淺談如何做好新成立事業(yè)單位檔案工作

文/上海市鄉(xiāng)村振興研究中心 張孟然

檔案工作是一項基礎性、支撐性工作，記錄著企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，展現了單位管理工作的總體情況，是總結單位工作經驗及教訓的原始材料，對事業(yè)單位各項工作的開展起著服務作用。新成立事業(yè)單位盡早啟動建檔工作，對于從源頭實現檔案工作規(guī)范化、標準化，確保檔案完整安全有著重要意義。

一、新成立事業(yè)單位啟動建檔工作的必要性

（一）有利于歸檔文件完整齊全。對于新成立事業(yè)單位來說，沒有歷史遺留問題，一張白紙的狀態(tài)有利于其從建檔之初就建立規(guī)范化、標準化的檔案管理體系，為持續(xù)性開展好檔案工作奠定基礎。隨著時間的推移，如果歸檔文件一直分散保存在各部門，很可能出現遺失或者遺忘，比如一些照片檔案，如果不及時整理可能遺忘照片拍攝的時間、事件和人物，不能準確反映事件全貌。

（二）有利于規(guī)范業(yè)務工作流程。啟動建檔工作后將對單位黨建、行政業(yè)務等各項工作進行梳理，結合單位實際情況，編制《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，對各部門工作中產生的文件資料是否需要歸檔進行明確，也對部門工作留痕管理提出要求，通過歸檔文件的質量，能夠一定程度上還原業(yè)務工作的原貌，真實反映單位管理是否科學、業(yè)務工作流程是否規(guī)范，從而推進業(yè)務工作更好開展。

（三）有利于充分引起職工重視。新成立事業(yè)單位除了最初的領導班子和其他事業(yè)單位調動的人員，一般以新進人員為主，且應屆生比例較多，應屆生工作經驗缺乏，若非檔案專業(yè)，基本不了解歸檔要求。越早啟動建檔工作，職工才能越早了解檔案管理的相關要求，提前做好收集和整理。檔案工作功在平時，需要各個部門做好日常積累，才能在收集時做到應收盡收。

（四）有利于及時提供查找利用。當年的文書檔案一般要求在第二年上半年之前完成歸檔，新成立事業(yè)單位各項制度、規(guī)范都不健全，只有提前謀劃，盡早啟動才能確保按期完成。同時，文件資料分散在各個部門，利用范圍十分有限，不利于單位內部的信息資源共享，盡早完成檔案整理歸檔，為領導決策、業(yè)務工作開展提供方便和借鑒。

二、新成立事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）領導重視程度不夠。新成立單位工作紛繁復雜，領導的重心主要放在業(yè)務工作、團隊建設等方面，更加追求工作中可見可量化的成績，而檔案工作成效在業(yè)績中很難凸顯，工作開展好壞對于單位影響較小，造成領導對檔案工作缺少足夠重視。然而建檔工作量很大，特別是制訂《文件材料歸檔范圍和保管期限表》的過程中，需要單位上下每個部門的通力配合，一定程度上牽扯了業(yè)務部門的精力，如果沒有領導班子的重視和支持，各部門的配合會大受影響，工作很難有效推進。財務檔案和人事檔案由于涉及“三重一大”事項，檢查較為嚴格，基本能按要求完成。文書檔案由于缺少有力的監(jiān)管手段，一些新成立事業(yè)單位重視不足、缺少提前謀劃，無法按時完成歸檔。

（二）檔案人員經驗不足。檔案管理工作是一項復雜的系統性工作，兼具理論性和實踐性。一方面，需要建立包括檔案歸檔、保管、借閱、保密、銷毀等一系列制度規(guī)范。對新成立事業(yè)單位來說，制度建設是個大工程，往往從最亟須的制度建設著手，對支部建設、行政內控、財務、人事制度一般都能及時建立，而檔案工作專業(yè)性較強，如果沒有專業(yè)的檔案人員牽頭負責，很難建立起完善規(guī)范的檔案制度體系，一些單位即便建立了檔案管理制度，也往往是為了應付檢查、照搬照抄，沒有形成完整的體系，難以發(fā)揮實際效用。另一方面，檔案的整理歸檔、保管利用都需要耐心細致，花費大量時間，從收集整理分類，到裝訂錄入上架，到后期的借閱管理、開發(fā)利用每一個環(huán)節(jié)都有嚴格的規(guī)范要求。新成立單位一般年輕人比例較大，雖然工作積極性、主動性強，但往往缺乏經驗，沒有老同志傳幫帶，沒有規(guī)范的模版可供借鑒，依靠自己摸索學習難度較大，同時大部分檔案員由辦公室文秘兼職，沒有專業(yè)背景，也沒有足夠的時間鉆研學習，很難承擔起初創(chuàng)階段的建檔工作。

（三）軟硬件設施不到位。從硬件上來說，檔案庫房應與辦公、查閱等用房分置，滿足防盜、防潮、防火、防鼠、防塵、防光、防蟲、防水“八防”要求，購置規(guī)范鐵皮柜或密集架，同時滿足承重要求。對新成立事業(yè)單位來說，如果是新建辦公樓，一般會規(guī)劃好檔案室的位置，能滿足相應要求。但部分單位辦公用房依然是舊建筑，基礎設施設備不夠完善，不光難以滿足三室分離的布局要求，甚至存在安全隱患。從軟件上說，為了加強檔案信息化管理，一般都采用“雙套制”歸檔管理，需要購置檔案數字化管理系統，同時要做好紙質檔案的掃描工作，而這需要較大的資金和人力成本。一些規(guī)模較小的新單位認為自身檔案不多，沒必要為此花費大量成本，而等檔案積累到一定程度發(fā)現查閱不便時，則需要花費更大的精力和成本；一些自收自支單位受制于預算經費，也不愿意為此買單。

三、新成立事業(yè)單位檔案整理工作的規(guī)范流程

檔案整理工作可以分為系統整理和局部歸檔整理兩個部分。系統整理是立足單位全局進行綜合性、系統性思考和謀劃，科學制訂單位檔案分類方案、編制單位的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》就是系統整理，是做好檔案整理的前提。局部歸檔整理是根據收集的文件材料之間的內在聯系，以便于保管和利用為目的，進行的一系列條理化工作，是檔案整理的具體內容。

（一）編制單位《文件材料歸檔范圍和保管期限表》。1.準備工作。《文件材料歸檔范圍和保管期限表》的編制是一項復雜且系統的工作，必須做好前期準備工作。一是強化組織領導。成立辦公室和各業(yè)務部門代表組成的領導工作小組，明確牽頭領導，由辦公室主抓落實。二是借助外部力量。新成立事業(yè)單位缺少檔案管理經驗，可以積極爭取檔案部門業(yè)務指導、借鑒同類型兄弟單位工作經驗，明確各類檔案整理標準，幫助理清思路，提升業(yè)務能力。三是開展動員培訓。召開專題會議集中學習國家檔案局8號令和10號令，同時對照“三定方案”中的組織架構、工作職責、機構設置，以及本系統或上級主管部門印發(fā)的相關文件，加深理解。2.分工推進。由于目前尚未制訂針對事業(yè)單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定，單位辦公室可根據實際情況選擇國家檔案局8號令或10號令的附表作為基礎和參照，并將編制任務分解下發(fā)。以文書檔案為例，保管期限表編制一般有機構分類法、問題分類法兩種方式，采用機構分類的，應當根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門；采用問題分類的，應當按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。在具體編制過程中，可根據附表歸檔范圍一欄查找是否存在相對應的業(yè)務工作，如果存在且情況相同則照抄；如果存在但需要修改，可進行相應的增刪改；如果不存在則直接刪除；如果不全面則按需要增加補充，特別是明確單位主要業(yè)務活動中產生的非紅頭文件，突出職能和特色。值得一提的是，附表中有許多如“重要的”“一般的”等較為籠統的表述，需要在編制時盡可能根據實際情況細化內容，最終形成本部門的“歸檔范圍和保管期限表”。3.匯總定稿。辦公室收集匯總各部門制訂的“歸檔范圍和保管期限表”，并做好內容檢查，剔除重復交叉的部分，形成初稿。之后廣泛征求意見，進一步修改完善，提交領導班子審閱后，形成定稿呈送上級主管部門審批備案。

（二）局部歸檔工作流程，以文書檔案為例。1.收集。要求各業(yè)務部門對照單位歸檔范圍內容，及時將辦理完畢的文件材料匯總辦公室，做到應收盡收、完整齊全真實。2.裝訂。將收集的所有文件材料修整后按件裝訂，用不銹鋼訂書釘在文件左側裝訂，較厚文件可采用三孔一線裝訂方式。3.分類整理。對照單位歸檔范圍和保管期限表進行歸類排序，歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。4.編號。按照分類方案和排列順序逐件給檔案編制歸檔號，一般事業(yè)單位沒有全宗號，檔號結構宜為：檔案門類代碼+年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，例如WS2022-YBGS-001。編制時在文件正上方居中空白處加蓋紅色歸檔章，填寫對應檔號。5.編目。按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，錄入文件級目錄，錄入完成后每年區(qū)分保管期限裝訂并編制封面。6.裝盒上架。將整理好的檔案按編號順序及時裝入檔案盒中，并放置備考表。裝盒完畢后按相應的分類次序上架排列。7.數字化加工。將整理好的檔案逐件掃描，形成電子檔案，方便查詢和利用。

四、新成立事業(yè)單位檔案工作優(yōu)化舉措

（一）提高全員檔案管理意識。檔案工作對歷史負責、為現實服務、替未來著想。一個單位對檔案工作的重視程度直接關系到檔案管理成效。新成立單位領導干部應當充分重視檔案工作，特別是將檔案法規(guī)制度學習納入年度學習計劃，通過集中專題學習、自主重點學習等方式，在學習中加深對檔案工作重要性的理解，從而在心底里認同檔案工作的重要價值，牢固樹立“檔案工作人人有責”的檔案責任意識，提高全體干部職工檔案業(yè)務能力，促進檔案工作融入日常業(yè)務工作，各部門養(yǎng)成定期收集整理歸檔的習慣，營造單位上下關心支持參與檔案管理工作的良好氛圍。

（二）完善檔案管理制度機制。良好的開端是成功的一半。新成立事業(yè)單位應當將制度體系建設擺在首位，建立系統完備、科學規(guī)范、運行有效的檔案管理制度體系，強化壓力層層傳導、明確責任分工，確保檔案工作有序推進。一是強化組織保障。成立由主要領導任組長，分管領導任副組長，各部（室）負責人為成員的檔案管理工作領導小組，明確檔案工作歸口部門和專職檔案管理人員，專門負責檔案的收集、整理、保管、查閱等工作，并要求各部門設置1名兼職檔案管理人員，協調處理部門檔案管理工作，形成歸口部門統一管理、各部門協調配合、專職檔案管理人員具體執(zhí)行的檔案管理工作格局。將單位檔案工作作為一個有機的整體，納入每年工作計劃，與各項業(yè)務工作同謀劃、同部署、同推進。二是健全制度措施。結合單位實際情況，可優(yōu)先建立檔案歸檔、保管、保密、安全、借閱、鑒定和檔案員崗位責任制度，打牢檔案管理工作規(guī)范化的基礎。為加強對檔案人員的管理，應及時建立檔案人員獎懲制度，單位內部要定期組織檢查和考核，獎優(yōu)罰劣，對工作成績突出的給予一定的物質和精神獎勵，調動積極性，對于工作懈怠敷衍的采取適當懲罰，確保檔案管理制度真正落到實處。后期可以從檔案數字化管理、編研開發(fā)利用等方面進一步完善細化制度, 逐步形成全面、規(guī)范、科學的制度體系。

（三）加強檔案人員隊伍建設。針對大部分新成立事業(yè)單位檔案管理人員經驗不足、難以勝任初期建檔工作重任的實際情況，應做好如下方面：一方面，單位應對業(yè)務培訓給予充分支持，鼓勵檔案管理人員主動報名參與檔案部門組織的業(yè)務培訓，提升檔案管理能力和水平；另一方面，檔案部門應加強對新成立事業(yè)單位的關注，采取實操講解的方式進行業(yè)務指導，增強指導的針對性和實效性，幫助新成立事業(yè)單位打好檔案工作基礎。同時，廣泛組織業(yè)務觀摩交流活動，在觀摩學習中，增進檔案員之間的交流聯系，相互借鑒，促進共同提升。

（四）強化檔案基礎設施保障。新成立事業(yè)單位應嚴格按照《機關檔案室基礎設施建設標準》要求，合理布局，做到庫房、閱覽室、辦公室“三室”分開，并為檔案室窗戶加固鐵窗、安裝遮光窗簾，配齊密集架或鐵皮柜、空調、除濕機、滅火器、溫濕度計、防蟲防霉藥物等必備基礎設施，設置防火、防盜的監(jiān)控系統，確保庫房溫度控制在14～24℃之間，濕度控制在45%～60%之間，并滿足“八防”要求，有效保障檔案實體存放安全。

（五）做好檔案資源開發(fā)利用工作。一方面，主動服務，提高檔案利用效率。引進檔案信息管理軟件，建立各類檔案信息存儲和檢索系統，可以實現檔案資源的快捷利用，有效提高檔案利用效率。對檔案員來說，應認真做好檔案編目錄入工作，保證信息完整，并定期對各部門借閱情況進行統計，做好跟蹤管理，強化檔案數字化安全管理，避免泄密事件發(fā)生；另一方面，挖掘內涵，開展檔案編研工作。檔案工作不只是“收管存”，更重要的是將原始的基礎性記錄通過編研加工成有利用價值的信息，為部門工作提供借鑒、為領導決策提供參考、為單位大局提供服務。例如，檔案管理人員可以對利用檔案取得突出效果的進行登記，編寫《檔案利用效果實例選編》，體現檔案工作成效。

五、結語

對新成立事業(yè)單位來說，從初期的一片空白到建立規(guī)范完善的檔案管理工作體系，是一項極具挑戰(zhàn)性的工作，從制度建設、組織保障、設施配備、人員培訓，到具體的檔案收集、整理、保管、利用全過程，不僅需要領導的重視，更需要檔案管理人員的辛勤付出。同時，也是機遇，沒有歷史遺留問題，只要將基礎打牢、習慣養(yǎng)成，未來的工作將越走越順利。