探究學校整合中如何做好檔案工作

李君平

（廣州市信息技術職業學校 廣東廣州 510600）

檔案工作重要嗎？答案是肯定的。檔案工作被戲稱為“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的窘境應不復存在。無論多大困難，我們都需要迎難而上，做好這一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業。

廣州市教育局2020年對市屬中職學校進行調整和整合，廣州市信息工程職業學校與廣州市電子信息學校整合為廣州市信息技術職業學校。而廣州市信息工程職業學校又是由四個學校整合而成，包括廣州市無線電中等專業學、廣州市無線電技工學校、廣州市化工學校、廣州市信息技工學校。這種情況下，廣州市信息技術職業學校的檔案相當于擁有六加一即七個全宗，因全宗數量多、歷史跨度長、各個全宗管理水平參差不齊等原因，使得檔案工作面臨諸多復雜難題。具體困難包括，第一，各個全宗都存在完整度差的情況，仍有許多檔案散失在各個部門或者個人手中；第二，資料形成的標準不一致，現集中統一整理時，需逐個分析全宗構成的特點，參照現有科學的歸檔方案來調整工作方法；第三，庫房分散，專職檔案員有限，對檔案整理、保管、利用等帶來巨大挑戰；第四，也是最重要的一點，歸檔數量龐大的存量檔案需要巨大的人財物支撐。

本文主要基于機構整合背景，對學校檔案工作進行謀劃、思考、細化，將分別從宏觀角度和微觀角度分析。

宏觀角度

做好檔案工作規劃。檔案工作納入學校遠期發展規劃，規劃中擺在首位的是硬件基礎建設，包括檔案館室和信息化基礎建設。學校興建新校區或搬遷時，基建建設要預留檔案館室空間，且不能是簡單留出面積，更需要綜合考慮檔案工作發展要求和智能化發展趨勢，按照智慧檔案館室的要求，圍繞智慧化服務來設計建設檔案館室，必要時可尋求市場中優秀供應商的幫助，提質升效。同時，注重協同信息化規劃，結合無紙化辦公，全新的工作流程的節點應統一流向歸檔環節，提前預留端口給檔案系統，實現紙質歸檔到信息化管理的階段跨越[1]。

建立完善的檔案工作制度。基于原各學校的檔案工作制度，取長補短。檔案保管期限表的設置是核心的，可會同各專兼職檔案員一起商討，既要考慮現狀下各全宗產生的差異情況，又要思考新全宗可能出現的變化，及時新增檔案分類，遇到問題可與業務部門討論。同時注重行業檔案標準的變化，如人社部對人事檔案管理和財政部對會計檔案管理要求的變化，一并更新調整檔案保管期限表，保證檔案保管期限表保持最優狀態。綜合性的規章制度，包括檔案工作的實施辦法、細則或規定。要一并完善配套的歸檔制度、保管制度、保密制度、統計制度、利用制度、鑒定銷毀制度、崗位責任制、檔案管理應急預案等。

建立專業的檔案管理隊伍。根據整合后的機構設置和人員配置情況，預先設置好檔案工作網絡，明確崗位職責和考核辦法，避免出現檔案工作青黃不接的情況。首先，充分利用原檔案工作的基礎，讓原專兼職檔案員充實到新隊伍中，監督指導各部門文件資料的規范形成，為新單位的檔案工作打下良好基礎。其次，加強檔案業務培訓，檔案員和各業務部門的負責人都需要參與其中，利于有序開展檔案工作。

提高檔案工作的自我要求。提高標準，提高自我要求，突出亮點，預判利用需求，將服務工作前置。不止于貫徹新的《檔案法》要求，嚴格對照教育局和檔案局的監督指導要求，積極落實上級考核指標中的檔案工作要求。應根據教育行業特點和學校的專業特色或者行業特色，結合利用率問題，選擇富有特點的專題檔案，做好相關編研工作，作為凸顯檔案工作價值的有力抓手。

微觀角度

在學校整合過程中，檔案員是檔案工作執行層面的關鍵性人物。同等條件下，檔案員的工作態度和專業水平直接影響學校檔案交接工作質量和后續的推進效率。以下站在專職檔案員的微觀角度看學校檔案工作，從事前、事中、事后的工作流程中分析檔案工作的重點和難點。

事前

第一，要善于取得領導的支持。學校領導的支持對檔案工作優劣起決定性作用。首先，明確檔案工作目標應是服務黨和國家，服務學校的廣大師生；工作要求是“記錄好、留存好、保管好、利用好”學校檔案。其次，要想實現這些目標和要求，不僅僅是檔案員應該思考的問題，更應該是從上至下并一以貫之的。再次，綜合本校檔案工作情況與其他同層次學校做橫向對比，明確差距和可提升的空間。最后，最大可能量化檔案工作成果，能夠讓學校清晰預判檔案工作帶來的社會價值和經濟價值，證明做好檔案工作的具有絕對必要性[2]。

第二，要準確掌握學校檔案整體情況。綜合收集、整理、保管、統計、鑒定、利用的各個方面考慮。第一步，需要掌握不同全宗的規模，了解歷史沿革，分析各全宗內部構成、歸檔特點和重大變化節點。第二步，確定應歸未歸數量和檔案去向，了解收集難度，預判每個全宗可實現的完整度，同時也為下一步的整理做鋪墊。第三步，根據各全宗原有整理方案和最新的整理要求，制定科學融合的整理方案，以最低代價實現存量未歸檔案的全面整理。第四步，清晰統計現有可用的館室建設情況和配套設備的數量。第五步，組織人員對現有庫內檔案進行全面清查統計。第六步，對保管期限已滿的檔案，組織開展鑒定工作。統計分析過往檔案利用數據，對高利用率的檔案要做到心中有數，在后續工作可以給予側重。檢查檔案信息化建設情況和檔案編研情況，如有短板，在整合過程中要及時補齊。

第三，要善于學習別人的成功經驗，避免走彎路。積極向教育局和檔案局請教工作中面臨的難題，獲得專業指導，避免誤入困局。注重和同行或兄弟院校溝通交流，分享經驗和教訓，竭盡全力做到取長補短。而且，高校的相關專業領域教授、同行優秀的前輩、專業論壇、專業網站等都是尋找問題答案的有效途徑。

第四，要提前制定檔案處置方案。充分理解教育局和檔案局對整合學校檔案工作的指引和要求，及時制定全面的、可操作性強的處置方案。處置方案應包括幾方面的內容，一是確定負責檔案工作的領導和檔案機構并成立相關工作小組，二是確定專兼職檔案員的人員安排和考核，三是確認收集范圍、收集網絡、收集程序和文檔要求，四是確認分類方案和整理方式，五是明確清點交接程序和交，六是明確日常保管標準，七是明確利用內容和程序。同時，處置方案應結合新機構的“三定方案”和人員到崗情況來統籌考慮，為人事變動所帶來的人員滯后或人手不足問題留足交接時間，避免陷入無法按計劃執行的被動狀態。同理，因業務量劇增，預判業務外包的必要性，提前做好年度經費預算。

事中

第一，制定詳細的工作計劃時間表，多條塊并舉，逐步完成。根據檔案工作規范和處置方案，調動一切可調動的資源和力量，按計劃時間完成各項工作。不但可以收集和整理并行，分塊收集，在某類檔案或某年度檔案的相對完整后，邊收邊整，逐塊逐步完成。而且可以保管、統計并舉，逐卷或逐件統計核對在冊檔案，同時檢查檔案保管狀況，發現并解決蟲蛀霉變等問題。還可以鑒定、編研相結合，利用鑒定過程中對檔案內容的深入分析，對存量檔案的信息資源進行再開發，根據時代的變化，保留下有參考價值的內容。多條線鋪開，同時開展工作，相互協調，保質保量完成計劃任務。如有外包業務，還需要同步推進項目招投標工作。

第二，安排檔案業務培訓和專題宣傳。所謂成事在人，全體檔案員業務水平和全員檔案意識的樹立會直接影響全校檔案工作。而培訓和專題宣傳是短期內最有效的途徑。首先，業務培訓可與人事任免、交接同步計劃，將檔案交接納入人事交接程序中，將檔案培訓納入崗前培訓。其次，培訓和宣傳對象要覆蓋全員，面向校領導級別要注重宣揚國家政策和上級要求；面向中層干部要側重監督和管控，強調歸檔常態化，將歸檔工作同各類評估和迎檢工作結合起來；面向兼職檔案員要突出培養實操技能，多舉實例，使其掌握基本分類方法和詳細的整理要求。再次，培訓要深入到工作日常，學校開展專題活動，提前列出收集整理的工作指引；移交檔案過程中多發的共性問題，可通過QQ或微信等線上培訓方式講解，保持良好的溝通和互動。

第三，提高靈活度，不教條。一切從實際出發，根據現實狀況及時調整工作內容。根據事前檔案工作領導小組和工作小組安排，形成多個協作組工作模式，及時溝通反饋問題。例如，出現檔案保管期限表外應歸檔資料，無法歸入現有任何分類的，應新增檔案分類。又如，檔案的內容明顯不符合現有保管期限的，應調整保管期限。但需要始終把握住總體原則，尊重高齡檔案，重視“人財物”檔案。多校歷史各有不同，管理方式的差異必然導致文檔形式、名稱大不相同，不能生硬的用現有的標準來套用高齡檔案，否則可能會造成部分涉及“人財物”的檔案散失。

第四，提高執行力，不拖延。檔案工作本就具有相對延遲性，若在全面收集整理過程中放過了部分重要檔案，將造成檔案既不完整又不易利用的結果，積重難返。“重做”通常比“從無到有”更艱難，要盡可能做到“一步到位”。按照計劃表日程，強力推進，遇到困難多請示和匯報，協作完成既定任務。

事后

第一，做好階段性總結和匯報工作，總結經驗和教訓，同時要向外展示檔案工作成果，充分證明檔案工作的重要性。必要時可申請相關課題研究，工研結合，分享推廣經驗，形成一定影響力。檔案工作沒有終點，階段性工作結束時，是新階段的開始。檔案工作者要不斷站到更高起點去攀登下一個高峰。

第二，及時完善全宗卷。全宗卷是“檔案的檔案”，能直觀了解檔案工作全貌，為當下和未來的檔案工作起到最佳參考作用。

第三，歸檔常態化。檔案機構應持續輸出相關業務知識，注重穩定檔案工作隊伍，將歸檔形成工作習慣。還可借鑒教師老帶新的“傳幫帶”模式，不斷增強檔案隊伍工作能力。

如何做好檔案工作是每個檔案人每天都需要思考和研究的問題。學校檔案應做到賬冊清晰，隨時可移交狀態，不因人員更替而出現斷檔或者混亂無序情況。如今，全國上下都在進行大面積機構整合，如果每份檔案都在規定的時間歸檔，這個“不變”的工作要求足以應“萬變”，當然，實現理想狀態需要所有機構上下一致的努力。