論析高職院校照片檔案的歸檔管理

李軍

摘 要：與文字檔案功能相似，照片檔案同樣具有考察及憑證作用，但照片檔案在高職院校中起步較晚，檔案管理人員對照片檔案基本作用無明顯認知，從而導致照片檔案管理一直在院校管理中處于薄弱環節，但隨著當前各高職院校日常辦公逐漸向自動化操作改變，各種新型信息媒介也在不斷出現，照片檔案內容也日漸豐富，數量也日益增多，同時該類型檔案管理作用更為明顯，也更為重要。基于此，學校也逐步認識到照片檔案管理工作重要性。

關鍵詞：高職院校;照片檔案;歸檔管理

照片檔案是檔案門類中的重點構成部分，是學校在各項活動中形成的或外部形成與學校有關的、有保存價值的客觀事物真實反映，并將現實生活瞬間現象加以記錄和固定，通過特殊載體形式，可將高職院校重大變革及其歷史事件、歷史面貌進行反映。該類型檔案與文字檔案一樣屬于高職院校檔案構成，但照片檔案與文字檔案也有所差異，通過對比可發現該類型檔案更具形象性、交流性及記錄性特征，可充分彌補文字檔案的不足之處。同時，檔案管理者可通過對照片檔案進行利用，如學校校慶、招生就業宣傳、對院校學生開展愛國教育等，還可將各類照片檔案進行修復出版對外進行校園宣傳。

一、照片檔案形式

1.紙質照片檔案

紙質照片是通過膠片感光等原理進行沖洗得出，并且該照片類型需通過特殊紙張方可顯示，紙質照片檔案是將各種紙質照片通過人為操作對其進行保存與整理，該類型照片檔案在存儲要求上較為嚴格，無論是對保存方式還是環境都有明確要求，究其原因是因為紙質照片圖像容易被外界環境所影響，從而導致圖像變色或有破損。隨著科學技術進步，紙質照片數量已經有所減少，但是對歷史事件的記錄又將紙質照片價值重點凸顯。

2.數碼照片檔案

將照片由數碼設備制作加工而成則是數碼照片檔案，對感光電子元件進行利用，將光學信號逐步轉變為數字信息，在存儲載體中將靜態圖像進行保存與記錄。隨著當前社會電子設備逐漸增多，數碼照片大范圍普及，因此該類型照片檔案應用也日漸廣泛，并且對傳統照片檔案管理方式也有所改變、照片檔案歸檔內容也更為豐富。首先，以照片存儲角度分析，數碼照片檔案存儲方式顯然更為便捷，可通過計算機功能對其進行永久保存，并且數碼照片儲存方式不會受到外界因素影響，因此檔案管理者并不需要考慮照片變色、形狀損壞等氣候、存儲環境的影響。其次，數碼照片傳播速率快，范圍廣，無傳播局限性。數碼照片可通過計算機功能將照片信息短時間進行大范圍傳遞和擴散，并且該類型照片檔案可在第一時間供需求者查看，檢驗其與歸檔要求是否相符。最后，無限復制是數碼照片主要特征之一，檔案管理者可通過管理需求對數碼照片進行復制，并且所復制的照片與原始照片相同，同樣具有完整性，主要原因是數碼照片本身已經具備照片歸檔要求，將底片、說明、照片三位要求于一體。

二、照片檔案收集重要性

高職院校對照片檔案加強管理主要目的在于利用，只有不斷為高職院校發展提供各種極具價值的信息資料，將照片檔案作用及價值充分發揮，才能將照片檔案的珍貴性及歷史性深刻體現。首選各高職院校可對照片檔案直觀真實、生動形象的基礎特點進行利用，將所有照片文件進行專題編輯制作成綜合性畫冊，也可在校園內部建立照片展示，舉辦圖片展覽，并將其打造成院校獨有特色，以供新入校學生了解學校發展史。各院校也可將自身特點與照片檔案特點相結合，拍攝以校園發展為主題的紀錄片，并以此為基礎進行發展規劃圖制作，通過對校園文化及院校發展歷程進行介紹和宣傳，從而進一步提升學校社會地位及知名度，也可充分提高學校招生、就業及校企合作宣傳工作。此外，各高職院校可利用校園網絡，在其基礎上建立與照片檔案相對應的檔案搜索系統，該工作主要依托校園網并通過計算機掃描將照片檔案以電子檔案形式在校園內部進行流傳，而教師與學生則可依據搜索系統編號與基礎文字說明對照片檔案進行查詢，該查詢方式更為快捷、準確、靈活。既能提高照片檔案使用率，也可將檔案資源進行共享。

三、高職院校照片檔案歸檔范圍及原則

1.照片檔案歸檔范圍

照片檔案歸檔并非毫無目的的將所有照片全部歸檔，而是在歸檔過程中需要將所有照片進行篩選，選取更具價值的照片進一步歸檔存儲，應主要選取高職院校各主要領導的重大事件進行記錄，或者院校獲取重大科研成果畫面、各重要職能活動管理者照片、外界領導及主要人物到本院校參與各項活動照片、院校內部紀念意義重大的活動照片、記錄高職院校重大事故、事件、自然災害或異常現象及情況的照片，也可針對高職院校本地區城鄉建設、地理概貌、名勝古跡、重點工程、民間風俗、自然風光、著名人物等珍貴照片，存檔時應保證其歷史價值。

2.照片檔案歸檔原則

照片檔案確實可以將當時環境氛圍真實反映，但照片同樣具有修改性，以數碼照片為例，成像真實性極易被篡改，因此在對照片檔案進行歸檔與維護過程中需要遵循基本原則。首先，因照片檔案在形式上具有一定修復性，使照片真實性備受質疑，因此在照片收集過程中應注意將傳統照片檔案收集方式與當前社會新型技術相結合，充分掌握照片檔案信息來源，尤其是照片檔案底片收集以及文字說明收集格外重要。照片檔案收集中將基本內容信息收集需要作為重點，如照片檔案中主要人物、事件發生地點、時間及緣由等各種要素需要全面收集。其次，照片檔案歸檔應確保照片載體真實與內容真實性充分結合，在對照片進行歸檔處理前要對信息真實性及照片載體真實性加以對比鑒定。對于照片載體真實性鑒定可從載體材料及照片檔案內容入手對其進行科學分析，一是對照片載體材料與當時照片信息內容進行結合對比判斷。例如，照片材料是否與照片時代背景相符;二是可將照片信息內容與時代背景進行對比，判斷照片檔案所反映的基本內容是否與時代相符，照片檔案清晰度是鑒定照片內容真實性的關鍵點，管理人員需要充分明確，照片背景時代是否可呈現如此清晰的圖像內容。而針對數碼照片真實性鑒定則可通過計算機等軟件技術對其進行分析。照片歸檔工作中同時也要將原始照片及修改同時進行歸檔結合，在對該類型檔案進行整理歸檔時，除原始照片要做好保存維護，修改后的照片也要及時歸檔處理。通常各高職院校重大事件都會受到環境及人為因素影響，從而導致部分原始照片都需要做出相應修改，而修改照片則會在一定程度上降低事件反映真實度，因此照片檔案管理歸檔應將原始照片和修改后的照片檔案進行結合并存處理。最后，注意將數碼照片與傳統照片相結合，隨著數碼技術發展與普及應用，各高職院校大部分照片文檔都由數碼、電子設備制作，因此院校在進行檔案歸檔時應將傳統及數碼照片檔案進行結合，較為先進的信息化、數字化管理技術可充分提升照片檔案管理水平，而將兩種不同類型照片檔案進行結合管理更有助于體現照片檔案真實性。

四、高職院校照片檔案歸檔管理現存問題

首先，從照片檔案收集環節分析，各高職院校照片收集范圍主要包括上級領導視察、參觀、座談;校級領導個人照、集體照;學校開學典禮、校慶、文體活動;學院重大會議、黨代會、教代會、年度工作議會、學生會議等;院校規劃及校園典型建筑風貌;反映學校教學、實踐基地建設、科研活動等;歷屆學生畢業合影;外事活動照片等。以上照片主題都屬于高職院校照片檔案收集范圍，但實際卻是由于部分學校機構組織成立不夠完善，因此照片收集不夠全面和完整，導致眾多珍貴照片并未完全收集歸檔。同時，部分高職院校宣傳部門也并未立足于學校整體高度對所有照片信息進行收集，從而導致照片檔案無法發揮出真正價值和宣傳作用。此外，因管理人員照片收集意識不夠強烈從而導致各主題照片散落在不同部門，甚至有重大主題活動出現照片空白情況。其次，在照片檔案整理環節，各高職院校檔案管理部門及院校內各業務部門照片收集質量參差不齊，其照片數量控制也不符合檔案管理需求。此時，檔案管理者需對整理環節有明確要求及規定，照片內容應主題立意明確，畫面清晰，人物突出，同時照片檔案收集后需要對其二次篩選，堅決改變有照必存現象，從而保證照片檔案歸檔質量。最后，照片存儲環節，高職院校照片檔案管理起步時間較晚，因此部分高職院校對照片類檔案管理工作存在一定先天不足。從經濟角度講，高職院校經濟狀況較為緊張，因此照片檔案管理條件有限。與音像檔案管理類似，照片檔案作為特殊載體類型檔案對儲存條件要求極為嚴格，而針對照片檔案管理國家也有明確規定，如照片存儲溫度、濕度、底片存儲適宜溫度及濕度都有明確要求。此外，照片檔案也應避免光線直接照射、灰塵污染等問題。因此，根據上述保存要求，學院檔案室需要配備吸塵器、加濕器、排風機、空調、防磁柜、防光窗簾及底片冷藏設備，但實際部分高校照片檔案管理無法滿足以上照片檔案儲存要求，從而對照片檔案使用壽命及質量有直接影響。

五、高職院校照片檔案歸檔管理具體措施

1.加強照片檔案管理意識

首先，為提高照片檔案質量，高職院校檔案管理者要對該類型檔案管理重要作用及價值有充分認知，并積極爭取院校內各組織部門的幫助與配合，同時需要學校領導對其高度重視，切實將照片檔案收集、整理與管理各項工作提上日程。其次，高職院校檔案管理部分也要針對本學院特點采取有效管理措施及途徑，對照片檔案管理作用及價值大力宣傳，擴大其影響范圍，增強院校全體師生檔案管理意識，使全體教職工充分了解照片檔案在科研、教學、校園發展與建設中的作用及地位，從而促使師生及員工對照片檔案管理加以支持。除此之外，檔案管理者應注重強化自身業務能力，不斷學習檔案管理知識，明確個人職責，以此提升自身綜合素質，確保照片檔案管理工作真實性及時效性。

2.建立照片檔案管理制度

首先，通常高職院校所舉辦的各種文藝匯演、重要會議及領導視察等大型活動照片、視頻拍攝都會由學院宣傳部門人員負責跟進拍攝，但因當前教學改革逐步深入，各種科研、教學實踐性活動、行業內外交流及校企合作等日漸增多，因此拍攝工作也就不再僅依賴于宣傳部門，照片檔案收集對象也更加廣泛。為充分保證各項活動照片真實性及完整性，各高職院校檔案管理組織應對拍攝環節積極參與，并給出針對性指導，建立明確的數碼照片檔案收集、整理與歸檔制度，對所有照片檔案管理職責進行細致劃分，實行專人專責，充分落實各項工作任務，將學院內部檔案生成組織部門與學院檔案室間的關系充分理順，同時學校各組織部門需要根據檔案管理制度落實數碼照片拍攝及歸檔任務。其次，檔案管理部門既要負責制訂與照片檔案存檔相關的規章制度，同時也要做好整個院校的照片檔案管理統籌與規劃，對各項檔案管理要求充分明確，并負責對其他組織部門中的檔案管理對接人員進行基礎培訓。檔案管理者可通過教育培訓及各項宣傳活動提高各部門檔案對接人員的數碼照片歸檔意識，并積極鼓勵該類型檔案管理工作者對歸檔方式進行熟悉。除歸檔管理外，也要加強照片拍攝人員的專業素養，使其對數碼照片歸檔要求有明確認知，從而確保所拍攝的數碼照片具有一定價值和作用。在實際照片歸檔環節，檔案管理者要把握時機、抓住重點，對于重要活動則要主動收集照片信息，注重日常收集與重點收集相結合。

3.創新照片收集模式，拓展收集渠道

原有照片收集方式較為集中，而隨著科學技術發展，應在原有集中收集基礎上將分散收集與之融合，同時將不定期收集與定期收集相結合，對外賓來訪、領導檢查、學術交流、各項實踐活動及突發事件進行持續跟蹤收集。照片收集后需要及時對其進行文字補充說明，將事件發生緣由、發生地點、主要人物、背景、攝影者等幾方面內容描述準確，并隨時對照片進行編目分類，及時保存。與此同時，為保證照片檔案歸檔及時，高職院校管理者需要對其加以明確規定，如各部門照片拍攝結束后，需將存儲照片及時交由綜合學院檔案室進行驗收，只有綜合檔案室在照片沖洗發票進行簽字確認后，校長予以簽批，財務部門進行報銷，該操作流程極大程度上可避免只拍照不存檔現象發生，同時也可充分保證照片檔案信息具有完整性。

4.提高照片檔案管理人員綜合能力

隨著在照片檔案管理中數碼照片應用范圍擴大，進而照片檔案歸檔管理工作難度有明顯提升。傳統照片歸檔管理方式與數碼照片檔案管理需求嚴重不符，不足以支撐該類型照片歸檔及管理，主要因為數碼照片歸檔與管理不僅涉及檔案管理知識，同時還需檔案管理者全面掌握各種程序系統及軟件應用、圖片處理知識、計算機文檔操作等管理技能。因此，高職院校檔案管理者需要通過各種學習機會，不斷強化自身綜合能力，同時高職院校對培養檔案管理者專業能力要有所重視，并為其提供各種外出培訓機會，以不同方式提升業務能力。

六、結論

綜上所述，照片檔案管理屬于高職院校檔案工作的重要構成部分，為提升照片檔案使用率及作用，高職院校需加強內部全體人員照片檔案管理意識、建立相應管理制度、創新照片收集模式、拓展收集渠道，提高照片檔案管理人員專業能力及個人素養，從而將照片檔案管理作用充分發揮，促進院校持續發展。

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（作者單位：陜西能源職業技術學院綜合檔案室）