高校財務報銷管理信息化建設研究
——基于內部控制視角

譚媛元（西南大學財務部 重慶 400715）

一、引言

黨的十九大以來，我國堅持把科技創新置于國家發展全局的核心位置，全面實施創新驅動發展戰略，科學謀劃科技創新工作，出臺重大改革措施。2018年國務院出臺了《關于優化科研管理提升科研績效若干措施的通知》（國發［2018］25號），《關于抓好賦予科研機構和人員更大自主權有關文件貫徹落實工作的通知》（國辦發［2018］127號），2019年教育部辦公廳發布了《關于開展解決科研經費“報銷繁”有關工作的通知》（教財廳函［2019］8號）等文件，深入推進“放管服”改革，為科研經費“松綁”，為科研人員“減負”，持續釋放創新活力。但目前，科研經費日常管理繁文縟節、報銷繁、效率低等諸多問題仍存在，如何賦予科研機構和人員更大自主權，充分發揮科研經費助推科技創新效能，同時加強經費使用的合法性和合規性，防范科研經費使用風險成為了現實中面臨的重大問題。

科研經費的使用、報銷、支付反映了高校財務管理制度是否完善、經費支出流程是否便捷、內部控制體系是否健全。隨著高校財務“放管服”改革的縱深推進，既要最大程度地賦予項目承擔單位、科研機構和項目負責人更大的人財物自主權，又要避免科研經費支出出現違規問題，綜合平衡科研經費管理賦權與內部控制相統一，才能提升科研經費績效水平和使用效益。本文借鑒COSO內部控制理論框架，以教育部直屬S高校為例，探討在“放管服”改革背景下如何完善高校財務報銷管理，以優化高校科研資金的使用效益，充分發揮科研資金對科技創新的助推作用。

二、基于內部控制五要素的高校財務報銷信息化建設現狀——以S高校為例

（一）控制環境。控制環境是指高校內部控制的總體環境，它明確了高校的紀律和架構，涉及所有活動的崗位人員與權責分配，是高校內部控制信息系統得以建立及內部控制有效執行的基礎和保障。財務報銷控制環境是對財務報銷管理產生影響的各類因素的總稱，主要包括崗位設置、責任分配、組織文化、財務報銷信息系統建設等。

S高校自2016年全面推行投遞式報銷后，師生通過財務網上綜合服務平臺申請預約報銷單，線下由相關經費負責人、經辦人審簽后，投遞到自助投遞機。自助投遞機24小時營業，師生就近投遞報銷單，實現了“無限時、零排隊、無等候”。師生投遞報銷單后，可以通過物流化查詢系統隨時查看報銷單的進展情況。取單人員每天前往自助投遞點將預約報銷單取回，通過物流化分單系統將預約報銷單分配至財務審核人員。自2019年1月1日開始執行新政府會計制度以來，S高校引入復翼核算系統，財務審核人員通過“系統自動生成憑證+人工審核”的方式平行記賬，提高了核算的正確率。憑證經財務審核人員初審、復核后傳遞至出納人員，出納人員通過無現金支付系統，直接將款項打入收款人賬戶中。通過實施網上預約系統與復翼核算系統的半自動化財務報銷，S高校財務“報銷難”的問題基本得到解決，但是報銷繁瑣、報銷效率低的現象依然存在，信息化在財務報銷管理中還有很大的提升空間。

隨著“放管服”改革的深入推進，S高校抽調財務部各科室青年骨干人員成立財務信息化建設專項小組，啟動“一門式”財務平臺建設。小組成員充分征求師生對系統的使用建議，優化操作界面，增加操作流程文檔，以期為師生提供更優質的服務。“一門式”財務平臺的建設涉及數據的互聯互通、信息融合共享等眾多模塊，財務信息化建設任重而道遠。

（二）風險評估。風險評估是通過識別高校業務活動中的潛在風險隱患，運用科學的方法進行合理分析，制定相應風險應對策略以實現內部控制目標的重要環節。S高校在2016年啟動內部控制體系建設時，聘請第三方會計師事務所對高校開展經濟業務流程梳理并進行風險評估，提出了相應的風險應對策略，基本建成一套覆蓋學校核心經濟活動的內部控制體系。由于經費投入的限制等原因，之后S高校未定期進行風險評估。在日常財務分析中，S高校利用復翼核算系統進行數據查詢、篩選并進行人工分析，如通過往來賬本查詢模塊定期對應收及暫付款項進行清理，通過賬齡分析模塊分析一定期間暫付款的經費來源、經濟內容等，從而對暫付款進行催收，降低壞賬風險。

（三）控制活動。控制活動是指在風險評估的基礎上深入業務流程和事項，采取必要控制措施對業務活動進行有效控制。控制活動貫穿于財務報銷管理的所有環節，主要包括：不相容崗位分離控制、授權審批控制、歸口管理、預算控制、會計控制、財產保護控制等。S高校具體控制措施如表1所示。

表1 S高校內部控制措施

（四）信息與溝通。信息與溝通是指通過收集、處理、分享財務相關信息，確保信息在高校各部門、校內與校外之間進行及時有效傳遞。內部之間的溝通包括：一是財務部與師生之間的溝通。財務部每年組織對新進教師進行財務報銷培訓，并不定期帶領財務人員深入學院、科研團隊聽取意見，開展有針對性的財務業務培訓。財務部通過財務部官網、微信公眾號、財務綜合服務平臺、線上科研財務QQ群、一對一高層次人才服務機制《、財務指南》報銷手冊等及時傳遞財務報銷信息。二是財務部與業務部門之間的溝通。財務報銷從申報、審批、審核到支付，可能涉及設備處、圖書館、財務部等多個部門，但部門間的數據傳遞效率還不高，經辦人常常為了完成一筆報銷業務奔走于各個部門，導致財務報銷的周期較長，影響了科研教學活動的開展。S高校內部與外部之間的溝通包括：通過財務平臺電子發票查驗系統、個人所得稅APP實現與稅務部門的溝通，通過無現金支付系統銀企直連實現與銀行數據的對接等。

（五）監督。監督作為高校內部控制自審自查的機制，是評價內部控制有效性、完整性、獨立性的重要保障。健全的監督體系可以與風險評估、控制活動形成三位一體的閉環控制系統。S高校現在的監督主要以內部控制科室人員的內部監督為主，即內部控制人員進行日常稽核和專項稽核，通過分析復翼核算系統、無現金支付系統等數據，查閱財務賬、翻閱財務憑證、依據政策文件及相關資料來發現財務報銷管理中可能存在的問題，并追溯至相關的業務流程來加強內部控制。

三、從內部控制角度分析財務報銷管理信息化建設中存在的問題

（一）內部控制信息化建設滯后，風險管控不力。雖然S高校內部控制建設在不斷健全，但還缺少有力的信息系統的支撐，財務報銷主要靠線下人工進行日常監控，不僅影響工作效率，也很難做到內部控制措施覆蓋業務全流程，監控有遺漏，高校財務管理水平很難得到提升。雖然多數高校財務內部控制制度已形成雛形，但尚未建立常態化的風險評估機制，內部控制持續推進更新缺乏驅動力。在“放管服”改革背景下，S高校對財務制度及相關業務進行了全面梳理，構建了符合自身特點的“放管服”財務管理體系，但未進行或一年僅進行一次風險評估，沒有適時開展風險評估，導致高校不能及時根據政策環境變化調整相關制度標準，相關的內部控制制度可能存在過時、管控跟不上發展的要求，更不能及時發現風險加以管控。

（二）信息與溝通機制不健全，財務報銷效率低。財務報銷是一項政策性、時間性非常強的工作，隨著“放管服”改革的推進，財務報銷制度不斷修改完善，雖然S高校財務部會及時將新的財務制度、財務信息通過財務部官網、微信公眾號、線上科研財務QQ群等推送，但師生忙于科研教學，可能無暇顧及每一次財務報銷政策的變化，通常是報銷哪類業務再去查看相關的報銷規定。信息不對稱，信息傳導失效，造成師生對財務報銷制度、業務辦理流程不熟悉。在實際網上填報申請單時，面對繁雜的表單填寫及對財務制度的不熟悉，致使財務報銷很難一次性通過審核。加之業務部門與財務部門溝通不暢，相關部門各自為政，如：國有資產全生命周期管理系統、科研財務管理平臺、學生收費管理等系統相互獨立，沒有實現數據的互通互聯，造成師生在辦理財務報銷業務時常常因為手續不全而奔走于各個部門，報銷周期長、效率低，影響了科研教學活動的開展。

（三）財務審核人員知識結構單一，財務信息處理能力不高。財務審核人員每天面對大量的原始憑證及附件資料，需要在相對較短的時間內審核其真實性、合法性、合規性、完整性，并根據經濟業務性質、經費項目編制正確的記賬憑證，長期機械重復的財務審核工作，受思維定勢局限、創新能力不足，造成知識結構單一，如果不能進行有效監督，財務報銷工作難免會出差錯。同時，財務報銷崗位的職責決定了財務審核人員每天忙于基礎核算工作，忽視了更為重要的財務分析管理工作，欠缺對大量數據和信息進行分析、鑒別、處理的能力，不能很好地使用財務信息化工具進行科學管理，發揮財務的管理職能。

四、完善高校財務報銷管理信息化建設的途徑

（一）創新財務稽核方式，實現業務全流程監控。財務稽核工作是內部控制的重要內容，是加強財務管控的有效途徑。隨著高校“放管服”改革的縱深推進，納入高校內部控制體系的財務稽核范疇已不再局限于對會計憑證、賬簿和會計報表的稽核，而是延伸到高校內部控制的單位層面和業務層面，是對經濟業務的全流程監督。因此，要加強財務稽核智能化建設，提高監督效率，杜絕財務審核及人工稽核缺陷。財務稽核智能化建設著眼于經濟活動實時監控、動態監督和風險預警，通過對財務業務數據進行核對、校驗、分析，達到有效識別風險、提高監督管理效率的目的。財務稽核智能化建設總體框架如圖1所示。

圖1 財務稽核智能化建設框架圖

1.數據中心：建立基于財務數據、校內各部門數據、外部數據為基礎的大數據中心，強化數據協同，實現數據共享。通過建立大數據中心，為財務核算分析、預決算分析提供有力支持，為風險評估、財務稽核提供全面準確的數據源，為管理層決策提供更為科學的依據。

2.策略中心：建立稽核模型庫，定義相關稽核范圍、方法及規則，實現財務稽核智能化管理。在“放管服”新政策背景下，要及時關注業務流程中可能出現的風險點，建立對應稽核模型內嵌于系統中，如建立差旅模型、頻繁交易模型、發票模型、財務科目模型等。差旅模型通過對接教務系統數據，匹配出差人員信息，判斷是否存在上課期間出差、出差時間重疊等虛假事項；發票模型通過外接稅務數據，智能驗證發票真實性，如發票金額、供應商名稱、發票明細等，通過發票信息庫自動甄別是否存在連號發票報銷。頻繁交易模型通過對經費負責人一定期間內向同一收款人支付的頻率和金額進行大數據統計，智能判斷是否存在疑似拆分支付規避合同簽訂、規避招投標等行為。財務科目模型按照政府會計制度要求，通過對科目性質、資金來源、收支類型等科目檢查，對借貸平衡、國庫平衡等憑證正確性檢查來自動鑒別賬務處理是否正確。通過稽核規則模型，挖掘數據信息之間的勾稽關系及經濟事項之間的關聯關系，從而實現風險管理自動化。

3.控制中心：通過智能財務稽核系統控制中心實現事前預警、事中控制、事后監督，針對各種數據，形成互通預警機制，在監控數據分析展示平臺上顯示，實現監管網絡化、全流程化，從而推動內部控制機制的完善。

（二）構建業財融合的一門式智能財務報銷系統，提高財務報銷效率。基于業財融合的一門式智能財務報銷系統是集第三方服務模塊、業務模塊、基礎信息模塊為一體，通過業務數據與財務數據的互聯互通搭建云平臺，通過信息云平臺協同完成智能報銷、財務核算與資金支付及會計憑證云存儲。一門式智能財務報銷系統通過信息化實現業務管理和財務管理一體化，師生可以線上解決財務報銷的所有問題，實現采購、入庫、財務入賬等服務事項跨系統聯動辦理、跨部門協同處理，從而提高財務報銷效率。一門式智能財務報銷系統建設框架如下頁圖2所示。

圖2 基于業財融合的一站式智能財務報銷系統

1.智能報銷。（1）申請報銷單。票據報銷業務（如：差旅費、材料費、辦公費等）由經辦人通過拍照識別上傳、PDF電子發票導入、人工輸入或集中采購平臺自動轉入票據，智能報銷系統通過對票據的智能識別、票據認證、智能分類等服務進行智能填報生成報銷單，無需手動填寫網上預約報銷單。酬金發放業務分每月固定發放的酬金（如：工資、獎學金、助學金）和非固定發放的酬金業務（如：酬金、勞務費）。每月固定發放的酬金通過工薪系統、教務系統等自動轉入生成酬金發放報銷單，無需填寫網上預約報銷單；非固定發放薪酬、暫借款、校內轉賬、退保證金以及其他特殊報銷才需網上填寫預約報銷單。（2）智能審核。智能審核是利用稽核系統代替人工初審，完成各項信息的基本邏輯判斷，并結合系統設置的財務相關報銷規則，對報銷單據信息的真實性、合規性進行差錯預警，提醒經辦人及審批人注意。例如，通過智能識別票據，將發票抬頭、內容、金額等信息轉化為財務數據，通過發票模型智能甄別發票的真實性，通過對歷史報銷數據的篩查判斷是否存在重復報銷，并形成電子附件作為憑證歸檔資料，不需再附上紙質發票，真正實現高效節能的無紙化報銷。對在系統中已通過審核的單據，自動推送至下一環節網上審批。（3）網上審批。按照經費支出分級審批制度系統將預約報銷單自動推送至各級審批人進行網上審簽。審批人在系統中可查看原始報銷憑證及相關電子資料，對于審核不通過的單據，審批人可退回上一審批人或經辦人，對于審核通過的單據，審批人推送至財務部。

2.財務核算與支付。財務核算需按照政府會計制度的要求，在系統中確定會計核算科目和財務會計與預算會計的對應關系。按照預先設定的核算規則自動生成會計憑證，并通過財務科目模型檢查其核算的正確性。檢查無誤的會計憑證經財務人員點擊確認后，通過“銀校直聯”無現金支付系統，將款項直接支付給收款方。

3.會計憑證云存儲。通過建立會計憑證云存儲庫，將電子會計憑證及資料制成電子檔案保存，并實現實時索引。同時由財務人員打印紙質會計憑證移交會計檔案室保存。

（三）加強內部控制信息化與業務財務系統建設的融合，提高風險管控能力。內部控制信息化系統是集數據分析、風險識別、智能預警等功能為一體，把各項規章制度、崗位職責、業務流程等內嵌在信息系統中，實現對業務和事項的自動控制，變“人控”為“機控”。高校應借助“放管服”改革的契機，對預算管理、收支管理、資產管理、采購管理、工程項目管理、合同管理六大業務流程進行重新梳理，將內部控制體系管控措施嵌入各類業務及財務報銷信息系統，將分散的各版塊信息系統統一集成，通過嵌入風險定義規則、集成的內部控制判斷條件等對經費支出及經濟業務進行內部控制角度的合規性審核，確保自動識別、發出預警并及時終止不符合內部控制規定的支出及超權限、越程序、缺材料等行為，有效減少人為主觀因素，做到應放盡放、應管盡管，促使各項經濟活動和管理決策可控制、可追溯。通過加強內部控制系統與財務報銷系統的融合，實現互聯網環境下財務核算、分析、控制、決策和監督等現代化財務管理模式；通過加強稽核系統與財務報銷系統的融合，實現對財務報銷進行實時監控，從而提高高校財務管理的安全性、高效性；通過完善內部控制系統與其他業務系統的共享機制或信息傳遞機制，推動業務系統的持續優化，從而提高高校財務管理風險管控能力。如完善內部控制系統與科研項目管理系統相聯，適時或定期開展對科研經費業務流程的風險評估，對風險點自動預警，適時跟蹤管控，充分發揮內部控制監督的管理職能。