協同、嵌入與整合：高校檔案館參與高校治理的三種路徑*
——以南京醫科大學為例

陳逸寒

（南京醫科大學檔案館、校史館，江蘇南京， 211166）

高校治理是我國社會治理的重要方面。推進高校治理體系和治理能力現代化既是順應時代發展的必然要求，也是構建社會治理共同體的應有之義。檔案工作是高校治理體系中的基礎性工作，高校檔案館具有服務性、文化性、教育性、行政性等屬性，它的發展水平是學校建設成績的重要反映，關乎學校精神的傳承和學校文化的積累。在“治理共同體”語境下，作為學校重要組成部分的高校檔案館應如何參與高校治理，融入高校治理創新的生動實踐，值得深入探究?；诖耍疚膹母咝n案館參與高校治理的必然趨勢與應然地位入手，結合實踐經驗梳理高校檔案館參與高校治理的三種路徑。

一、高校檔案館參與高校治理的現實背景

1. 高校治理現代化的實踐需要

隨著高校治理的改革發展，優化學校內部治理結構，構建共治共享的治理格局已成為必然要求。

一方面，高校治理主體趨于多元化。高校內部治理意識和治理能力的提升，以及內部運行協調機制的優化，正重塑著高校內部的治理環境，使全員治理、多元主體成為可能。如學校德育治理中“大德育”理念的提出，不但擴大了德育治理的內容范圍，其參與主體和治理結構也同樣需要豐富和創新，形成全方位育人、全過程育人、全員育人的工作格局。

另一方面，高校治理方式趨于精準化。學校職能部門的“去行政化”改革，要求各部門更高效、精準地在服務師生、服務學術研究、服務高校建設上發揮作用，實現“管理育人、服務育人”。從能力角度來看，高校檔案館理應參與其中并發揮重要功能，可將其豐富的資源優勢與技術的高效賦能相結合，融入高校治理，提高高校治理的精準度。

2. 高校檔案館專業性的內在要求

高校檔案館的專業性首先表現在專業的資源。高校檔案是學校的教學、科研、管理、基本建設等眾多辦學實踐活動的真實記錄，是眾多高校特色活動的產物，能夠明顯反映出學校各項工作的特點，是學校管理過程、辦學優勢和特色形成過程的記錄。因此，高校檔案是學校的核心信息資源，檔案館應提高站位，主動融入高校治理生態，廣泛地參與人才培養、學科建設、科學研究等工作，為之提供必要的憑證、信息、經驗、知識、文化等支撐，成為高校治理的重要信息資源基礎。

其次，高校檔案館的專業性表現在專業的服務。高校檔案館具有保存文化遺產、傳遞知識信息、開展思政教育、豐富文化生活等功能，具有服務性、文化性、教育性、行政性等屬性，其大部分功能和屬性都通過檔案利用服務直接體現出來。高校檔案館具備文化與知識傳播功能，是學校文化傳承與傳播的重要載體。關注學校文化治理趨勢，積極參與校園文化和大學精神的構建與傳播，是高校檔案館的應盡之責。

二、當前高校檔案館參與高校治理的應然地位

1. 地位簡析

首先，高校檔案館應成為學校思政教育的參與者。當前的“大思政”格局要求將學校各部門納入思政工作的范圍，實現全員育人、全程育人、全方位育人。高校檔案館擁有豐富館藏資源，且具備文化傳播功能，其參與思政教育既是學校加強和改進德育工作的內在要求，也是思政教育發展的必然趨勢。新時期，高校檔案館不僅要堅守“為黨管檔，為校守史”的職責和使命，做歷史的守護者、記憶的傳承者，更應該成為文化的傳播者，主動尋求參與文化服務的角色和定位，積極參與思政教育，以檔育人。

其次，高校檔案館應成為學校管理的支撐者。在新時期，高校檔案館亟須把握高校治理體系和治理能力現代化的新趨勢，強化檔案資源建設和信息服務、知識服務職能，提升檔案資政能力，拓展服務的方式和范圍，有效支持學校管理。一方面要加大檔案資源建設的范圍和力度，另一方面也要重視管理和服務能力的提升，主動尋求參與管理育人、服務育人的角色和定位。

最后，高校檔案館應成為數據資源的建設者。大數據時代，學校數據資源具有數量龐大、結構多樣、價值豐富等特點，亟須加強科學規范管理。高校檔案館應緊跟數據治理前沿，參與數據資源整合共享，將檔案館職能從單純的檔案保管、提供利用上升到參與高校治理、支持學科與人才培養過程、構建記憶網絡和傳承學校文化的高度［1］，有效助力智慧校園建設。

2. 地位建構

（1）制度保障：加強頂層設計

高校檔案工作是體現高校辦學質量和管理水平的重要標志之一。教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》指出，“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作”。高校檔案館功能的發揮必須有制度保障，正視檔案館在高校治理中不可替代的特殊“參與身份”與功能定位，才能有效避免檔案館在學校整體發展中的缺位以及功能發揮空間被壓縮。學校應在制度層面加強治理的整體性和系統性規劃，將檔案工作改革納入學校綜合改革系統和整體布局，合理定位檔案館參與高校治理的領域和層次。

（2）組織依托：建設協同平臺

在多元共治格局下，依托多元主體共同建設的實體性組織能夠有效提高檔案館在高校治理中的功能發揮。一是要建設協同育人平臺，以各部門共同的德育理念為引領，克服在育人過程中主體單一、力量分散、能力不足等問題。檔案館需明確自身角色定位和職責，與其他主體之間暢通溝通渠道，共享資源。二是建設數據協同平臺，檔案館應加快檔案信息資源集約化步伐，圍繞高校治理的具體環節，統一明確各部門信息資源共享的范圍、種類、標準和流程，整合、集成各部門的檔案信息，加快推進各部門信息資源互聯互通、共建共享［2］，增強與其他部門及各學院間的協同聯動，暢通服務平臺，提高服務質量和效率。

（3）精神支撐：恪守專業精神

專業精神是決定一個行業是否有發展前景，是否有社會地位的重要因素。［3］《中國圖書館員職業道德準則》曾言及圖書館員的專業精神，檔案行業雖沒有成文通行的道德準則，但處于變革的當下，檔案工作者專業精神也值得引起重視。隨著高校檔案工作由傳統意義的檔案實體管理向信息管理、知識管理轉變，檔案工作者專業精神也更應強調“守正創新”，不但要有精益求精的工匠精神，也要與時代發展并行，回應現實的需要，由經驗型管理向科學化管理轉變?！皩v史負責，為現實服務，替未來著想”，高校檔案工作者需對自己守護的校史滿懷溫情與敬意，以高度的責任感和專業精神，融入新時代、適應新特點、解決新問題，發揮出最大的主觀能動性，使檔案和檔案館在學校治理中發揮應有的價值。

三、高校檔案館參與高校治理的實現路徑

1. 協同：檔案館融入高校思政工作體系

（1）內容協同，檔案館參與思政課程教育

習近平總書記曾指出，推動思想政治理論課改革創新，要不斷增強思政課的思想性、理論性和親和力、針對性。［4］高校檔案館所藏檔案是學校校史校情的全方位記錄，是大學精神的根基和源泉，其真實性和原始性能夠有效強化思政課教學的親和力和針對性。檔案館一要根據思政課程需要，對校史檔案加以挖掘整合，形成專題素材支持課程內容建設；二要發揮高校檔案工作者熟悉校史校情與檔案內容的優勢，打造專業隊伍傳播校史思政知識，傳播校園文化。

以南京醫科大學為例，其80余載建校史就是一部黨領導人民培養醫學人才、建設醫療衛生事業的奮斗史和發展史。保存了學校九易其名、四易其址的歷史見證的檔案館、校史館當仁不讓地應當成為學校進行校史校情教育的主要陣地，發揮檔案所具有的其他思政教育載體不可替代的優勢，為思政課程教育的順利開展提供有力支撐。學校檔案館、校史館積極推動檔案文化融入校園文化建設，對校史檔案加以挖掘整合，形成專題素材庫支持思政課程教育；聯合相關教研室就校史校情課程計劃進行了多次探討，將校史校情課程融入學校“四史”教育課程，使校史檔案成為校本化、特色化思政課程的重要素材。檔案館、校史館還充分發揮本館工作人員的主觀能動性，組建兼職教師隊伍承擔部分學時教學任務。該課程將面向所有新生開設，目標是實現校史校情教育的新生全覆蓋。

（2）主體協同，檔案館參與思政實踐教育

思政實踐教育涉及部門眾多，檔案館、校史館作為檔案的存放地和展示場所，可發揮資源和場域優勢，與各主體協同合作，打造實踐育人平臺，成為落實思政教育實踐環節的重要陣地。一是與宣傳部門及學生管理部門協同并進，實現各部門在宣傳教育工作機制、工作目標和工作方式上的優化整合；二是與學生社團協同并進，主動了解學生需求，為學生提供學習與鍛煉的平臺，積極探索協同育人新模式。

如南京醫科大學檔案館、校史館基于自身場域優勢，成為黨史、校史學習教育的主陣地，切實發揮了檔案館、校史館以檔育人、以文化人的功能。一是與宣傳部門合作，積極開展專題編研及展覽，傳播南醫大精神，構建特色校園文化；主動對接宣傳、學工等部門以及各二級學院，將校史校情、抗疫精神宣講納入新生入學教育計劃，通過建設專題展館、開辦專題展覽等學習教育活動對新生開展融入式、沉浸式思政教育，將社會主義核心價值觀及醫學生的使命與擔當根植于醫學生心中，培養學生愛國、愛校情感，激發醫學生的專業自信與職業自豪感，激勵學生成為新時代偉大抗疫精神的傳承者與踐行者。二是積極探索“兩館一團”協同育人新模式，打造富有醫學院校特色和檔案特色的黨員教育平臺，依托學校校史協會組建學生講解團隊，成員們在經過專業培訓指導后，在校史館日常參觀接待、抗疫專題展覽、新生入學教育等活動中發揮了重要作用。

2. 嵌入：檔案館為高校管理提供支撐

（1）流程嵌入，發揮檔案工具價值

覃兆劌教授提出的檔案雙元價值觀認為，作為一種行為方式，檔案的結構形式賦予了其“工具價值”。［5］從形成積累到整理歸檔，檔案為高校治理保留了原始的軌跡記錄，具有不可替代的記憶工具的屬性，負載著憑證性控制與維護的訴求?；谶@一視角，高校檔案館應主動對接學校發展戰略，嵌入管理流程，發揮檔案的工具價值。

以文書歸檔工作為例，南醫大檔案館緊跟學?？冃Ц母锊椒?，細化歸檔范圍做“加法”，精準指導和監督各部門保存重要工作及成果材料。除了以往相對較為固定的《文件材料歸檔范圍》之外，檔案館對各歸檔單位上一年度的工作總結當中“特色工作”部分進行提取和分析，條目式地凝練出各單位上一年度開創性、拓展性的工作，并預判這些工作可能會形成的、具有歸檔價值的文件材料類別，以表格的形式提供給兼職檔案員作為參考。此舉一方面方便兼職檔案員有重點、有目標地收集材料，同時也在一定程度上彌補了以往參照范圍在靈活性、精準度上的缺陷，有利于檔案收集齊全完整、應歸盡歸。如將這一做法繼續推進，主動對接學?？冃Ч芾砉ぷ?，一方面將文檔信息監督貫穿績效管理的整個流程，將學校各部門重點工作、特色工作等內容數據化，依靠廣泛的數據整合、挖掘和計算，記錄學校治理的軌跡和全景；另一方面可將歸檔文件作為工作業績和成果的證明，成為學校掌握工作推進情況的依據，讓績效考核有跡可循、有據可查，將有效增強績效管理工作的權威性、透明性和公信力、執行力，提高學校治理水平和效率。

（2）服務嵌入，發揮檔案信息價值

檔案作為歷史的原始記錄，真實記載了學校的治理經驗，是一種權威性、憑證性的原生信息資源，其記載的信息體量巨大且具有共享性。通過將檔案利用服務嵌入學校各項工作，能夠有效發揮檔案信息價值。以南醫大檔案館的檔案信息服務為例，2020年初新冠肺炎疫情暴發后，江蘇曾多次派出醫護團隊馳援湖北，學校校友會因工作需要，需在短時間內盡快掌握出征醫護人員中南醫大校友數量及具體名單，檔案館了解到其信息需求后及時提供查檔服務，借助學籍檔案、教學檔案等多類型檔案開展了多維度檢索和篩查，最終在千余名醫護人員名單中篩選出百余名成員，大大減輕了校友會在短時間內核實校友身份的工作壓力，檔案的信息價值通過服務的嵌入而得到有效發揮。

檔案信息價值的發揮與增值還可通過編研活動來實現。南醫大檔案館、校史館承擔學校年鑒編輯出版工作，每年整理匯總學校當年具有重要史料價值、實用價值、收藏價值的信息，如實記載學校年度工作情況和事業發展成就，公開出版并主動發放至全校各部門及學院，發揮年鑒為領導決策、師生知情、學術研究、宣傳交流所用的功能。此類編研成果能夠總結高校治理過程中規律性、連續性內容，強化檔案信息的資政價值，為學校決策提供全面、準確、有效的檔案知識服務，提高決策的科學性和有效性。

3. 整合：檔案館發揮數據管理職能

（1）通過前端控制，提高數據形成質量

“前端控制”原則關注檔案館與業務部門檔案室之間電子檔案的移交銜接問題，通過檔案部門職能觸角向前端業務的延伸，促進文件全生命周期管理的標準化。［6］但就實際情況而言，高校檔案館僅負責將一部分具有歸檔價值的資源對象進行收集和保存，并不對接前端業務系統形成的全部文件和數據，也難以參與前端辦公環節。因此在實施“前端控制”的過程中，南醫大檔案館著眼于對數據形成質量的提前介入，既關注作為管理對象的檔案資源實體，如OA辦公系統中流轉的公文，對其元數據著錄標準、內容等提出需求，意圖對數據的完整性、可理解性、有效性和可持續性進行干預，維系數據資源的證據價值，促進數據組織的科學化；同時也主動參與學生檔案信息系統等業務系統的設計，以及相關管理職權劃分與工作流程重塑等，提高數據形成質量，凸顯檔案館在學校數據治理中的影響力與貢獻度。

（2）發揮專業優勢，維護數據連續性

2018年4月教育部印發的《教育信息化2.0行動計劃》提出：“促進教育信息化從融合應用向創新發展的高階演進，信息技術和智能技術深度融入教育全過程，推動改進教學、優化管理、提升績效?！痹诮逃畔⒒倪M程中，高校檔案館應主動謀劃，積極參與智慧校園及學校數據治理。

南醫大檔案館貫徹“全過程育人”的理念，發揮在數字檔案館建設方面的理論和經驗優勢，主動融入學校學生工作本研一體化改革，計劃與學工、教務等部門積極開展合作，共同建設學生檔案信息系統。該系統以實現學生檔案數據從入校到畢業的全流程管理為目標，計劃對學生學籍異動、組織關系等各類信息進行動態把控，促進信息的全流程接續流動。檔案館還將根據目前不同培養階段的學生存在的信息數據異構性特征，通過調研溝通和技術手段對數據資源格式、標準等問題進行分析和歸集，努力實現學生信息長期保存、有序組織，從檔案視角維護信息的連貫性與完整性，完善學校數據資源體系，支撐學校治理。

（3）打破信息孤島，實現一站式數據利用

高校檔案館可通過檔案資源內容整合、資源結構優化和特色資源庫建設，打通高校內部數據管理渠道，通過統一的數據標準和體制機制，打破校內各部門間的信息壁壘，實現數據的充分共享交換，滿足學校日益精細化和科學化的治理需求，為高校治理提供數據支撐。如南醫大檔案館在學生檔案管理系統的籌備中，計劃將該系統全方位融入智慧校園建設，依托云計算等技術實現與學工、教務等部門的數據集成和信息聚合，結合檔案利用價值規律，分析和建立信息檢索模型，實現信息共享和學生人事信息的全面聚合檢索和一站式利用。還可通過流程再造與服務整合，將該類檔案查閱審批流程納入學校一站式服務平臺，并開設遠程檔案利用預約入口，為師生校友提供一站式、無接觸查檔服務。

四、結語

圍繞學校中心工作和發展目標，推進高校檔案工作轉型和檔案館職能拓展，是高校檔案館在新時代尋求突破發展、破解邊緣化困境的必由之路。有為才有位，在高校治理體系和治理能力現代化進程中，高校檔案館只要主動作為，構建新時代高校檔案館的專業內涵并積極創造價值，必將收獲應有的認可及社會效益。