軌道交通檔案管理信息化建設存在的問題及對策

楊芳

【摘? 要】基于軌道交通運輸容量大、快速、安全等方面的優勢，其在我國各大城市的建設規模不斷擴大，軌道交通檔案管理愈加重要。開展軌道交通檔案管理的信息化建設具有諸多優勢，但是當前在軌道交通檔案管理的信息化建設中存在著一些問題，論文根據這些問題展開分析，并提出相應的建設方案，以使軌道交通檔案管理的信息化管理優勢得到更好的發揮。

【Abstract】Based on the advantages of large capacity， fast speed， safety and other aspects of rail transit， its construction scale in China's major cities continues to expand， rail transit archives management is more and more important. It has many advantages to carry out the informatization construction of rail transit archives management， but there are some problems existing in the informatization construction of rail transit archives management at present. This paper analyzes these problems， and puts forward the corresponding construction plan， so as to give full play to the advantages of informatization management of rail transit archives management.

【關鍵詞】軌道交通;檔案管理;信息化建設

【Keywords】rail transit; archives management; informatization construction

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）01-0031-03

1 引言

隨著我國城市化進程的不斷加快，以及人口數量的增加，人們對于交通出行的需求越來越大。而城市軌道交通對于改善當前交通擁堵、滿足人們短途出行的需求發揮出重要的作用，因此，我國各大城市開始大規模地興建軌道交通。在軌道交通工程建設的過程中，產生了許多軌道交通工程建設的文件材料，但是這些材料種類繁多，如何有效地整理、利用這些檔案材料成為一大難題。隨著信息技術的不斷發展，在軌道交通檔案管理過程中引入信息化技術能夠有效地提高檔案管理的效率和質量，本文就如何在軌道交通檔案管理中應用信息化技術展開相應對策探討。

2 檔案管理信息化建設的優勢

2.1 能夠有效提高軌道交通檔案管理的效率

在信息化技術快速發展之前，軌道交通的檔案管理主要依靠人力來進行，工作量極大，管理的效率極低，而且需要浪費大量的時間，已經無法滿足當前軌道交通大規模發展的需求。而使用信息化技術對軌道交通的檔案進行管理，則能夠極大地提高管理的效率，節約時間與人力，促進檔案管理不斷趨于智能化和規范化。

2.2 提高檔案利用率，提高檔案服務的質量

在軌道交通檔案管理中引入信息化技術，能夠有效規范整合檔案資料的數量，使各種軌道交通相關信息分類管理，且條理更加清楚，這樣檔案使用起來就更加的簡便，可以有效地提高檔案服務的質量。例如，用戶在需要查詢借閱軌道交通檔案材料時，能夠更加便捷地查找并提供，有效實現資源共享，使軌道交通檔案管理覆蓋的領域更加全面，軌道交通檔案管理系統更加趨于完善。另外，引入信息化技術的軌道交通檔案管理工作，提高了檔案查找利用的速度和效率，使這些檔案資料不只是塵封在檔案室內，而是為后續工程提供參考和借鑒，有效提升其自身價值。

2.3 可處理信息量巨大，減少儲存空間的浪費

信息化技術可以處理和儲存的信息量巨大，可以有效滿足當前軌道交通規模不斷擴大而帶來的檔案資料數量增加，進而對儲存空間更大的需求。隨著各城市軌道交通的不斷建設，各種圖紙、文件、技術信息等檔案資料隨之不斷增加，對于這些檔案資料必須及時地規整保存，以方便后續使用。而信息化技術不斷發展，各種儲存信息的載體容量不斷擴大，能夠有效地解決軌道交通檔案資料增多的儲存問題，也節約了儲存的實地空間，避免空間的浪費。

3 當前問題分析

3.1 對檔案管理信息化建設重視不足

檔案管理是整個軌道交通工程的重要組成部分，它是后期維護、新建、擴建軌道交通工程的重要參考依據。當前許多建設單位重點關注的內容是軌道交通工程的建設與運

營，而對于軌道交通檔案的管理工作的重要性認識不足，并未投入相應人力物力來進行這項工作，更別說信息化的檔案管理建設。還有一些建設單位認為對于檔案管理就是檔案收集、整理、保管好即可，沒有認識到軌道交通檔案資料的作用與價值，更加忽略了在軌道交通檔案管理工作中引入信息化技術。

3.2 專業管理人才缺乏

對軌道交通檔案管理進行信息化建設，就是要在檔案管理的過程中充分引入現代信息化技術，使檔案管理不斷趨于計算機化以及網絡化，拓展檔案存儲空間，實現軌道交通檔案分類合理、規范有條理、高效便捷、安全效益的目的，這些都要求檔案管理人員具備較高的專業管理技能和水平?，F實情況是，有些建設單位雖然在檔案管理工作中引入了信息技術，但是沒有引進專業的信息化管理人才，導致信息技術只是簡單地應用于圖文信息轉化為數字化存儲方式、數據信息掃描、錄入數據庫的工作內容上;有的檔案管理人員缺乏軌道交通方面的專業知識，無法利用信息化技術對軌道交通檔案材料進行精細化的分類整理，導致檔案管理的混亂，難以實現對于檔案資料的高效利用。

3.3 軌道交通信息化建設標準與制度缺失

當前檔案管理的主要制度依據是國家主管部門頒布的DA/T 28—2002標準及DA/T 66—2017、CJJ/T 180—2012標準，以及一些地方性標準。但是這些標準并沒有檔案管理信息化建設相關的內容與規定，對于軌道交通檔案信息化建設所使用的軟件、格式等也都沒有統一的標準，這非常不利于建設企業開展檔案管理的信息化建設，無法促進軌道交通檔案管理的統一規范以及信息化。軌道交通建設單位與運營部門也缺乏相應的制度來規范檔案的信息化管理，導致缺乏專門的檔案管理機構，檔案管理人員配備不足，另外還有權責不明，分配混亂，或者各自為政，缺乏溝通聯系的問題，導致檔案管理的不規范以及信息化建設停滯不前。

3.4 數據庫更新滯后

軌道交通檔案管理信息化建設的基礎就是數據化的建立，但是當前有些建設單位在數據庫的建立過程中，往往不能夠及時地更新數據庫，數據庫也沒有統一的規范、格式、內容等。另外，整個城市的軌道交通檔案數據庫無法進行開放共享，缺乏一個整體的數據信息交流和集成的平臺。軌道交通工程產生的檔案材料不能及時歸檔錄入數據庫，導致信息化建設的進程受到阻礙。

3.5 檔案管理使用的信息化軟件缺乏統一標準

當前各地軌道交通檔案信息化管理所使用的軟件多種多樣，缺乏統一的標準，沒有一個規范的格式，這樣很容易導致數據信息不兼容、不能共享以及數據信息管理混亂的情況，這對軌道交通檔案管理的信息化建設造成了很大的障礙。

3.6 資金投入少

軌道交通檔案管理引入信息化技術所需要更新的內容較多，也需要增添許多軟硬件設施以及增加人手，來完成初步建設過程中的一些煩瑣的工作內容，因此，在檔案管理信息化建設的初期需要投入大量的資金。但是由于一些軌道交通建設和運營單位為節約成本或者對此不夠重視，在檔案管理的信息化建設上投入較少，不能滿足全面信息化建設的需求，進而導致軌道交通檔案信息化建設步伐停滯不前。

4 建設原則與對策

4.1 建設原則

軌道交通檔案管理的信息化建設主要目的就是將現代信息技術融入軌道交通檔案管理的過程當中，利用計算機、網絡系統以及多元化的儲存方式建立起一個統一的檔案管理平臺。我們在思考檔案管理信息化建設的對策與方向時，必須要遵循以下的原則，達到以下目的，才能真正實現軌道交通檔案管理的信息化。

首先，合理性原則。在運用信息技術處理軌道交通檔案資料時，必須要按照國家及地方政府對檔案管理的規定進行處理，將檔案資料轉化為數字化形式，要滿足統一的標準，以提高各種數據信息的兼容性，提高數據信息的使用效率。其次，效益性原則。軌道交通檔案管理的信息化建設必須能夠實現一定的經濟與社會效益，使用現代化信息技術來處理檔案資料，節省人力與物力，并提高檔案資料的利用率。最后，安全性原則。在運用信息技術整理、保管檔案資料時，必須要保證數據信息的安全，開發保護網絡安全的技術措施，避免數據信息的丟失、泄露等。

另外，進行軌道交通檔案管理信息化建設，還必須實現以下特性：①虛擬性。將紙質的檔案資料通過掃描、輸入等方式轉化為電子文檔和數據信息，原來的電子形式的文件轉換為統一的電子文檔格式。②集成性。在有限的空間容量內實現所有檔案資料的保管。③開放性。打破地域和不同建設、運營單位的限制，將軌道交通檔案資料對外共享，對外開放借閱、調取。④便捷性。查詢、檢索方便快速。⑤技術性。利用信息技術實現自動化管理，提高檔案管理的工作效率。

4.2 建設對策

4.2.1 轉變理念，提高對檔案管理信息化建設的重視程度

要實現軌道交通檔案管理的信息化建設，軌道交通的建設與運營單位必須提高對檔案管理信息化建設的重視程度，培養運用信息化技術的理念，將檔案管理的信息化建設提上日程，列入工作計劃，提高檔案管理的質量和效率。

4.2.2 制定信息化檔案管理規章制度

在應用信息化技術進行軌道交通檔案管理的過程中，必須有明確的規章制度來指導、規范工作的開展，否則即便在檔案管理工作中應用了現代信息技術，也會使實際工作混亂無序。首先，要結合信息化技術應用的過程中出現的各種問題和情況，有針對性地制定相應規定來明確處理方法;其次，在制定出管理制度的基礎框架后，可以采取聽證、討論、專家咨詢等方式來對規章制度進行細化完善，保證規章制度的可行性與合理性;最后，在規章制度投入運行后，應當根據運行的實際情況，實時調整制度中不合理之處，使軌道交通檔案信息化管理制度能夠更加貼合實際情況，更加具備可行性。

4.2.3 提升檔案管理人員的綜合素質

針對檔案管理信息化建設需要更高素質水平人才的情況，必須加強對檔案管理人員的素質提升工作。首先，在聘用軌道交通檔案管理人員時，應當適當地提高聘任的條件，要求應聘人員具備一定的軌道交通相關專業知識以及豐富的檔案管理專業知識、信息化應用專業知識，可以適當提高檔案管理人員的待遇，以吸引優秀人才加入信息化檔案管理隊伍，提高檔案管理隊伍的整體工作能力和工作水平。其次，隨著信息技術的不斷更新換代，企業必須對檔案管理人員開展定期的技能培訓，使檔案管理人員能夠始終掌握最先進的信息化技術，并將其合理地應用到軌道交通檔案管理工作當中，提高檔案管理的信息化水平。

4.2.4 明確信息化建設的步驟與途徑

首先，需要建設一個數據庫，即將紙質的檔案資料進行整理后轉化為數字形式，將這些數據信息組合在一起形成軌道交通檔案信息數據庫;其次，對數據庫中的信息進行整理分類并歸檔，在整理的過程中應當對電子文件的準確性進行核對，保證所轉化成的數據電文與紙質原件內容保持一致;最后，將建設單位和運營單位的信息化數據庫與交通監管部門進行聯網，實現數據共享，在保證檔案資料使用安全的前提下，將各單位的數據庫融入統一的監管平臺，方便交通監管單位對檔案資料的查詢、調閱。另外，需要將一些重要的檔案資料、數據信息等從所有的信息中整理出來，以便為后續軌道工程的維護、改擴建或新建軌道工程提供參考，提升檔案資料的價值與檔案信息化管理的效益。

4.2.5 統一軌道交通檔案信息化軟件標準

首先，最好是由國家交通監管部門牽頭，組織研發專用的軌道交通檔案信息化管理平臺和軟件，并在全國范圍內推廣，盡可能地使軌道交通建設運營單位都使用統一的軟件，這樣能夠有效地提高軌道交通檔案信息化管理的水平;其次，國家相關主管部門應當制定出統一的軌道交通檔案信息錄入標準，明確錄入規范，實現軌道交通檔案信息化管理工作規范有序以及信息化管理的標準化。

4.2.6 加大對于軌道交通檔案信息化管理的資金投入

軌道交通建設與運營單位必須轉變觀念，認識到檔案信息化建設投入與收益比，增加軌道交通檔案管理信息化建設初期的資金與人力投入，配備信息化管理相應的軟硬件設施以及開展專業管理人員技能培訓。在初步完成后，后期的檔案管理工作能夠趨于規范，有效地提高檔案管理工作的效率，且能夠使檔案資料的價值得到最大程度的發揮，因此，會實現足夠的初期投資回報。另外，隨著信息技術的不斷更新換代，檔案的信息化管理將逐步趨向智能化、自動化，能夠有效地節約管理的成本。

4.2.7 完善檔案信息檢索方式，提高檔案資料利用率

設置多種條件的檢索軟件和工具，能夠使用戶快速便捷地查找所需要的參考材料，充分發揮出檔案材料的價值。首先，應當對檔案信息數據庫進行分類整理，并制定出詳細的目錄，使用戶能夠快速地找到所需要的關鍵內容;其次，將所有相關的軌道交通工程所涉及的檔案材料進行收集并錄入數據庫，形成完整的軌道交通檔案，可以在事后查閱時清晰地了解具體的情況，便于參考借鑒或用于解決問題，避免因細節疏忽導致的決策失誤;最后，對于新增的軌道交通工程檔案材料及時錄入歸檔，并做好整理，保證檔案材料的完整性。

5 結語

軌道交通檔案管理的工作量大，且需要長期開展，對其進行信息化建設不僅能夠提高檔案管理的效率和質量，也能夠最大限度地發揮出這些檔案資料的價值。軌道交通建設單位和運營單位以及國家相關部門必須提高對檔案管理信息化建設的重視程度，增加資金投入，統一檔案數據庫的管理標準、模式，完善檔案信息化管理規章制度。同時，引進專業的信息化檔案管理人才，不斷提升軌道交通檔案管理人員的整體水平，完善檔案信息化建設過程中的各種保障措施，將現代信息技術充分應用到軌道交通檔案管理工作當中，最終實現規范、高效、智能和高水平的軌道交通檔案管理。

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