事業(yè)單位人事檔案信息失真現(xiàn)象分析及應(yīng)對之策
——以江蘇省揚州市中心血站為例

徐 艷

（揚州市中心血站，江蘇揚州， 225000）

人事檔案信息失真是一個較為寬泛的概念，系檔案管理人員因主觀判斷、從業(yè)經(jīng)驗、檔案事項自身不確定性引起的人事檔案與人事信息實質(zhì)的差異，也包括人為造假現(xiàn)象。

一、事業(yè)單位人事檔案信息失真的表現(xiàn)

1. 人事檔案信息不完整

受一些因素影響，其人事檔案信息不完整、不準確的現(xiàn)象一直存在。以江蘇省揚州市中心血站（以下簡稱“血站”）為例，部分人員沒有學(xué)校期間的考核評定，部分人員缺失個人年度工作總結(jié)以及年終考核表等。血站干部人事檔案十大類中均存在檔案材料缺失，主要集中表現(xiàn)為以下情況：一是個人履歷材料不完整。往往存在未及時更新填寫的情況。二是鑒定、考核材料不完整。個別年度單位員工年度考核登記表收集不及時，全站缺失年度考核表有12人，共計20份。三是學(xué)歷材料不完整。由于畢業(yè)后未及時追蹤個人檔案，會存在檔案遺失的情況。繼續(xù)教育學(xué)歷教育如網(wǎng)絡(luò)教育主要以家庭學(xué)習(xí)形式為主，與學(xué)校接觸較少，由于信息不對稱，往往存在未及時向?qū)W校索要學(xué)歷檔案的情況。四是聘用合同材料缺失。或未及時簽訂，或由于工作單位變換，存在斷檔、聘用合同時間不連續(xù)的問題。

2. 人事檔案信息前后不一致

部分血站員工對自身檔案重視不足，在填寫信息時粗心大意或筆誤，導(dǎo)致填寫內(nèi)容前后不一致。履歷表上的出生年月日有的用農(nóng)歷，有的用公歷，與身份證信息不符，加之檔案管理人員并未對所填寫的內(nèi)容進行嚴格審核，造成了履歷表信息前后不一致。

3. 人事檔案信息虛假

由于人事檔案管理的規(guī)范化程度不高，血站人事檔案中年齡造假、履歷造假的情形屢見不鮮。如某員工在2005年未參加工作時相關(guān)登記表上出生年月填寫的是“1988.7”，工作后所有材料的出生年月都改為“1989.7”。

二、事業(yè)單位人事檔案信息失真成因分析

1. 人為因素導(dǎo)致檔案信息失真

一是重視程度不夠。人事檔案工作是一項基礎(chǔ)性的工作，也是專業(yè)性、保密性很強的工作，但部分領(lǐng)導(dǎo)對此項工作了解不多，重視不夠。各方面的不重視使血站人事檔案管理工作被邊緣化，在資金投入、設(shè)施建設(shè)、人才配置等方面都存在不足。

二是人為篡改信息。受利益驅(qū)使，存在對人事檔案信息內(nèi)容進行偽造，制造對自己升遷有利的材料放入檔案的情況。個別人員出于某種目的弄虛作假，或者摻雜個人情感，人為篡改檔案內(nèi)容。

三是專業(yè)水平不強。血站檔案管理人員來源復(fù)雜，大部分是兼職。這些人員基本未經(jīng)專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，難以勝任人事檔案管理工作。

四是檔案信息更新不及時。《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》要求，“在材料形成之日起一個月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù)”，但很多人都沒有形成及時歸檔的習(xí)慣。

2. 管理因素導(dǎo)致檔案信息失真

一是管理制度不規(guī)范。當(dāng)前，血站還未建立完善的人事檔案管理制度，部分人事檔案管理人員在規(guī)章落實過程中沒有充分認識到制度機制的約束性功能，出現(xiàn)了制度機制落實不全面、“走形式”等問題。

二是審核把關(guān)不嚴。審核把關(guān)不到位，人事檔案中的錯誤、疏漏之處未被及時發(fā)現(xiàn)。部分人事檔案管理人員沒有細心審核、嚴格把關(guān)，造成人事檔案填寫失真。

三是信息化建設(shè)滯后。目前，血站依然采用傳統(tǒng)的人事檔案管理制度與模式，加之有些人事檔案管理人員對于信息技術(shù)掌握不全面，短時間內(nèi)難以對大量的人事檔案材料進行加工和整理。

三、對策和建議

1. 從信息源頭把控檔案質(zhì)量

加強對血站人事檔案管理的重視程度。在血站日常工作中，突出人事檔案管理的嚴肅性和政治性，將人事檔案管理作為重點工作，對職工開展人事檔案政策法規(guī)、知識普及，告知常見進檔材料及填寫要求，強調(diào)其重要性，督促血站領(lǐng)導(dǎo)干部、人事部門、人事檔案管理人員認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)人事檔案管理的方針政策。

加強人事檔案填寫管理與審核管理，將把好人事檔案資料“入口關(guān)”作為工作重點，嚴肅認真對待，對相關(guān)信息真實、準確填寫，任何人不得隨意刪減和篡改人事檔案信息，并嚴格按照人事檔案歸檔時限進行歸檔，從源頭上切實保障人事檔案信息的真實性和完整性。［1］

2. 完善人事檔案管理制度

結(jié)合本單位實際情況，進一步建立更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度。血站制定了《中心血站人事檔案收集制度》，通過建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集范圍和要求，使人事檔案內(nèi)容更充實、全面地反映個人情況；制定《中心血站人事檔案鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔要求；制定了《中心血站人事檔案保管制度》，采取切實有效的措施減少人為因素破壞，保障人事檔案安全，延長使用壽命；制定《中心血站人事檔案利用制度》，明確人事檔案利用方式方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。

深入推動專項審核工作。一是成立血站人事檔案專項審核工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，明確審核工作的人員、范圍、權(quán)限、類別等，落實責(zé)任，確保審核工作的嚴謹性、規(guī)范性。二是對人事檔案專項審核的各項程序進行梳理，制定嚴謹?shù)墓ぷ骷殑t，確保流程具有可操作性，審核工作全程留痕。同時加強培訓(xùn)，使有關(guān)員工掌握必要的人事檔案審核知識和技能，進一步增強人事檔案專項審核的權(quán)威性、公正性。三是加大對審核流程的監(jiān)督，在完成審核數(shù)量的同時，進一步提升審核質(zhì)量，避免因監(jiān)督不力出現(xiàn)檔案信息失真。一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須及時與相關(guān)部門和利害關(guān)系人取得聯(lián)系，對材料內(nèi)容進行核實，并經(jīng)過專業(yè)化操作形成認定材料，對于新形成的認定材料要加蓋公章。［2］

3. 利用專業(yè)技術(shù)保障信息真實

血站為人事檔案管理信息化建設(shè)提供了必要的信息設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施，2021年，實現(xiàn)編制內(nèi)職工人事檔案全部信息化。利用現(xiàn)代計算機設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、云平臺實現(xiàn)對人事檔案信息分布式存儲，通過數(shù)據(jù)對比分析，及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失和數(shù)據(jù)失真問題，保障人事檔案信息的真實完整。

四、結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案信息失真對事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展以及相關(guān)利益人的合法權(quán)益都會造成影響。因此，在推動人事檔案管理工作過程中有必要對當(dāng)前人事檔案信息失真存在的具體問題以及成因進行分析，并從制度、機制、人員、資金、教育培訓(xùn)等多個層面入手，構(gòu)建多層次、立體式的人事檔案管理體系，有效杜絕事業(yè)單位人事檔案信息失真問題，切實保障事業(yè)單位人事檔案信息安全。