“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校畢業(yè)生檔案的現(xiàn)代化管理策略

賀小芹

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)作為信息時(shí)代的產(chǎn)物以及主要的工作工具，正在深刻地改變和影響著人們的正常生產(chǎn)生活和工作學(xué)習(xí)方式，與傳統(tǒng)社會(huì)各種形態(tài)結(jié)合形成的互聯(lián)網(wǎng)+已經(jīng)成為一種新業(yè)態(tài)。互聯(lián)網(wǎng)+背景之下，為高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了全新要求，并且?guī)砹巳碌墓ぞ摺８咝．厴I(yè)生檔案管理工作開展過程中，通過融入信息化技術(shù)，是推動(dòng)畢業(yè)生檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化智能化的需求。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠大大提升畢業(yè)生檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。本文結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)互聯(lián)網(wǎng)+概念深入探討的基礎(chǔ)上，分析了高校畢業(yè)生檔案管理工作的問題，并論述了互聯(lián)網(wǎng)+背景下高校畢業(yè)生檔案現(xiàn)代化管理的工作策略。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;高校畢業(yè)生;檔案管理;存在問題;管理策略

高校畢業(yè)生的檔案當(dāng)中往往包含了學(xué)生的學(xué)習(xí)信息、入學(xué)登記、畢業(yè)登記體檢表、獎(jiǎng)懲記錄、黨員或者團(tuán)員材料、就業(yè)通知書以及各類社會(huì)實(shí)踐材料等翔實(shí)的檔案信息，準(zhǔn)確地展示了學(xué)生在高校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、身心素質(zhì)、心理素質(zhì)、實(shí)踐能力和綜合表現(xiàn)。對(duì)于高校畢業(yè)生來說，檔案既是一種記錄，同時(shí)也是一種展現(xiàn)自我的機(jī)會(huì)，伴隨其一生，不可或缺。當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理工作還存在著一定問題，與互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景互相融合，檔案管理一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，信息化技術(shù)應(yīng)用程度相對(duì)較低，這對(duì)提高畢業(yè)生檔案管理的效率、信息的傳輸效率產(chǎn)生一定影響。所以就需要我們不斷加強(qiáng)信息技術(shù)與高校畢業(yè)生檔案管理的針對(duì)性結(jié)合，利用互聯(lián)網(wǎng)+平臺(tái)，全面翔實(shí)地記錄畢業(yè)生的各項(xiàng)學(xué)習(xí)經(jīng)歷，準(zhǔn)確地反映其綜合能力。支持學(xué)校人才培養(yǎng)和教學(xué)方案的有效改進(jìn)，同時(shí)為企業(yè)人才選拔提供更多翔實(shí)地信息。

一、目前高校畢業(yè)生檔案管理工作面臨的幾點(diǎn)問題

1.檔案管理技術(shù)和制度建設(shè)比較落后

當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)盡管在高校的教學(xué)管理領(lǐng)域得到了很好的普及，但是對(duì)照互聯(lián)網(wǎng)+的相關(guān)要求，不管是在技術(shù)方面還是在制度建設(shè)方面，都存在著一定滯后性。在很多高校的畢業(yè)生檔案管理體系當(dāng)中，管理工作仍然以傳統(tǒng)的技術(shù)手段和管理模式為主，信息采集技術(shù)比較原始，信息和數(shù)據(jù)的收集以及錄入過程還主要依靠手動(dòng)操作方式。很多畢業(yè)學(xué)生的檔案信息主要記錄在Excel等非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)表格當(dāng)中，造成了很多檔案當(dāng)中的核心信息內(nèi)容時(shí)效性相對(duì)較差，更新速度較為緩慢，很多內(nèi)容存在著錯(cuò)誤或者信息不對(duì)稱，信息更新不到位的現(xiàn)象。例如，在對(duì)畢業(yè)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、考試數(shù)據(jù)、學(xué)習(xí)等相關(guān)信息進(jìn)行收錄過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法主要采用一級(jí)一級(jí)間的工作對(duì)接，這會(huì)大大增加工作時(shí)間，工作效率低下，很多及時(shí)性的信息得不到有效記錄，往往被耽誤，成為無效信息。另外在傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，各項(xiàng)信息溝通交流不順暢不對(duì)稱，很多信息得不到有效傳播，單純地采用電話、文件、郵件、告示等幾種方式進(jìn)行收集，對(duì)于一些學(xué)術(shù)信息考核反饋結(jié)果無法全面掌握，也不能進(jìn)行有效溝通。另外高校畢業(yè)生檔案管理工作并沒有形成完善合理的管理制度，不管是在信息采集、數(shù)據(jù)錄入，還是數(shù)據(jù)審核等方面，對(duì)相關(guān)工作人員的約束作用相對(duì)較小，并沒有形成完善的監(jiān)督機(jī)制，經(jīng)常會(huì)因?yàn)樾畔浫氩坏轿唬斐僧厴I(yè)生的信息失真。

2.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待進(jìn)一步提升

高校畢業(yè)生檔案管理水平和管理質(zhì)量與管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)密切相關(guān)，其管理水平的高低、信息化能力的好壞決定著畢業(yè)生檔案管理的水平。當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理工作開展過程中，所面臨的問題主要包括了所配置的檔案管理人員的學(xué)歷層次相對(duì)較高，但是信息化素養(yǎng)一般，有些工作人員根本不是檔案管理專業(yè)出身，對(duì)信息化技術(shù)檔案管理的專業(yè)知識(shí)認(rèn)知不到位。另外新招錄的檔案管理人員數(shù)量相對(duì)較少。出現(xiàn)這種情況，主要是因?yàn)楦咝Ｖ蛔⒅亟虒W(xué)管理，對(duì)檔案管理重視程度不高，專業(yè)人才建設(shè)不到位，整個(gè)工作隊(duì)伍的信息素養(yǎng)不高，造成了檔案管理工作隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)低下，無法更好地應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)+背景下對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作提出的新要求。

3.檔案管理質(zhì)量低下

由于現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用不到位，以及檔案管理人員的工作能力相對(duì)較差，專業(yè)素質(zhì)不到位，管理制度建設(shè)不到位，造成了高校畢業(yè)生檔案管理工作存在著一定的質(zhì)量隱患，當(dāng)前所面臨的主要問題是檔案資料鑒定的不確定性。例如不少高校畢業(yè)生檔案管理技術(shù)相對(duì)較為落后，造成信息更新速度較為緩慢，比較滯后，不能夠鑒定某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)的具體信息，在信息鑒定過程中，往往需要花費(fèi)更多時(shí)間。甚至在很多高校畢業(yè)生的檔案當(dāng)中，用于管理人員的專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較差，檔案信息資料收集不規(guī)范，各項(xiàng)有價(jià)值的信息無法得到有效歸檔處理，造成很多錯(cuò)誤信息沒有及時(shí)補(bǔ)救更新，一些檔案管理人員還會(huì)對(duì)某些檔案信息的真實(shí)性選擇性忽略，弄虛作假。

二、互聯(lián)網(wǎng)+背景下高校畢業(yè)生檔案現(xiàn)代化管理對(duì)策

1.明確高校畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)化方向

高校畢業(yè)生畢業(yè)之后，檔案會(huì)隨著個(gè)人轉(zhuǎn)到用人單位，檔案當(dāng)中的很多內(nèi)容，如對(duì)學(xué)生畢業(yè)之后的考核職稱評(píng)定、人才選拔晉升等有著十分重要的影響。通過完善的檔案可以更好地獲取畢業(yè)生在學(xué)習(xí)期間的具體成績(jī)獎(jiǎng)罰情況，同時(shí)也能夠記錄畢業(yè)生在工作之后的相關(guān)信息。從這個(gè)方面來看，高校畢業(yè)生和用人單位對(duì)檔案有著長(zhǎng)期保存的共性需求。基于互聯(lián)網(wǎng)+思維模式人才中心應(yīng)該加強(qiáng)與高校的有效聯(lián)系，指導(dǎo)高校充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案資料以數(shù)字化的形式更好地保存下來，借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息資源的互聯(lián)高效共享，構(gòu)建完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，改變過去以紙質(zhì)檔案管理為主的方式。同時(shí)還應(yīng)該積極鼓勵(lì)相關(guān)工作單位，積極應(yīng)用數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，保障檔案信息的儲(chǔ)存?zhèn)鞑ジ痈咝В軌驅(qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，為用人單位提供各種便捷的信息查詢服務(wù)，避免信息查詢過程中的時(shí)間耽誤這種保證精確快速的檔案服務(wù)。

2.強(qiáng)化高校畢業(yè)生檔案記錄的專業(yè)技能和職業(yè)道德

在新時(shí)代背景之下，高校人才培養(yǎng)目標(biāo)應(yīng)該從德、智、體、美、勞全面發(fā)展等幾個(gè)方面入手，保障培養(yǎng)出來的高校畢業(yè)生專業(yè)素質(zhì)過硬，具有良好的德行和品質(zhì)，真正成為社會(huì)主義建設(shè)者和接班人。在人才培養(yǎng)過程中，除了要加強(qiáng)智力和能力培養(yǎng)之外，也需要更加關(guān)注思想道德教育。所以在高等教育開展過程中，當(dāng)?shù)氐娜瞬胖行膽?yīng)該加強(qiáng)與高等院校的有效聯(lián)合，指導(dǎo)高等院校按照立德樹人的實(shí)際要求，畢業(yè)生檔案管理記錄內(nèi)容也需要進(jìn)行有效優(yōu)化，除了原先的高考記錄信息、大學(xué)課程成績(jī)、社會(huì)實(shí)踐、企業(yè)實(shí)習(xí)畢業(yè)生登記表以及黨團(tuán)組織相關(guān)信息之外，還需要增加新的內(nèi)容，比如畢業(yè)生的技能競(jìng)賽獲獎(jiǎng)信息、頂崗實(shí)習(xí)企業(yè)評(píng)價(jià)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)記錄、政治素質(zhì)和道德評(píng)價(jià)。通過將這些內(nèi)容以電子化形式向用人單位呈現(xiàn)，能夠更好地展現(xiàn)該名畢業(yè)生的綜合素質(zhì)和專業(yè)實(shí)踐能力。所以就要求高校的主管部門加強(qiáng)對(duì)本校檔案管理部門的有效改革，應(yīng)該體現(xiàn)出實(shí)踐導(dǎo)向的相關(guān)特點(diǎn)，要將學(xué)生在實(shí)現(xiàn)過程中的德行、參與技能競(jìng)賽的情況、發(fā)明專利科技制作以及具體的獲獎(jiǎng)情況都納入重點(diǎn)收集范疇當(dāng)中，進(jìn)行專門的記載和保存實(shí)時(shí)更新記錄。

3.指導(dǎo)高等院校盡快實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的智能化和數(shù)據(jù)化

未來高校畢業(yè)生檔案管理工作開展過程中，應(yīng)該基于互聯(lián)網(wǎng)+思維模式，必須以信息化發(fā)展為背景，要求高校能夠結(jié)合自身實(shí)際情況引入數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)、智能識(shí)別技術(shù)，構(gòu)建專門化的高校畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)，保證整個(gè)檔案管理工作的系統(tǒng)性和精密性。同人才中心還需要指導(dǎo)院校將高校畢業(yè)生的檔案管理工作納入智慧校園建設(shè)的總體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，并劃撥出專項(xiàng)資金，加快開發(fā)和建設(shè)高校畢業(yè)生的檔案信息系統(tǒng)。在信息系統(tǒng)構(gòu)建過程中，應(yīng)該從深層次的數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)庫的建設(shè)等幾個(gè)方面入手，對(duì)檔案信息進(jìn)行針對(duì)性的分類和有效的數(shù)據(jù)挖掘。一方面應(yīng)該加快構(gòu)建以大數(shù)據(jù)為主要需求內(nèi)容的數(shù)據(jù)資源框架，選擇圖片、音頻等數(shù)據(jù)載體，構(gòu)建以人為本的用戶管理體系，針對(duì)不同畢業(yè)生的差異建立具有差異化的權(quán)限列表。另一方面在數(shù)據(jù)挖掘過程中，要保證相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性、隱私性、真實(shí)性，根據(jù)隱私的等級(jí)給予不同級(jí)別的安全保護(hù)，并針對(duì)不同用戶的需求來設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限、使用密碼等相關(guān)驗(yàn)證信息，為畢業(yè)生和就業(yè)單位提供更加準(zhǔn)確快捷的檢索途徑。最后一方面應(yīng)該加快構(gòu)建共享性的檔案管理系統(tǒng)。高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中應(yīng)該保留專業(yè)的數(shù)據(jù)接口，為后續(xù)整個(gè)系統(tǒng)的高效共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，降低運(yùn)行成本。

4.加快構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理工作隊(duì)伍

隨著高校畢業(yè)生檔案管理工作越來越規(guī)范化和細(xì)致化，很多高校畢業(yè)生的檔案往往需要從各個(gè)院系再轉(zhuǎn)移到學(xué)校的檔案管理室，整個(gè)信息的接收保存和查詢過程中都可能會(huì)讓現(xiàn)有畢業(yè)生的檔案管理工作發(fā)生質(zhì)變化，所以除了保證整個(gè)檔案管理系統(tǒng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善之外，還要求院校能夠集合人才中心的時(shí)機(jī)需求加快構(gòu)建專業(yè)化的高校畢業(yè)生檔案管理工作隊(duì)伍。對(duì)于綜合性高校，應(yīng)該要求其在二級(jí)院校當(dāng)中構(gòu)建專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)還應(yīng)該配備專業(yè)化的檔案管理人員和系統(tǒng)維護(hù)人員，并構(gòu)建完善的管理機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制和專項(xiàng)預(yù)算機(jī)制，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，要對(duì)授權(quán)范圍作出明確，落實(shí)各項(xiàng)責(zé)任，將個(gè)人責(zé)任落實(shí)到檔案管理人員身上，加強(qiáng)對(duì)整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的針對(duì)性培訓(xùn)。另外檔案管理人員還需要做好本職工作，確保檔案管理軟件系統(tǒng)始終處于正常運(yùn)行和安全運(yùn)行的狀態(tài)，及時(shí)做好畢業(yè)生信息的更新工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)畢業(yè)生各項(xiàng)信息的動(dòng)態(tài)化管理。

同時(shí)在數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)處理過程中，還應(yīng)該進(jìn)一步尋找不同檔案數(shù)據(jù)之間所存在的邏輯關(guān)系，要從更多結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)和半結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)當(dāng)中挖掘出更有價(jià)值的信息，從多樣化角度評(píng)價(jià)高校畢業(yè)生的綜合能力，更高地滿足人才中心和用人單位對(duì)檔案信息的需求。

5.建立檔案管理宣傳激勵(lì)機(jī)制

針對(duì)當(dāng)前很多高校畢業(yè)生，對(duì)檔案管理意識(shí)淡薄，認(rèn)知不足，畢業(yè)生對(duì)檔案管理的具體內(nèi)容作用了解不夠、認(rèn)識(shí)不足的情況，人才中心應(yīng)該參與到高校檔案管理部門的各項(xiàng)工作中，應(yīng)該通過各種渠道加強(qiáng)宣傳和教育，形成完善的工作機(jī)制。在對(duì)高校畢業(yè)生進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃或者就業(yè)培訓(xùn)過程中，應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)畢業(yè)檔案重要性的宣傳教育，形成良好的工作機(jī)制。高校學(xué)生在入學(xué)時(shí)就需要開展檔案普及教育，同時(shí)在對(duì)學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)過程中，應(yīng)該對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行深度解讀，并借助校報(bào)、校園廣播、公共選修課程、學(xué)校宣傳板等多種方式，能夠讓學(xué)生了解檔案的具體內(nèi)容、工作的重要性，讓學(xué)生能夠充分了解檔案的具體工作內(nèi)容、政策法規(guī)，以及對(duì)一個(gè)人成才發(fā)展的重要性。最為重要的是應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)相關(guān)教育工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)和有效激勵(lì)。高校的輔導(dǎo)員作為學(xué)生檔案收集審核的第1把手，要加強(qiáng)對(duì)輔導(dǎo)人員的檔案知識(shí)的有效普及，并進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，要將檔案管理工作納入班主任輔導(dǎo)員年度工作任務(wù)考核目標(biāo)當(dāng)中，設(shè)立相應(yīng)的表彰項(xiàng)目，通過有效激勵(lì)提升檔案管理工作人員的積極性，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)。

6.優(yōu)化高校畢業(yè)生檔案管理操作流程

在很多高校檔案管理工作隊(duì)伍當(dāng)中通常是由專職的黨員管理人員和在校的勤工儉學(xué)學(xué)生構(gòu)成，專職的學(xué)生檔案管理工作人員數(shù)量相對(duì)較少。在實(shí)際的畢業(yè)生檔案管理工作開展過程中，由于每一名工作人員都有自身的工作習(xí)慣和工作方式，學(xué)生兼職檔案管理人員相應(yīng)的工作能力得不到有效的保障，工作效率低下，造成了檔案管理當(dāng)中缺乏專業(yè)性和統(tǒng)一性，這不僅會(huì)讓高校畢業(yè)生的檔案管理工作變得十分混亂，影響到工作效率，也經(jīng)常會(huì)造成各種有價(jià)值的檔案信息資源丟失損壞，引起材料和時(shí)間方面的浪費(fèi)。所以在互聯(lián)網(wǎng)+背景之下，就需要加快構(gòu)建完善且合理與當(dāng)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理流程，實(shí)施統(tǒng)一化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。高校畢業(yè)生的檔案管理工作往往包括了材料收集整理，登記移交，要結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定符合本高校畢業(yè)生檔案管理的各項(xiàng)工作細(xì)則。考慮到很多高校畢業(yè)生在整個(gè)學(xué)習(xí)期間會(huì)參與到大量的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，特別是在實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，學(xué)生往往會(huì)進(jìn)行頂崗實(shí)習(xí)，因此人才中心建議院校將學(xué)生的社會(huì)實(shí)踐環(huán)節(jié)應(yīng)該納入檔案管理流程當(dāng)中，對(duì)檔案管理工作所涉及的這些環(huán)節(jié)都應(yīng)該進(jìn)行有效的規(guī)范，包括高校畢業(yè)生檔案資料的收集、歸檔時(shí)間、歸檔方式、歸檔范圍、工作內(nèi)容、工作質(zhì)量和工作數(shù)量，確保檔案信息的真實(shí)性完整性，全面展示該名學(xué)生的實(shí)際情況。檔案管理所涉及的各項(xiàng)工作內(nèi)容，應(yīng)該結(jié)合人才中心對(duì)檔案內(nèi)容實(shí)際需求和高校的具體人才培養(yǎng)方案，將檔案的工作范圍進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐卣梗瑢⑺枷胝谓逃⑿睦頇n案、技能競(jìng)賽檔案、誠(chéng)信檔案、個(gè)人發(fā)展材料通通納入高校畢業(yè)生檔案管理工作范疇當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一收集統(tǒng)一管理，錄入到學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)，切實(shí)提高檔案管理的連貫性和真實(shí)性，同時(shí)也能夠進(jìn)一步反映該名學(xué)生在大學(xué)期間的實(shí)際學(xué)習(xí)情況。

三、結(jié)語

綜上所述，高校畢業(yè)生的檔案管理工作能夠?yàn)楹饬繉W(xué)生的綜合素質(zhì)以及企事業(yè)單位的人才選拔提供良好的信息依據(jù)。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深入發(fā)展應(yīng)用大背景下，將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)引入高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，是提升檔案管理質(zhì)量、管理效率的重要手段。鑒于當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理工作所存在的諸多問題，需要發(fā)揮當(dāng)?shù)厝瞬胖行牡穆毮茏饔茫o助和引導(dǎo)高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的具體方向，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的具體內(nèi)容、工作手段、工作方法、構(gòu)建完善的管理機(jī)制，保障各個(gè)部門能夠協(xié)同配合，多措并舉，切實(shí)提高高校畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量和管理效率。

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（作者單位：陜西省黃陵縣人才中心）