鎮與街道辦機關檔案管理現狀與思考
——以膠州市為例

文/膠州市阜安街道辦事處 寧姜香；膠州市檔案館 馬駿

檔案是歷史的真實記錄，是傳承有序的可信材料，記錄國家真實面貌，檔案能保障人民的利益不受損失，功在當代、利在千秋。鎮與街道辦機關檔案工作是國家檔案事業的重要組成部分，記載著黨和國家有關農業、農村工作的方針、政策及其貫徹執行情況，是黨和國家制定農村工作發展戰略的重要依據。近年來，膠州市各鎮與街道辦事處通過貫徹落實檔案法律法規，檔案工作健康快速發展，在各個方面取得了顯著成績。但是受社會環境、人員素質等因素影響，檔案工作或多或少還存在著一些問題，需加以解決。

一、鎮與街道辦機關檔案管理現狀

膠州市所有鎮與街道辦事處認真貫徹“一法一辦法兩條例”的相關規定，在檔案保存、規范化建設、資源共享等方面取得了顯著成效。

（一）檔案管理機構逐步健全。膠州市各個鎮與街道辦事處全部成立由分管領導為組長、部門負責人為成員的檔案管理領導小組，明確分工與責任，有條件的鎮與街道辦事處還將檔案管理網絡向村級延伸，建立了鎮、村兩級檔案工作管理網絡。

（二）檔案管理工作逐步規范。各鎮與街道辦事處逐步建立健全了一系列檔案管理制度，明確了檔案管理基本要求。有條件的鎮與街道辦事處進一步明確職責，制定相應的檔案人員崗位責任制度，將檔案工作納入崗位責任考核體系，使檔案工作逐步走上了規范化管理軌道。我市所有鎮與街道辦事處全部達到了山東省檔案管理考核一級 標準。

（三）檔案管理條件逐步改善。2006年，營海鎮建立了我市第一家鎮級綜合檔案室，實現了文書檔案、計生檔案、土地檔案、黨員檔案、勞動保障檔案等部門檔案的集中統一管理，開啟了檔案服務的新模式，極大方便了群眾的查閱與利用。到目前為止，我市全部鎮與街道辦事處都已建立了綜合檔案室，有11處為擁有密集架的高標準檔案室。實現了鎮級檔案的集中統一管理，檔案保管條件進一步得到改善。

（四）檔案信息共享穩步推進。各鎮與街道辦事處的文書檔案自2004年起實現了目錄數字化，2006年實現了全文數字化。鎮級綜合檔案室的建立以及檔案的集中統一管理，有效推動了檔案信息化建設。檔案目錄數據庫的建立與完善，極大提高了檔案的查閱率和準確率。為了方便老百姓的查閱利用，除了日常接待到訪的查檔群眾外，膠州市檔案館與各鎮和街道辦事處開通了遠程視頻查檔、電話預約查檔，實現了“遠程查檔零距離、服務百姓面對面”。“民生檔案、服務民生”黨建品牌被中共膠州市委組織部評為機關黨建服務品牌第一名。切實推動了檔案服務群眾、服務基層工作的順利開展。國家級檔案信息資源共享會議在我市召開，營海鎮為主會場，時任國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權同志三次蒞臨該鎮調研并為該鎮題詞“民生檔案、服務民生”八個 大字。

二、鄉鎮機關檔案管理中存在的問題

通過近一段時間的摸底與調研，發現大多數鎮與街道辦事處對本單位所形成的檔案保管在思想上能引起重視，但由于種種原因，檔案工作還是存在些許問題。具體表 現在：

（一）領導重視程度不夠，檔案保管意識淡薄。近年來，鎮與街道辦機關領導主要精力放在抓經濟上，對檔案相關的法律法規和業務知識了解不多，依法治檔的自覺性不高，未能對開展檔案工作所需的人財物給予充分保障。認為檔案部門下去指導工作是給自己找事、添麻煩。檔案工作與其他機關業務不能同步發展，檔案管理制度形同虛設，沒有得到有效貫徹落實，檔案工作自然而然做 不好。

（二）檔案干部隊伍建設不穩定，業務素質有待提高。檔案管理是一項繁雜而又枯燥的工作，各鎮與街道辦的檔案管理人員大多為新上崗人員兼任，多則兩三年，少則幾個月就被調整工作，沒有長效性，極個別鎮與街道辦每年都更換，導致檔案管理人員永遠都處于“新手”階段。再加上人員多為兼職，忙于日常業務，用于檔案工作的時間少之又少，檔案工作逐漸變為“副業”，僅僅落實在口頭上。“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”是個別單位檔案工作的現狀。

（三）相關設備投入不足，檔案整理不夠規范。部分鎮與街道辦機關存在檔案室基礎條件差，設備簡陋，防蟲防霉設備不配套，安全措施沒落實等情況；有的與機關辦公室合為一體，無法滿足檔案工作的相關需求；還有的檔案室堆滿雜物，變成了雜物間。在檔案整理方面沒有認真學習國家檔案局8號令和《青島市歸檔文件整理規則》及本單位制定的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，沒有領會文件精神，只是簡單收集本單位的紅頭文件，忽視了歸檔范圍中其他資料的收集，導致歸檔文件收集不全面，歸檔不完整；個別檔案工作人員對檔案業務規范標準把握不嚴，存在文件裝訂不規范，歸檔章填寫不完整、保管期限劃分不準確等，導致在檔案檢查中總能發現或多或少的問題。

三、鎮與街道辦檔案管理工作的思考與建議

（一）樹立大局意識，為檔案工作營造良好的內外環境。檔案工作是一項重要的公益性、基礎性工作，檔案工作使經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續，具有存史、資政、育人等重要作用。各項事業得以發展，都離不開檔案。“為黨管檔、為國守史”是新時期賦予檔案部門和檔案工作者的神圣使命和職責。在新的歷史條件下，檔案為經濟社會的發展服務日漸增多。這就要求鎮與街道辦檔案管理工作緊緊跟隨時代步伐，檔案工作人員要認真學習《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，進一步加強責任心和使命感，提高自身素質和業務水平，將新時期的基層檔案管好、用好、服務好。

（二）健全管理制度，加強檔案干部隊伍建設。完善的工作制度是每項工作必不可少的基礎，檔案工作也是如此。一是鎮與街道辦要嚴格按照《青島市歸檔文件整理規則》，做好本單位所有部門歸檔材料的收集、整理工作；二是建立相關檔案管理制度，通過相關制度來規范檔案室的日常工作，做好保管、維護、查詢、利用等；三是要嚴格按照相關規范開展檔案業務工作。機關的檔案要按時歸檔、規范整理、科學管理。鎮與街道辦應力爭配備專職檔案員來管理檔案室，各職能科室配備兼職檔案員。檔案員上崗前應參加檔案業務培訓，按照工作規范、崗位職責加強監督考核，進一步加強檔案人員的責任心。檔案行政管理部門除加強業務監督指導之外，還應通過舉辦檔案崗前培訓、檔案繼續教育、檔案學術論壇等加強檔案管理人員的培訓工作。組織檔案工作人員學習相關法律法規和檔案業務知識，定期開展業務技能比武大賽、知識競賽等活動，進一步提高檔案工作者的業務水平。檔案從業者還應學習相關科學知識，全面提高自身素質和業務 能力。

（三）加大宣傳力度，提高依法治檔的自覺性。隨著人們法制觀念的逐漸增強，檔案的查閱利用明顯增多，這對基層檔案的管理和服務提出了更高的要求。首先，要利用農村大集等人流密集區域加大對《中華人民共和國檔案法》等檔案法律法規的宣傳力度，進一步提高全民檔案法律意識，使廣大干部職工群眾充分認識到檔案工作的重要性，擴大檔案工作在社會的影響力。其次，將檔案工作與其他業務工作同部署、同研究、同落實、同檢查、同發展。將檔案工作納入崗位年度考核，通過考核這一抓手，加強對檔案工作的監管，為檔案事業的發展創造良好的環境，從而提高全社會依法治檔的自覺性。

（四）增強服務意識，提升檔案工作服務形象。檔案事業是公益事業，檔案事業的發展離不開政府的資金投入。雖然現在檔案保管條件有所改善，但在管理上距離規范化還有差距。各鎮與街道辦在經費、人員等方面要舍得投入，對室藏檔案的保護、信息化建設等方面要重點予以保障。配備相關的檔案設備及檔案用品，根據檔案室相關防護標準，做好“十防”要求。根據檔案業務建設規范標準，添置電腦、掃描儀、復印機等電子設備，提高室藏檔案信息化標準。檔案部門要緊緊圍繞中心任務，積極對接重大活動，及時了解社會對檔案信息的需求，積極主動地為利用者提供檔案信息的查詢利用服務。要圍繞黨委、政府的中心工作，有針對性地編制相關參考資料。建立和完成檔案目錄、說明、指南、簡介等基本檢索工具的編制。將檔案室全部檔案目錄進行數字化，有條件的可以全文數字化，建立準確、高效的檔案數據庫。健全工作管理制度、簡化查詢利用手續。實現登記、檢索、借閱、利用等全部電子化和無紙化。積極開展檔案編研，加強室藏檔案的研究，力爭中心工作到哪里，檔案服務到哪里，以此增強社會對檔案工作的支持。另外，廣大檔案工作者要樹立服務大局意識，牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務”的重要職責，想利用者所想，急利用者所急，暢通服務渠道、擴大服務范圍，提升服務水平，提高檔案服務質量。讓檔案工作為社會經濟又好又快發展發揮更大的 作用。

檔案作為人類歷史的記憶、生產發展的橋梁、先進文化的載體，使人們真實感受到社會的進步、經濟的發展、文明的延續。離開了檔案，人類的文化知識活動將中斷，構建和諧社會的目標也就難以實現。因此，我們要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，積極做好檔案工作，使檔案事業更好地服務于社會各項事業，為構建社會主義和諧社會做出貢獻，這是新時期黨和國家對檔案工作提出的新要求，也是廣大檔案工作者光榮而神圣的使命。