黃雯雯
摘要:在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時(shí)代背景下,財(cái)務(wù)信息化成為大趨勢(shì),現(xiàn)今高校已經(jīng)逐步推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的建設(shè),報(bào)銷(xiāo)已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化,但網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)信息化平臺(tái)的建設(shè)尚不完善。本文以滁州職業(yè)技術(shù)學(xué)院(以下簡(jiǎn)稱CZ職院)報(bào)銷(xiāo)為例,剖析當(dāng)前高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)中存在的問(wèn)題,并提出相應(yīng)的解決方法,進(jìn)一步完善網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)模式,緩解高校財(cái)務(wù)核算壓力,提高財(cái)務(wù)辦事效率,為廣大師生帶來(lái)更多福利,推動(dòng)學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展。
關(guān)鍵詞:高校財(cái)務(wù);報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題;解決方法
一、高職院校當(dāng)前報(bào)銷(xiāo)現(xiàn)狀
CZ職院是一所經(jīng)安徽省人民政府批準(zhǔn)設(shè)立的全日制高等職業(yè)院校,由六所學(xué)校于2002年合并組建成立。近年來(lái)國(guó)家大力支持高職院校發(fā)展,CZ職院招生規(guī)模日益擴(kuò)大,目前教職工達(dá)600余人,全日制學(xué)生達(dá)14000余人,財(cái)力逐年增長(zhǎng),各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)也不斷增加,報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)量呈不斷增長(zhǎng)趨勢(shì)。
CZ職院于2019年1月1日起執(zhí)行新政府會(huì)計(jì)制度,采用的是天大天財(cái)開(kāi)發(fā)的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng),報(bào)銷(xiāo)已基本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)。目前財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程是:(1)報(bào)銷(xiāo)人登錄辦事大廳,進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)平臺(tái),選擇相應(yīng)的報(bào)銷(xiāo)類型進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)信息錄入,錄入完成后提交;(2)按照?qǐng)?bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的類型和金額建立起多級(jí)審批,財(cái)務(wù)處審批人進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)初審,對(duì)應(yīng)的審批人進(jìn)行下一級(jí)審批,審批無(wú)誤的報(bào)銷(xiāo)才可進(jìn)入下一道審批,否則任何一級(jí)審批有誤都需退回進(jìn)行修改;(3)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)審批流程結(jié)束,報(bào)銷(xiāo)人打印網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)單,連同整理好的票據(jù),交到財(cái)務(wù)處現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷(xiāo);(4)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核,報(bào)銷(xiāo)單據(jù)審核無(wú)誤,附件齊全后收下,否則報(bào)銷(xiāo)票據(jù)退回報(bào)銷(xiāo)人補(bǔ)充完善;(5)財(cái)務(wù)人員將審核無(wú)誤的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)進(jìn)行制單;(6)財(cái)務(wù)人員在財(cái)政支付平臺(tái)錄入信息;(7)財(cái)務(wù)人員復(fù)審財(cái)政平臺(tái)錄入的信息,復(fù)審無(wú)誤后進(jìn)行付款,報(bào)銷(xiāo)完成。
二、當(dāng)前報(bào)銷(xiāo)中存在問(wèn)題的具體體現(xiàn)
(一)報(bào)銷(xiāo)人財(cái)務(wù)知識(shí)缺乏
隨著網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)的運(yùn)行,報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)類型增多,報(bào)銷(xiāo)要求也相應(yīng)增多,報(bào)銷(xiāo)步驟更加精細(xì),這就對(duì)報(bào)銷(xiāo)人的財(cái)務(wù)知識(shí)和信息化水平提出了更高的要求。對(duì)高校而言,報(bào)銷(xiāo)人主要是教師群體,他們獲得的財(cái)務(wù)信息有限。部分老教師尚未掌握使用網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的方法,寧愿花費(fèi)更多時(shí)間進(jìn)行線下報(bào)銷(xiāo),也不愿意學(xué)習(xí)使用網(wǎng)報(bào)系統(tǒng),給報(bào)銷(xiāo)信息化進(jìn)程帶來(lái)一定阻礙。而對(duì)于大部分教師而言,除非是經(jīng)常報(bào)銷(xiāo),偶爾進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)的教師并不熟悉報(bào)銷(xiāo)流程,也不了解財(cái)務(wù)制度,導(dǎo)致在報(bào)銷(xiāo)中存在各種各樣的問(wèn)題,比如發(fā)票不合規(guī),用收據(jù)代替發(fā)票,缺少事前審批等等,這些簡(jiǎn)單的錯(cuò)誤,導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)不斷被打回,報(bào)銷(xiāo)人要經(jīng)過(guò)多次修改重新上傳才能通過(guò),耗費(fèi)報(bào)銷(xiāo)人的時(shí)間,增大了報(bào)銷(xiāo)人對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的誤解,也浪費(fèi)審核人的精力,導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)效率低下。教師群體不僅承擔(dān)著教學(xué)任務(wù),還要承擔(dān)科研指標(biāo)。
(二)審核的自動(dòng)化程度低
網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)財(cái)務(wù)審核依靠審核人的主觀判斷,審核自動(dòng)化程度低。雖然CZ職院已經(jīng)采用多級(jí)審批網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng),但是沒(méi)有針對(duì)不同的報(bào)銷(xiāo)類別進(jìn)行相應(yīng)的附件要求,比如針對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo),沒(méi)有建立事前審批單,車(chē)票,培訓(xùn)文件等行列自動(dòng)審批。網(wǎng)絡(luò)審批主要依靠的是財(cái)務(wù)人員進(jìn)行初審,財(cái)務(wù)人員針對(duì)報(bào)銷(xiāo)人上傳的相應(yīng)附件,包括事前審批單,車(chē)票,培訓(xùn)文件等一一進(jìn)行審核判斷,這就要求財(cái)務(wù)人員要掌握豐富的財(cái)務(wù)知識(shí),把握好第一道關(guān),這對(duì)財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)加大了審核的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),報(bào)銷(xiāo)人在進(jìn)行系統(tǒng)錄入時(shí),常常因不知道要上傳哪些附件,導(dǎo)致附件漏傳,錯(cuò)傳的情況頻繁發(fā)生,被財(cái)務(wù)人員退回后,又要進(jìn)行二次甚至多次報(bào)銷(xiāo),浪費(fèi)報(bào)銷(xiāo)人的時(shí)間,導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)流進(jìn)度被拖延。
(三)信息間系統(tǒng)共享性差
財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)間互通性差。目前CZ職院財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)信息化建設(shè)分散,財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo),工資管理,固定資產(chǎn)管理等都有各自的系統(tǒng),系統(tǒng)之間聯(lián)系不緊密,需要自行整理核對(duì)。比如固定資產(chǎn)管理有自己獨(dú)立的系統(tǒng),并未與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,導(dǎo)致財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息更新不及時(shí),兩者之間信息不能及時(shí)共享,有些入庫(kù)的數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的中的數(shù)據(jù)并不匹配。財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的互通性差,與人事管理系統(tǒng),采購(gòu)平臺(tái)系統(tǒng)等也沒(méi)有相關(guān)聯(lián)。比如沒(méi)有關(guān)聯(lián)人事系統(tǒng),導(dǎo)致不能及時(shí)掌握人員信息的變動(dòng),包括退休人員,部門(mén)人員調(diào)動(dòng)等信息,對(duì)于財(cái)務(wù)人員進(jìn)行工資核算,稅務(wù)籌劃,報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)審核帶來(lái)一定的困難;再比如沒(méi)有關(guān)聯(lián)采購(gòu)平臺(tái),導(dǎo)致對(duì)于政府采購(gòu)等信息,不能及時(shí)掌握相應(yīng)信息,財(cái)務(wù)人員對(duì)采購(gòu)需要事前第一次備案錄入,報(bào)銷(xiāo)人進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)時(shí)需要在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)里進(jìn)行第二次報(bào)銷(xiāo)錄入,財(cái)務(wù)人員進(jìn)行付款時(shí)需要進(jìn)行三次付款申請(qǐng)錄入,整個(gè)采購(gòu)流程報(bào)銷(xiāo)甚至要等上一個(gè)月,加大了財(cái)務(wù)人員的工作量,降低了財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)效率。
三、當(dāng)前報(bào)銷(xiāo)中存在問(wèn)題的主要成因
(一)財(cái)務(wù)信息溝通不及時(shí)
一方面財(cái)務(wù)人員主要將時(shí)間集中與處理財(cái)務(wù)工作,是與報(bào)銷(xiāo)人之間的溝通少,沒(méi)有建立財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷(xiāo)人之間的溝通渠道,只有當(dāng)報(bào)銷(xiāo)人出現(xiàn)問(wèn)題時(shí),才會(huì)進(jìn)行相應(yīng)溝通,報(bào)銷(xiāo)人并不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)中存在的問(wèn)題。另一方面,報(bào)銷(xiāo)人不知道從哪里獲取財(cái)務(wù)信息,了解財(cái)務(wù)規(guī)章制度,大多數(shù)報(bào)銷(xiāo)人也不愿意花費(fèi)過(guò)多時(shí)間來(lái)了解相應(yīng)的財(cái)務(wù)知識(shí),也導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息溝通難度加大,財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題頻發(fā),財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷(xiāo)人員之間的矛盾加劇,財(cái)務(wù)人員不得不花費(fèi)更多時(shí)間與報(bào)銷(xiāo)人溝通問(wèn)題及解決對(duì)策。
(二)財(cái)務(wù)人員工作量大
隨著高職擴(kuò)招,國(guó)家大力支持職業(yè)教育,學(xué)生數(shù)不斷增加,教師人數(shù)也不斷增加,資金業(yè)務(wù)量加大,核算量進(jìn)一步加大,財(cái)務(wù)工作進(jìn)一步細(xì)化,對(duì)財(cái)務(wù)人員的要求也更高,但是CZ職院財(cái)務(wù)人員的數(shù)量并沒(méi)有增加,致財(cái)務(wù)人員庫(kù)存量不足。除了財(cái)務(wù)人員日常工作量,財(cái)務(wù)人員還要面臨配巡視整改,業(yè)務(wù)審計(jì)等工作,現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員超負(fù)荷工作,尤其是到年底集中報(bào)銷(xiāo)時(shí),財(cái)務(wù)人員的壓力加大。財(cái)務(wù)人員不僅無(wú)法進(jìn)一步進(jìn)行工作職能的細(xì)分,也無(wú)法進(jìn)一步提升自己,增強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)能力,財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力直接影響了工作成效,而且會(huì)影響報(bào)銷(xiāo)人對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)服務(wù)水平的評(píng)價(jià),現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員只是簡(jiǎn)單的利用財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作,而對(duì)其他功能,比如財(cái)物信息化的學(xué)習(xí)并不能很好鉆研。
(三)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)信息化程度低
現(xiàn)在財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)雖然已進(jìn)入信息化時(shí)代,但是信息化程度低。首先,報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)里并沒(méi)有相應(yīng)報(bào)銷(xiāo)流程的介紹,導(dǎo)致初次使用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的報(bào)銷(xiāo)人不知如何操作;其次,報(bào)銷(xiāo)的模塊不完善,CZ職院網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)模塊主要分為差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo),日常報(bào)銷(xiāo),資產(chǎn)報(bào)銷(xiāo),勞務(wù)報(bào)銷(xiāo)者四大模塊,對(duì)于這些模塊僅限于網(wǎng)上填報(bào),網(wǎng)上審核,但是對(duì)于其內(nèi)部附件的審核缺少必要的信息,比如缺少電子票據(jù)審核模塊,對(duì)于電子票據(jù),需要財(cái)務(wù)人員利用電子票據(jù)識(shí)別軟件再次進(jìn)行審核,審核電子票據(jù)是否存在重復(fù)報(bào)銷(xiāo)的情況出現(xiàn);最后,高校還未建立起完善的信息化平臺(tái),財(cái)務(wù)部門(mén)作為服務(wù)部門(mén)易被忽視,校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)的重視程度低,對(duì)財(cái)務(wù)信息化投入少,導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程慢。
四、解決當(dāng)前報(bào)銷(xiāo)中存在問(wèn)題的對(duì)策及建議
(一)增強(qiáng)報(bào)銷(xiāo)人的財(cái)務(wù)知識(shí),提高保障效率
要通過(guò)網(wǎng)站宣傳,在學(xué)校財(cái)務(wù)網(wǎng)站上及時(shí)更新財(cái)務(wù)報(bào)賬流程,普及最基本的財(cái)務(wù)知識(shí),讓報(bào)銷(xiāo)教職工能夠掌握基本報(bào)賬流程;定期培訓(xùn),以學(xué)院為單位,每學(xué)期一次為報(bào)銷(xiāo)人講解報(bào)銷(xiāo)流程,包括日常報(bào)銷(xiāo),差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo),勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷(xiāo),資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)這四大基礎(chǔ)業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程,對(duì)報(bào)銷(xiāo)中常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)講解,現(xiàn)場(chǎng)解答報(bào)銷(xiāo)日在報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)中遇到的困惑,加強(qiáng)報(bào)銷(xiāo)人與財(cái)務(wù)人員之間的溝通;設(shè)置初審員,以學(xué)院部門(mén)為單位,設(shè)置兼職人員,負(fù)責(zé)對(duì)本學(xué)院或部門(mén)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的初審,通過(guò)對(duì)初審員的培訓(xùn),讓初審員能夠熟悉相關(guān)業(yè)務(wù),了解報(bào)銷(xiāo)流程,掌握?qǐng)?bào)賬要求,能夠熟悉本學(xué)院或部門(mén)的經(jīng)費(fèi)動(dòng)向,從而能夠順利編制財(cái)務(wù)預(yù)算,能夠及時(shí)解答本部門(mén)員工的疑惑,節(jié)省報(bào)銷(xiāo)時(shí)間,提高報(bào)銷(xiāo)效率。
(二)提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平,加強(qiáng)報(bào)賬審核
首先,要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)培訓(xùn),結(jié)合外出培訓(xùn)與網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn),線上線下兩種途徑,對(duì)財(cái)務(wù)人的財(cái)務(wù)知識(shí)進(jìn)行及時(shí)更新,讓財(cái)務(wù)人員能夠掌握最新的財(cái)務(wù)知識(shí),包括票據(jù)的變更,稅務(wù)知識(shí)的變化等,定期開(kāi)展自我分析,對(duì)典型報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行剖析,以典型案例來(lái)發(fā)掘問(wèn)題,警示財(cái)務(wù)人員。其次,加強(qiáng)外校調(diào)研,通過(guò)外銷(xiāo)調(diào)研,著眼實(shí)際,借鑒其他學(xué)校先進(jìn)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程。再者,提升財(cái)務(wù)人員信息化能力,現(xiàn)今的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)已經(jīng)不是手工記賬的時(shí)代,而是信息化,智能化的時(shí)代,作為財(cái)務(wù)人員要想提高工作效率,必須能夠熟悉財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)平臺(tái),能夠熟悉財(cái)務(wù)處理系統(tǒng),了解各個(gè)模塊之間的邏輯鉤稽關(guān)系,這要求財(cái)務(wù)人員豐富自己計(jì)算機(jī)知識(shí)儲(chǔ)備,成為復(fù)合型人才。最后,可設(shè)置財(cái)務(wù)AB崗,報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)不同,雖有部分高校實(shí)施自助投遞式報(bào)銷(xiāo)模式,但CZ目前未脫離交紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)單,需要財(cái)務(wù)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核,只有審核無(wú)誤的報(bào)銷(xiāo)單,財(cái)務(wù)人員才能收下,而由于輪崗實(shí)時(shí)的時(shí)間間隔長(zhǎng),往往只有專門(mén)負(fù)責(zé)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)人員才能處理好這類業(yè)務(wù),這導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員無(wú)法離開(kāi)工作崗位,也缺少必要的復(fù)核人員,設(shè)置AB崗,A崗負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)審核,B崗負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷(xiāo)當(dāng)審核,AB崗輪流,一方面能夠增加一道審核,提高審核的準(zhǔn)確性,一方面能夠使報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員在一些時(shí)候能夠脫崗出去培訓(xùn),進(jìn)修,進(jìn)而有效消除了過(guò)去廣大師生面臨的交單時(shí)間方面所受到的限制。
(三)加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),完善報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)
要將報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互對(duì)接,比如資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)模塊能夠與資產(chǎn)系統(tǒng)對(duì)接,報(bào)銷(xiāo)的資產(chǎn)能夠自動(dòng)在資產(chǎn)系統(tǒng)里查詢到入庫(kù)的金額,采購(gòu)的方式,訂立的合同等;勞務(wù)費(fèi)模塊能夠與工資系統(tǒng)對(duì)接等,報(bào)銷(xiāo)的勞務(wù)能夠自動(dòng)記入相應(yīng)的工資之中,便于稅務(wù)的繳納辦理,報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的聯(lián)系,能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享,信息能夠及時(shí)更新,能夠進(jìn)一步保障報(bào)銷(xiāo)信息的準(zhǔn)確性;要進(jìn)一步完善報(bào)銷(xiāo)模塊,實(shí)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)類型的全覆蓋,一是報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)類型的全覆蓋,比如對(duì)于敏感性質(zhì)三公經(jīng)費(fèi)可以設(shè)置單獨(dú)的報(bào)銷(xiāo)模塊,二是報(bào)銷(xiāo)某塊內(nèi)部的全覆蓋,對(duì)于每一個(gè)模塊的報(bào)銷(xiāo),相應(yīng)附件提交要求要細(xì)分,讓報(bào)銷(xiāo)人能夠?qū)?yīng)相應(yīng)的要求進(jìn)行上傳,漸少漏傳,提高審核效率;要加強(qiáng)信息系統(tǒng)維護(hù),保障信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全,為了使網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)能夠健康穩(wěn)定運(yùn)行,要設(shè)立專門(mén)的人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行專門(mén)維護(hù),要加強(qiáng)與網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)人員的溝通。
結(jié)束語(yǔ)
高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作涉及廣大師生的利益,互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展加劇了高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)信息化的建設(shè),給高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)帶來(lái)了諸多便利,但報(bào)銷(xiāo)信息化建設(shè)尚不完善,高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作仍存在諸多不足,需要進(jìn)一步完善,這就對(duì)財(cái)務(wù)工作人員和報(bào)銷(xiāo)者都提出了更高的要求,需要我們進(jìn)一步努力探討,不斷完善。
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