基于信息化的高端裝備制造業(yè)企業(yè)科研項目管理實踐

賀和平 田文婷 徐爽 孔凡彬

(中車戚墅堰機車車輛工藝研究所有限公司，江蘇 常州 213011)

0 引言

當前，隨著項目管理工具與方法在各行各業(yè)的廣泛應用，很多業(yè)界學者對項目管理信息化實踐進行了深入研究。哈羅德·孔茨等[1]提出，如果在項目管理過程中不能有效地利用IT技術，就無法實施科學化的項目管理。尹茂林[2]對零售業(yè)進行了項目管理信息化實踐，涉及的管理要素包括進度計劃管理、設計管理、預算、招標、供應商等，但缺乏對設計開發(fā)評審等關鍵節(jié)點的管控、管理任務及計劃的標準化等方面的研究。余杭州[3]從信息化的角度論述了企業(yè)項目管理平臺的功能及實現(xiàn)過程，主要功能包括項目新建、項目實施、項目結束、售后服務、業(yè)務提醒，但僅側重于里程碑層級的管控，缺少對項目執(zhí)行過程的精細化管理。王亮[4]提出，項目管理系統(tǒng)不僅包含軟件工具，還包含管理思想、管理理念和管理方法。通過項目管理系統(tǒng)，能夠糾正個人和組織的不良管理習慣和做法；通過科學決策規(guī)范工作流程，能夠優(yōu)化員工的行為，提高全要素生產率。劉華[5]認為，信息化項目管理的首要目標是項目管理的業(yè)務流程信息化，而業(yè)務流程信息化的重要前提之一是業(yè)務流程規(guī)范化。綜上所述，當前科研項目管理信息化研究側重于管理要素的信息化，而在系統(tǒng)功能與管理理念的吻合度、科研項目執(zhí)行過程的精細化管理、管理要素的邏輯管控、重要事項的逐條閉環(huán)管理(任務化管理)、科研項目管理系統(tǒng)對于知識管理的促進作用等方面研究尚淺。

Q公司是我國高端裝備制造業(yè)企業(yè)，該公司的科技創(chuàng)新活動主要依托科研項目開展。但是，當前公司科研項目管理流程不完善、缺少有效的管控工具、人員資源配置較少，存在明顯的“重立項、輕管理”現(xiàn)象，對科研項目執(zhí)行過程及項目目標達成情況的管理相對較弱，過程管理較為粗放，導致科研項目普遍存在完成質量不高、項目延期及項目目標不能達成等問題。此外，管理知識也未得到有效積淀與共享。針對上述管理問題，以全面提升管理績效為目標，以顧客關注為焦點，通過優(yōu)化科研項目管理流程、建立相應的信息化系統(tǒng)等一系列措施，旨在提升科研項目管理水平及科研項目完成質量。

1 Q公司科研項目管理總體思路

為了解決Q公司當前科研項目管理存在的問題，以顧客關注為焦點，通過優(yōu)化管理流程與表單模板、構建符合公司實際的科研項目管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)科研項目全生命周期的信息化管理，進而規(guī)范科研項目執(zhí)行過程，加強項目進度與質量控制，提升科研項目的管理效率和效能。同時，以信息化手段賦能科技人員與管理人員，促進知識的聚集與重用，為科技創(chuàng)新的持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。Q公司科研項目管理總體思路如圖1所示。

圖1 Q公司科研項目管理總體思路

1.1 提升項目完成質量

科研項具有較大的不確定性，因而存在較高的延期風險。一方面，科研人員質量意識不強，較少主動暴露問題；另一方面，缺少有效的管控工具，項目異常時不易及時發(fā)現(xiàn)，導致項目延期甚至目標不能達成。因此，急需優(yōu)化管理制度與流程，并依托信息化手段將項目狀態(tài)顯性化，以便及時解決問題，提升項目完成質量。

1.2 規(guī)范項目實施過程

一方面，將項目管理全流程固化至信息系統(tǒng)，將表單模板融入相應的節(jié)點；另一方面，將重要管控節(jié)點變?yōu)椤耙?guī)定動作”，規(guī)范項目實施過程，避免“兩張皮”現(xiàn)象，減少重復勞動，降低管控風險。

1.3 賦能項目負責人

項目負責人的主觀能動性對項目成功具有至關重要的作用。項目負責人最重要的職責是做好項目的組織、協(xié)調、監(jiān)督、問題反饋等工作。如沿用傳統(tǒng)的項目管理模式，將耗費項目負責人較多的時間與精力，且效果不佳。因此，需要依托信息化手段，借助有效的項目管理工具賦能項目負責人，保證項目的各項工作順利推進。

1.4 打造知識與傳承平臺

科研項目開展過程中產生的經驗教訓等知識對后續(xù)類似項目的開展具有較好的借鑒作用。及時總結這些知識，并融入相應的流程節(jié)點，實現(xiàn)知識推送，推動“人找知識”向“知識找人”的轉變，實現(xiàn)知識的不斷沉淀。

1.5 持續(xù)優(yōu)化管理流程與平臺

管理流程與信息系統(tǒng)應以顧客關注為焦點，優(yōu)化項目管理流程，搭建符合管理要求與使用習慣的信息系統(tǒng)，并形成持續(xù)跟蹤機制，不斷優(yōu)化管控流程與信息系統(tǒng)，提升客戶體驗，進而提升項目績效。

2 基于信息化的科研項目管理系統(tǒng)構建

2.1 構建科研項目全過程多要素信息化管理系統(tǒng)

2.1.1 建立科研項目全過程多要素信息化管理流程

將科研項目立項申報、項目策劃、任務報工、評審與總結、結題驗收、科技成果評價等全過程及項目變更、經費等管控因素固化至信息系統(tǒng)，并將審批流、工作流、任務提醒等與公司門戶網站和騰訊通進行集成。通過信息化流程牽引，引導項目團隊完成各項工作，一方面，能夠實現(xiàn)管理過程留痕；另一方面，能夠減少線下審批的工作量，節(jié)約時間。

2.1.2 優(yōu)化表單模板及電子化管理流程

工作流程與表單是管理思想的表現(xiàn)載體，表單的正確使用直接影響管理的作用與效果。為了提升模板的易用性，進一步優(yōu)化表單模板，以管理目的為指引，收集整理常見問題，形成模板填寫注意事項與示例，引導模板的使用。例如，結合產品開發(fā)、技術研究等不同類型項目特點，制定并優(yōu)化相應的里程碑計劃模板。其中，產品開發(fā)類項目重點增加工藝性審查、技術交底等以往容易忽略的跨部門工作事項，從源頭促進多專業(yè)協(xié)同，提升項目成功率。此外，在實現(xiàn)管理流程信息化的基礎上，大力推動流程表單化、電子化，并將表單模板融入相應的信息化流程節(jié)點，通過模板的正確使用，有效解決以往使用錯誤版本的模板導致管理改善未能有效落實的問題。

2.1.3 構建二級管理機制

構建項目級、任務級的二級管理，即科技管理部負責項目的管理、項目負責人項目任務的管理。其中，項目級管理主要依托階段總結與審查開展，任務級管理主要依托任務的分配與審核開展。

(1)項目級管理。階段總結以里程碑為管控對象，項目負責人應在里程碑完成后，及時總結階段目標達成情況，提交相應成果物，識別項目輸入是否有變化及存在的風險，必要時提出協(xié)調申請，并滾動規(guī)劃下一階段的工作，保證工作計劃符合當前實際。階段總結通過部門領導與科技管理部(A級)審核后，項目方可進入下一階段。通過強化過程管理，確保項目最終目標的達成。如果階段出現(xiàn)延期，系統(tǒng)將逐級發(fā)送延期提醒至項目負責人、部門領導、科技管理部、總工程師，以加快項目進度。

(2)任務級管理。在任務分配方面，系統(tǒng)提供了有效的任務管理工具，即系統(tǒng)自動將任務及其相關要求提前分發(fā)至相應的責任人，便于其提前做好工作安排，以有效保障項目工作的開展。在任務完成后，任務負責人需要匯報任務完成情況，總結相應的經驗教訓，經項目負責人審批后關閉任務。如果任務出現(xiàn)延期，系統(tǒng)將逐級發(fā)送延期提醒至任務負責人、項目負責人、部門領導，以盡快解決延期問題。

2.1.4 強化管理要素間的邏輯管控

項目的范圍、進度、成本等各要素之間存在互相制約的邏輯關系。在項目執(zhí)行過程中，這種邏輯關系經常被忽略，造成較大的管理糾錯成本，甚至給項目的實施及管理造成障礙?；诖?，通過梳理科研項目各管控節(jié)點、各要素間的邏輯關系，并固化至信息化系統(tǒng)，能夠實現(xiàn)自校驗，有效降低管理糾錯成本與管控風險。如果項目發(fā)生變更，項目負責人在選擇其中一個變更要素時，系統(tǒng)將自動要求評估變更對其他節(jié)點的影響，并制定相應的措施。當調整項目目標時，需同步調整項目里程碑與成本，確保項目目標擴展時對相應的工作內容也進行了規(guī)劃，為后續(xù)的項目實施與目標達成奠定基礎。當項目終止時，在變更流程經過審核后，系統(tǒng)將自動發(fā)起結題流程，收集和保存項目的經驗教訓與前期成果，為其他類似項目的開展提供參考。項目變更申請模板如圖2所示。

圖2 項目變更申請模板(截圖)

2.1.5 構建與PDM協(xié)同的管理機制

產品數(shù)據(jù)管理(PDM)能夠較好地滿足設計過程與圖文檔的管理要求。在項目實施初期，應進一步發(fā)揮PDM的優(yōu)勢，協(xié)同管理科研項目的全過程及交付物，即科研項目管理信息系統(tǒng)側重項目的任務與審批流程，而PDM主要負責管理圖文檔及其審批流程。為避免同一個文件在兩個系統(tǒng)同時上傳，需要明確圖文檔仍以PDM為唯一數(shù)據(jù)源，科研項目管理系統(tǒng)直接引用即可。這樣既可以避免增加設計人員二次上傳的工作量，也可以確保單一數(shù)據(jù)源，便于追溯管理。在任務報工與階段總結時，科研項目管理系統(tǒng)將根據(jù)設定的規(guī)則進行成果物的校驗，確保交付成果的完整性。

2.2 強化重要事項的任務化管理

2.2.1 強化評審活動的計劃、執(zhí)行與跟蹤全閉環(huán)管理

評審是科研項目管理的重要節(jié)點，可有效降低項目質量與返工風險。為全面提升科研項目評審質量，強化計劃控制、執(zhí)行控制、跟蹤控制的全閉環(huán)管理機制。

(1)計劃控制。加強評審策劃的審查力度，確保重要的評審活動全部納入具體項目的策劃，將評審作為項目的必要活動，從源頭保證評審工作的順利開展。

(2)執(zhí)行控制。組織和梳理基于產品簇的評審檢查表及以“三新”設計為主的評審重點自識別，以有效提高評審的效率與質量，確保成熟的設計經驗得到重用，避免慣性質量問題反復發(fā)生。

(3)跟蹤控制。制定評審意見的逐條閉環(huán)流程。項目組應在任務截止時間前逐條完成評審意見的閉環(huán)，有效保證評審意見落實到位，最大限度地發(fā)揮評審作用。

2.2.2 強化過程督導頻次與力度

基于以往項目實施過程中執(zhí)行效果不佳的環(huán)節(jié)，如設計變更、階段總結、評審的執(zhí)行等，擬訂詳細的督導計劃，明確項目管理的要求與目的，并依托信息系統(tǒng)的自提醒功能，強化管理力度，進而提升執(zhí)行質量。針對在進度、目標等方面嚴重偏離目標的項目，應進行深度評估，提出加強資源配置或終止項目的建議，以及時止損，確保資源的合理、高效運用。

2.2.3 構建異常升級機制

(1)構建問題上報與反饋渠道，確保問題能夠及時得到解決。在科研項目開展過程中，往往會因內外部環(huán)境的影響出現(xiàn)各種異常情況，導致項目嚴重延期或目標嚴重偏離。因此，一方面，應暢通問題上報渠道，將風險及問題上報全面融入項目的各項總結與匯報工作，如項目工作報告、階段總結報告、任務報工等，引導項目組及時發(fā)現(xiàn)并提出問題；科技管理部在審核項目報告時，也應重點關注異常情況，通過組織召開專題會議等方式及時解決問題。另一方面，優(yōu)化管理考核措施，提升員工主動上報異常情況的意識。

(2)構建項目/任務延期提醒及升級機制。 建立項目/任務延期提醒及升級機制，以項目管理進度作為主線，明確延期提醒與升級原則、科技管理及各層級領導介入的時機等。一方面，能夠及時解決相關問題，保證項目的進度；另一方面，可以推動責任部門對項目進度及資源匹配情況等進行重新評估，及時調整項目進度。

(3)強化階段盤點要求，進一步強化部門領導的主責意識。以往由于缺少有效的項目管理工具，部門領導難以及時介入項目的管理工作，從而影響了部分項目的順利實施?；诖?，提出了項目進展情況季度盤點的要求。在盤點過程中，重點突出延期、任務未完成的項目，以引起部門領導的關注，進而及時解決異常問題。

2.3 建立經驗教訓總結與分享機制

2.3.1 建立各層級的經驗總結與分享機制

在科技項目研發(fā)過程中形成的大量的經驗教訓是寶貴的知識財富?；凇凹皶r、全員、全面總結，全員共享”的原則，建立了涵蓋任務、階段、項目等不同級別的經驗總結機制。其中，任務級周期短但覆蓋范圍廣，涉及整個項目團隊，周期從1周～1個月不等，因此任務級的經驗總結應側重總結的深度與可借鑒性；階段級的總結可與階段評審同步進行，總結成果有利于指導后續(xù)階段的工作；項目級總結是在項目完成后，由項目負責人牽頭組織開展，包括研制報告和專項的項目經驗教訓總結。在項目完成后，系統(tǒng)將引導項目負責人將經驗教訓總結分發(fā)給所有的項目成員，在項目組范圍內實現(xiàn)知識共享，進一步推動項目的多專業(yè)融合與協(xié)同。

2.3.2 提煉關鍵環(huán)節(jié)的最佳實踐

為了提煉各關鍵環(huán)節(jié)的最佳實踐，構建針對技術人員與管理人員的知識分析與重用機制，具體如下：

(1)針對技術人員。研制報告是對項目工作的全面總結，是一個項目最重要的組織過程資產。為提升研制報告的編制質量，一方面，擬定了適用于不同類型項目的《研制報告模板》，以規(guī)范、引導項目組做好工作總結；另一方面，將年度形成的經驗教訓進行產品領域和專業(yè)領域分類，定向推送給相關領域的科技人員，實現(xiàn)跨項目的知識共享。

(2)針對管理人員。梳理項目策劃、階段總結、結題驗收等各節(jié)點的審查要點，并有機融入相關流程，提示部門管理人員在各節(jié)點應重點關注的事項，實現(xiàn)標準化管理，既提升了部門管理水平，又降低了各項目的管控風險。

3 結語

綜上所述，依托科研項目信息化管理系統(tǒng)，通過持續(xù)優(yōu)化管理流程與表單模板等一系列措施，極大地提升了科研項目質量，并形成了具有實用價值的組織過程資產，為科研項目的順利開展提供了保障。具體成果如下：

(1)提升了科研項目管理水平和效益。通過構建科研項目管理信息系統(tǒng)，固化了相關管理流程與表單，實現(xiàn)了涵蓋立項申報、策劃、任務報工、階段總結、評審審批、結題驗收等科研項目全生命周期的信息化管理，并實現(xiàn)了與SAP、PDM等業(yè)務系統(tǒng)的集成，有力保障了“數(shù)字企業(yè)”戰(zhàn)略的實施。流程審批效率提升50%以上，管理模板的正確使用率達100%，科研項目考核更加量化，數(shù)據(jù)準確性與及時性提升了30%以上；開發(fā)了兩門分別面向技術人員和管理人員的培訓課程；建立了持續(xù)跟蹤系統(tǒng)運用情況的跟蹤機制，并不斷優(yōu)化系統(tǒng)。經調研發(fā)現(xiàn)，用戶滿意度達95%以上。

(2)科研項目完成質量明顯提升。通過持續(xù)優(yōu)化科研項目管理體系，不斷提升流程的適宜性與有效性；通過深化應用科研項目管理信息系統(tǒng)，管理流程得以固化并有效實施，重要管控節(jié)點執(zhí)行更加規(guī)范，團隊協(xié)同效應進一步彰顯，項目異常問題得到及時解決，部門領導與科技管理人員更加融入管理流程?？蒲许椖客瓿少|量明顯提升，評審計劃達成率提升至92%、評審意見按時閉環(huán)率達98%、項目按時完成率提升至88%、項目變更率降低10%、流程滿意度達96%。同時，多個重大項目完成情況達到預期，切實做到了以科研支撐公司業(yè)務發(fā)展。

(3)科研項目知識數(shù)量大幅增加并有效應用，推動構建學習型組織。該系統(tǒng)逐步成為研發(fā)知識的聚集地，任務級、階段級、項目級等不同層級的知識不斷涌現(xiàn)。項目運行兩年期間，共形成以項目研發(fā)經驗教訓及研制報告為主載體的知識條目305條，并通過分發(fā)流程實現(xiàn)在項目組內的共享；通過研制報告摘要匯總，實現(xiàn)了跨項目組的共享，逐步形成了知識共享與重用的良好氛圍，在一定程度上避免了重復、無效研發(fā)，提高了研發(fā)資源的利用效率。同時，結構化的知識條目也為后續(xù)組織過程資產的進一步應用奠定了基礎。