高職院校行政管理職員績效考核實證分析及建議

李依璘 李建

摘 要：隨著高職院校從規模發展走向內涵發展，其整體行政管理水平的提升迫在眉睫，而行政管理職員在其中扮演著不可或缺的重要角色，發揮著巨大作用與價值。為了公平、公正、科學有效地衡量工作績效，發揮績效考核的導向作用，進一步提升行政管理職員的工作技能，增強其工作滿意度，做好職業規劃，達到個人績效與組織績效的最大化，提升高職院校的行政管理水平，對高職院校行政管理職員的績效考核實證分析就十分必要，如此方能找出問題癥結點，從而為高職院校行政管理職員績效考核工作提出改進建議。

關鍵詞：高職院校 行政管理職員 績效考核 關鍵績效指標 行為標準

中圖分類號：F240;G71 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2022）01-167-04

在高職院校的整體管理運行中，行政管理職員扮演著不可或缺的重要角色，他們主要負責的是高校的日常管理以及行政工作，其職業素養和工作能力會直接影響高校的管理水平，[1]進而影響著高等職業教育改革發展以及高職院校內涵式發展，同教師、科研人員一樣，對提升高職院校競爭力發揮著巨大的作用與價值。

一、高職院校行政管理人員的劃分及其績效考核的含義和目的

高職院校行政管理職員的劃分包括：高職院校黨委和行政職能部門的管理人員;校工會、共青團等群團體系統的管理人員;院系從事教學、科研、黨務行政管理的工作人員;高職院校直屬和附屬單位中從事行政管理的工作人員。[2]

針對行政管理職員的績效考核，是指在某一工作周期結束后，績效考核人員對照工作說明書或績效標準，采用科學的方法，檢查和評定行政管理職員的履職程度、工作結果及個人發展情況，并將評定結果反饋給被考核者本人的過程。

考核的目的是判斷其是否稱職，并以此作為其報酬、晉升、調動、激勵、技能提升等人力資源管理工作的依據，最終目的是挖掘個人潛能，提高績效水平，提升行政管理職員的工作滿意度及成就感，達到個人績效與組織績效的最大化，是高職院校績效管理決策和控制不可缺少的內部管理機制。

然而，行政管理職員往往以事務性工作居多，且工作繁雜、難以量化，造成其工作滿意度不高、職業成就感較低的局面，而行政管理本身又具有較強的專業性特點，對行政管理職員的管理理論水平與崗位勝任能力的要求都很高，相較于教師、科研人員，行政管理職員的培訓提升機會相對又較少，工作效率低、專業化能力缺乏，服務質量不高等問題長期得不到有效解決，阻礙了其個人職業發展的意愿，甚至有人覺得從事行政管理工作既沒地位也沒發展前途。[3]

綜上可知，行政管理職員的工作特性決定了對其進行績效考核的復雜性，這也是針對行政管理職員的績效考核始終是高職院校人力資源管理中最薄弱一環的原因所在。

二、高職院校基層行政管理職員績效考核現狀

通過對四川省內高職院校的調研來看，當前高職院校基層行政管理職員績效考核現狀存在一些共性之處。如考核工作仍以部門職級領導考核為主，更多聚焦在“責任”考核，對能力及職業發展的考核不足，工作業績考核占比不高，考核量表指標及權重設計不當等等。現以四川工商職業技術學院為例進行具體分析。該校成立于1959年，由四川省人民政府批準建立，四川省原經濟和信息化廳主管的公辦全日制普通高等職業院校，以輕工專業為特色，為國家優質高職院校，目前正在積極進行“雙高計劃”建設，力爭學校的質量發展及品牌影響力再上臺階。基層行政管理職員分布在全校所有教學系部、各級各類黨群組織及行政組織機構之中。因各教學系部的專兼職輔導員、實訓教師、教學科研管理干事等教輔和教學科研管理職員的績效考核已并入二級管理考核范圍，故以下分析聚焦在黨群組織機構和行政組織機構的行政管理職員的績效考核。

全校共有各級各類黨群行政組織機構23個、各級各類行政管理崗位73個，基層行政管理職員179人，占全校教職員工的28.87%。

基于對基層行政管理職員績效考核重要性的充分認知，該校從2017年起就對這一容易被忽視的群體展開了量化考核，與教師序列的績效考核成為并行的兩條線。

依據KPI考核模式，分別從德、能、勤、績、廉五個維度，確定關鍵業績指標及權重，編制四川工商技術學院行政管理職員量化考核表（如表1所示），對全校所有基層行政管理人員進行一年一度的績效考核。

三、高職院校基層行政管理職員績效考核存在的問題分析

1.考核指標設置不合理。量表中的考核指標與學校組織績效的關聯度不夠，無法通過考核促成個人績效與組織績效的最大化。從表中的一級指標及權重、二級指標及權重以及二級指標內涵及權重的設計中，均無法體現學校的定位、特色、發展目標、關鍵業務，當前的重點工作與基層行政管理職員工作績效之間的關聯性，缺乏國家針對高職教育的政策法規的貫徹落實及推廣執行，造成基層管理工作缺乏靈魂、主次不分、導向不明，指標設計浮于表面。

2.行為標準不細化。量表中有關二級指標內涵的描述中，行為標準不夠細化，操作性及定量化不夠，無法有效反映行政管理職員的工作實績。如：針對一級指標“德”，也即政治素質與思想道德素質中，二級指標1.2.3“團隊協作”，應細化為正確處理同事之間的利益關系（0.5分），主動配合他人工作（1分）兩種行為標準，但仍然以定性描述為主，針對行為的量化不夠，往往不同的考核者對其理解不同，會因主觀誤差而極有可能造成考核結果出現較大差距。

3.關鍵績效指標選擇不當。量表中關鍵績效指標選擇不當的情況比較突出，二級指標及其內涵描述大多與該校行政管理職員工作關聯度不夠，設計時未篩選出關鍵工作行為，因全校8個黨群組織機構、2個行政組織機構、73個不同的管理崗位共用同一張量表，無法體現不同部門、不同崗位擔負不同工作內容和職責的行政管理職員的差異性，故無法有效區分不同崗位的工作實績，致績效考核的有效性大大降低。如：針對一級指標“能”，所分解的四個二級指標：學歷提升情況、證書獲取情況、業務培訓情況、讀書工程情況，均為結果認定，與被考核者所從事的具體工作崗位無關聯，與其實際業務能力與管理水平之間并無必然因果關系。

4.權重設置不科學。整張量表包含德、能、勤、績、廉五個一級指標，權重分別為10%、7%、13%、60%、10%。非常明顯其中有關一級指標“能”，也即業務素質的權重設置過低，僅為7%，無法反映對崗位技能的考核，不利于行政管理職員工作能力的持續提升。同時兩個一級指標“德”和“廉”的權重相同，均為10%，也不太合理。

5.指標層級設置的邏輯不清晰。僅在一級指標“績”中單列二級指標“拓展業績”以及“負業績”分別作為加分項與扣分項，造成二級指標設置邏輯不清，指標描述涵蓋不全的情況。

四、高職院校基層行政管理職員績效考核改進建議

績效考核的難點就在于績效考核指標體系的設計。須針對不同崗位以工作說明書為基礎融入工作能力、工作業績和工作態度等相關指標，建議采取行為法，即對行政管理職員進行行為衡量，是一種重視員工如何完成工作的考核方法，[4]從德、能、勤、績、廉等五個方面，引入關鍵績效指標（KPI）體系，梳理對高職院校的組織績效具有增值作用的工作業績，通過定量以及行為標準來設置關鍵績效考核指標，即定量化和行為標準化的指標，確定績效指標的權重;同時須做好分類考核工作，針對不同崗位的行政管理職員分別確定關鍵績效指標。如：財務處職員的績效考核指標就應重點考核賬務處理、費用控制、制度執行、輔助決策、服務滿意度等，而教務處、總務處、招生就業處職員的考核指標必定與此不同。所有部門所有崗位共用一張量表進行考核，最終會失去績效考核的意義。

針對前文所述問題分析的改進建議如下：

1.合理設置績效考核指標。應在國家針對高職教育政策的指導下，如《國家職業教育改革實施方案》（簡稱“職教20條”）《中國特色高水平高職學校和專業建設計劃》（簡稱“雙高計劃”）《職業教育提質培優行動計劃（2020—2023年）》（簡稱“行動計劃”）等，依據高職院校自身的定位、特色、發展目標、關鍵業務、當前的重點工作，結合基層行政管理職員工作職責及崗位要求進行合理的績效設計。

具體而言，要根據高職院校使命，結合學校的總體發展規劃來設置數量、質量、時間、成本等方面的績效指標，而個人績效則應根據工作崗位要求，體現出通過努力達到崗位績效標準的設計思路。如：目前學校正在圍繞著“十四五”發展規劃進行“雙高計劃”建設，那么，就應將學校發展與建設目標，層層分解為部門績效目標及個人績效目標，從而體現績效考核的導向作用。考核指標設置時應充分考慮基層行政管理職員業務能力、管理水平提升需求，將其對工作的滿意度、敬業度以及職業規劃，納入考核指標體系之中，方能達到個人績效與組織績效的最大化，提升高職院校整體的行政管理水平的目標。

2.細化行為標準，增強操作性及定量化。確定關鍵績效指標，制定工作績效標準，對標設置行為標準，增強操作性及定量化，真實反映行政管理職員的工作實績。

針對“團隊協作”指標，建議增強可操作性及量化性，可做如下修改：顧全大局，做到以部門利益或團隊利益為先，在利益分配時先人后己，利益沖突次數為<1（0.5分）;能夠按照崗位職責要求，配合工作關聯部門及相關人員完成任務，工作目標達成率≥85%（1分）。

3.科學設計關鍵績效指標。找出與工作崗位有直接影響的技能，根據行政管理職員的工作崗位及職責要求，體現其管理性質和工作實績，通過關鍵業務行為進行關鍵績效指標的篩選。“能”方面突出管理特性，“績”方面突出工作職責與崗位要求。

根據帕累托定律，80%的工作任務是由20%的關鍵行為完成的，因此，抓住20%的關鍵行為，才能設計出有效量化的關鍵績效指標。

具體做法可從以下三個方面進行考慮：一是遵循SMART原則，進行關鍵績效指標的篩選;二是通過難度，頻率，重要程度三個維度對工作任務進行量化打分，最終確定對績效有重大影響的關鍵任務，從而通過確定關鍵工作領域，來篩選關鍵績效指標;三是列出可供篩選的關鍵績效指標，分別從必須考核、可以考核、不必考核進行分類分析，最終留下那些能夠支持組織發展戰略、激勵被考核者、為管理提供信息的指標。

必須考核的指標進入考核指標體系，可以考核的指標則視崗位實際情況確定是否進入，而不必考核的指標則堅決不能進入考核指標體系。

關鍵績效指標的設計應兼顧行政管理職員工作的崗位特性與管理性質。

（1）崗位特性。對一級指標“績”之下的二級指標進行重新設置，以體現對行政管理職員績效考核的崗位針對性。針對工作業績的考核是所有績效考核體系的重中之重，應緊緊圍繞工作的完成情況來設置考核指標。前表中，崗位標準系數及崗位目標分兩個指標語焉不詳，也未能與具體的崗位掛鉤。建議確定工作履職、目標完成、師生投訴三項指標。其中工作履職與目標完成兩項指標建議采用菜單式，根據不同崗位的工作職責及工作內容設置針對性的行為標準，改變僅用一張表衡量所有行政管理崗位的狀況。

（2）管理性質。對一級指標“能”之下的二級指標進行重新設置，以體現行政管理職員工作中的管理性質。去掉學歷提升、證書獲取、業務培訓、讀書工程四個二級指標，可將其整合為業務提升指標，作為工作業績的結果，設置為四個三級指標，并入一級指標“績”之下的二級指標“持續學習”之中。

由于行政管理職員是高職院校的管理崗位上的工作人員，無論在何種工作崗位以及具備何種工作性質，都需要履行計劃、組織、領導和控制能力，并具備一定的決策制定能力，只是側重點不同、程度、深度不同而已，因此，指標設置應體現其工作的管理特性。建議增加“管理能力”二級指標，并細分為管理知識水平、工作執行能力、溝通能力、創新能力四個三級指標。

4.合理設置各級指標權重。增大能力及業績的權重，并重新設置更為科學合理的考核指標權重體系。相較于德、廉兩個指標，能、勤、績三個指標涉及到的工作能力、工作態度、工作業績更容易從工作場景中提取典型行為特征，可給予相對較高的權重，具體可根據產生效益的高低及對組織績效貢獻程度的大小分配權重。就德、廉之間的關系而言，廉潔關乎職業道德，從屬于“德”，如：單列作為與“德”并列的一級指標，其權重應較低。具體提可參照10%（德）、20%（能）、15%（勤）、50%（績）、5%（廉）確定權重。

5.厘清各級指標之間的層次邏輯。刪除一級指標“績”中的“拓展業績”和“負業績”兩項二級指標，統一在五項一級指標后，單列加分、扣分、一票否決項以及不參加績效考核的情形。

有關政治思想素質、拓展業績以及廉潔自律等難以量化的、發生概率無規律可循的，以及在數量、質量、時間、成本上有大幅度波動等情形，可設置為加分、扣分、一票否決項以及不參加績效考核的指標。尤其在大是大非面前，存在違背堅持社會主義制度、擁護共產黨領導、捍衛國家統一、民族團結的，違反社會主義核心價值觀、師德師風、公序良俗的，以及存在瀆職、侵占、重大安全事故等任一情形的，即可認定為一票否決。

[基金項目：2018年度四川省教育廳人文社科重點項目課題“高職院校行政管理職員績效考核評價研究與實踐——以四川工商職業技術學院為例”（項目編號：18SA0147）。]

參考文獻：

[1] 楊陽.試分析高校行政管理人員績效評估策略[J].科教導刊，2014（8）：18。

[2] 劉強.關于建立高校教育職員績效考核體系的幾點思考[J].商場現代化，2005（09）：192

[3] 楊軍.高校行政管理人員的績效評估工作[J].教育現代化，2017（7）：208

[4] 陳思.基于勝任力的高校行政管理人員績效考核研究[J].太原城市職員技術學院學報，2017（3）：208。

（作者單位：四川工商職業技術學院 四川都江堰 611830）

[作者簡介李依璘（1970—），女，四川成都人，四川工商職業技術學院，副教授，主要從事人力資源管理、高職教育教學等研究;李建（1964—），男，四川樂山人，四川工商職業技術學院，教授，主要從事人力資源管理、高職管理等研究。]（責編：若佳）