基于電力勘測設計業務流程再造的企業數字檔案館建設策略研究

徐亦平

(四川電力設計咨詢有限責任公司 四川成都 610000)

企業在信息化建設與數字轉型過程中，電子文件大量產生并增速迅猛，這些電子文件貫穿于生產和管理的全過程，是企業各類活動的真實記錄和重要的檔案信息資源[1]。2020 年以來，電力行業逐步將勘測設計電子文件歸檔和電子檔案管理提上日程，并制定相關標準制度，新檔案法規定“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”，因此梳理勘測設計電子文件單軌制管理流程，從宏觀上構建業務系統并實現系統內協同與流轉，建立電子文件可信歸檔和電子檔案長期保管系統，勢在必行。

1 美國聯邦政府數字檔案館系統ERA2.0案例

美國國家檔案與文件署的電子文件檔案館（ERA）項目，曾經作為最有代表性和實踐性的項目之一，因為其ERA1.0 系統在功能、實施、運維等方面暴露出來不少問題，所以ERA2.0在此基礎上重新梳理了電子文件移交業務和系統需求，更好地實現電子文件及其元數據的移交、接收、歸檔和提供利用。

ERA2.0 從整體上將系統功能定義為三大虛擬工作區[2]：“存取”“存儲”與“查詢”工作區，對應3 個功能即子文件的移交、進館處理和長期保存。據此設計出了“業務對象管理”“數字處理環境”“數字對象倉儲”三大核心模塊[3]。

如圖1 所示，BOM 模塊對原生電子文件和紙質檔案數字化版本做實施準備，DPE 模塊對電子檔案做接收和處理，最后的DOR模塊保證數字檔案資源的長期保存和開放利用，ERA2.0整個過程實現了對數字檔案的自動化管理。

圖1 ERA2.0系統功能及工作區

與ERA2.0三大核心模塊理念相一致，企業數字檔案館的建設依然遵循相似的階段——歸檔移交、數據處理、長期保存，主要是存儲和利用檔案信息資源的信息空間。企業數字檔案館不同于實體的檔案庫房獨立存放大量紙質檔案，或紙質檔案數字化轉化版本（掃描件），滿足方便利用的需求，而是與各個業務系統緊密結合，在流程上實現自動歸檔，讓電子文件在整個生命周期滿足來源可靠、程序規范、要素合規。

2 數字檔案館建設中的流程再造

借鑒ERA2.0關于電子檔案管理的思路，電力勘測設計領域的數字檔案館建設要從業務特點和歸檔流程等方面重新梳理，需要全面部署電子文件管理和長期保存系統[4]，即具有電子文件管理和歸檔保存功能的業務系統（勘測設計管理系統），所謂流程再造，就是基于業務阻隔、數據孤島、系統自循環困境的改進。以勘測設計管理系統和數字檔案館為例，以往，數字檔案館沒有設置文件管理功能，甚至沒有設置文件接收，勘測設計管理系統強調“達成生產成品交付所需要的各個業務環節”，并沒有業務之外歸檔或長期保存利用的環節，這種停留在各自業務層面的自循環系統，并不是“電子文件管理和長期保存系統”。

在電子文件“單軌制”[5]運行管理模式中，文件從生成到銷毀或永久保存的整個生命周期都不會出現非電子形式的文件類型，是一種純粹的電子化運作模式[6]，數字檔案館建設改變了檔案工作原有的文件收集、分類、整理、錄入、利用的方式，傳遞手段也發生了根本性變化，越來越強調信息采集、描述、組織、存儲、檢索和提供利用的方式，強調與其他系統之間的集成，以及業務流程的銜接，所謂“來源可靠、程序規范、要素合規”正是對傳遞中子文件的客觀要求。

2.1 勘測設計業務流程再造

勘測設計業務流程如圖2所示。該流程是勘測設計過程管理所涉及的流程環節，也是目前公司勘測設計項目管理系統建設中構建的新業務流程，該流程圖保證了勘測設計電子文件的來源可靠、程序規范，同時融入了電子文件管理和歸檔保存功能，打破了原有的業務邊界與流程。

圖2 勘測設計過程管理業務流程

2.1.1 系統文件待歸檔區（自動歸檔準備）

以勘測設計原始文件為例，將需要歸檔的原始文件與流程對應設置，如設置原檔類型為Y1-Y8，分別對應系統中的哪些流程，便于之后自動分類匯總。根據Y1-Y8的原檔類型設置自動提取并匯總到待歸檔臺賬中。待歸檔區的每一條記錄，對應走過的每一個流程，在移交的時候，會自動把流程對應的結構化數據、表單PDF文件、批量附件進行歸檔。

2.1.2 最終歸檔節點的確認

如圖3 所示，勘測設計過程管理流程圖中電子文件歸檔有兩個環節：設計四校審（成品驗證）之后和正式出版之后（如圖4 所示），這種情況會出現兩處歸檔的電子文件內容或版式不一致，無法保證電子檔案唯一性。所以，根據勘測設計業務流程以及電子文件歸檔要求，最合適的歸檔節點應設置在“成品發送”之后，使現場文件與歸檔電子文件一致，同時保證設計人員對電子文件全流程可追溯、可反饋。

圖3 改進前電子文件歸檔環節

圖4 改進后電子文件歸檔環節

2.2 數字檔案館業務流程

企業數字檔案館建設也涉及多個流程且與業務系統各環節密切相關：電子文件接收、電子文件四性檢測、歸檔信息包XML封裝、電子檔案長期保管、電子檔案利用及審批等。

2.2.1 電子檔案接收流程

該流程主要是指接收業務系統（如勘測設計業務系統）電子文件的移交歸檔，與勘測設計業務流程相對應，將上一環節待歸檔的電子文件完整接收[7]，并在功能上支持數據批量導入，這一環節是數字檔案館延伸原有業務邊界和流程的主要表現。

2.2.2 電子檔案四性檢測流程

業務系統通過形成辦理階段、收集歸檔階段、檔案管理階段、長期保存階段實現對電子文件的“四性”（真實性、完整性、可用性、安全性）檢測方案。（1）真實性，通過對歸檔數據包結構中所涉及的元數據項進行檢測，運用哈希值MD5 數字摘要算法保證其來源可靠；（2）完整性，通過校驗保證電子文件信息構成完整、元數據完整，以及特殊軟硬件完整；（3）可用性，指電子文件的可讀性、可被利用性，如文件信息識別、存儲系統的可靠性、載體兼容性和外觀是否完好；（4）安全性，電子文件歸檔保存后，定期抽查是否可用以及存儲介質或服務器有無病毒入侵，以及物理存儲介質是否制訂備份計劃。

2.2.3 電子檔案封裝流程

勘測設計管理系統通過數據接口，直接訪問數字檔案館提供的封裝WS 服務（Web Service 封裝服務），提交相應的元數據和附件，經過打包、簽名和上傳，WS服務接口中，實現生產歸檔信息、與檔案元數據項之間的對應關系，并滿足元數據匹配對應的四性檢測要求[8]。

2.2.4 電子檔案長期保管流程

電子檔案的長期保存，主要是指保存方案和存儲環境，保存方案即業務系統將需要長期保存的檔案封裝成長期保存信息包，并推送至數字檔案館長期保管節點，數據庫及電子文件存儲關系結構清晰，勘測設計工程原始檔案，歸檔條目、歸檔電子文件的元數據及附件，均單獨存儲；在線存儲按分類規則以多級文件夾的形式存儲電子檔案，并建立相應的文件夾命名規則，文件存儲結構可配置，以便脫離應用系統本身后，也能順利找到所需要的電子檔案[9]。

2.2.5 數字檔案利用流程

根據電子檔案信息的利用需求，數字檔案館門戶檔案利用包括信息發布：檔案規章制度的展示，包括國家、行業和公司級標準規范；檔案資源檢索：關鍵詞查詢、組合查詢、條件查詢、目錄樹瀏覽、跨檔案門類查詢等方式，并實現電子文件的全文檢索功能，提高查全率與查準率；靈活瀏覽和下載權限，簡化檔案人員的審核與控制，最大限度地實現條目級放權、全文級適度賦權并加以時限控制；借閱利用方面，利用者可以在檢索到相關條目后，直接瀏覽或者申請借閱，根據權限配置相應流程；此外，系統配置日志管理功能，方便記錄瀏覽足跡及審批過程。

3 數字檔案館特點及系統效果

基于勘測設計業務流程構建的數字檔案館，實現勘測設計業務系統原生電子文件的直接歸檔，信息化條件下實現檔案業務工作流程再造，在企業范圍內實現統一應用、共享、便捷的檔案信息利用平臺，搭建起成規模、成體系、適應當今數字時代的檔案管理新模式。

3.1 元數據管理

隨著業務發展變化，檔案類型不斷增多，檔案元數據的收集會因業務類型不同而發生變化，通過元數據管理，實現各門類檔案元數據可配置、可定義，貼合業務需求，提高檔案收集工作的靈活性。

3.2 檔案資源數字化

企業檔案數字化主要有兩個過程，紙質檔案的數字化掃描和業務系統中電子文件結構化數據收集與歸檔，數字化掃描應用OCR技術亦可實現數字化存儲檔案信息。

3.3 檔案管理信息化

信息化的關鍵點在于流程再造，數字檔案館將檔案管理的各個流程固化在系統中，建立了與業務系統之間的數據連接，也實現了業務系統電子文件的有效收集，通過數字檔案館檔案信息的存儲、利用也都以信息技術手段實現[10]。

3.4 檔案知識服務化

檔案知識服務是檔案信息化發展的內在要求，強調數字檔案館的知識屬性，通過大數據、數據挖掘等技術，挖掘用戶需求、改善用戶體驗，變被動利用為主動服務，有選擇、有針對性地提供利用，更好地發揮檔案輔助決策的價值。

3.5 數字檔案館與企業自身業務系統深度融合

數字檔案館既是一個可以獨立存在的系統，同時又必須和公司現有信息化成果、底層架構、業務系統進行深度融合，通過實現單點登錄、技術統一構架等多種方式，文檔中心管理實現了組織機構、人員統一、賬號唯一、消息互通等深度融合。

4 結語

數字化轉型背景下的企業數字檔案館建設，是基于業務流程優化和再造實現的，充分了解業務過程中產生的有價值的元數據，實現檔案的檢索與提供利用，實現檔案在企業中的知識服務、輔助決策參考的屬性，更好地助力企業高質量發展。