國有企業費用智能管控研究

李水晶

摘要：國有企業是中國特色社會主義的重要物質基礎和政治基礎，是中國特色社會主義經濟的“頂梁柱”。國有企業費用支出必須遵守中央八項規定精神，費用管控也應當順時應勢，跟上人工智能的腳步，提前預防、事中監督、主動把控。本文從國有企業費用管理之困出發，分析國有企業重要費用類型。通過對費用智能管控措施的探討，竭力使國有企業費用管控跟上信息化、智能化發展步伐，不斷探索新的費用控制工具，努力讓信息化、智能化為國有企業黨風廉政建設和經營發展工作賦能。

關鍵詞：國有企業;費用;智能管控

黨的十八大以來，中央出臺了八項規定等富有針對性的作風建設舉措。對于大型國有企業而言，持續加強國有企業廉政建設，持之以恒落實中央八項規定精神，費用管控是最直接和最有力的抓手。從企業經營層面而言，費用是維持企業正常運營的基本開支，是企業運營成本的重要組成部分，使費用能夠用在應用處、用在關鍵處、用在刀刃上，使費用規范地使用、有計劃地使用，往往需要對費用支出各環節進行合理、合規管控。

一、國有企業費用管控過程常見之困

深刻理解貫徹落實中央八項規定精神現仍處在鞏固深化、落地生根的關鍵階段，緊盯關鍵節點，堅定工作信心，持續發力加壓，是國有企業費用管控的常態重點。利用上級組織巡視、巡察、督查、檢查發現問題的整改契機，堅持問題導向，提升費用管控水平。

（一）業務管理者之困

一是費用預算的使用、費用標準判定耗時。各級業務管理者在審批及業務處理過程中，對費用的使用情況不能做到隨時把握，對費用報銷標準難以熟記于心。針對這些信息斷點，均需要另行花時間查閱。二是實時知曉費用支出難。管理者在報銷審核過程中對所管理部門、模塊、領域費用支出情況難以實時掌握。三是費用合理合規透明難。費用報銷須是真實經營活動及業務活動的報銷，但究竟用得好不好，是否有違規支出，費用使用和經營情況是否協調，進而影響階段性的財務指標，管理者均需要及時掌握以采取措施控制調節。

（二）財務管理者之困

一是發票驗真查重管理難。在以往費用報銷中，偶有出現假發票、電子發票重復使用等情況，給財務管理人員鑒別票據造成困擾。即便財務管理人員再仔細，也難以做到萬無一失。二是合規性審核把關難。費用報銷和實際業務是否匹配，是否使用不符合中央八項規定精神的發票，報銷的額度是否超標，財務審批核實成本很高。三是實時響應報表需求難。在財務管理過程中往往需要實時提供報表，以便公司生產經營管理決策者及時查閱、掌握費用預算、使用情況，做出經營決策，但以往報銷流程對已使用未報銷、報銷在途、已報銷信息不能實時掌控。

（三）報銷使用人之困

一是實時發起、了解報銷進度難。費用使用人在使用費用過程中不能實時了解費用預算額度，容易導致超標使用和超標準報銷。在報銷過程中，報銷人不清楚報銷單據流向及所處位置、審批情況，甚至在發生紙質票據丟失情形時追查追責難。二是申請、報銷關聯難。費用使用人在費用申請、報銷過程中，申請流程與報銷流程各自分離，不能自動產生關聯信息，往往需要重復提供上傳申請資料建立關聯以便審核人員了解，嚴重影響了工作效率。三是回憶支出明細難。費用使用人在使用、報銷費用后，因工作回顧需要、提供檢查材料證明業務活動合規性等需求，因時間久記憶模糊，往往回憶、提供報銷明細困難，提供材料發生遺漏，能說清的問題往往解釋不清，造成很多工作

困擾。

二、國有企業重點管控的費用類型

國有企業是由各級國資委獨資或控股的企業，一般隸屬國資委管轄。近年來，各級國資委為深化落實中央八項規定精神，為強化自上而下的組織監督，基本都出臺了《1+X專項督查工作辦法》。“1”是指紀委對各職能部門履行職責情況的督查，“X”是指各職能部門根據職能作用和管理權限，在職責范圍內對各級各部門落實中央八項規定精神情況進行督查和推動。通常在“1+X”專項督查工作中，國有企業都會面臨差旅費、招待費、會議費等費用的重點檢查。

（一）差旅費

差旅費是指企業員工根據工作需要，到企業常駐地以外的地區公務出差，所發生的城市間交通費、住宿費、公雜費、出差津貼等。出差津貼包括伙食津貼、市內交通津貼，如出差參加會議或培訓，主辦方包食宿的，不再報銷住宿費和伙食津貼。企業應當建立健全出差管理制度，包括差旅費開支范圍和具體標準、出差活動審批手續、違規違紀責任追究等。出差活動必須嚴格控制出差人數和天數，嚴格差旅費用預算管理，控制差旅費支出規模。企業各層級領導在審批出差需求時，應本著厲行節約的原則，嚴禁安排無實質內容的學習交流和考察調研、無明確公務目的的差旅活動。嚴禁超標報銷，超過費用標準的支出，一律不得公費報銷。如機票艙位必須乘坐經濟艙，不得訂購商務艙、公務艙等;如火車規定乘坐類型必須硬座、硬臥，則超出硬座、硬臥的費用支出由個人

承擔。

（二）招待費

招待費是指企業為開展業務用于接待而支出的費用。近年來，隨著中央八項規定精神不斷貫徹，招待費成為國有企業各項檢查的重中之重。招待費支出必須嚴格執行相關接待管理規定，勤儉節約、杜絕鋪張浪費。如有些國有企業實行“先審批、后接待，先預算、后報銷”的原則，嚴格按照接待標準填寫接待審批單，逐級審批。審批內容包括：接待依據、接待對象、接待人數、陪餐人數、接待事由等。公司股東集團權屬各級企業之間的接待活動，應本著樸素的原則開展，一律不得飲酒，不得進行商務宴請，同城不安排用餐。違反中央八項規定精神的費用一律不得支出，不得報銷。如酒水、茶葉不得超過單價設定;不得招待香煙和高檔場所消費;不得以任何名義贈送高檔貴重禮品等。

（三）會議費

會議費是指企業為經營活動組織召開會議而產生的費用。一般支出范圍包括會議場地費用、資料費用、用餐費用、住宿費用等，可支出類型較多，故審核難度較大。首先，會議費支出時應當提供會議審批文件，會議通知及實際參會人員簽到表。會議審批文件中的預算要細化到具體項目，執行過程中不得突破具體項目預算。其次，還應當提供會議報道及現場照片等要式資料。嚴格執行會議用房、用餐標準，不得安排高檔套房，嚴格控制菜品種類、數量。嚴禁組織高消費娛樂、健身

活動等。

費用嚴控已然成為國有企業的常態化工作，列舉以上費用是為了說明費用嚴控面臨的審核維度全面，審核要點繁多。國有企業的業務經辦人、管理者面臨著高強度的自律壓力和審核壓力，稍不留心就會陷入履職盡責不嚴的處境。費用管控水平的高低，直接影響國有企業發展的穩定性，所以如何使國有企業的費用支出在監督下正常運營，是國有企業值得探討的重要內容。

三、國有企業費用智能管控的措施

費用智能管控，顧名思義，是使用智能的方式進行費用管理和控制，是費用精細化管理的體現。通過對費用系統的構建和升級，達成對費用支出事前控制、管理閉環、合規可控、數據集成的管控目標。管控目標實現，前提是要建立健全費用報銷管理制度，明確費用全流程各責任人的權利和責任。業務經辦人，保證費用發生的真實性，票據來源的合法性。如實申報所發生的費用，嚴禁虛假報銷、嚴禁私費公報。如被發現不當費用報銷，業務經辦人應在第一時間將不當報銷金額退還企業。業務部門負責人，應當立足公司利益，對員工報銷費用的真實性、必要性、合理性進行全面審核，確保報銷的各項費用符合中央八項規定、六項禁令精神和企業財務制度規定。避免發生不必要的費用，對部門員工的不當報銷負有直接責任。

（一）費用與預算結合

首先，費用報銷堅持“無預算不報銷”的原則，與費用預算及預算系統的結合，對本原則進行強制執行。制定費用預算時，可以按照部門、會計科目、歸屬期間編制，可以按照費用歸屬項目編制，也可以按照前述兩類的合并維度編制。實際執行時，嚴格按照項目、部門、科目、歸屬期間進行使用。未到期間的費用額度不可使用，已到期間的剩余費用額度可滾動結余使用。

其次，費用與預算的結合一定程度上實現了費用的事前控制，超支的費用支出無預算不得報銷。雖然已將不合規的費用拒絕在報銷系統之外，但難解員工已將費用墊付的被動。如差旅費的報銷，一般是員工出差回來粘貼發票報銷費用時，才發現諸如差旅標準超支，忽略淡旺季住宿標準，發票丟失等問題。若規避上述問題，可在出差活動計劃階段就進行預算結合。員工填寫出差申請單預估費用，選擇預算科目即占用預算，這樣可以避免差旅報銷時預算不足的情形發生。出差申請單逐級審批后，借助信息工具推送至差旅訂購平臺，進行機票、酒店等的選訂。差旅訂購平臺搭建時，按照企業規定嵌入詳細、多維度的差旅標準，如火車艙位、住宿單價限額、出差城市淡旺季、員工層級等等。差旅訂購平臺采用公司統付結算模式，員工不用墊付資金，不用開票報銷。如員工出差過程中發生差旅訂購平臺之外的費用，依舊可以進行差旅報銷，關聯出差申請單對差旅費用預算進行控制。通過以上舉措，不但實現差旅費用全閉環透明、合規管控，而且對差旅各環節體驗和效率都有大幅提高。

（二）報銷快捷、風險預警，滿足報銷人的需求

一段時間以來，多數企業的費用報銷只能在電腦端手工錄入使用，費時費力，單據填寫準確度受限于報銷人細致和認真程度。隨著信息化技術的發展，越來越多的技術應用在報銷系統，費用報銷需要呈現出便捷、智能、高效等優點，才能跟得上企業發展的步伐。電腦端和移動端同時支持報銷和審批，隨時隨地提交和審批報銷，隨時隨地跟蹤報銷狀態，報銷更容易、快捷、方便。報銷發票的錄入形式多樣，通過OCR技術智能識別發票，自動提取發票信息，員工免手工輸入發票信息。對于發票量較大的駐外人員可采用免貼發票模式，節省出更多的時間和精力專注于銷售市場的開拓上。

費用報銷與個人借款建立關聯、預付款單與匯款通知單建立關聯。費用報銷與個人借款關聯，可以實現費用報銷優先償還借款，有效規避員工不及時還款現象。預付款單與匯款通知單關聯，可以實現預付來票后沖銷，不用再去翻歷史記錄，直接通過關聯單據導入預付款單信息，有效避免預付、核銷信息不一致的情況發生，同時保障資金安全，避免重復支付。

費用支出規定復雜，尤其是國有企業，不但要符合財經法規的規定，還要嚴格遵守中央八項規定精神。大多報銷單據的審批流轉到財務審核時，才發現問題被退件。審批過程耗時，還會增加業務人員和財務人員的溝通成本，業務人員表示財務人員不理解自己的辛苦，財務人員表示合規、合法是自己的原則底線，不可逾越。久而久之，兩個群體之間就產生了一道鴻溝。如何把鴻溝填平，根本解決辦法是要讓業務人員清楚地認識到如何做才能合規、合法。借助信息工具，將報銷標準、合法合規要求嵌入報銷系統，根據企業管控需求，區分設定強管控或弱管控。在員工提交階段就對規則明確的規定進行風險預警提示，針對強管控的問題，系統拒絕提交申請，將問題費用杜絕在費用報銷系統之外。一般可以做到發票準確性校驗，如購貨方信息是否準確;發票驗真、驗重、驗合規，發票上傳對接國稅服務商校驗發票的真實性，對接企業發票數據庫校驗發票是否有重復和連續號碼等問題。這樣，不但培養提升了員工合規報銷的意識，也降低了反復抵觸的溝通成本。

（三）智能審核、機器比對，降低審核人的壓力

費用報銷系統對費用的強管控可以規避規則明確的問題，但現實情況中依舊存在許多需要結合具體場景進行判斷的標準，這也是財務審核人的價值體現。為提高人工效率，可以實施系統輔助和人工判斷雙審核機制，提交階段允許弱管控的問題費用進入報銷系統，但在相應單據上進行風險高亮標識，引起全流程審核人的關注和注意，讓不合規費用報銷無處遁形。

單據審核采取線上審閱發票影像和利用掃描儀驗證相結合，速度快，準確度高，效率高，免金額計算，減少人工識別。目前，按財政部、國家檔案局規定紙質憑據必須歸檔，所以當審批流程流轉到財務人員時，提交人需要將紙質單據交至財務部，財務人員見到紙質單據再送審歸檔。但實際場景中常發生“單據已交”“未收到單據”的矛盾，解決此矛盾可以嘗試使用機器柜24小時收單模式，由提交人直接投遞到機器柜，機器柜可進行人臉識別，收單記錄，單據審核等智能操作。

費用智能管控，確保費用支出合規，信息真實。對報銷的發票從源頭進行管控，發票信息永久保存。審批流及審批內容完整呈現，提醒審批人員認真審核，提升審核人員責任意識。全面記錄費用使用、報銷、審核、審批全流程信息，避免了人為不恰當修改。

預先設置發票敏感信息防火墻，可以將不合規香煙、茅臺、五糧液等存在敏感信息的發票直接在填報時予以排除，對于商務用酒可以設置報銷標準，超標準購買、使用和消費費用不可報銷，單據智能審核極大地減輕了審核人員的甄別壓力和漏查出錯幾率，不再為發票合規性傷腦筋。

（四）數據穿透、多維集成，提升管理水平、提高核查效率

數據的集成多維度穿透，更方便企業管理者對費用使用報銷情況有整體把控和了解。員工可查詢個人報銷費用信息，查看已付、未付報銷數據;部門可查看管轄范圍內各月費用情況，且支撐數據穿透;管理者可根據需要自定義報表，為經營業務分析提供數據支撐。以往面對費用核查時，避免不了在茫茫憑證中翻閱。如果需要翻閱某一張發票，簡直是大海撈針，還容易造成核查人員視覺疲勞。費用報銷系統與會計核算系統相連，只要輸入相關費用報銷信息，瞬間呈現費用使用情況，分門別類，出行、住宿、招待等活動一覽無余，相應的發票信息、消費金額精準呈現，無需檢查人員再行分類加總，靶向性

極強。

四、結束語

費用智能管控，在財經政策層面，可以滿足財政部、國家檔案局對會計憑證影像化存檔的要求;在財務管理方面，提升了憑證管理信息化，集成化水平;在內部控制方面，實現了費用使用的事前、事中、事后的控制需求;在作風建設方面，利用信息技術手段提前預防、事中監督、主動把關，將不合理不合規的費用杜絕在國有企業經營活動之外，助推國有企業高質量發展。

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