酒店全面預算管理體系優化策略

葉江建 金 玥

南京東郊國賓館 江蘇 南京；南京審計大學 江蘇 南京

酒店全面預算管理是通過對酒店各層級部門資源合理分配和控制以達到組織和協調酒店日常經營活動的目的。預算管理不僅可以優化酒店資源配置，還能幫助酒店實現戰略目標。面對市場競爭壓力，構建科學的全面預算管理體系，對酒店健康發展而言非常必要。

一、酒店全面預算管理運行架構剖析

酒店全面預算管理總體流程包括預算決策、預算質詢、預算編制、預算執行、預算控制和預算監督考核。酒店預算管理委員會、預算工作組、各職能部門及監督部門組成了此體系的運行架構，保證了全面預算管理工作能夠按部就班地進行。見圖1。

圖1 酒店全面預算管理運行架構

1.預算的決策與質詢

全面預算管理需要一套科學合理的組織運行架構，大部分酒店會設置由總經理牽頭的預算管理委員會。作為酒店全面預算管理工作的領頭機構，預算管理委員會依據預算工作組遞交的上一預算年度的酒店經營情況、財務狀況、市場發展趨勢等資料文件，結合酒店戰略目標和發展方向，最終確定預算目標。預算質詢是在預算決策后，分析當前的預算方案與酒店戰略目標的一致性，以及所處的市場環境、酒店自身條件變化對預算方案的影響，寫成預算管理變動報告上報，上級再根據遞交的變動報告，對目前的預算決策及戰略目標進行修改調整，避免未來可能發生的、因決策性錯誤引發的問題。預算決策工作完成后，委員會將相關文件下發給酒店預算工作組。

2.預算方案的編制

酒店預算管理工作組及工作組各職能部門由副總經理負責。工作組根據酒店預算管理委員會制定的預算決策及目標要求，結合酒店經營狀況，向各職能部門下發預算編制指引。本著“上下結合、分級編制、逐級匯總”的預算方案編制原則，銷售部、房務部、餐飲部、前廳部根據酒店的目標利潤和歷史數據編制收入預算，其余職能部門根據收入與成本配比原則確定預算成本和期間費用。逐級匯總之后的預算草案，將提交給酒店財務部和人力資源部，由他們整理和審核，再提交給酒店預算管理委員會進行復審。委員會對預算計劃進行認真討論審核，逐項表決，最終形成較為成熟的預算方案，交由預算工作組協調酒店各職能部門落實執行。

3.預算方案的執行與控制

在預算管理戰略層將復審完善后的年度預算案下達后，預算工作組會發揮統籌規劃作用，組織各職能部門共同參與預算執行，并且按照預算流程中各部門職責劃分，進行預算工作的安排與分配。同時，預算工作組通過預算信息化系統，對預算執行的全流程動態化監控管理，對預期影響因素進行跟蹤分析，定時向委員會匯報進展和執行情況，保證預算方案以及預算目標調整的及時性，保障預算目標設置的科學性與合理性。一旦工作組發現酒店因經營環境、國家政策、突發事件等情況導致預算工作面臨重大變數時，要向上級及時反饋，采取相關應急預案或措施止損。同時，預算工作組與職能部門之間進行溝通與信息共享，協調不同部門之間的問題沖突，進一步提高預算執行效率。

4.預算執行的監督與考核

預算監督與考核是預算管理工作重要一環，通過預算監督不僅能夠保障預算執行的有效性，而且能夠通過績效考核對預算管理全過程進行評價，從而加以完善與改進，保證全面預算管理工作的效果。財務和內部審計部門監督預算管理的全過程，及時找出其中存在的問題并分析成因，給出針對性的改進意見。同時對各個部門預算執行情況進行評估考核，將其納入績效考核重要參考標準，從而提高酒店員工對全面預算管理工作的重視程度，最后將預算監督考核報告提交至預算管理委員會。

二、酒店全面預算管理問題剖析

1.預算管理重視程度不足

預算管理委員會對酒店預算管理工作缺乏深入的了解和足夠的重視。一方面，忽視預算管理的全面性，側重財務管理。預算管理全權由財務部門負責，缺少和其他部門的信息共享，只是財務部簡單地按照上年的實際業務數據調整、編制下年的預算，導致預算編制與運營實際嚴重脫節。有的酒店雖然成立了預算管理工作小組，但未能保證預算執行和控制工作的有效進行。另一方面，部分酒店管理層級架構更新不及時，預算管理制度建設滯后，預算管理側重事后分析，而忽視提前預測和期中評估的工作環節，且全程缺少監督和管理，使得預算的執行效果難以保證。

2.預算編制和執行環節不完善

部分酒店預算管理的編制和執行環節不完善，導致預算管理的實際效果與預期效果存在一定偏差。在編制預算時，有些部門為了爭取更多的費用，篡改上報的財務信息，并且將預算指標虛高設置。這樣一來，預算計劃失去了對酒店經營成本和利潤的指導作用，指標的完成率也會受到影響，并且造成內部資源浪費。另外，酒店重視預算編制卻輕視預算執行工作，空有預算案卻沒有落實到位，預算管理的全員性、全程性未能得到體現，最終影響全面預算管理體系的有效性。另外，酒店財務和內部審計部門的監督工作不到位，縱容了瀆職舞弊等不良行為的發生，進而造成酒店全體員工參與預算管理受阻。

3.預算績效考核制度欠優化

部分酒店雖然實施了績效考核，但是績效分級粗糙、跨度較大，績效與員工當月的工作完成情況掛鉤不科學，加上酒店經濟效益受到旅游淡旺季、環境等變化的影響，員工的工作和業務完成度存在不穩定性，績效考核也會受到影響，導致員工工作積極性下降，并且直接影響工作的效率和質量，從而使領導層質疑全面預算管理的有效性。

4.預算管理工作信息化程度低

酒店預算管理過程中，如果不能保證信息的真實性和及時性，就會降低溝通效率，使得預算方案不能根據實際需求靈活調整，但目前信息化在酒店全面預算管理工作中普及率不高。首先，酒店日常經營活動中涉及的業務和職能部門較多，收集財務數據和信息的過程比較煩瑣復雜，一些酒店受過去工作習慣和傳統思維方式的影響，在手工模式下進行預算編制，具有隨意性和數據信息準確性差的高風險。其次，由于存在信息不對稱問題，酒店預算管理戰略層在預算決策時掌握的信息量遠不及操作層，部分酒店缺少信息數據共享平臺，各職能部門間溝通效率較低，操作層無法及時將工作進度和相關數據信息匯總反饋。

三、酒店全面預算管理體系優化策略

1.明確酒店預算管理戰略及目標

（1）嵌入戰略地圖的酒店預算管理戰略制定。為了保證預算管理工作的順利進行以及預算目標的實現，將戰略地圖引入酒店全面預算管理戰略目標制定。戰略地圖由平衡計分卡演變而來，將酒店的戰略目標具體分解為財務維度、顧客維度、內部流程維度、學習和成長維度四個維度的目標，并以此為基礎編制預算指標。通過繪制戰略地圖可以將酒店戰略目標轉化成預算目標，提供具體可行的實現路徑指導。（如表1）

表1 酒店以戰略為導向的預算目標表

（2）基于BSC 的預算目標制定。預算目標如果定得過高，就會脫離酒店當前實際，打擊全體員工對于預算管理工作的積極性；預算目標如果定得過低，則會讓員工缺乏足夠的動力。在使用戰略地圖劃分酒店預算管理戰略后，需要在此基礎上借助平衡計分卡（BSC）的分析框架，對每一個細分的預算目標設計預算管理指標，從而構成指標體系，為預算管理工作提供了一個目標細化的平臺。指標體系見下表。

2.采用合理的預算編制方法

預算編制方法是預算戰略目標實現的關鍵。基于傳統預算的缺陷，VemeB.Lewis（1952）在《預算編制理論新解》中提出了零基預算法。這種方法以當前階段的數據和信息為基礎，任何項目的預算數額都以“零”為起點，有效避免了之前預算結果的偏差持續累積。另外，滾動預算法的預算期間永遠保持12 個月，每個月月末都要根據實際情況進行調整，將下月預算加在原來預算期末上。優點是可以根據酒店的長期戰略目標制定短期的經營目標。對于酒店來說，應該以實際需求為基礎，選擇適合自身業務情況的預算編制方法，同時也可以增進與同行業先進酒店預算編制經驗方法的交流與學習。

3.嚴格把控預算執行環節

酒店可以建立由財務和內部審計部門組成的預算控制小組，嚴格選拔小組成員，負責將執行工作落實到人，做到事事有人控制、層層有人把關，隨時作調節。小組對預算執行的全流程動態化監控管理，及時發現問題并提出相應的整改措施。同時，小組嚴格把控重點類別費用的支出，例如管理費用、財務費用等，發現預算超支等問題立刻向上反饋，及時采取有效措施，從而保障執行工作能夠順利推進。另外，財務及內部審計部門作為酒店的預算監督機構，其監督職能需要被賦予一定的獨立性和職權。

4.完善員工績效考核機制

合理的員工績效考核機制關系到酒店員工的工作積極性，是酒店戰略目標高質量實現的重要保證。首先，酒店預算績效考核要注重全員性，保證績效考核的對象不但包含管理人員，也包括酒店的所有基層員工。同時，績效考核不能從上到下一成不變，而是應該根據不同層級的員工制定相對應的績效考核指標，做到酒店全體員工薪酬結構差異化。員工績效提成系數細化、績效考核方法綜合化。其次，在預算考核的過程中，要做到有賞也有罰。對于考核成績優異、超額完成預算目標的員工，應給予物質上的獎勵和精神上的嘉獎，激勵全體員工參與預算工作的積極性，激發員工的責任心和榮譽感；對于預算管理執行過程中有瀆職、舞弊等不良行為的員工，要公開進行批評和處罰，做到不縱容、不包庇，提升酒店全體員工對績效考核的認可和信任，保證績效考核機制公正性和合理性。

5.加強預算管理信息化建設

預算管理工作要加強信息化建設，一方面能夠降低酒店預算編制的復雜程度、減少編制時間，另一方面能夠促使預算執行工作規范化進行。加強酒店全面預算信息化建設，首先需要充分評估市場上現有預算軟件的適用范圍和功能特點，結合自身預算信息化的定位和業務范圍，加快對現存預算管理信息系統的優化工作。其次，重視信息技術在預算管理方面的應用，要著力培養酒店管理復合型人才，通過專業技術培訓提高員工信息系統的操作水平，提升預算信息系統在酒店員工內部的普及率。最后，要加強員工思想教育與培訓，提升酒店員工對于全面預算管理的認同感，認識到自己在預算管理流程中的地位與重要性。酒店財務人員更要走出只追求賬本上數字平衡的思維定式，強化預算執行問題的分析能力和預算偏差的對策修正能力。

綜上所述，全面預算管理的實施對酒店的可持續發展有著深遠影響，這項基于全面、全程、全員的管理工作，是酒店管理優化的必然選擇。酒店管理層應認真學習、借鑒同行業其他先進酒店全面預算管理方法，改進酒店管理制度，運行一套科學合理的、適合酒店自身的全面預算管理體系，才能提升預算管理工作效率，進而實現酒店預算管理目標，促進長遠健康發展。