全國示范數字檔案館建設的實踐與思考
——以昆山市數字檔案館為例

程 知

（昆山市檔案館，江蘇昆山， 215300）

一、昆山市數字檔案館建設概況

昆山市檔案館建筑面積3.8萬平方米，館藏總量74.2萬卷、83.9萬件，2016年全面啟動數字檔案館建設，現已建成涵蓋全部館藏檔案的420萬條文件級目錄數據庫和婚姻、獨生子女、出生醫學證明、復退軍人、工商登記等85個專題數據庫，館藏檔案數字化率達100%，數字檔案館室一體化平臺覆蓋全市182家機關、企事業單位數字檔案室。2020年11月，昆山市檔案館以縣市區級綜合檔案館最高分獲評“全國示范數字檔案館”。

二、創建全國示范數字檔案館做法

1. 強化組織保障。將檔案信息化工作列入昆山市信息化建設發展規劃，將智慧檔案館項目建設納入昆山“城市大腦”建設工程實施方案，將“全國示范數字檔案館”創建列入市委市政府年度重點工作。同時，成立創建工作領導小組，制定工作任務，細化責任分工，全面統籌推進數字檔案館建設工作。

2. 狠抓數據質量。所有館藏檔案數據均完成兩輪數據清洗和校核（累計校對條目約600萬條），同時通過全文檢索和PDF全文查看相結合的方式分揀涉密檔案數據近4萬條，重點對開放鑒定、出入庫登記、利用審批、檔案存址、檔案保管狀況、庫房上架等著錄項進行了補充和完善，確保檔案數據與檔案實體一一對應。

3. 豐富數字資源。推進各種門類和載體形式檔案的歸集、整理工作。累計整理上傳照片檔案21541件，音頻檔案13件、時長698分鐘，視頻檔案35件、時長1621分鐘。做好電子文件接收工作，在線接收17家單位各類電子文件12247件，并全部導入數字檔案館一體化平臺。

4. 完善基礎設施。合理布局組建局域網、政務網、因特網3條網絡通道，實現三網隔離。現有專用服務器7臺、安全設備16臺、各網段核心交換設備各2臺（一主一備）、NAS在線存儲設備2套。此外，高標準完成數字化加工專業用房的整改，實現監控無死角。

5. 優化系統功能。在局域網、政務網、因特網分別建有數字檔案館一體化平臺、數字檔案館室一體化平臺、民生檔案共享服務平臺，推出AI智能校對系統、檔案評價系統、電子閱覽室系統、檔案數據長期保存系統、檔案輔助編研系統、智能管控系統等16個子系統。

6. 提升基礎業務。創建期間，對全宗卷、檢索工具、開放鑒定、出入庫登記、利用審批、檔案存址、檔案保管狀況、庫房上架等基礎業務工作進行全面整改或補充，并更新校正檔案館指南，確保檔案數據與檔案實體一一對應。

三、昆山市數字檔案館建設中的創新應用

1. 打造數字檔案館智能管控平臺。引入智慧檔案的建設理念，運用構件化技術、VR虛擬現實技術，通過3D建模和系統集成打造數字檔案館綜合智能管控平臺，將安防監控、RFID電子標簽、道閘門禁、庫房密集架、庫房溫濕度納入平臺進行可視化實時監測管控，并與數字檔案館一體化平臺系統對接，實現全面透徹的感知、智能融合的應用。

2. 推出移動端在線查檔服務。根據以用戶為中心的理念創新民生檔案查詢方式，依托民生檔案共享利用平臺，不斷完善接口調用方式，與第一昆山APP、昆山市民APP進行對接，成功開發集受理、認證、查詢、出證等功能于一體的“網上查檔大廳”。同時利用人臉識別技術進行身份驗證，確保線上查檔工作規范安全。此外，將“VR全景網上展廳”“掌上年鑒”發布到微信公眾號和第一昆山APP、昆山市民APP、智慧昆山APP等，在移動端實現沉浸式觀展，給市民帶來全新感受。

3. 率先應用AI智能校對系統。啟動基于機器學習算法的AI智能校對系統研發工作，通過大量的檔案數據機器學習與人工智能服務中臺的文字識別（OCR）服務、自然語言（NLP）分析服務等進行對接，經過語義分析預處理、對比分析等環節把檔案全文進行智能編目索引，并與原檔案目錄進行比對，進而實現智能校對。

4. 實現民生檔案數據挖掘分析。積極開展國家檔案局科技項目“基于民生檔案的分析挖掘技術方法與應用研究”的相關工作。項目設計了檢索模型、編研模型、推薦模型、預測模型等民生檔案挖掘模型，提出了分布式民生檔案資源整合建庫方式，搭建了民生檔案分析挖掘應用平臺，初步實現了對民生檔案的挖掘分析。

5. 創新實施網上檔案監督考核。緊跟政府數字化轉型步伐，推出網上檔案業務評價系統，2021年10月，昆山市檔案工作評價系統在政務網正式上線，并成功運用于當年度區鎮檔案考核工作，同時也為線上開展檔案監督指導提供了新的平臺。

四、昆山市數字檔案館建設成效

1. 數字檔案館系統功能全面優化提升。昆山市數字檔案館全面完成了數字檔案館一體化平臺、數字檔案館室一體化平臺、民生檔案共享服務平臺3大平臺和16個子系統功能的完善，在局域網上對館藏系統進行了全面升級，部署數字檔案館一體化平臺，實現數字檔案全流程管理；在政務網上部署了全新的檔案館室一體化平臺，實現電子文件流轉、推送、移交、接收全生命周期管理；建立了民生檔案共享服務平臺，分別在政務網、互聯網上提供民生檔案利用服務。

2. 在全國率先實現全城查檔服務“半小時圈”。把構建全城查檔服務“半小時圈”作為“我為群眾辦實事”重要實踐活動項目，利用數字檔案館室一體化平臺，一方面，優化民生查檔服務點位布局，成功構建“2+15+X”市、鎮、村三級查檔服務體系；另一方面，與城建檔案館、不動產交易中心、人管中心等7個部門共享檔案資源，建立協同服務機制，在全市范圍實現“就地受理，互查出證”。

3. “網上查檔大廳”成為市民查檔首選。“網上查檔大廳”一經上線就受到市民熱捧，上線僅一個月，線上查檔總人次就已超過全市所有線下查閱點近3年來查檔數量總和。截至2022年8月，累計受理在線查詢105309人次，出證成功46770人次，日均近500人次。同時，市檔案館不斷加強“網上查檔大廳”的內容供給，把婚姻檔案、出生醫學證明檔案查詢下限更新至2021年，實現利用“零時差”。人民論壇、《新華日報》《中國檔案報》《昆山日報》等媒體均對“網上查檔大廳”受市民熱捧進行了專題報道，并獲得昆山市市長陳麗艷批示肯定。在新冠肺炎疫情閉館期間，“網上查檔大廳”更是發揮出積極作用，疫情期間受理查檔人數接近平日兩倍。

4. 數字檔案室建設初具規模。近年來，昆山市檔案館同步推進數字檔案室建設。通過搭建“數字檔案館室一體化平臺”，推動實現檔案館、檔案室之間的有效銜接與資源共享。數字檔案館室一體化平臺現已涵蓋全市161家市級機關、企事業單位、區鎮（街道）、村（社區）等單位，并與昆山市OA系統實現對接，可將辦結完成的電子公文進行在線歸檔。截至2021年底，昆山市累計通過省級測評的數字檔案室達26家，其中5A級4家。

五、推進數字檔案館建設的思考

1. 加大電子檔案單套制歸檔推進力度。以政務服務事項電子檔案作為突破口，完成“一網通辦”電子檔案單套制管理系統建設，在實現政務服務事項電子檔案從形成到歸檔全流程電子化管理的基礎上，進一步推進文書檔案單套制歸檔管理工作。重點圍繞全市數字化改革目標，將數字化、一體化、現代化貫穿于電子文件單套歸檔工作，構建電子文件接收、歸檔、移交、利用各環節貫通的全流程歸檔模式。

2. 持續提升數據完整性，優化數據質量。通過開展歷史數據完整性補錄（獨生子女、學籍等）和提高增量檔案數據完整性標準雙管齊下的方式來提升數據完整性和質量。同時進一步縮短民生檔案進館年限。

3. 堅持創新驅動的戰略引領。順應信息技術發展的現實需要，強化數字賦能，依托大數據、物聯網、人工智能等技術，創新檔案管理模式和服務方式，使檔案事業發展獲得持續的動力源泉。

4. 牢牢守住檔案信息安全底線。建立健全人防、物防、技防“三位一體”的數字檔案信息資源安全防范體系，完善各項信息安全規章制度。定期組織信息安全演練，通過加固核心防火墻等安全設備、制定網絡攻擊防護策略、安裝防護隔離等措施提高全館網絡安全防護能力。扎實做好檔案信息數據備份和重要數據異地災備，確保檔案數據安全。

今后一個時期，昆山市檔案館將繼續創新思路、積極探索、勇于實踐，加快推進檔案事業數字化轉型思維與數字城市建設理念相對接，以數字檔案館建設為抓手，在存史、資政、育人、為民服務各項工作中加大信息技術運用力度，在共建、共享、共治數字城市中作出檔案貢獻。