淺談干部人事檔案的管理及高效利用

文/明溪縣城鎮集體工業聯合社 陳明仙

新時代背景下，隨著我國全面深化改革的不斷深入，再加上政府部門的逐漸轉型，干部人事檔案管理工作已成為黨和政府高度重視的一項工作。為了促進我國干部人事檔案工作朝著高質量、高效率方面持續前進，要進一步認識干部人事檔案管理工作的基礎作用，認識完善干部人事檔案管理和檔案管理人才隊伍建設的重大意義，通過不斷研究與探索，找尋高質量、高水平的干部人事檔案管理手段，并以此推動干部人事檔案管理工作順應時代發展與服務型政府的需求。

一、干部人事檔案管理概念及重要性

干部人事檔案是對干部個人實踐經歷的記錄，是干部個人思想、道德、業務、工作能力的具體體現，是重要的資料，且與黨政機關單位之間存在著密切聯系。究其作用，干部人事檔案除了能夠反映黨政機關干部的工作能力、工作效率、工作水平外，還能夠反映黨政機關干部的德行。目前，各級黨政機關在選拔優秀干部，開展各項考察工作時，干部人事檔案是一種真實性、可靠性較強的考察依據，干部人事檔案管理往往需要多個環節構成，包括干部人事檔案的收集、整理、分類、利用等。干部人事檔案管理是國家干部隊伍建設的關鍵環節，嚴格按照規定落實干部人事檔案管理制度，既是對黨的事業負責，也是對干部本身負責的具體表現。

二、干部人事檔案管理與利用存在的問題

在黨和政府的高度重視下，干部人事檔案管理體系及制度已經初步建立起來。新時期，我國干部人事檔案管理工作無論是在規模上還是在數量上均發生了巨大變化。在此背景下，傳統的干部人事檔案管理與利用方式弊端逐漸顯露，嚴重降低了干部人事檔案管理與利用效率。為此，本文從四方面闡述現階段干部人事檔案管理與利用存在的問題：

（一）檔案管理意識不強，重視程度不夠。近年來，大部分黨政機關單位領導重視檔案管理，但極少數領導存在檔案管理意識不強、重視程度不夠的問題。主要表現為：一部分黨政機關單位領導認為干部人事檔案管理僅僅的是一種管理形式，在管理中對檔案本身的效能沒有正確的認識，僅僅將其作為干部晉升的依據。還有一部分黨政機關單位日常沒有滲透干部人事檔案管理工作，僅為了應付上級的檢查而開展一段時間，未真正做到既對黨的工作負責，也對自己本人的工作負責。不良認知嚴重影響了干部人事檔案管理的質量。

（二）檔案材料收集不及時，審核不細致。黨政機關單位的人事變動較為頻繁，在干部調動過程中，其檔案資料往往來自多個不同的單位、部門。在此過程中，不暢通的干部人事檔案材料收集渠道會導致檔案材料收集不及時，進而導致干部的個人資料出現了缺失，而不完善的人員檔案將會對其提拔和發展造成不利的影響。干部個人的貢獻、工作成就與自身利益息息相關，個別人會利用編寫虛假工齡、學歷等方式獲取更大的個人利益，以此來達到盡快晉升的目的。在干部人事檔案審核過程中，審核不細致、核對不及時會導致這些虛假的編寫內容被歸檔，會對檔案的真實性產生一定的負面作用，而且還會對檔案管理造成一定的負面影響。

（三）檔案管理專業隊伍素質較低，業務能力低。通常情況下，負責干部人事檔案管理的工作人員具有一定的檔案管理專業背景，且能夠掌握一定的檔案管理知識。但隨著時代的發展變化，這些檔案管理人員仍局限于自身的專業知識，無法與時俱進學習先進的檔案管理技術，無法運用信息化、數字化技術開展檔案管理與利用工作，致使檔案管理人員的業務能力較低。此外，個別黨政機關單位領導對檔案管理專業隊伍建設的重視程度不高，致使檔案管理專業隊伍素質明顯偏低。

（四）干部人事檔案數字化進程緩慢。除上述問題外，黨政機關單位干部人事檔案管理與利用還存在數字化進程緩慢的問題。主要表現在，大多數干部人事檔案管理部門所采用的檔案管理、利用方法較為落后，對于紙質檔案的關注程度較高，嚴重忽略了與之匹配的數字化檔案。此外，許多黨政機關單位的干部人事檔案工作雖能夠用到計算機，但僅僅局限于利用計算機進行存檔，并沒有建立專門的干部人事檔案數字化平臺，也無法在真正意義上發揮數字化檔案管理的優勢，進而導致干部人事檔案管理、利用效率低下。

三、干部人事檔案嚴格管理和高效利用的對策

針對上述問題，筆者認為可從以下四方面實現干部人事檔案的嚴格管理和高效利用：

（一）加強組織領導，提高對檔案管理的認識。為進一步實現干部人事檔案的嚴格管理和高效利用，應從黨政機關單位領導入手，不斷加強組織領導，轉變其對檔案管理的認識。一方面，相關領導要樹立正確的干部人事檔案使用、管理理念，正確運用和管理干部人事檔案，高度重視相關工作的開展過程，堅決杜絕形式化的管理作風，將干部人事檔案管理工作落到實處。同時，各級黨政機關領導班子要把干部人事檔案管理工作擺到關系整個干部隊伍大局的層面，定期對干部人事檔案管理工作進行檢查、監督與指導；另一方面，應加大干部人事檔案管理的宣傳力度，加大對干部人事檔案管理工作重要性的宣傳教育工作，讓廣大機關干部、黨員積極投身干部人事檔案管理工作中，提高機關干部對人事檔案管理工作的重視。此外，機關單位內部可建立干部檔案管理輪流參與制度，在專職的檔案管理人員監督下，從各部門抽調相關人員參加此項工作，讓相關部門成員了解相關工作內容，熟悉干部人事檔案工作的相關文件和方針，增強干部職工對干部人事檔案工作的認識，讓干部和黨員干部都積極主動地參與干部人事檔案管理工作，形成全員參與的良好氛圍。

（二）加強檔案材料收集工作，嚴格把關。為進一步解決干部人事檔案材料收集不及時，審核不細致等問題，實現干部人事檔案工作的嚴格管理與高效利用，筆者認為可從以下幾方面不斷加強檔案材料收集工作：

1.建立健全干部人事檔案管理制度。要保證檔案信息的完整，必須建立和完善干部人事檔案管理體系。在管理制度的建設過程中，各機關單位應將相關法律法規作為依據，結合各地的具體情況，制訂一套科學化、標準化的干部人事檔案管理體系。進行干部人事檔案管理制度細分工作，可以劃分為多類制度，具體為：一是針對干部人事檔案制訂的收集、分類等制度；二是針對干部檔案的查詢、閱讀等工作制訂的查閱制度；三是針對干部人事檔案的回收制訂的鑒別、歸檔等制度；四是針對干部人事檔案的轉運制訂的傳遞制度；同時還包括相應的保密、銷毀等制度。此外，在這些制度的基礎上，還要制訂相關人員的管理、崗位責任等制度。由此可見，建立完善的干部人事檔案管理制度，可以使各級黨政機關的干部人事檔案管理工作有制度可依，真正實現干部人事檔案的嚴格管理和制度化管理。

2.完善干部人事檔案管理基礎設施。干部人事檔案管理工作既要有行政領導、人員的支持，又要有必要的基礎設施和硬件設施支持，只有這樣，才能夠實現干部人事檔案的嚴格管理和高效利用。嚴格按照上級規定的干部人事檔案規范化建設要求實現“三室分開”，存儲檔案的房間應配備檢測溫度、濕度的儀器，同時還需配備空調、除濕機等設備。全方面做到防潮、防盜、防蟲、防光、防高溫。與此同時，各機關單位在開展干部人事檔案管理工作時，需將紙質版檔案與數字化檔案相結合，配備相應的電腦設施、掃描設備、打印設備等。

3.嚴格把控檔案材料收集入口關。檔案資料的審查是干部人事檔案工作中的一個關鍵環節，其審查的成果直接影響整個工作的績效和效益。為避免因審核不細致導致的檔案材料編寫虛假、相互抄襲人事材料等問題，應對檔案材料收集入口關進行嚴格管控。無論是在干部人事檔案的提取過程中，還是在干部人事檔案的收集、轉出過程中，均應進行嚴格審查，真正做到“凡提必審、凡進必審、凡轉必審”。在審查過程中，若發現問題應立即上報，并追溯問題出現的源頭，在問題得到處理后，再進行提取、轉出和收集，從而保證干部人事資料的完整性、真實性和可靠性，只有這樣，才能夠更好地為領導提供真實可靠的決策依據。

4.嚴格遵循檔案材料查閱制度。為進一步實現干部人事檔案的高效利用，要不斷地改革和完善干部人事檔案的使用方法。在干部人事檔案的利用過程中，應嚴格遵循各類規章制度，如：檔案材料查閱制度、檔案材料查閱審批制度、檔案查閱登記制度等。在干部人事檔案管理過程中，當有關人員使用干部人事資料時，需事先遞交申請，在申請中闡述需查閱的內容以及查閱干部人事檔案的原因，隨后遞交審批，待審核人員通過后方可進行查閱。值得注意的是，在查閱時，相關人員應對查閱人員的信息進行登記，包括查閱日期、時間、用途等，若在其查閱后干部人事檔案出現問題，此類申請、審批、登記文件可作為重要依據，用來追究相關人員責任。

（三）加強檔案管理隊伍建設，提高人員素質。

各級機關要強化干部人事檔案管理，不斷提升管理隊伍的整體素質。一是要加強對干部人事檔案的管理，不斷提高檔案管理員的政治素質、服務意識等，在遵守相應的組織性原則的基礎上，對檔案材料的收集、歸檔進行嚴格審核。結合相關材料判斷檔案材料的真偽，用良好的服務意識減少工作中的差錯。二是機關單位干部人事檔案管理人員應不斷提升自身的業務水平。要仔細研讀與干部人事檔案管理相關的工作制度與規定，熟知與其相關的法律法規，熟知與其相關的檔案收集、整理、審核、歸檔等工作，以便從根本上提高相關工作人員的工作效率、質量與水平。三是與時俱進。機關單位應定期舉辦干部人事檔案管理培訓工作，邀請相關專家、學者開展講座，掌握當前有關干部人事檔案的最新技術和相關的基礎理論，及時對相關技術和理論進行全面認識和掌握，進一步打造一支高素質、高水平的干部人事檔案管理隊伍。四是為了使上述措施能夠順利實施，機關單位應提供相應的制度保障，建立干部人事檔案管理人員培訓制度、各單位政工聯系制度等。運用這些機制，保證干部人事檔案管理水平持續提高，保證檔案資料的完整性。同時，還要加強對干部人事檔案的宏觀指導，對基層一線的干部人事檔案管理人員進行培訓，提高工作水平。

（四）加快干部人事檔案數字化管理進程。為進一步實現干部人事檔案的高效利用，應不斷加快干部人事檔案數字化管理進程。新時代背景下，信息化技術的廣泛應用提高了各行各業的管理水平與利用效率，在干部人事檔案管理中運用信息化和數字技術，可以有效改善干部人事檔案的管理水平，同時真正實現干部人事檔案的高效利用。各級黨政機關可以運用電子技術建設高層次的干部人事檔案管理系統，并通過該平臺對干部人事檔案進行動態管理。同時，利用該信息管理系統能夠減少紙質版檔案的查閱工作，既能夠保護紙質版干部人事檔案，又能夠提高干部人事檔案查閱效率。此外，利用該信息管理系統還可以直接生成《干部簡歷表》《干部任免表》等，在保證干部檔案材料信息完整性的同時，也能夠對干部隊伍結構進行分析，為后續干部選拔工作提供科學且精準的依據。

四、結語

綜上所述，干部人事檔案的管理與利用仍存在諸多問題急需解決，如：檔案管理意識不強、重視程度較低；檔案收集、審核工作不及時、不細致；檔案管理隊伍素質低、業務能力低；干部人事檔案數字化進程緩慢等。為進一步實現干部人事檔案工作的嚴格管理與高效利用，作者認為，應從強化組織領導、強化檔案工作意識、強化檔案制度、強化檔案管理、強化檔案信息收集等方面入手；加強干部人事檔案管理專業人才隊伍建設，促進人事檔案信息化，進一步提高干部人事檔案的管理水平。