夠從整體上提高圖書館的運行效率。

（三）重視專業人才的培養

圖書館的檔案管理信息化離不開專業化的人才，因此，圖書館檔案管理要與時俱進，加強對員工的培訓，提升員工素質。例如，可以開展“圖書館檔案管理信息化知識講座”“圖書館檔案管理理念分享會”“信息化背景下圖書館檔案管理存在的問題研討會”，利用線上+線下聯動的培訓方式，促進檔案管理人員綜合素養的提升。圖書館還要加強與高校的合作，直接選聘優秀的畢業生，要求選用對圖書館檔案管理信息化有研究、有見解的學生。此外，進行信息化建設還需要購入相關的現代化設備，引進具備相應操作能力的專業人才。地區圖書館可以與高校長期合作，為相關人才提供實習崗位，并發揮年輕群體的創新性，為圖書館檔案管理信息化建設服務。例如，圖書館可構建“人才隊伍建設策略”，促進圖書館工作人員互幫互助、以老帶新、以新帶老。因為老員工可能由于年齡限制或是思想落后跟不上檔案管理信息化的步伐，所以需要以新帶老。另外，由于老員工工作經驗豐富，對圖書館的發展歷程以及行業發展較為了解，所以需要形成互幫互助的風氣。此外，還要重點培養優秀的技術型人才。

（四）加快圖書館信息數據庫建設

檔案管理信息化建設需要制定統一的規劃，發揮立卷思想。立卷思想指的是在檔案整理的制度框架下，以保持文件檔案聯系為原則的思想。這是信息化背景下檔案信息管理的重要思想基礎，在進行圖書館信息數據庫建設時，需要運用立卷思想保證文檔之間的聯系性，促進整理的規范化。圖書館建立信息數據系統，只有少數內部人員才能夠進入系統進行操作，同時也需要保證系統的加密性，提高圖書館信息數據建設的效率。例如，可以在系統內部設立不同的管理模塊，在不同的模塊下進行圖書檔案管理，還需要加強對具有特殊價值的檔案的管理。此外，還要加強與鄰近地區圖書館的合作，根據不同地區讀者的需求合理進行調度，發揮數據庫的作用。建立完善的圖書管理系統能夠促進檔案信息的整合，實現檔案資料的集中化管理。

（五）完善安全管理檔案信息化系統

檔案管理信息化會使檔案信息處于開放的網絡空間，圖書管理工作者在進行檔案信息化建設時，一定要提升自身的安全防護意識，要全面重視檔案的安全管理工作，建立健全檔案信息化管理制度、檔案應用制度。檔案信息化管理工作形式的建立，需要相應的電子檔案管理工作體系，通過檔案管理的相關制度，規范檔案管理工作人員的行為。檔案管理工作人員要對身份信息進行驗證，設置操作權限，無關人員不能進入檔案管理系統進行操作。對檔案數據的傳輸和使用都要進行安全管理，對系統進行安全加密。為了更有效地避免數據庫因操作不當出現問題，影響數據安全，就需要對整個檔案管理數據庫進行異地備份，并和檔案管理信息同步，以此來保證檔案管理系統的安全。

四、結語

綜上所述，在目前這種形勢下，如何更好地實現圖書館檔案管理信息化，提升圖書館檔案信息管理能力已經成為檔案管理工作的重點內容之一。圖書館檔案管理人員還應根據當前自身單位的實際情況，制定適應的管理辦法。除此之外，在現有的基礎上還應不斷提升檔案工作人員的工作能力、職能素養，相關部門也應加大對檔案信息化建設的重視程度，加大資金的投入，積極引進優秀的管理人員，只有這樣才有可能全面提升檔案管理工作水平，加快圖書館信息化建設的步伐。