企業管理信息化建設存在的問題及應對舉措

熊妮

摘要：隨著科學技術的飛速發展，同類產品技術差異化越來越小，企業之間的差異主要體現在了管理模式上，這就需要更加科學的管理體系。新技術的應用相比企業的傳統管理模式，具有減少成本、提高產能效率、便利性等各方面的優勢，通過信息化管理系統把業務活動全部整合起來，共享這些信息和資源，達到高效管理企業的目的。本文從企業的管理信息化建設入手，分析其建設中存在的問題，并提出了相應的解決方法，可為企業管理信息化建設提供參考。

關鍵詞：企業管理;信息化;數字化

黨的十九屆五中全會確立了“十四五”期間國家經濟重心將由虛擬經濟向實體經濟轉向。工信部發布兩批20個“5G+工業互聯網”典型應用場景，確認實體經濟由有人制造轉向無人化智造為發展重心的目標。隨著數字化設備的大量應用，企業需要接收和處理的信息越來越多，從無紙化辦公，到無人化作業，再到萬物互聯，信息化建設是大趨勢，企業要生存和發展，就需相應的進行信息化建設來應對。

一、企業管理信息化建設的重要性

傳統的企業管理是手工整合企業各類資源，并對所有資源進行合理分配利用，以達到資源利用最大化的目的。但隨著科學技術的飛速發展，數字化設備的大量應用，導致各種信息量劇增，傳統的企業管理模式已經難以滿足企業的日常需求，因此就需要更加科學的管理模式來應對。企業管理信息化建設，讓決策層和管理者真正了解企業的業務情況，理清各業務線的邏輯，重新梳理企業管理流程;建立更精簡的組織結構、再造企業業務流程，提高信息傳達效率和準確性，減少溝通時間成本，為企業建立快速反應市場變化的應對機制。

（一）從企業成本效益的角度

企業管理信息化，是實現成本精細化和效益管控的基礎，沒有信息數據，就沒有有效的成本和效益管控。傳統成本都是靜態成本，缺少動態過程成本分析，管理信息化，其中一項重要的內容，就是業務過程的數字化，動態地對企業在生產經營過程中發生的各種耗費進行計算、調節和監督的過程，也是一個發現薄弱環節，挖掘內部潛力，尋找一切可能降低成本途徑的過程。

現代管理中，效益管理更講究綜合效率和全面效率的提升，目前普遍已將個人工作信息，上線到相應的系統中，完成了個人工作信息化，個人工作效率的提高，企業整體的工作效率也相應得到提高。比如我們常用的釘釘。以及用軟件系統EPR、MES等完成部門內部協同，提升組織的工作效率，就意味著一體化，而一體化的構成要素，就是數據，就是信息共享。信息共享后生產進度可追蹤，實現企業與企業之間的工作協同，從上游供應商到下游經銷商之間的協同，比如與客戶數據端接口接通，客戶對每個工程進度一目了然，節約上下游企業間相互溝通成本。當企業業務活動發生，立即可查詢相關成本費用等業務數據，發現問題可及時調整活動方式，讓存貨周轉率加快，應收賬款回收期縮短，應付賬款周期延長，凈資產收益率提高等。提高企業利潤管理能力。沒有數據，就沒有一體化。

（二）從企業管理能力的角度

管理的本質，就是管人、管事、管物，從表面印象管理，到經驗管理，再到信息化管理，這是質變的過程。印象管理，精準度幾乎沒保障，經驗管理，精準度大大提升，但企業對個人的依賴度也隨之加深，人員流動對企業的影響變得非常巨大。信息化管理之后，所有的管理工作，所有操作動作，會在管理系統工具上留下痕跡，人員的工作數據、業務的過程數據、物料的流轉數據、機器設備的運行數據、崗位職責的權限數據、客戶與供應商的資料數據、工藝技術與工序流轉數據、費用與財務成本數據等，以及關聯的經驗與歷史記錄，都將通過平臺，轉變成永不丟失的數據資產，能形成組織記憶，擺脫對經驗人員的依賴。無論是管理的精準度，還是對個人的依賴度，都可以達到一個有效的平衡，管理能力可以提高到一個前所未有的高度。

管理的目標，是防患于未然，同時，在應對意外時，能有更精準高效的決策能力和處置手段，傳統的管理手段，僅依靠表象和經驗，是不可能實現這一目標的，但通過數據的積累，事前的統計分析預判，就可以實現預期管理目標。

管理的表現，在于企業不斷的進步，企業經營活動模式不斷優化創新改革，表現在企業的技術能力、工藝能力、應急處置能力、組織管理能力、企業文化建設等方面的提升，這些表現的前提，是有可行性的“預案”，預案的來源是日常積累的數據，精準真實可信的數據，來源于日常工作中一點一滴的信息化積累。

（三）從企業戰略發展的角度

工作決策的信息化，以數據支撐工作，讓工作精度提升，工作方向明確，經營過程可控，基層工作協作模式得以轉型變革。管理決策的信息化，以數據支撐管理決策，用數據說話，而非意氣用事。企業的經營決策以及應對市場變化的能力隨之上升，當企業的工作決策與管理決策，都有豐富精準可信的數據支撐，企業的長遠戰略發展規劃，也就有了更加堅實可靠的數據信息來源。

二、企業管理信息化建設存在的問題

信息化建設需要投入大量資金購買設備、軟件，對企業營運資金造成壓力;信息化建設過程中，企業員工要有認同性，否則推進阻力很大，進展困難。人員的接受程度不同，效果不同，大數據時代背景下，信息化工具種類繁多，具有很大共性，選擇適合自己的比較困難，或者選擇后難以落地，個性化產品難以適應。如果是因為前期準備不足，就盲目投入建設，系統不能被高效使用，信息化的功能就無法全部發揮，起不到相應的管理效果，對有限的資源造成不必要的浪費。

（一）企業資金方面壓力

目前我國企業產值很大，但是產品附加值卻非常低。包括IT廠商生產的各類智能化設備產品。信息化建設中用到的智能化設備，服務器，路由器，交換機等高技術含量的產品，國內企業技術能力不足，以至于對信息化建設的企業支持能力弱，同系列產品價格區別大，信息化建設的企業可能會參考國外品牌設備及相關軟硬件。企業如何選擇適合的軟硬件，對企業來說也是一個不小的考驗，操作人員培訓，購買成本，后期升級和兼容擴展，都需要全面考慮。如果目標不明確，投入不能產生相應的收益，或購買的設備短期內就被淘汰，就會造成資金上的浪費。信息化建設成本比較高。

（二）人員方面問題

首先，企業決策層有疑慮。一是考慮投入產出比。對管理信息化重要性認識不足，按以往的經驗來經營企業，認為用了電腦，連上網絡就叫信息化，對現有信息化管理系統比較滿意;再升級或更換、短時間難以產生明顯收益，增加系統對資金造成一定壓力，影響任期工作業績成果。二是考慮信息安全。對信息化關注度不高，缺乏對信息化的了解，反對企業的商業信息被更多人員知曉、對病毒、黑客、服務器、數據庫的安全性擔憂，如果企業商業秘密被盜取，損失將不可估量。三是考慮建設時間。認為企業生產任務緊迫，升級或更換、增加系統會對生產進度產生一定影響。四是考慮人員安排。企業信息化還需配備相關的技術人員，系統運行過程中出現問題，會難以解決。五是缺乏建設的規劃。想進行信息化建設，但對信息化執行的具體要求是什么，需要預算多少資金，多少時間，達到什么效果等缺乏整體規劃，無法做出正確的預判，導致更新系統的動力不足。

其次，管理層認可度低。一是中層管理人員目光思想局限，無法理解企業戰略方向，缺乏終身學習觀念，安于現狀，對于新觀念、新技術不能欣然接受和學習。認為信息化建設只是增加工作量，工資可能不會相應增加。二是中層管理人員管理能力不足，工作安排不下去。優秀的中層管理人員，需要有很好的領悟能力，計劃能力，判斷決策能力，指揮協調能力;要非常明確領導的工作部署，弄清領導希望的工作方向;當工作中遇到問題時，要會分析判斷，安排協調，而不是事事親力親為。上下級因為工作安排不合理而關系緊張，導致升級或更換、增加系統的任務難以完成，積極性不高，對企業更新系統設備持排斥態度，實施期間遇到難題不想辦法解決，拖拉現象嚴重，低效、散漫型思維沒有轉換成高效，數字式思維，對管理信息化效果大打折扣。

最后，員工積極性不高。一線員工文化程度偏低，使用新系統需要一定的文化功底，需要學習花費工作計件時間，生產任務緊迫時，缺少學習交流時間。沒有專業的技術人員對信息化系統和設備進行定期或隨時的培訓、處理出現的問題等，系統流程限制了人員的隨意性，對團隊合作提出了更高要求，員工覺得越弄越復雜，有排斥的想法。工作量增加，工資可能不會相應增加，更可能系統升級或更換、增加智能設備后，機器化可能會精簡一部分操作員工，可能面臨著失業的風險。

（三）系統配置方面問題

一是如何選擇。信息化軟硬件市場制度不完善，缺乏統一規劃和標準。對計算機和網絡犯罪缺乏有效的法律和技術防范手段，缺乏強制性措施。關于信息化處理的軟件開發廠商很多，規模小，經驗不足，功能不完善，集成性差，軟硬件的實用性有待驗證，企業信息化建設后，供應廠商后續服務是否跟得上。軟件開發商與企業需求難統一，企業總是會有需求是現有軟件沒法兼顧的，需重新開發，但二次開發難度大，成本高。企業對軟件的選擇性很局限，無法通過用戶評價或數據橫向對比軟件的口碑，功能，性價比，服務態度等，甚至只能一個一個軟件的試用。

二是選擇后實施效果能否達到預期。實施顧問有沒有經驗、能不能在標準化基礎上結合公司的實際情況去做一些改變，對企業信息資源做出及時的修正，有沒有更好的建議等。企業數據基礎檔案建立難，實施周期長，工作量大，還可能出現在不同企業上線同樣一個系統，有的企業成功了，有的企業卻失敗的問題。相關聯不同企業之間的信息化程度不同，導致部分信息不能有效傳輸，有效信息不能被企業相關部門所用，形成信息孤島現象。在沒有制定整體規劃時就購買或進行信息化建設，管理效率反而下降。

三、完善信息化建設的對策

企業管理就是管事、管人、用人，管理的最終目的，是實現企業的目標，將業務越做越大，實現良性與穩固的運轉。人是一種復雜的、主觀性很強的生物，如果強調去管，那管不住，要用事情去管人。企業管理信息化就是管人的工具，管理信息化建設，要制定整體規劃和具體實施步驟：先在企業制度上進行調整，再設置適合企業的激勵機制，最后對業務流程進行優化。在管理信息化建設實施過程中，充分利用咨詢公司的作用，有重點、分層次、逐步實現系統集成，整合系統，對系統進行驗收評估，維護擴展，讓戰略目標落地。

（一）資金安排

固定思維中企業信息化建設必然要用到大量資金。其實，中小型企業是可以實現低成本高效率信息化轉型的，因為隨著科技的發展，市面上大數據的基礎應用工具越來越多，也越來越成熟，成本也越來越低。所以要學會利用這些供應鏈管理系統、銷售管理系統、客戶管理系統等數字智能工具，作信息化轉型。要保障投入的資金得到合理配置與使用，可設立企業信息化建設專項資金，完善多元化投資，對資金從投入到產出進行合理規劃，結合企業實際需求，分主次、分批次投入所需設備和軟件，可以從某一環節或某一個模塊開始。保障資金使用效率與效果。

（二）做好人員方面工作

首先，企業最高領導牽頭，全員參與，全體實施。對管理信息化的重要性認識不足的問題，要傳達到企業的相關人員，信息化就是管理公司的資產，包含設備、資金、信息等，也就是資金流、信息流、貨物流組合形成企業的資源。將信息按一定方法分類，做到隨需隨取，讓信息共享成為做決策的依據。在公共資源上能取得的是資料，不是信息化，對企業有用的才是企業的信息資源。信息資源不能隨便丟，建立有效的防火墻，在信息存儲方面引起足夠重視，保障信息系統安全。整理保存形成公司檔案、部門檔案、個人檔案。

其次，對員工參與積極性不高的問題，先梳理流程，管理精細化，動作數據化，再操作信息化。對員工進行相應的培訓和制定激勵機制，調動員工參與的主動性和積極性，激發員工的工作熱情。讓企業員工全面了解信息化的內涵，習慣信息化思維，打造信息化環境，數據化辦公與信息化建設，提升全員的數字化能力，專人負責對相關政策和市場相關信息進行收集，整理，分析。培訓專業的技術人員，隨時解決信息化過程過遇到的難題，鼓勵學習信息化技術，提升全員的信息化能力，打造信息化環境，能線上解決的絕不線下，讓信息化建設代替人力手工，降低工作人員在日常工作時的工作量，提高工作效率，形成信息數字化的企業氛圍，用數據決策，用效率說話。

（三）信息化軟硬件上線規劃

首先，針對軟件市場混亂的問題，可以做前期調查，具體了解各類軟件系統的功能，兼容與擴展，軟件開發商的實力，售后服務情況，系統價格，具體操作方法，大量了解同類系統，同類企業信息化過程出現的問題和解決方案。

其次，在信息化初步規劃中，了解相關聯企業信息化建設情況，結合自身特點，在實際實施過程中對不適合企業的項目和模塊做靈活的調整，或二次開發;系統正式運行后，要不斷收集系統信息，堅持在實踐中檢驗信息化的效果，不斷地進行優化，對企業的業務流程進行梳理時，要進行前期盤點，基礎檔案資料數據要準備充分，來建立完整規范的信息化標準體系，進行員工動員等。有時候需要把最簡單的事情做到極致化和精細化，有整體思維，從細處入手，要單點建立，多點串聯，完善信息化建設，不要貪大求全，軟件一個一個上，比如先做某一類型產品，先做進銷存系統，不要只求快。信息化是管理體系的打造、導入的過程，是組織再造、流程再造、工作習慣再造，單系統運行達成目標，再多個系統相互關聯集成起來，使各信息化系統和系統之間達到最優化，提升管理效率。

四、結束語

企業如何實現信息化建設，是企業當前面臨的一大挑戰，對于大部分中小型企業來說，不進行信息化建設，就會脫離經濟發展趨勢的大盤，最終會被時代拋棄。進行信息化建設，如果準備不足盲目啟動，造成企業資源浪費，人員怨聲載道，正常工作不能有序進行，造成企業管理混亂。

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