新時期高校固定資產信息化管理存在的問題及對策

陳浩新

（廣州工商學院，廣州 510850）

0 引言

高等院校經常需要進行級別升遷或面對規模整合問題，針對固定資產的管理工作較為復雜。高等院校涉及的資產管理問題更具復雜性，必須革新管理模式，優化管理手段，適應時代發展和教育改革進程。在新時期進行固定資產管理時信息化手段可為管理提速增效，提高高等院校辦學水準。為切實彌補固定資產管理缺陷，應先客觀審視管理缺陷，進而查遺補漏全面優化。

1 高校固定資產信息化管理概述

新時期下，各領域的信息化建設帶動了高校管理工作向信息化領域的邁入。在以往的條件下，高校作為國內教育體系中一個關鍵的組成部分，高校管理者始終將強化教育工作力度放在第一位，或多或少地忽略了管理工作，導致大量的固定資產閑置浪費，制約了高校建設的發展。但在新時期各領域信息化發展的契機下，高校逐漸改變了固定資產的管理模式，并逐步利用信息化系統來代替人工操作，以期推動固定資產管理工作自動化、智能化水平的提升。在此過程中，固定資產管理責任通常會被劃分給財務部門，并由財務部門進行定期的統計、管理，而高校在運行中更側重于將資源傾斜向教學建設方面，使得校內的財務專業人員數量減少，在崗工作人員的任務較重，因此，往往難以有效執行固定資產管理工作。而在信息化管理下，工作者們借助信息系統的盤點、統計等功能，可以實現多個管理環節的自動化運行，提高工作效率，且人工操作減少，也降低了人為因素對固定資產管理工作準確性的影響，有助于固定資產管理工作水平的提升［1］。

2 新時期高校固定資產信息化管理的必要性

2.1 促進高校固定資產高效化管理

在人工操作模式下，固定資產信息通常被集中存放在財務部門或固定資產管理人員手中，而高校的規模往往較大，所持有的固定資產數量也比較多。因此，固定資產持有、使用信息大多都會分散地存放在各個管理負責人手中，使管理人員難以實現對固定資產的總體性統籌管理，形成了資產閑置、利用率不高等問題。在此過程中，如果能夠從統籌的角度出發，基于信息化管理模式，構建出固定資產信息共享平臺，便可以幫助管理者從全局角度出發，制訂固定資產管理計劃，使固定資產能夠得到充分地利用，消除因缺乏統籌管理而造成的固定資產浪費問題，實現固定資產的高效化管理［2］。

2.2 促進高校固定資產規范化管理

在管理中，借助配套的信息軟件，高校可以建立一個固定資產全生命周期的管理體系，并通過為各個全生命周期管理程序，構建相應的軟件操作流程，可以實現固定資產管理的規范化建設，以確保賬實相符、工作檢查便捷。就目前來看，新時期下，軟件技術、網絡技術、安全技術的飛速發展，使信息化管理軟件行業逐步成型，并進入了穩健發展的狀態。因此，高校可以直接到固定資產管理軟件供應商處購買相應的軟件，同時，全生命周期管理法作為一種先進的固定資產管理技術，在當前各類配套管理軟件中，均帶有全生命周期管理程序，這使得信息化背景下，管理工作的規范化建設更具可行性。

2.3 促進高校固定資產動態化管理

信息化管理最明顯的優勢就是實時性強。在此背景下，工作者對任何一條固定資產信息的改動都會同步顯示到系統中，同時，系統具有的多樣化統計功能，可以隨時按照工作者的需求，對現有固定資產信息予以統計、顯示，方便其開展動態化的管理。此外，在動態化管理層面上，系統的自動統計、調度功能，以及警告功能，均可以為動態化管理提供有力的依據，改善管理工作的效率。

3 新時期高校固定資產信息化管理存在的問題

3.1 固定資產管理系統的功能有待加強

現階段，大多數高校并不具備獨立、自主構建信息化固定資產管理系統的能力，因此，其通常會以購買的形式，從供應商處購買軟件產品，實現信息化管理。在此過程中，雖然為了滿足各個機構、組織的固定資產管理需求，供應商會設置多樣化的管理功能，但在信息安全功能上，仍存在不足。而在信息化軟件運作中，其中的固定資產信息，往往需要共享給財務系統，因此，惡意代碼很可能從固定資產管理系統進入財務系統，引發一系列嚴重的后果，不利于管理工作的正常開展。此外，在管理系統運行中，存在接入終端或系統的需求，在接入時，系統中就會形成邊界，而邊界區域通常為信息安全防護真空區域，使得系統的信息安全防護能力下降，影響了信息化管理模式的應用效果［3］。

3.2 存在“信息孤島”

一般來說，信息化的主要目的就是消除信息孤島問題，但事實上，由于高校所持有的固定資產數量普遍較多，加之財務人員缺乏的現狀，一些高校會設置專門的固定資產管理部門，然后在該部門內指定專門的工作者，與財務人員進行對接，實現固定資產的入賬。而在此情況下，出于安全與軟件建設成本考慮，高校通常不會為財務系統與固定資產管理系統建立連接，導致固定資產系統成為信息孤島。在此過程中，信息孤島的產生，使得信息傳遞過程中很容易出現錯誤、疏漏，同時，也不方便財務人員查閱固定資產信息，降低了相關的財務工作效率，由此形成了信息化建設中的“信息孤島”問題，制約了高校內部管理水平的發展［4］。

3.3 管理人員專業素質有待提升

在信息技術引入固定資產管理工作之后，由于工作負擔得到了顯著的降低，因此，一些高校將固定資產管理工作再一次劃歸給財務部門，并將原有的固定資產管理部門并入到財務部門中，實現人員、部門的精簡，以節約成本、行政管理工作資源。在此情況下，原財務人員在管理工作上，以及原管理人員在財務工作上均會出現操作不熟練、缺乏經驗的問題，形成工作者專業素質參差不齊的情況，這不僅影響兩個部門的合并效果，也會使固定資產信息化管理的執行大打折扣。此外，一直以來，人力資源市場都呈現出優質人才緊缺的問題，因此，在人才引入過程中，為了滿足自身的人資需求，高校通常會降低準入門檻，導致一些專業素質不足的人員上崗，由此形成了后續信息化管理工作中潛在的問題，影響了高校固定資產的統籌應用效果。

3.4 信息化管理意識有待提高

在新時期下，信息技術的迭代速度不斷加快，使得固定資產管理軟件迅速更新。而在此背景下，部分高校雖然引入了信息化管理技術，但其依然存在重業務、輕管理的情況，導致其信息化管理意識較低，通常不會及時引入新的管理軟件，使信息化建設呈現出落后的狀態。在此過程中，由于管理者的信息化意識不足，因此，在實際工作中，通常對軟件的更新缺乏關注，使信息化建設難以具備足夠的先進性，阻礙了管理工作的進一步發展。一般來說，這種信息化管理意識缺乏的問題，主要源于工作者對信息技術的了解不夠，其往往不能準確意識到信息化建設在減輕工作負擔等方面存在的效用。同時，一部分工作者的年齡較大，對新事物的接受能力不足，影響了工作團隊整體信息化管理意識的樹立，極大地限制了固定資產管理信息化水平的提升［5］。

4 新時期高校固定資產信息化管理的優化對策

4.1 加強固定資產信息化管理機制建設

應對資產管理機制進行信息化優化，使其在運作中為管理系統提供良好的環境，促進信息化管理順利推行。資產管理部門應加強和財務部門合作，對招標采購加強科學管理，防止硬件與軟件設施設備出現安全漏洞。針對軟件開發和硬件管理以及系統操作、信息存儲、系統環境控制等方面，進行全方位的管理。應根據環節特點分配和指定專項管理人員，促進環節優化，科學掌控全局。其中，參與人員、信息調閱權限、管理制度、安全預警措施等都應精細化管理，保證信息安全。在機制實行應用中，應強化監督，定位應用缺陷，促進查遺補漏［6］。

4.2 升級固定資產信息化管理系統

資產管理系統在技術升級、信息擴容以及其他因素影響下逐漸顯露弊端，軟件應持續完善，定期升級，以軟件為管理形式之一的管理系統也應力求完善，積極升級。固定資產應實施量化管理，與績效掛鉤，借助績效管理的積極影響力提升執行能動性，促進管理完善。系統升級還包括信息更新管理，當固定資產的數據信息發生變更時，應及時予以更新。固定資產中資產形成、調度、維護管理和按規定處置等屬于日常業務，對這些業務應強化過程管理，保證資產有效性應用，保證資產應用的持續性利益。此外，還應對資產信息的可靠性和精確性加以重視，開展實時、動態管理，輔助科學決策。在管理中應靈活應用功能模塊，對管理系統進行個性化設計與應用［7］。

4.3 構建高校管理信息化平臺，實現動態化管理

根據相關管理辦法要求，學校在進行儀器設備管理時，應采取現代化手段，促進科學管理，該管理中應完善網絡資源建設，促進信息網絡化傳輸。精密儀器設備是高等院校重要的固定資產，雖然各高校教學實力不同，但是資源普遍存在局限性，應使用有限的資源創造更大價值，這也是資產管理的核心目標之一。應優化資產整合，促進資產共享和共同使用，調節資源配置，以優質應用和合理擴大價值為預期規劃資源，有效節約資源。通過建設信息系統平臺，與其他高校共享閑置資產，整合相關信息，規范上傳備案，除儀器設備外，辦公家具以及教育設施等也可利用網絡平臺申請資產共享，在資產管理單位統一管理下實現優勢互補［8］（見圖1）。

圖1 固定資產共享調配

4.4 加強固定資產信息在部門間的對接和共享

在不同部門之間，應提高信息流通效率，促進及時有效的信息對接，保證優質信息共享，促進全面協同。應強化監督，各部門應高質量和高效率體現部門職能，構建良性管理體系，促進多方協調配合。在此過程中，財務部門應加強資產定期核算，做好財務審計。紀委部門是查處違紀行為的職能部門，針對資產流失等不良事件應強化追責。審計部門的職責是審計資產現狀，應科學審計，全面管理信息，促進精細化審計，及時發現審計問題，依法追責，并向財務部門和紀委部門抄送審計報告。資產部門應體現對固定資產的綜合管理職能，完善監督管理［9］。

4.5 強化信息化管理隊伍建設，提高管理人員的管理和責任意識

想要實現固定資產長效管理，應從根源著手，影響信息化資產管理的直接因素是人員因素，信息化管理雖以信息化技術為主要依托，管理人員卻是技術的實際應用者和管理活動的實際踐行者。為此，應保證管理隊伍持續輸入新理念和優質的新型人才，維持管理隊伍先進性和靈活性，為優化管理群策群力，體現集體智慧、人才智慧。對于當前隊伍，應以信息化為專項主題實施全員培訓，打破固定資產管理的僵化思維模式，提升對信息化管理的重視度，糾正錯誤認知，將信息化管理置于更科學、更客觀的地位，加以優質應用。管理人員應明確，信息化管理的推行基礎是人才和技術。從素質方面分析，人才應具備運籌學、管理學以及會計學等專業知識，而且對信息網絡技術掌握度有客觀要求。資產管理人員應針對固定資產管理需要彌補技能缺陷，了解和掌握資產管理軟件應用，強化信息安全意識。還應完善升級智能管理軟件，提升信息化水平和數據分析精準性，高效應用軟件和相關技術。應增強管理者責任意識，對新時期信息管理嚴峻性和風險性產生客觀認知，能動性管理，精細化執行，促進管理完善［10］。

5 總結

綜上所述，在對高校固定資產實施管理的改革中，應落實信息化管理模式，消除傳統管理中“信息孤島”現象，促進信息交流和安全共享，完善管理體系并強化其功能影響，重視固定資產管理中執行者（即人才）的專業素質影響作用，經濟滲透信息化管理理念和新時期新視角的管理意識，建設更優質、更有工作熱情和責任感的管理隊伍，從機制到人員，從主觀素質到客觀水平，實現全維度優化。