計算機技術在辦公自動化中的應用研究

田野嘯風

關鍵詞：計算機技術;辦公自動化;存在的問題;應用策略

前言：眾所周知，計算機技術是實現辦公自動化的一個先決條件，工作人員在辦公過程中所使用的辦公平臺，只有應用計算機技術，各項操作功能才能夠正常使用，因此可以說，辦公自動化系統的建立離不開計算機技術的支持。尤其在市場競爭形勢日趨激烈的今天，社會各行各業已將提高計算機技術的應用水平，作為衡量辦公自動化水平先進性的一個重要標志。

一、計算機技術在辦公自動化中的應用優勢分析

（一）提升辦公效率，減少人工成本

計算機技術在辦公自動化中的應用，使各企事業單位實現了無紙化辦公，應用計算機技術的硬件存儲功能與網絡通信技術可以實現資源共享，單位領導層與基層員工無需紙質化的信息傳遞流程，便可以在辦公自動化系統中完成整個辦公流程，這就促進了辦公效率的大幅提升。比如以文件管理工作為例，過去，在對文件進行收集、整理、歸檔過程中，需要投入大量的人力資源，并按照部門、文件類型予以分類處理，然后完成文件的編目、裝訂、立卷、存儲等工作。這一系列工作流程，不僅耗費大量的時間與人力資源成本，同時，也給后續文件的借閱、查找等工作增加了工作量。而應用計算機技術后，工作人員可以直接應用辦公自動化系統中的文件處理程序以及檔案管理程序，對文件進行編碼、排序、分類、歸檔處理，并且可以快速形成易于查找、易于閱覽、易于批量處理的電子文件。這種處理方法一方面節省了大量的紙張等耗材，另一方面也減輕了工作人員的壓力與負擔。因此可以說，計算機技術在辦公自動化中的應用在提高辦公效率、節省人工成本方面發揮了不可替代的重要作用[1]。

（二）打破空間限制，實現遠程辦公

辦公自動化系統的普及應用給各單位的日常工作提供了諸多便利條件，尤其對信息傳遞與處理工作來說，過去，單位領導與各部門的信息交流常常借助于電話這一交流工具，而這種交流方式在處理領導指令時，極易出現錯誤與漏洞，以至于嚴重了各項工作的正常展開。而以計算機技術為載體的辦公自動化系統建立以后，單位領導完全可以在系統平臺上面發布各項工作指令，各部門借助于計算機技術、內部局域網以及互聯網可以第一時間接收到領導的指令，而各項工作指令的執行情況也直接可以反饋給上級主管領導。這種打破空間限制的遠程辦公模式使信息處理速度變得更加高效快捷，同時，各項工作指令的執行效果也能夠突顯出來。

（三）保密性能卓越，數據存儲海量

企事業單位在開展各項經濟活動、社會活動與經營活動時，將產生大量的數據信息，比如財務信息、人力資源信息、材料設備信息、各類文件信息等，這些信息大多屬于單位內部的保密信息，如果出現信息泄漏的情況，將給單位造成巨大的經濟損失或者名譽損失。而應用計算機技術以后，辦公自動化系統的數據庫存儲功能日漸完善，尤其在大數據技術的支持下，系統數據庫能夠同時容納和存儲海量化信息資源，并且可以應用計算機加密技術，為這些信息資源設置一道堅固的防護屏障，這不僅提高了單位內部信息的安全性能，同時，各類信息資源的利用率也得到大幅提升[2]。

（四）資源高效配置，突顯協同效應

過去，各企事業單位在日常工作當中，常常由于部門間溝通協作通道不暢，導致工作效率受到嚴重影響。而應用計算機技術以后，各部門的工作職能能夠在辦公自動化系統中顯示出來，各部門工作人員在處理日常工作時，可以根據部門職責，直接在計算機系統當中完成工作部署、信息反饋以及控制管理工作，并且各部門之間可以隨時在辦公自動化平臺進行互動交流，這種協同工作態勢的形成促進了工作效率的大幅提升。比如以“會議管理”這一系統操作模塊為例，當行政辦公室下達召開會議的指令后，這一信息將直接反饋給其它部門的系統平臺上面，然后根據指令內容，各部門可以根據部門人員的具體情況，將參會人員、會議商討內容等信息及時反饋給指令發送部門。可以，計算機技術的應用給部門協同效應的形成提供了強大的技術支持。

二、辦公自動化中應用計算機技術存在的主要問題

（一）信息意識淡薄

受到傳統思想觀念的影響，企事業單位內部一些年齡偏大的員工對計算機等先進的科學技術的認知還存在誤區，這一類人群認為傳統的人工操作模式更易于理解、更易于接受，以至于單位的信息化辦公進程嚴重滯后。比如在應用辦公自動化系統時，年齡偏大的員工在操作過程中，甚至不了解界面的一些基本操作功能。以文件檢索功能為例，由于操作人員不熟悉文件檢索流程，以至于在檢索過程中，將文件名全部輸入到檢索框內，這就浪費了大量時間，進而給工作效率造成嚴重影響。

（二）專業技術水平亟待提升

計算機技術作為信息技術的一個重要分支，不僅專業性強，而且涉及的專業領域較為廣泛，這就要求專業技術人員在具備計算機理論知識的前提下，還需要具備較強的實踐操作能力。尤其在辦公自動化系統維護與管理工作中，如果技術人員的計算機硬件知識與軟件編程知識欠缺，那么將給系統的正常運行造成嚴重影響。目前，雖然各企事業單位均建立了辦公自動化系統，但是，在專業人才引進方面還存在一些薄弱環節。比如引進的應屆大學畢業生，只具備深厚的計算機理論根底，而缺少實戰經驗，導致在實際工作當中常常出現“紙上談兵”的情況，能及時發現問題，卻無法解決問題[3]。

（三）辦公自動化系統升級滯后

由于現有專業技術隊伍，已經習慣了正常的工作流程，但是，辦公自動化系統隨著計算技術的升級也需要定期進行升級操作，而專業技術人員在缺少系統培訓的情況下，很難在短時間內熟練掌握計算機的應用技術，以至于辦公自動化系統現有的各項功能與單位的實際工作不相匹配。比如以計算機加密技術為例，隨著加密技術的日漸成熟，目前，多數企事業音準應用的辦公自動化系統，基本實現了多重加密，即鏈路加密、端到端加密、節點加密等。比如辦公自動化系統登錄權限的加密技術，過去，為了防止外來人員登錄系統平臺，各單位常常采取設置復雜登錄密碼的形式進行加密處理。但是，這種方法的安全指數相對較低，一旦遭遇黑客攻擊或者計算機病毒，系統的運行狀態將直接受到影響，甚至造成系統癱瘓。因此，在辦公自動化系統升級以后，出現了更為先進的加密技術，比如人臉識別技術，如果系統升級速度慢，這項新型的加密技術將無法應用在系統防護領域，無形當中就增加了辦公自動化系統的運行風險。

（四）監督管理環節薄弱

計算機技術主要涵蓋硬件技術、軟件技術以及互聯網技術，隨著各企事業單位信息化建設進程的逐年推進，各單位的計算機技術應用水平也越來越高，但是，多數單位在管理和維護計算機硬件設備與軟件設施時，由于監管力度缺失，以至于硬件設備的使用壽命大打折扣，究其原因主要是由于操作人員的人為破壞，尤其對于計算機專業知識匱乏的人員來說，在操作各種硬件設備時，不執行正常的操作規程，而隨心所欲，盲目進行操作，這種操作方式的后果輕則破壞系統的正常運行，嚴重的還會導致系統癱瘓，這就給企事業單位造成了巨大的經濟損失。

三、計算機技術在辦公自動中的應用策略

（一）完善信息管理機構職能

在信息化背景下，計算機在社會各領域已經得到普遍推廣和應用，因此，為了充分發揮計算機技術的應用優勢，各單位首先需要建立一個科學完善的信息管理機構，并自上至下設置專職管理人員，比如計算機技術崗位、系統維護崗位、辦公自動化系統運行監督崗位等，以系統維護崗位的職責權限為例，為了確保辦公自動化系統能夠正常運行，維護人員應當樹立高度的主人翁責任意識與大局意識，進一步加大對計算機硬件系統、軟件設施以及附屬設備的檢查頻次，如果在檢查過程中發現問題，應當及時予以處理，以避免事態惡化。比如在檢查過程中，發現某部門的某一臺計算機感染了計算機病毒，維護人員應當第一時間切斷與這臺計算機相連的所有信息傳輸通道，使計算機之間實現物理隔離，然后利用殺毒軟件對病毒進行消殺處理，當確定計算機病毒得到徹底清理以后，方可再次與其它計算機建立連接通道。通過這種責任落到實處的管理方法，既能夠保障辦公自動化系統始終保持正常運行狀態，同時，計算機技術的應用優勢也能夠進一步得到體現。

（二）制訂科學的內部培訓機制

專業人才隊伍是保障辦公自動化系統正常運行的先決條件，尤其對計算機人才隊伍建設工作來說，各單位應當結合當前的社會形勢與高科技技術的發展形勢，制訂一套針對性強、實效性好的內部培訓計劃，在計劃當中應當列入以下內容：第一，計算機理論知識、實踐操作知識以及辦公自動化系統各項功能的操作規程;第二，國家及行業出臺的法律、法規、政策以及單位內部制訂的各項管理制度;第三，與計算機技術息息相關的一些新型技術的應用原理與實踐操作知識，比如互聯網技術、大數據技術、數字技術、人工智能技術等。然后通內部集中培訓、專家座談或者遠程線上培訓的方式，為計算機人才隊伍綜合實力的提升提供更多的機遇。另外，為了驗證培訓效果，單位內部的人力資源部門應當利用抽查與隨機檢查的方式，對計算機專業人員的崗位技能、個人操作水平以及工作成果進行檢驗，如果發現計算機專業人員與崗位的匹配度相差甚遠，應當遵循“能者上、平者讓、庸者下”的用人原則，給一些優秀的計算機專業人員提供更加廣闊的發展空間與平臺[4]。

（三）加大軟硬件投入力度

企事業單位的辦公自動化系統在運行過程中，需要大量硬件設備與軟件的支持，與此同時，由于設備始終處于一種連續運轉狀態，在這種情況下，設備的使用壽命將受到嚴重影響。如果不及時予以更換或者維護，將給正常的日常辦公流程產生不利影響。另外，由于計算機軟件的更新換代速度較快，如果目前所應用的軟件版本與現行版本存在較大出入，那么，辦公自動化系統的部分功能將無法正常使用。因此，為了切實解決這一問題，推進單位的信息技術應用與發展進程，各企事業單位應當結合自身的實際情況，建立一個計算機硬件與軟件專項基金管理機構，并于每年年初制訂一個計算機軟件、硬件需求計劃，然后由專業技術人員負責對計劃內容進行審核，在遵循“成本節約”原則的前提下，保證購置的軟件與硬件能夠滿足正常工作需要。

比如辦公自動化系統的附屬設備打印機、復印機、掃描儀、數碼照相機、攝像頭等硬件設備，各部門在制訂需求計劃時，應當及時對這些設備的使用狀態進行檢查，當確定使用狀態異常，無法滿足正常工作需要時，應當結合部門的實際工作量與具體的工作內容，制訂一個科學合理的需求計劃，然后由專項基金管理機構負責人統一對各部門上報的需求計劃進行審核，并指派專業技術人員對部門的實際需求重新予以驗證，以保證每一分錢都能夠花在刀刃上。

（四）提高監督管理效力

為了延長計算機以及附屬硬件設施的使用壽命，各單位應當組建一個辦公系統自動化監督領導小組，并根據單位當前的計算機臺數、附屬設備數量以及具體使用情況，制訂一套適時可行的監督管理計劃，在計劃當中應當列明日常檢查頻次，檢查的重點內容。同時，為了提高監督管理效力，確保各部門在實際工作當中能夠遵章守紀，嚴格按照正確的操作規程來操作和使用計算機，監督領導小組可以定期指派專業技術人員對計算機操作人員進行現場指導與一對一培訓，使操作人員在熟練掌握計算機基本操作常識的前提下，能夠樹立維護計算機軟硬件設施主人翁責任意識，進而為單位辦公自動化水平的提升做出積極貢獻。

結束語：

辦公自動化是各行各業在發展壯大進程中所必然歷經的一種趨勢，而計算機技術作為實現辦公自動化所必需的高端技術，在提升工作效率、節約人力資源成本、促進各項工作的有序銜接方面發揮著至關重要的作用。因此，各單位的專業技術人員應當不斷提升自身的專業技術水平與職業素養，并積極借鑒與吸取先進的經驗，進而為辦公自動化水平的提升注入源源不斷的驅動力，以實現健康可持續發展的美好愿景。

參考文獻：

[1]陳晨.計算機技術在辦公自動化中的應用研究[J].網絡安全技術與應用，2021（12）：105-106.

[2]王建平.計算機技術在電力系統自動化中的應用分析[J].中國管理信息化，2021，24（20）：184-185.

[3]王鑫.計算機多功能技術在辦公自動化中的運用[J].電子技術與軟件工程，2021（09）：126-127.

[4]楊佳.分析計算機技術在辦公自動化中的應用探究[J].電腦編程技巧與維護，2021（01）：14-15+20.