黃雯雯
摘要:在互聯網高速發展的時代背景下,財務信息化成為大趨勢,現今高校已經逐步推進網絡報銷系統的建設,報銷已經初步實現網絡化,但網絡報銷信息化平臺的建設尚不完善。本文以滁州職業技術學院(以下簡稱CZ職院)報銷為例,剖析當前高校財務報銷中存在的問題,并提出相應的解決方法,進一步完善網絡報銷模式,緩解高校財務核算壓力,提高財務辦事效率,為廣大師生帶來更多福利,推動學校穩定發展。
關鍵詞:高校財務;報銷問題;解決方法
一、高職院校當前報銷現狀
CZ職院是一所經安徽省人民政府批準設立的全日制高等職業院校,由六所學校于2002年合并組建成立。近年來國家大力支持高職院校發展,CZ職院招生規模日益擴大,目前教職工達600余人,全日制學生達14000余人,財力逐年增長,各項經費也不斷增加,報銷業務量呈不斷增長趨勢。
CZ職院于2019年1月1日起執行新政府會計制度,采用的是天大天財開發的網絡報銷系統,報銷已基本實現網絡報銷。目前財務報銷流程是:(1)報銷人登錄辦事大廳,進入網絡財務報銷平臺,選擇相應的報銷類型進行報銷信息錄入,錄入完成后提交;(2)按照報銷業務的類型和金額建立起多級審批,財務處審批人進行網絡報銷初審,對應的審批人進行下一級審批,審批無誤的報銷才可進入下一道審批,否則任何一級審批有誤都需退回進行修改;(3)網絡報銷審批流程結束,報銷人打印網絡報銷單,連同整理好的票據,交到財務處現場報銷;(4)財務人員進行現場審核,報銷單據審核無誤,附件齊全后收下,否則報銷票據退回報銷人補充完善;(5)財務人員將審核無誤的報銷單據進行制單;(6)財務人員在財政支付平臺錄入信息;(7)財務人員復審財政平臺錄入的信息,復審無誤后進行付款,報銷完成。
二、當前報銷中存在問題的具體體現
(一)報銷人財務知識缺乏
隨著網絡報銷平臺的運行,報銷業務類型增多,報銷要求也相應增多,報銷步驟更加精細,這就對報銷人的財務知識和信息化水平提出了更高的要求。對高校而言,報銷人主要是教師群體,他們獲得的財務信息有限。部分老教師尚未掌握使用網報系統的方法,寧愿花費更多時間進行線下報銷,也不愿意學習使用網報系統,給報銷信息化進程帶來一定阻礙。而對于大部分教師而言,除非是經常報銷,偶爾進行報銷的教師并不熟悉報銷流程,也不了解財務制度,導致在報銷中存在各種各樣的問題,比如發票不合規,用收據代替發票,缺少事前審批等等,這些簡單的錯誤,導致報銷不斷被打回,報銷人要經過多次修改重新上傳才能通過,耗費報銷人的時間,增大了報銷人對財務系統的誤解,也浪費審核人的精力,導致報銷效率低下。教師群體不僅承擔著教學任務,還要承擔科研指標。
(二)審核的自動化程度低
網絡報銷財務審核依靠審核人的主觀判斷,審核自動化程度低。雖然CZ職院已經采用多級審批網上報銷系統,但是沒有針對不同的報銷類別進行相應的附件要求,比如針對差旅費報銷,沒有建立事前審批單,車票,培訓文件等行列自動審批。網絡審批主要依靠的是財務人員進行初審,財務人員針對報銷人上傳的相應附件,包括事前審批單,車票,培訓文件等一一進行審核判斷,這就要求財務人員要掌握豐富的財務知識,把握好第一道關,這對財務人員來說加大了審核的風險。同時,報銷人在進行系統錄入時,常常因不知道要上傳哪些附件,導致附件漏傳,錯傳的情況頻繁發生,被財務人員退回后,又要進行二次甚至多次報銷,浪費報銷人的時間,導致報銷流進度被拖延。
(三)信息間系統共享性差
財務報銷系統與其他系統間互通性差。目前CZ職院財務報銷系統信息化建設分散,財務報銷,工資管理,固定資產管理等都有各自的系統,系統之間聯系不緊密,需要自行整理核對。比如固定資產管理有自己獨立的系統,并未與財務系統對接,導致財務系統信息更新不及時,兩者之間信息不能及時共享,有些入庫的數據與財務報銷的中的數據并不匹配。財務系統與其他系統的互通性差,與人事管理系統,采購平臺系統等也沒有相關聯。比如沒有關聯人事系統,導致不能及時掌握人員信息的變動,包括退休人員,部門人員調動等信息,對于財務人員進行工資核算,稅務籌劃,報銷系統審核帶來一定的困難;再比如沒有關聯采購平臺,導致對于政府采購等信息,不能及時掌握相應信息,財務人員對采購需要事前第一次備案錄入,報銷人進行報銷時需要在網絡報銷系統里進行第二次報銷錄入,財務人員進行付款時需要進行三次付款申請錄入,整個采購流程報銷甚至要等上一個月,加大了財務人員的工作量,降低了財務報銷效率。
三、當前報銷中存在問題的主要成因
(一)財務信息溝通不及時
一方面財務人員主要將時間集中與處理財務工作,是與報銷人之間的溝通少,沒有建立財務人員與報銷人之間的溝通渠道,只有當報銷人出現問題時,才會進行相應溝通,報銷人并不能及時發現報銷中存在的問題。另一方面,報銷人不知道從哪里獲取財務信息,了解財務規章制度,大多數報銷人也不愿意花費過多時間來了解相應的財務知識,也導致財務信息溝通難度加大,財務報銷問題頻發,財務人員與報銷人員之間的矛盾加劇,財務人員不得不花費更多時間與報銷人溝通問題及解決對策。
(二)財務人員工作量大
隨著高職擴招,國家大力支持職業教育,學生數不斷增加,教師人數也不斷增加,資金業務量加大,核算量進一步加大,財務工作進一步細化,對財務人員的要求也更高,但是CZ職院財務人員的數量并沒有增加,致財務人員庫存量不足。除了財務人員日常工作量,財務人員還要面臨配巡視整改,業務審計等工作,現有財務人員超負荷工作,尤其是到年底集中報銷時,財務人員的壓力加大。財務人員不僅無法進一步進行工作職能的細分,也無法進一步提升自己,增強自己的業務能力,財務人員的專業能力直接影響了工作成效,而且會影響報銷人對財務部門服務水平的評價,現有財務人員只是簡單的利用財務報銷系統的基礎工作,而對其他功能,比如財物信息化的學習并不能很好鉆研。
(三)財務報銷信息化程度低
現在財務報銷雖然已進入信息化時代,但是信息化程度低。首先,報銷系統里并沒有相應報銷流程的介紹,導致初次使用報銷系統的報銷人不知如何操作;其次,報銷的模塊不完善,CZ職院網絡報銷模塊主要分為差旅費報銷,日常報銷,資產報銷,勞務報銷者四大模塊,對于這些模塊僅限于網上填報,網上審核,但是對于其內部附件的審核缺少必要的信息,比如缺少電子票據審核模塊,對于電子票據,需要財務人員利用電子票據識別軟件再次進行審核,審核電子票據是否存在重復報銷的情況出現;最后,高校還未建立起完善的信息化平臺,財務部門作為服務部門易被忽視,校領導對財務部門的重視程度低,對財務信息化投入少,導致財務報銷系統建設進程慢。
四、解決當前報銷中存在問題的對策及建議
(一)增強報銷人的財務知識,提高保障效率
要通過網站宣傳,在學校財務網站上及時更新財務報賬流程,普及最基本的財務知識,讓報銷教職工能夠掌握基本報賬流程;定期培訓,以學院為單位,每學期一次為報銷人講解報銷流程,包括日常報銷,差旅費報銷,勞務費報銷,資產購置報銷這四大基礎業務報銷流程,對報銷中常見的問題進行重點講解,現場解答報銷日在報銷業務中遇到的困惑,加強報銷人與財務人員之間的溝通;設置初審員,以學院部門為單位,設置兼職人員,負責對本學院或部門財務報銷業務的初審,通過對初審員的培訓,讓初審員能夠熟悉相關業務,了解報銷流程,掌握報賬要求,能夠熟悉本學院或部門的經費動向,從而能夠順利編制財務預算,能夠及時解答本部門員工的疑惑,節省報銷時間,提高報銷效率。
(二)提高財務人員的業務水平,加強報賬審核
首先,要加強對財務人員的財務業務培訓,結合外出培訓與網絡培訓,線上線下兩種途徑,對財務人的財務知識進行及時更新,讓財務人員能夠掌握最新的財務知識,包括票據的變更,稅務知識的變化等,定期開展自我分析,對典型報銷業務進行剖析,以典型案例來發掘問題,警示財務人員。其次,加強外校調研,通過外銷調研,著眼實際,借鑒其他學校先進的財務報銷流程。再者,提升財務人員信息化能力,現今的財務業務已經不是手工記賬的時代,而是信息化,智能化的時代,作為財務人員要想提高工作效率,必須能夠熟悉財務報銷平臺,能夠熟悉財務處理系統,了解各個模塊之間的邏輯鉤稽關系,這要求財務人員豐富自己計算機知識儲備,成為復合型人才。最后,可設置財務AB崗,報銷業務與其他業務不同,雖有部分高校實施自助投遞式報銷模式,但CZ目前未脫離交紙質報銷單,需要財務人員進行現場審核,只有審核無誤的報銷單,財務人員才能收下,而由于輪崗實時的時間間隔長,往往只有專門負責報銷業務的財務人員才能處理好這類業務,這導致財務人員無法離開工作崗位,也缺少必要的復核人員,設置AB崗,A崗負責網絡審核,B崗負責現場報銷當審核,AB崗輪流,一方面能夠增加一道審核,提高審核的準確性,一方面能夠使報銷業務財務人員在一些時候能夠脫崗出去培訓,進修,進而有效消除了過去廣大師生面臨的交單時間方面所受到的限制。
(三)加強財務信息化建設,完善報銷平臺
要將報銷系統與其他業務系統相互對接,比如資產購置報銷模塊能夠與資產系統對接,報銷的資產能夠自動在資產系統里查詢到入庫的金額,采購的方式,訂立的合同等;勞務費模塊能夠與工資系統對接等,報銷的勞務能夠自動記入相應的工資之中,便于稅務的繳納辦理,報銷系統與其他業務系統之間的聯系,能夠實現資源共享,信息能夠及時更新,能夠進一步保障報銷信息的準確性;要進一步完善報銷模塊,實現報銷業務類型的全覆蓋,一是報銷業務類型的全覆蓋,比如對于敏感性質三公經費可以設置單獨的報銷模塊,二是報銷某塊內部的全覆蓋,對于每一個模塊的報銷,相應附件提交要求要細分,讓報銷人能夠對應相應的要求進行上傳,漸少漏傳,提高審核效率;要加強信息系統維護,保障信息系統的網絡安全,為了使網絡報銷系統能夠健康穩定運行,要設立專門的人員對系統進行專門維護,要加強與網絡報銷系統人員的溝通。
結束語
高校財務報銷工作涉及廣大師生的利益,互聯網的發展加劇了高校財務報銷信息化的建設,給高校財務報銷帶來了諸多便利,但報銷信息化建設尚不完善,高校財務報銷工作仍存在諸多不足,需要進一步完善,這就對財務工作人員和報銷者都提出了更高的要求,需要我們進一步努力探討,不斷完善。
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