發(fā)揮干部人事檔案在人力資源管理中的作用淺析

摘 要：借助干部人事檔案，通過檔案信息查詢、利用，可推動(dòng)人力資源精細(xì)化管理，做到人盡其才、才盡其用，優(yōu)化人力資源配置。本文以臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心為例，結(jié)合干部人事檔案管理工作實(shí)際，簡(jiǎn)要分析了干部人事檔案管理與人力資源管理二者之間的關(guān)系，闡述了干部人事檔案在人力資源管理中的價(jià)值和作用，提出了新時(shí)代改革干部人事檔案管理，更好地發(fā)揮其作用的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人事檔案;人力資源配置

干部人事檔案是指各級(jí)黨委（黨組）組織人事等部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等系列情況的歷史記錄材料。主要包括履歷類、自傳類、鑒定考察類、學(xué)歷類、政審類、黨團(tuán)類、獎(jiǎng)勵(lì)類、處分類、任免類，以及其他類等[1 ]。干部人事檔案在打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍方面發(fā)揮著極其重要作用。人才是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)步的關(guān)鍵性因素，也是事業(yè)發(fā)展最為活躍的因素[2 ]。借助干部人事檔案，通過檔案信息查詢、利用，可以推動(dòng)人力資源精細(xì)化管理，做到人盡其才、才盡其用、用當(dāng)其時(shí)，優(yōu)化人力資源配置。

本文以臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心為例，探討新時(shí)代干部人事檔案在人力資源管理中的價(jià)值發(fā)揮問題。臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心（以下簡(jiǎn)稱“中心”）于2019年8月設(shè)立，由臨沂市公路局、市農(nóng)村公路管理處、市高速公路建設(shè)辦公室、市公路局檔案館等10余家單位整合組建，是市政府直屬事業(yè)單位，主要負(fù)責(zé)公路建設(shè)、管理、應(yīng)急處置等項(xiàng)工作。

1 干部人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

公路事業(yè)類機(jī)關(guān)單位中，人力資源結(jié)構(gòu)十分復(fù)雜，既有行政編制，也有事業(yè)編制，還有臨時(shí)聘用人員，做好各類人力資源優(yōu)化配置，十分重要。高效的人力資源管理是建立在事業(yè)發(fā)展對(duì)人力資源需求基礎(chǔ)之上，根據(jù)事業(yè)發(fā)展現(xiàn)實(shí)情況，以及人才需求進(jìn)行合理人才配置，實(shí)現(xiàn)人力資源配置最優(yōu)化[3 ]。此外，還需根據(jù)事業(yè)發(fā)展需要，培養(yǎng)相應(yīng)的管理類、專業(yè)型人才，鼓勵(lì)單位從高校或人才市場(chǎng)引進(jìn)所需的不同類型人才。干部人事檔案作為人力資源管理工作的重要組成部分，全面記錄了單位所有類型員工的年齡、學(xué)歷、性別、專業(yè)等基本信息，通過數(shù)據(jù)分析整合，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)單位亟需人才，也可發(fā)現(xiàn)員工的某些方面專長(zhǎng)、潛力，從而為崗位調(diào)整、人才資源配置，甚至是引進(jìn)人才等提供精準(zhǔn)服務(wù)。完善的人事檔案內(nèi)容可為單位人力資源管理部門提供寶貴人事信息，精準(zhǔn)掌握人員整體素能，作出客觀、準(zhǔn)確評(píng)價(jià)，在崗位調(diào)整、升職加薪等方面都發(fā)揮重要作用。

綜上可見，干部人事檔案管理與人力資源管理之間有著密切關(guān)聯(lián)性。干部人事檔案管理工作是人力資源管理的重要內(nèi)容之一，是人力資源管理的重要參考依據(jù)，也是提高人力資源管理工作質(zhì)量和效率的重要手段;人力資源管理則是形成干部人事檔案的重要來源和前提。

2 干部人事檔案管理對(duì)人力資源管理的主要作用

2.1 提高人力資源管理工作效率

人力資源管理效率是指人力資源有效利用的程度。即，擁有的人力資源圍繞單位績(jī)效所做出有效貢獻(xiàn)的程度。影響人力資源管理效率的因素主要包括系統(tǒng)、素質(zhì)、匹配和激勵(lì)四個(gè)主要因素。干部人事檔案反映了所有人員的學(xué)歷、經(jīng)歷，用人單位或部門通過查閱干部人事檔案，便可全面了解其綜合情況和能力，通過干部人事檔案查閱適時(shí)實(shí)地地干預(yù)人力資源管理，也可根據(jù)干部人事檔案掌握所擁有的人力資源結(jié)構(gòu)是否科學(xué)合理，還可以根據(jù)干部人事檔案分析人員技能與崗位匹配程度;當(dāng)然，也可根據(jù)干部人事檔案掌握其個(gè)性專長(zhǎng)，采取相應(yīng)的激勵(lì)措施，從而達(dá)到人盡其才、才盡其用的預(yù)期效果。

2.2 保障人力資源信息的真實(shí)性

高質(zhì)量的干部人事檔案管理，尤其是通過“三齡兩歷一身份”審核的檔案，能夠顯著增強(qiáng)單位人力資源數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、可靠性，幫助用人單位在其發(fā)展、壯大過程中全面把握已有員工總體業(yè)務(wù)素能，并根據(jù)干部人事檔案將新進(jìn)人員分配至合適崗位，可顯著提升人力資源管理工作質(zhì)量和效率[4 ]。例如，中心掛牌成立后，為了有效保障25個(gè)內(nèi)設(shè)科室工作的開展，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行了數(shù)字化更新，建立一人一檔，尤其是補(bǔ)充和完善了聘用人員人力資源檔案信息，并利用數(shù)字備份技術(shù)，防止病毒入侵或人為惡意篡改干部人事檔案信息失真問題。

2.3 確保人才招聘的科學(xué)性

通過干部人事檔案數(shù)據(jù)分析，可及時(shí)掌握當(dāng)年即將退休人員數(shù)量，根據(jù)空編情況或人才結(jié)構(gòu)分析，幫助事業(yè)單位招收到對(duì)口專業(yè)、高素質(zhì)型亟需人才，使人才引進(jìn)更具針對(duì)性、科學(xué)性。如中心掛牌成立以來，先后通過人才招聘、人才引進(jìn)多名專業(yè)人才，及時(shí)補(bǔ)充到用人崗位一線，效果較好。因此，干部人事檔案在人才招聘前后都會(huì)發(fā)揮極其重要的價(jià)值和作用。招聘前，通過干部人事檔案預(yù)測(cè)單位人才缺編數(shù)量，也可通過當(dāng)前單位發(fā)展方向，尤其是新拓展業(yè)務(wù)的綜合分析，研判未來發(fā)展對(duì)人才需求的數(shù)量和類型，使人才招聘工作更具針對(duì)性。招聘后，根據(jù)應(yīng)聘人員干部人事檔案，掌握其學(xué)歷、經(jīng)歷和能力情況并進(jìn)行分析，進(jìn)行差異化訂單式崗位培訓(xùn)，為新入職人員量身制定培訓(xùn)計(jì)劃和內(nèi)容，并安排到相應(yīng)崗位工作。

2.4 彌補(bǔ)人力資源管理短板弱項(xiàng)

干部人事檔案的真實(shí)性、完整性也是彌補(bǔ)或改善用人單位人力資源管理短板的重要參考依據(jù)，使人力資源管理能夠始終圍繞用人單位的業(yè)務(wù)發(fā)展、改革轉(zhuǎn)型需要，為用人單位提供源源不斷的高素質(zhì)型人才隊(duì)伍[5 ]。目前，普遍存在人力資源開發(fā)形式單一，人員交流不暢，人才資源評(píng)估不規(guī)范，人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制不科學(xué)等問題。通過干部人事檔案管理，利用大數(shù)據(jù)分析，全面掌握人力資源優(yōu)勢(shì)或不足等現(xiàn)狀，有利于發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)不足;根據(jù)干部人事檔案信息分析，把握崗位人才缺口或冗余情況，及時(shí)引進(jìn)或交流，采取科學(xué)人才評(píng)估機(jī)制，防止出現(xiàn)人才短缺或人浮于事現(xiàn)象。

2.5 利于內(nèi)部人力資源相互交流

人才資源合理流動(dòng)是提升人力資源管理的重要手段和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)。由于各個(gè)崗位的工作性質(zhì)不同、專業(yè)要求不同，以及薪酬待遇不同等，導(dǎo)致長(zhǎng)期以來用人單位存在著人才交流難的現(xiàn)象，制約了單位事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。通過干部人事檔案管理，將不同部門人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為其制訂職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供精準(zhǔn)依據(jù)，也為用人部門人才交流打消思想顧慮，真正使人才流起來、動(dòng)起來，做到人崗相適。

3 改革干部人事檔案管理適應(yīng)人力資源管理的途徑

新《檔案法》的修訂，突出將“檔案信息化建設(shè)”作為重要一個(gè)章節(jié);《干部人事檔案工作條例》的頒布，明確提出要推動(dòng)干部人事檔案工作“科學(xué)化、制度化和規(guī)范化”建設(shè)。這些新變化、新情況為做好新時(shí)代干部人事檔案管理工作提出了新的要求。我們應(yīng)認(rèn)清新情況、新形勢(shì)，采取積極有效的措施，推進(jìn)干部人事檔案管理工作，更好地適應(yīng)新形式新變化新要求。

3.1 創(chuàng)新管理體制，全面推進(jìn)干部人事檔案管理科學(xué)化

一是始終堅(jiān)持黨管干部原則。黨政軍民學(xué)、東西南北中，黨是領(lǐng)導(dǎo)一切的。事業(yè)單位干部人事檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)定黨管干部原則，主動(dòng)接受單位黨委（黨組）對(duì)干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，并將干部人事檔案管理工作納入單位干部人事工作的重要議事日程，從上到下營(yíng)造重視干部人事檔案管理的濃厚氛圍。二是始終堅(jiān)持以人為本原則[6 ]。事業(yè)單位干部人事檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分之一，也屬于黨和國(guó)家的秘密，干部人事檔案工作的透明度不高，長(zhǎng)期以來不為外界所熟悉。為此，可借鑒國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，大力推進(jìn)干部人事檔案透明度改革，牢固樹立“以人為本、立檔為民”理念，在保護(hù)個(gè)人隱私基礎(chǔ)上，進(jìn)一步擴(kuò)大干部人事檔案透明度和利用效率，充分發(fā)揮其在薪酬調(diào)整、轉(zhuǎn)正定級(jí)、干部入職中的重要作用，保障職工權(quán)益[7 ]。三是始終堅(jiān)持“一盤棋”管理原則。中心內(nèi)設(shè)科室多、職能多、人員多，傳統(tǒng)的“同工同酬”管理模式難以調(diào)動(dòng)員工的積極性。因此，可在單位內(nèi)部實(shí)行檔案管理“一盤棋”，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或部門統(tǒng)一管理，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，根據(jù)黨管干部的原則，根據(jù)其干部身份、事業(yè)編制身份、臨時(shí)聘用等不同，采取對(duì)應(yīng)的統(tǒng)一管理、分類施策模式，建立更為精細(xì)、科學(xué)的人事檔案管理模式。

3.2 強(qiáng)化管理剛性，全面實(shí)行干部人事檔案管理制度化

一是健全規(guī)章體系。事業(yè)單位等用人部門應(yīng)根據(jù)新修訂的《檔案法》《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案造假問題處理辦法（試行）》，以及《勞動(dòng)法》《事業(yè)單位人事檔案管理?xiàng)l例》，進(jìn)一步明確事業(yè)單位干部人事檔案管理部門及工作人員的工作職責(zé)，細(xì)化人事檔案歸檔范圍、保存期限，全面推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案法治化管理。二是完善制度體系。主要是圍繞事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)規(guī)定，積極探索新形勢(shì)下干部人事檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格照章辦事。具體來說，當(dāng)前需要健全完善的規(guī)章制度包括干部人事檔案收集整理制度，要結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)際，建立科學(xué)、有效、合理的材料收集機(jī)制，堅(jiān)持定向收集與全面收集、長(zhǎng)期收集與隨時(shí)收集相結(jié)合。還應(yīng)建立信息化管理制度[8 ]。新修訂的《檔案法》明確將檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，這是滿足信息化時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。應(yīng)重點(diǎn)做好信息化干部人事檔案錄入、維護(hù)和管理，確保干部人事檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。還要建立服務(wù)利用制度。正確處理好保密與利用之間的關(guān)系，從制度體系上規(guī)范干部人事檔案管理利用。利用先進(jìn)的信息技術(shù)，通過身份認(rèn)證或?qū)徟鷮?shí)現(xiàn)在線查詢，提高檔案利用效率。三是建立監(jiān)督體系。事業(yè)單位上一級(jí)行政管理部門應(yīng)加大對(duì)各事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的監(jiān)督檢查力度，進(jìn)一步督促其落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度[9 ]。另一方面，應(yīng)賦予干部人事檔案部門及人員一定的管理權(quán)力，保障人事檔案當(dāng)事人必要的知情權(quán)。此外，應(yīng)建立健全考核機(jī)制，將干部人事檔案管理工作與單位其他業(yè)務(wù)工作一道考核，同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核，強(qiáng)化考核結(jié)果應(yīng)用，樹立目標(biāo)導(dǎo)向。

3.3 拓寬管理方式，全面加強(qiáng)干部人事檔案管理規(guī)范化

一是加快干部人事檔案信息化進(jìn)程。信息化時(shí)代，需要充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，突破傳統(tǒng)干部人事檔案管理藩籬，加快單位干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，加快推進(jìn)館藏干部人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。此外，以滿足外部需要為契機(jī)，積極開發(fā)干部人事檔案服務(wù)系統(tǒng)，通過掃描個(gè)人簡(jiǎn)歷、個(gè)人經(jīng)歷、任免材料等信息，通過技術(shù)手段，在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)通過社保號(hào)碼或身份證號(hào)碼實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢，為干部人事調(diào)動(dòng)、選拔、任用等提供支持。二是規(guī)范干部人事檔案全過程管理。從干部人事檔案收集、整理、審核、鑒定、歸檔、利用等全過程抓好質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照“三化”標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)“三不”“三嚴(yán)”原則，持續(xù)抓好干部人事檔案全過程質(zhì)量管理。即：科學(xué)化、制度化、規(guī)范化;審核不合格不接收、不符合要求不歸檔、不符合查閱規(guī)定不提供;嚴(yán)防丟失毀損、嚴(yán)防涂改造假、嚴(yán)防失密泄密[10 ]。三是健全干部人事檔案保障體系。干部人事檔案是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，與文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等共同組成檔案管理體系。要在人、財(cái)、物等方面加大干部人事檔案保障力度。配齊配強(qiáng)專業(yè)檔案從業(yè)人員，在各部門也應(yīng)配置相應(yīng)的兼職人員，實(shí)行扁平化人員管理網(wǎng)絡(luò)，打通部門間聯(lián)絡(luò)，便于干部人事檔案資料收集、整理。明確干部人事檔案崗位工作職責(zé)，出臺(tái)制度辦法，統(tǒng)一落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)。加大干部人事檔案經(jīng)費(fèi)支持力度，納入年初部門工作預(yù)算，實(shí)行專款專用[11 ];根據(jù)干部人事檔案管理的實(shí)際需要，添置必要的儀器設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、密集架、掃描儀、刻錄機(jī)、人事檔案管理軟件等。

干部人事檔案管理是事業(yè)單位干部人事工作的重要組成部分，也是激發(fā)人力資源活力的重要支撐。應(yīng)始終堅(jiān)持科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的原則和要求，著力構(gòu)建滿足新時(shí)代事業(yè)發(fā)展需要的干部人事檔案管理工作體系，尋求“人”與“工作”的和諧點(diǎn)[12 ]，全方位、立體式發(fā)掘干部人事檔案信息內(nèi)容，結(jié)合事業(yè)單位自身人力資源管理現(xiàn)狀，切實(shí)發(fā)揮干部人事檔案在優(yōu)化人力資源配置、激發(fā)人的內(nèi)生動(dòng)力方面的應(yīng)有作用。

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作者簡(jiǎn)介：徐昕（1970— ），大學(xué)學(xué)歷，山東省臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心副研究館員，主要從事檔案管理研究。

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