企業招投標信息化工作的操作與管理要點探討

趙玉坤

安徽富煌科技股份有限公司 安徽 合肥 230000

引言

招投標信息化也就是運用計算機網絡將招投標中涉及的活動內容完成，傳統模式影響下，信息化在實施過程中會局限于信息發布方面，在此情況下，就需注重對信息化的有效運用，促進的招投標工作效率不斷提升，也促進其在模式上進行創新[1]。

1 企業招投標信息化實現的重要意義

傳統模式下，招投標工作在實施過程中，雙方會存在逃避招標情況，其中主要體現在化整為零和“肢解”工程，即依法將招標的工程分解成為幾個小項目，或者是運用分階段方式開展，進而使其難以達到工程標準。也可能是僅僅針對項目中的部分工程展開招標，對于附屬工程會直接發包，進而導致了以邀代招以及排斥競爭問題出現，投標參與人在范圍上有所縮小，投標人受到排斥，達到內定中標的目的。招投標信息化的實現，能夠保證投招標工作在實施時的公平性、公開性以及公正性，提升招投標工作在實施過程中的透明性，提高招投標活動各工作效率，將其中涉及的成本降低，創造更高經濟價值，實現招投標智能化[2]。就招投標企業來講，信息化的實施，可以減少會務費用以及交通費用，減少企業花費的成本[3]。企業可以基于網絡展開溝通，不斷提升自身工作效率。同時也能實現對數據的積累與挖掘，進而使決策制定時獲得數據支持。對于投標企業來講，信息化的實現，能夠將投標成本減少，降低采購時的成本，并且對招標活動進行實時掌握與高效監督。

2 企業招投標信息化過程中面臨的問題

就招投標工作來講，當前體現出了一定規范性，信息化的實現為招投標工作實現提供了較大便利，但是其在實現信息化過程中，勢必會出現較多變革，其中涉及法律發揮、招投標流程、計算機技術等。基于當前實施的招投標流程能夠發現，投招標系統中體現了多方參與，對于招標企業與投標企業來講，需進行大量溝通，但是在當前業務流程以及法律法規中，信息溝通需以書面形式呈現。隨著信息化的實施，會降低紙質化，甚至會實現各項工作無紙化，電子文件在當前招投標相關法律發揮中并未獲得承認[4]。同時傳統模式下招投標活動在實施過程中，參與方會在紙質文件蓋章或者是簽字，進而證明自身身份。一些重要文件，需在當事人蓋章簽字以后方能生效[5]。隨著信息化的實現，文件在會通過網絡進行傳輸，難以運用人工蓋章方式或者是人工簽名方式，在此情況下，電子簽名技術產生。但是對于文件電子化，其在法律方面仍存在一定空白。同時文件電子化在運用過程中，難以保證文件不被篡改或者是竊取。因此便出現加密技術。通過運用于加密技術，可以使電子文件僅能夠被具有權限的人進行閱讀與修改。結合招投標系統具有的特點，可以通過VPN以及加密技術進行文件加密與文件傳輸，進而使文件在傳輸時的可靠性與安全性獲得充分保證。

3 企業招投標信息化工作的操作要點

首先，保證可控性。招投標在實時過程中，針對各項業務流程與業務結果，在記錄過程中需體現出內部可控。其次，實現標準化。實時信息化過程中，計算機會替代以及模擬業務操作，進而使操作更加規范性與標準化，并不是將紙質內容簡單上傳到計算機中，因此在開展業務操作時，需注重標準化以及規范化的體現，進而保證信息化實施整體效果[6]。再次，體現全面性。為保證招投標工作效率，將其中涉及的成本花費減少，低于信息化系統來講，需包含當前所有業務流程，也就是將非正常業務與正常業務都能包含的其中，而不是運用于系統單純進行事后信息記錄[7]。最后，持續性改進。信息化在開展過程中，結合以往經驗可以得出，信息化項目需做到持續改進、循序漸進，因此需要不斷對其做出改進。

4 企業招投標信息化工作的管理要點

招投標在實現信息化過程中，需注重對其管理力度的強化，將圍標成本與串標成本增加，減少預期收益，進而保證招投標在實施時的規范性。

4.1 擴大信息發布面

通過擴大信息發布面，可以減少投標時的費用與成本，使更多投標人能夠參與到競爭中，網上招投標在實施之后，相關公告會以長期方式在網站某個指定位置發布，并且文件在下載過程中并不會受到時間的影響與限制，潛在投標人可以結合自身實際需要在網站中將招標文件下載下來，進而參與到競爭項目中[8]。對于代理機構來講，僅會向招標企業與投標企業收取文件工本費，在下載文件但是不參與到投標中的企業不需要花費費用，這在一定程度上將投標時的門檻降低。

4.2 運用自動評標方式

在管理過程中，需注重評標細化，利用計算機實現自動評標。在網上進行招投標的方式，能夠利用管理軟件針對不同文件展開分析，了解文件是否存在雷同性，進而將圍標行為、串標行文及時發現。在傳統模式中，評標時難以對不同評標中當中文件錯漏是否達成一致進行判斷，判斷投標報價以及報價組成異常呈現出的一致性或者是規律性判斷難度比較大。通過利用計算機，作出判斷就會比較容易，并且監控程序在運用時可以實現自動預警[9]。針對一些工程項目，利用軟件設置，在經評審時可以實現最低價方法，計算機會在自動狀態下確定中標人。

4.3 分析工程量清單計價

針對工程量清單進行計價投標時，可以運用信息化方式進行數據分析，避免出現低于中高結情況。網上招投標的實施，能夠發揮計算機輔助作用，加強對輔助評標相關系統的運用，針對不同投標文件當中涉及的工程量清單在計價方面的情況展開詳細分析，將其中存在的項目工程報價不平衡、技術項目報價不平衡、材料單價報價不平衡等問題有效解決，避免出現利用技術進行報價出現的低中高結問題。

4.4 提升工作效率

招投標管理工作在實施過程中，可以將其劃分成交易受理以及招投標活動。對于日?；顒觼碇v，需注重的管理流程化的實現，并積極構建相關服務體系，針對管理工作與服務工作展開系統梳理，實現各項管理工作環環相扣。在此過程中，需將項目招標具體流程作為主要依據，針對公告發布、日程安排以及報名形成規范性流程。通過信息化系統的運用，不僅可以將工作效提升，也能將人員在展開操作時的失誤減少，防止重復投資情況下出現資源浪費問題。同時辦公系統的運用，可以梳理工作人員進行崗位分工，將分工過程簡化。在此過程中，可以基于投標活動在實施時的重要性，構建工程評標語音系統將存在的人為干涉情況解決。在開標時，系統會運用自動形式將抽取通知完成，比將評委名單運用密封形式打印出來，實現即抽即通知，對于工作人員來講，并不了解與會信息以及專家名單。招投標信息化的實現，能夠通過電子標書將紙質標書取代，將投標時的文件成本減少，并將評標時間縮短，提升評標整體工作效率，保證評標工作整體效果，實現服務信息化水平與科技含量的提升，保證評標整體效率，強化評標整體效果。信息化系統在運用過程中可以快速分析投標數據，體現出數據排列有序性，也能類別企業信息，避免整個評標過程過于煩瑣。一旦在投標文件中存在疑問，就可以將詳細信息搜索出來，保證評標工作在實施時的整體效果。

4.5 規范市場秩序

招投標在實施過程中，為將監督管理相關工作有效完成，需積極構建評標監控相關系統，設置監控探頭，在開標過程中，可以全程監控評標人員具體行為活動，將評標整個過程中涉及的資料在光盤中刻錄上進行永久保存。同時監督區域需設置專門通話設備和電視墻，對于招投標活動中存在的問題，需運用針對性方式將其解決。除此之外，需注重監督介機制完善，改變招投市場秩序比較混亂的現象，針對市場進行綜合性治理，進而使整個市場變得更加規范。

4.6 保證信息通暢性

在傳統招投標模式中，行政部門會各自發布自己的信息，信息內容缺少統一性以及條理性，部分情況下會出現信息壟斷或者是信息有償發布狀況。通過信息化的實現，能夠加強對交易信息系統的運用，將企業和行政部門之間有效結合在一起，同時也能收集、發布以及存儲各種建筑信息，為企業提供信息咨詢載體。也能在實踐中不斷完善自身功能，實現交易網上受理、網上報名、信息咨詢等。在信息化系統中，提供的信息具有較高準確性，來源范圍比較廣泛，并體現出了明顯的及時性，能夠避免信息出現不通暢問題。

5 企業招投標信息化工作注意事項

首先，針對招投標平臺存在合法性問題。對于招投標信息化來講，平臺信息化屬于其需實現的首要目標，在平臺中針對招投標的過程中的各項業務進行整合時，都需將國家制定的相關法律規范作為指導。相關法律法規屬于進行平臺建設過程中的重要依據。其次，針對招投標平臺存在安全性問題。信息化平臺在運用過程中，需注重網絡、設備以及數據安全性的體現。平臺可以運用CA中心構建信任體系，進而使招投標各方都能獲得身份認證以及數字簽名，進而使招投標雙方身份合法性獲得充分保證，也能使信息在保密狀態下進行傳輸，進而為追溯舉證實現提供有力支持。同時需注重安全管理相關制度的建立，積極構建應急響應相關體系，保證招投標平臺在運用時的安全性。再次，針對招投標平臺存在的高效性問題。信息化平臺在運用于過程中，需重視數據傳輸和數據處理整體效率，保證系統響應度。對于平臺系統來講，其結構比較復雜對，規模也十分龐大，在實現其高效性時較為困難。要想高效性得以有效實現，就需獲得網絡保障與硬件支持。最后，針對招投標平臺中存在的易用性問題。平臺在運用過程中，需重視人性化體現，通過界面人性化的實現使招投標各方參與者和相關部門可以比較快捷、方便的運用這一系統，對于系統來講，易用性的體現對平臺推廣與使用產生的影響比較大。

6 結束語

總之，招投標工作中信息化實現屬于其今后發展重要趨勢，針對網絡信息服務以及招投標過程進行管理，能夠在一定程度上提升招投標工作效率，減少工作人員壓力，并節約相關成本費用，促進管理思路與管理模式的轉變，為招投標在實施時構建公平、公正以及公開的環境，減少企業成本，推動投招標在健康、有序狀態下進行。